在庫管理にパソコンを活用して効率アップ

在庫管理にパソコンを使うと、とても効率が良くなります。

パソコンで解決できること

  • 書類の保管場所を減らせる
  • コストを削減できる
  • 全社で情報を共有できる
  • 社外でも情報をチェックできる
  • 必要な情報をすぐに取り出せる
  • 仕事を忘れない
  • 計算を間違えない
  • 記入漏れなどの単純ミスを防ぐ

書類や伝票の管理にパソコンを活用する

例えば、伝票や書類の管理です。
紙の伝票や書類のデメリットは、

  • 保管に場所を取る。
  • コスト(印刷費、紙代)
    ‐必要な情報を探すのに時間がかかる。

パソコンを活用することでこれらの問題を全て
解消することができます。

以前、私も毎週600枚の書類を印刷して保存していました。
毎週、厚さ4㎝もあるファイルが1冊出来上がり、保管スペース
に常に悩んでいました。
しかし、データ化してパソコンで保存をすることにより、
保管スペースとコストが一度に解消されました。

削減できたもの)
保管スペース:金属製の3段棚+倉庫 → データ化で不要に。
コスト:印刷費約2円×600枚×4週=4800円 →データ化でゼロに。

さらに、情報検索がとても早くなりました。
これまでは、指定された日のファイルを取り出し、1件ずつ書類を
探していきます。そして、見つかったら、ファイルから取り外して
コピーをして渡していました。
所要時間は10分くらいかかっていました。

データ化して「検索機能」を使って、必要なデータを特定。
そして、そのデータを印刷、もしくはメールで送ります。
所要時間は、わずか1分です。

パソコン活用のコツ

パソコン導入で注意しないといけないのは、
データが書類のような形で現物として存在しないことです。

ファイルで保管していれば目で見て管理ができますが、
パソコンのデータは目に見えません。

時代の流れだから・・・
といって思い切ってパソコンを導入。
しかし、

  • パソコンに入れたはずのデータが見つからない
  • いつもデータを探し回っている

こういうことがパソコンを使う現場ではよく起こっています。
データは目に見えないので、パソコンに入れた瞬間にブラック
ボックス化してしまうからです。

データの整理と管理

パソコンを使う際は、データの整理と管理がカギになります。
データ整理のポイントは、次のたった3つです。

  • デスクトップ画面の使い方
  • フォルダの作り方
  • ファイル名の付け方

これさえできれば、データを見つけられず苦労すること
はありません。

もう一つは、データが消えてしまうことです。
紙の書類はめったになくなりませんが、データは操作を
誤れば、一瞬で跡形なく消えてしまいます。

パソコンを信用できない理由はここにあります。
これを回避するためには、定期的なバックアップが有効です。

バックアップを忘れないために、パソコンが標準装備している
タスクスケジューラー機能を使えば、パソコンが定期的にお知
らせしてくれます。
タスクスケジューラ―とは何か?

在庫管理に力を発揮するソフト

パソコンを使えば、やりたいことや思っていることは
一通り可能です。
実際に、検索をしてみると在庫管理だけでも
とてもたくさんの在庫管理ソフトがあります。

どれを使えばいいのか・・・・
迷ってしまうと思います。

在庫管理で特に力を発揮してくれるのが、
パソコンに標準装備されているエクセルとパワーポイントです。

エクセルは在庫管理のデータ管理に、
パワーポイントは、棚の表示などの各種貼り紙に大活躍します。

専門の在庫管理ソフトは、自社のしくみに合っていれば、
使いやすいですが、合っていなければ逆に苦労してしまいます。

基本的なことが一通りできるエクセルとパワーポイントが一番の
お勧めです。
エクセルの活用

不良在庫を減らし利益が出る会社を作るために

在庫管理は100社あれば100通り。
他社の話を聞いても、「うちの会社とは違う」と
思うのは当然です。

自社に合った在庫管理をやるためには、
基礎的な考え方・知識をしっかりと理解して、
自社に応用する力を身につけなければいけません。

在庫管理110番は「強い工場」作りを
支援するための在庫管理講座を開講しています。

在庫管理とは何か?
という根本に徹底的にこだわった内容で、
参加者からはシンプルで分かりやすいと
好評をいただいています。

在庫管理に学びの場を!

在庫管理改善支援センターは、在庫管理に解決策が見出せず
お悩みの経営者、担当者向けに「学びの場」を2つご用意しました。

在庫管理講座に行く時間が無い方
ご自宅で学びたい方に
在庫管理の教科書のご案内

講師から直接学びたい方に
短期間で学びたい方に
在庫管理セミナー



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