在庫管理の初歩、4つのポイント

在庫管理は何から始めればいいですか?
という質問がとても多いです。
また、在庫管理というとあれもこれもと始めから
多くの事を求めすぎるあまり、挫折する会社も多いようです。

そこで、まず在庫管理をどうやって始めれば良いかを
お伝えします。

  1. 何があるか
  2. いくつあるか
  3. どこにあるか
  4. どのような状態か

何があるか?

当たり前ですがまずは、何が在庫としてあるか?
を知っておく必要があります。

実はキチンと商品を把握している会社は多くありません。

現品管理であれば整理・整頓ができていればわかることであり、
データ管理であれば、品目コードが整っていれば分かります。

在庫管理をスタート時点は、在庫があるか、それとも無いか?

これだけで十分です。

いくつあるか?

何があるかが分かれば、次は数量です。
在庫があると分かっていても、10個必要なのに3個しかなければ
意味がありません。

入出庫をきちんと記録していれば、数量の把握は可能です。

どこにあるか

在庫の数がわかれば、次は場所です。
紛失や在庫を探し回る原因のほとんどが「置き場」の問題です。

  • 棚の整備
  • 棚番の採番
  • 表示の徹底
  • 決められた場所への格納
  • 使ったものは元に戻す

そして、入出庫に加えて、どこに格納し、どこから出したのか
を記録するため、現場・事務所ともにより高度な管理が求められます。

  1. どのような状態か

最後は、どのような状態か?ということです。
商品や材料在庫は仕入れた瞬間から劣化が始まります。
つまり、品質や価値がどんどん下がっていくということです。

一番分かりやすい例は、食品です。
置いておけばすぐに腐って食べられなくなります。

他にも、長期滞留により劣化してしまいお客にそのまま
出せないような場合も多いようです。

在庫として清浄な状態か、在庫として計上しているものの
修理や廃却が必要な物かということを記録します。

これは物をしっかりと見る力が必要になりますし、
状態の記録は一様では決めにくいため、さらに高度な管理が
必要です。

在庫管理を始めたい、または在庫管理をしているものの
うまくいっていない会社は4つのポイントを順に追って
確認してください。

在庫管理は何から始めれば良いか

では、これまでまともな在庫管理をやっていなかった
会社は何から取り組めばよいでしょうか。

始めに多くの事をやろうとすると急激な負荷がかかり、
必ず挫折をしてしまいます。
まずは、一歩ずつ地固めをしながら行うことが大切です。

  1. 入出庫を確実に行う
  2. 数を合わせる
  3. 数を適正化する

入出庫を確実に行う

まずは、入出庫が確実にできる体制を整えましょう。
これができない限り、その先はありません。

情物一致の考え方に基づいて考えます。
在庫の動きは現物の流れと伝票の流れがあります。

現物の入庫から保管、そして出庫までの動き、
そして伝票の入庫から保管、そして出庫までの動き、

以上の流れを様々な場面に応じて一つずつ業務フローに
していき、在庫の流れを俯瞰します。

すると、それまでに見えなかった在庫の流れがよく見えるように
なります。

問題になっている箇所を推定(特定)して、業務フローに改善を
施し、その流れを実際に実践します。

恐らくすぐに問題や課題が出てきますが、ここであきらめてはいけません。
問題の浮上

改善

業務フローに反映

実践

これを繰り返し、入出庫の流れをきちんと作ります。

数を合わせる

これまでは、数の事を特に気にせずに入出庫を行いました。
正しく行われていれば、当然帳簿上の数と現物の数は一致する
はずです。
それを検証するためにまずは棚卸を行います。
差異が大きいようであれば、入出庫がまだできていないとみなすことが
できます。

差異が小さいようであれば、入出庫の仕組みが正しく機能し、
社員にも浸透して習慣化できたことが分かります。

これで初めて「数」を意識した次の在庫管理のステップに
上がることができます。

数を意識した在庫管理では、発注残や納期遅れなどの
納入されていない在庫を意識した在庫管理を行います。

数を適正化する

発注残や納期遅れなどの管理ができるようになると、
在庫があるにもかかわらず発注をしてしまうといった
ミスが無くなります。

そしてこのころにはある程度在庫のデータが蓄積されている
はずです。
この時点で在庫分析を行い、整頓と3定を行い置き場を整備します。
さらに、適正在庫化に向けた新たなステップに踏み出していきます。