マニュアルをエクセルで作成する方法

仕事を任せたり、お願いしたりするとき、
口頭や操作説明だけで終わっていませんか?

人間は必ず忘れるので、必ず何度も聞かれます。

せっかく教えたのに何度も聞かれると、

自分でやったほうが早い

と思い、結局誰にも任せられなくなります。

そこで、必須なのがマニュアルです。
マニュアルの作り方は色々ありますがエクセルを
使った方法をお勧めします。

今回のマニュアルの作り方は印刷を想定しておらず、
パソコン上での利用を前提に説明しています。

エクセルでマニュアルを使う利点

エクセルでマニュアルを作る利点は次の3つです。

  • ページが無い。
  • 画像の扱いが簡単。
  • 作業フォーマットと共存できる。
  • 別のファイルにアクセスする

ページが無い

まず、エクセルにはページがありません。
ワードやパワーポイントはページがあるので、
情報の配置にどうしても制約がかかるので面倒です。

画像の扱いが簡単

ワードは画像の扱いが難しいソフトですが、エクセルは
ページが無いため、画像がとても簡単に配置できます。

作業フォーマットと共存できる

シート(sheet)を以下のように分けることで、説明と
実際の作業をするシートを分けることができます。

別のファイルにアクセスする

ハイパーリンクを使えばフォルダやファイルを
開くことができます。

マニュアル作りに準備するもの

私のマニュアルは視覚化を特徴としています。
視覚化するために必ず必要なのが画像です。

画像を簡単に扱うソフトを事前にダウンロードしておきます。

IrvanViewというソフトが便利です。
画像ビュアー(画像閲覧ソフト)ですが、簡単な加工が
できるのでとても重宝しています。
かれこれ10年以上このソフトを愛用しています。

ホームページに掲載している画像のほぼ100%がIrvanView
を使って作成したものです。

海外で開発されたソフトですが、日本語化することができます。
こちらからダウンロードできます。
IrfanViewをダウンロードと日本語化

画面キャプチャの方法

マニュアルを作るうえで絶対に必要なスキルは、
パソコンの画面をそのまま画像にするということです。
これを画面キャプチャと言います。

これは特殊なソフトは不要で、キーボードで簡単にできます。
それは、キーボードのPrint Screenキーです。
これを押すだけで、見ている画面をそのまま画像にできます。

PrintScreenキーは、キーボードの右のほうにあることが
多く、Prt Scと表記されていることもあります。

プリントスクリーンキー

パソコンの画面が表示されている時に
プリントスクリーンキーをそのまま押します。

すると、以下のような画像ができます。
デスクトップ画面キャプチャ

表示されている画面が全て画像になります。

今回欲しいのは、TeamViwer(真ん中の女性が写っているウィンドウ)
だけなので、それ以外は削除します。

手順は、以下の通りです。

  1. 必要な画面が表示されている状態でprintScreenキーを押す
  2. IrvanViewにキャプチャ画像を貼り付ける
  3. 画像を切りぬく。
  4. 切り抜いた画像を保存する

IrvanViewを開く

まず、IrvanViewを開きます。
IrvanView

画像を貼り付けます。
編集 > 選択範囲へ貼り付けをクリックします。
IrvanViewに画像を貼り付ける

すると、以下のようになります。

今回必要なのは、TeamViwerだけなので
それ以外の画面を全て削除します。
ドラッグ(マウスの左ボタンを押したまま動かす)して
必要な部分を選択します。

編集 >選択範囲を切り出すをクリック

必要な画面だけをキャプチャ

すると、見事に選択した部分だけの画像になり、
切り取ることに成功しました。

必要な画面だけをキャプチャ

この画像を保管して使います。

わざわざ毎回切り取るのは面倒です。
そこで、アクティブなウィンドウだけを画像にする方法が
あります。
それは、Atl を押しながらPrint Screen を押します。
すると、今アクティブな画面だけが画像になります。

必要な画面だけをキャプチャ

あとは、これをIrvanViweに貼り付けて保存すれば
画面キャプチャの完了です。

エクセルでマニュアルを作る手順

コツは、

  • 画像をなるべくたくさん使うこと。
  • 注意書きを入れること。
  • 手順を時系列で並べること

今回は、とても便利なソフトTeamViwer(チームビュアー)
の使い方をエクセルマニュアルで解説します。
解説したバージョンはTeamViwer10のものです。

エクセルの構成は次の3部構成とします。

  • 1つ目のシートは目的
    ここに概要と目的を書いて、全体の流れを俯瞰します。
  • 2つ目のシートは実際の作業
    実際の作業手順を書きます。
  • 3つ目のシートは管理です。
    作ったデータの管理が必要な場合はこちらに書きます。
    (今回はありません)

エクセルで説明するTeamViwerの使い方

完成マニュアルは以下の通りです。
(このマニュアルは本当に簡単です)
エクセルで操作マニュアルを作る

まず、目的と操作の概要を書きます。
この時、作成日も忘れずに書いておきます。
ある程度時間がたったら、更新をするためです。
(日付があると古くなったことが分かりやすい)
エクセルで操作マニュアルを作る

次に手順を書いていきます。

先ほど画面キャプチャで取り込んだ画像を貼り付けて、
説明書きをオートシェイプやテキストボックスを使って加えて
いきます。
エクセルで操作マニュアルを作る

操作をする人によってオートシェイプの色を変えたりすると、
分かりやすくなります。
今回の場合は、遠隔操作を受ける場合を「赤」、
遠隔操作をする場合を「緑」としています。
エクセルで操作マニュアルを作る

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