エクセルで作る在庫管理システム

エクセルでも十分に在庫管理システムを作れます。
会社の規模や状態によっては、本格的な在庫管理システム
不要でしょう。
関数、マクロ、ピボットテーブルを上手く組み合わせれば、
思った以上にしっかりとしたシステムができます。

メリット・デメリットを知り、賢くエクセルを使えば、
後々本格的な在庫管理システムの導入にも役立ちます。

エクセルで在庫管理システムを作るメリット
エクセルで在庫管理システムを作るメリットは、3つあります。

  • 安さ
  • とっつきやすい
  • 修正のしやすさ

エクセルで在庫管理システムを作ればコスト0円

ほとんどのパソコンにはエクセルが入っているので、
コスト無しシステムを作ることができます。

誰でも知っていてとっつきやすい

おそらく、日本で最も有名で普及しているソフトではないでしょうか?
社会に出てエクセルを使ったことが無いと言う人は、ほとんど皆無でしょう。

ワードやパワーポイントは使った事は無いけど、エクセルなら
使ったことがある、と言うくらい有名でみんなが知っている馴染み
のあるソフトです。

とりあえず作ってみることができる

基本的にシステムは、データの入力・蓄積・出力が全て分かれています。
これがシステムを分かりにクスする原因です。

エクセルは、データの入力・蓄積・出力が全て同じファイルで完結
しますし、データがむき出しなので、分かりやすいです。
制約もあまりありません。

本格的なシステムだと修正が大変だった時間が掛かる場合が
ありますが、エクセルは簡単に直せます。

とりあえず作ってみて修正ということが簡単にできます。

エクセルの在庫管理システムの問題点と限界

エクセルでの在庫管理は、少人数、少拠点、少品目であれば
ずっとエクセルでも問題ありません。

しかし、会社の規模が大きくなり、人数が増え、営業所や
倉庫が複数になり、取扱品目が増えるとエクセルでの管理は
大変になります。

それには、次のような理由があります。

  • データ数に限りがある
  • 同時編集できない
  • リアルタイムではない
  • 複雑になってきた
  • 処理が遅い
  • ファイルが壊れる可能性がある

データに限りがある

エクセルのシート1枚の行数は、1048576行(エクセル2003までは65536行)です。保存できるデータ数に限りがあります。
限界に達してしまうと、シートを分けなければいけません。
シートを分けるということは、設定してある関数などを全部見直さなければ
行けないということです。

同時編集できない

エクセルは一人の人が使っていると他の人が使えません。
人数が増えたり、拠点が増えると、複数人で使いたいですが
エクセルだとそれができません。

よく起こる問題は、

  • 他の人が開きっぱなしで使えない。(誰が開いているのかもわからない)
  • 間違ってコピーを作ってしまい、どちらが正しいのかわからない

リアルタイムではない

エクセルはリアルタイムでデータ更新ができません。
データを確認してお客さんに「在庫があるので大丈夫です」と
言ったら、実はもうその在庫は無かった・・・
と言うこともよく起こる問題です。

複雑になってきた

エクセルは何でもできるのが強みです。
利用方法によっては、市販のパッケージシステムよりも
はるかに使いやすいでしょう。

しかし、「何でもできる」はエクセルの最大の弱点でもあります。
利用の自由度が高いので、付け足し、付け足しで修正ができます。

すると、どんどん複雑になっていきます。
気づくと作った本人ですら分からなくなっています。

トラブルが起きたら、誰も直せないという状態になってしまいます。
一番危険なのが、エクセルを作っていた人が会社からいなくなること。
これが起こるともうおしまいです。

処理スピードが遅い

エクセルは、データの量が多くなったり、複雑な関数が増えてくると
処理速度が極端に遅くなります。
ひとつのデータを入力したら、数秒待つ。
これはデータを入力する人にとってとてもストレスになります。

  • ファイルが壊れる可能性がある

エクセルは通常の在庫管理システムよりデータが
壊れやすいです。
ファイルサイズが大きくなればなるほど壊れやすいようです。

エクセルの在庫管理システム一つのファイルに全ての機能が
あります。壊れてしまうと一度にすべてを失う可能性があります。

エクセル在庫管理が通用する規模

在庫管理改善支援センターのお勧めは、社員数1~3名、
営業拠点が本社のみという状況であれば、エクセル在庫管理で
十分だと思います。

それ以上になると業務負担も増えますし、リスクも増えます。
では、エクセル在庫管理から本格的なシステムにどうやって
移行すればいいでしょうか?

本格的な在庫管理を見据えたエクセルでの管理

在庫管理システムの特徴は、データの入力・蓄積・出力です。
その中でも特に、データの蓄積に注意を払えば、在庫管理システム
に簡単に移行できます。

エクセルで作ったデータを本格的なシステムに引き継げるかどうか?
ということが最大のポイントです。

スムーズな移行ができるかどうかは、エクセル在庫管理を
スタートする段階でほぼ決まります。

実際、在庫管理改善支援センターがコンサルティングをした
企業様(社員数6名)は、まずエクセルで在庫管理を行い、
その後、システムへ移動しました。

当初から本格的なシステムへの移行を意識してエクセル在庫管理
システムを作ったので、データの移行も楽でしたし、在庫管理システム
の操作もすぐに慣れました。

ポイントは、つぎの4点です。

  1. データベースの考えに基づいてシートを作る
  2. システムフロー(業務フロー)を作る
  3. 運用ルールを決めておく
  4. シンプルなエクセルを心がける

この4つさえ守れば、エクセルから本格的な
在庫管理システムへの移行は簡単に、短期間で、低コストで
行うことができます。


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