在庫管理のコード体系

在庫管理は名前でも可能ですが、以下のようなデメリットがあります。

  • 入力に時間がかかる
  • 入力ミスしやすい
  • 半角と全角を打ち間違える

商品が増えるにしたがってどんどん面倒になり、
ミスも増えていきます。

在庫管理上のミスは、生産遅延や出荷・販売遅延に
つながるので、信頼にも大きな悪影響があります。

在庫をIDで管理をすると、間違いがなくなります。
また、IDを付けることによって、データの分類や並び
替えも簡単になります。

在庫管理IDの付け方

在庫マスターを作るときに、最も重要なのはIDのコード体系です。
コードを作るときの原則は以下の通りです。

‐採番ルールが統一されている

  • 簡単である
    ‐複数の部品で同一コードを使わない
  • 拡張性を視野に入れておく
  • 十分な桁数が確保されている

将来を予測して100%完璧な在庫管理のコード体系を作ることは
不可能です。しかし、一度決めたコードをメンテナンスすると
なると、とても膨大な労力がかかります。
ある程度、設計段階で考慮することをお勧めします。

この時にかけた時間は、日々の在庫管理業務の作業時間を
必ず削減するので無駄にはなりません。

連番で付けていく

古いものから順番に番号をつけていく方法です。
身近な例では、都道府県コードは北海道が01で沖縄が47となっています。

メリット)

  • 古いものから順番に番号を付けていくのでルールがとても単純である
    ‐空き番号が出ないこと
    デメリット)
  • 番号は意味を持たないので、IDを使って分類が不可能。

桁で分類

例えば、1桁目を大分類として、2桁目を次を中分類などにする方法です。
商品コードなどによく利用されています。
分類のルールをあらかじめ決めておくことが大切です。

メリット

  • コードの意味が分かりやすい
  • グループ化しやすい

デメリット

  • 空き番号が多く出る可能性がある
  • 桁数が長くなる

区分で分類

桁ごとに意味を持たせるのと似ていますが、こちらは複数の桁に意味を持たせ、
その中で番号を付けていきます。
電話番号が代表的です。
たとえば、090始まりだと携帯電話や、市外局番も市町村によって決まっています。

メリット

  • コードの意味が分かりやすい
  • グループ化しやすい
  • 1桁に意味を持たせるよりも柔軟な対応が可能

デメリット

  • 桁数が長くなる
  • グループ化がやや難しくなる
  • 採番ルールがややこしくなる

10進法で分類する

全体を10分割し、更にそれを10分割する。
図書館の図書分類がこの方法を採用しています。

メリット

  • 種類がどれだけ増えても、階層を追加すれば対応できる。

デメリット

  • 10分割する際のルールがややこしい
  • 桁数がどんどん長くなる
  • 階層化できない分類には適用不可能

在庫管理に適したIDの付け方

在庫管理の場合は、部品番号や製品が増えていくことと
在庫分析の必要性を考えると、桁で分類+連番が適していると
考えれます。

在庫ID以外の項目について

在庫ID以外の項目は、管理の必要性に応じて設定していきます。
代表的なのは、部品名(製品名)やロット、単価、仕入先などです。

管理側としては、たくさんの項目があったほうが後々「使えるかも
知れない」ので、たくさんの管理項目を設定したくなります。

ですが、実際にデータを入力する人にとっては、項目が増え
れば増えるほど、作業に時間がかかり大変です。

私の考えとしては、項目はなるべく最小限にとどめ
るべきと考えます。
データは入力されていないと意味がありません。

中小企業は人員が限られています。
入力の負担が増すと、忘れたりサボったりしてしまいます。

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