エクセルで作る在庫管理システム

エクセルでも十分に在庫管理システムを作れます。
特に会社を始めたばかりであれば、本格的な在庫管理システム
でなくても、エクセルがあれば十分在庫管理はできます。

関数、マクロ、ピボットテーブルを上手く組み合わせれば、
思った以上にしっかりとしたシステムができます。

メリット・デメリットを知り、賢くエクセルを使えば、
後々本格的な在庫管理システムの導入にも役立ちます。

*エクセルで在庫管理システムを作るメリット
エクセルで在庫管理システムを作るメリットは、3つあります。

  • 安さ
  • とっつきやすい
  • 修正のしやすさ

エクセルで在庫管理システムを作ればコスト0円

ほとんどのパソコンにはエクセルが入っているので、
コスト無しシステムを作ることができます。

誰でも知っていてとっつきやすい

おそらく、日本で最も有名で普及しているソフトではないでしょうか?
社会に出てエクセルを使ったことが無いと言う人は、ほとんど皆無でしょう。

ワードやパワーポイントは使った事は無いけど、エクセルなら
使ったことがある、と言うくらい有名でみんなが知っている馴染み
のあるソフトです。

とりあえず作ってみることができる

基本的にシステムは、データの入力・蓄積・出力が全て分かれています。
これがシステムを分かりにクスする原因です。

エクセルは、データの入力・蓄積・出力が全て同じファイルで完結
しますし、データがむき出しなので、分かりやすいです。
制約もあまりありません。

本格的なシステムだと修正が大変だった時間が掛かる場合が
ありますが、エクセルは簡単に直せます。

とりあえず作ってみて修正ということが簡単にできます。

エクセルの在庫管理システムの問題点と限界

エクセル在庫管理システムが通用する限界は社員数1~3名、
営業拠点が本社のみ(各営業拠点でデータの共有は不要)という状況であれば、
エクセル在庫管理で十分だと思います。

しかし、会社の規模が大きくなり、人数が増え、営業所や
倉庫が複数になり、取扱品目が増えるとエクセルでの管理は
大変になります。

それには、次のような理由があります。

  • エクセルは表計算ソフトであってデータベースではない
  • データ数に限りがある
  • エクセルを作った人がいなくなる
  • 同時編集できない
  • 最新のファイルが分からなくなる
  • リアルタイムではない
  • 履歴が取れない
  • 権限設定ができない
  • 複雑になってきた
  • 処理が遅い
  • ファイルが壊れる可能性がある

エクセルは表計算ソフトであってデータベースではない

データに限りがある

エクセルのシート1枚の行数は、1048576行(エクセル2003までは65536行)です。保存できるデータ数に限りがあります。
限界に達してしまうと、シートを分けなければいけません。
シートを分けるということは、設定してある関数などを全部見直さなければ
行けないということです。

エクセルを作った人がいなくなる

弊社に寄せられる相談で最も多い内容です。
エクセル在庫管理表はエクセルに詳しい人が作ることが多いようです。
作った人が退職したりすると大変です。
トラブルが起きたら、誰も直せないという状態になってしまいます。
エクセルは自由に作れるので、作った人以外は直せないということが
とても多く発生します。
こうなってしまうと、残念ながらもうお手上げです。

同時編集できない

エクセルは一人の人が使っていると他の人が使えません。
人数が増えたり、拠点が増えると、複数人で使いたいですが
エクセルだとそれができません。

よく起こる問題は、

  • 他の人が開きっぱなしで使えない。(誰が開いているのかもわからない)
  • 間違ってコピーを作ってしまい、どちらが正しいのかわからない

最新のファイルが分からなくなる

エクセルは気軽に誰でもコピーや保存ができます。
そのため、どのファイルが最新版かわからなくなるということ
が良く起こります。
運用ルールを決めていても、結局最後は人が守るかどうか?なので
うまくいかないことが多いようです。
最悪なのが、元ファイルとコピーしたファイルの2つにそれぞれ
部分的に最新の情報があることです。
こうなってしまうと、2つのファイルを見比べながら最新の
情報がどれかを一つずつ検証しなければならず、非常に手間がかかります。

リアルタイムではない

エクセルはリアルタイムでデータ更新ができません。
データを確認してお客さんに「在庫があるので大丈夫です」と
言ったら、実はもうその在庫は無かった・・・
と言うこともよく起こる問題です。

履歴が取れない

エクセルと専用のシステムの違いは、履歴が取れるかどうかです。
エクセルはデータを変更した履歴を追うことができません。
仮に間違った操作をしたとしても、その人が黙っている、または故意で
無く気づいていない場合は、間違いがそのまま通ってしまいます。

一方、専用のシステムであれば、いつ・誰が変更したのか
を履歴として保存しており、後から追うことができます。

権限設定ができない

会社が大きくなってくると、権限設定が欲しくなります。
現場にはマスターを触ってほしくなく、在庫を閲覧するだけにしたい。
といった要望です。
専用のシステムだと、ユーザーによってできること、できないこと、
メニューや画面を表示する、しないなどを設定できます。

複雑になってきた

エクセルは何でもできるのが強みです。
利用方法によっては、市販のパッケージシステムよりも
はるかに使いやすいでしょう。

しかし、「何でもできる」はエクセルの最大の弱点でもあります。
利用の自由度が高いので、付け足し、付け足しで修正ができます。

すると、どんどん複雑になっていきます。
気づくと作った本人ですら分からなくなっています。

処理スピードが遅い

エクセルは、データの量が多くなったり、複雑な関数が増えてくると
処理速度が極端に遅くなります。
ひとつのデータを入力したら、数秒待つ。
これはデータを入力する人にとってとてもストレスになります。

ファイルが壊れる可能性がある

エクセル在庫管理表が大量のデータと大量のシートでいっぱいに
なってくると、ファイルが壊れるリスクが高まります。
ファイルサイズが大きくなればなるほど壊れやすいようです。

エクセルの在庫管理システム一つのファイルに全ての機能が
あります。壊れてしまうと一度にすべてを失う可能性があります。

それ以上になると業務負担も増えますし、リスクも増えます。
では、エクセル在庫管理から本格的なシステムにどうやって
移行すればいいでしょうか?

本格的な在庫管理を見据えたエクセルでの管理

在庫管理システムの特徴は、データの入力・蓄積・出力です。
その中でも特に、データの蓄積に注意を払えば、在庫管理システム
に簡単に移行できます。

エクセルで作ったデータを本格的なシステムに引き継げるかどうか?
ということが最大のポイントです。

スムーズな移行ができるかどうかは、エクセル在庫管理を
スタートする段階でほぼ決まります。

実際、在庫管理改善支援センターがコンサルティングをした
企業様(社員数6名)は、まずエクセルで在庫管理を行い、
その後、システムへ移動しました。

当初から本格的なシステムへの移行を意識してエクセル在庫管理
システムを作ったので、データの移行も楽でしたし、在庫管理システム
の操作もすぐに慣れました。

ポイントは、つぎの4点です。

  1. データベースの考えに基づいてシートを作る
  2. システムフロー(業務フロー)を作る
  3. 運用ルールを決めておく
  4. シンプルなエクセルを心がける

この4つさえ守れば、エクセルから本格的な
在庫管理システムへの移行は簡単に、短期間で、低コストで
行うことができます。

成長する在庫管理

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