在庫管理システムを初めて導入する会社は、どんなシステムを導入したらいいの?
と思っている方がとても多いと思います。
何しろ、システムですから手に取って見ることができません。

ホームページの情報やシステム会社の言うことを信じるしかありません。

システムの選び方によっては、
業務がとても楽になり生産性が向上したり、
情報の共有化が進み、社内の情報共有がとてもスムーズになったりと、
大変良い効果があります。

しかし失敗をすると、
システムに振り回され、返って生産性が落ちた
取引先に変なデータ(誤発注など)が送られ、クレームが来た
など、散々な事になります。

システム会社のホームページでは、成功事例がクローズアップされていますが、
私のところに来る相談者の中には、

  • 数千万円かけて導入したシステムを捨てた
  • 導入したシステムの機能の80%を使っていない
  • システム都合の作業を人間が代行してデータを作っている

など、とても苦労をしている事例が多いです。

システム会社が悪い!
と思っているのではないでしょうか?

実は、そのシステムを選んだユーザーに大きな責任があります。

正しい知識を身につけ、自社に合ったシステムを導入しましょう。

システムで一番大切なのは設計思想

モノと違い、システムは物理的な制約がありません。

「こういうものを作ろう」

という設計思想が一番大切です。

適正在庫在庫削減、見える化、生産性アップ、業務効率改善

などの単語が実現できる特徴が並んでいるかもしれません。
これらは、設計思想ではありません。

在庫管理システムには、大きく分けて2つの設計思想があります。
これを知っておくだけで、システム選びがとてもしやすくなります。

  • システムに業務を合わせる(標準化指向)
  • システムを業務に合わせる(カスタマイズ指向)

前者はパッケージ型のシステムに多く、
後者はオーダーメイド型のシステムに多いです。

それぞれをご説明します。

システムに業務を合わせる(標準化指向)

パッケージシステムは、あらかじめ機能が
搭載されていてすぐに使えるようになっています。
また、お試し期間があったり、デモで実際にシステムに
触ることができるのが多いのも特徴です。

  • すぐに使える
  • 豊富な機能が整っている

これがパッケージシステムの良さですが、
裏を返せば、その中にある機能の範囲内で業務を
行わなければいけないということになります。

請求書などの帳票作成機能ひとつを取ってみても、
帳票のフォーマットが、今使っているものと全く違うでしょう。
また、帳票に表示をしたい項目も全て整っているとは限りません。

この他にも挙げるとキリがありません。

つまり、
業務内容を大幅に見直し、システムに合わせて仕事をする

「うちの独自やり方」を変える覚悟が必要です。

システムの不満として挙げられる、

  • 業務フローに合わない
  • 必要な機能が無い

これは、システムに対する不満ではなく、実は選定ミスです。

導入の混乱

最初から全ての機能を備えているので、事前に設定すること、
覚えることが多いです。しっかりやったと思っていても、抜け・漏れが
ほぼ間違いなくあります。

システムがきちんと動かない(設定漏れ)、
操作方法が分からない(習熟不足)

いずれも、

システムの導入で会社の強みを失う?

パッケージシステムを導入するうえで、
もう一つの注意点は、会社の強みを保持できるかどうかです。

ある会社では、システムを導入し、これまで行っていた
顧客対応をバッサリと切り捨て、発注も自動化をしてしまったため、
強みであった顧客とのコミュニケーションが無くなってしまいました。

標準化する、変える、というのはとてもいいことですが、
強みを失うのは、会社にとって致命傷です。

強みを保持するために、その部分だけシステムを使わない
という判断もできますが、返って作業量が増えることが多いです。

長い目で見ると、時間と言う一番お金のかかるコストが
積みあがっていくため、お勧めできません。

絶対にお勧めできないシステム

安いパッケージシステムは絶対にお勧めできません。
機能が限定され過ぎていて、使い物にならないからです。

特に、あらゆる業種で使えるとうたっている格安のシステムは、
個人レベルでは使えるかもしれませんが、会社組織では役立ちません。

お金と時間の無駄です。

パッケージシステムを選ぶ場合は、すくなくとも業務特化型を選ぶこと
をお勧めします。

パッケージシステムを選択するメリットとして、業務をギュッと
システムのやり方に合わせることです。
嫌でも業務のスリム化を求められます。
導入の方法によっては、無駄な作業が無くなって、一気に改善が進みます。

システムを業務に合わせる

一方で、自社のやり方をそのまま続けたい
と言う方に人気なのがオーダーメイド型のシステムです。

自社に必要な機能をシステム化することができます。
まさに理想ですが、現実はそんなに甘くありません。

1つ目は価格の壁です。

オーダーメイドシステムは、安くても500万円近くかかります。
システム会社が何度も訪問して、お客様の要望を聞いて、
一からシステムを作ります。

2つ目は要求漏れです。

言うとおりにシステムを開発してもらって、
いざ、「運用を開始」
してみると、「使えなかった」という笑えないことが起こります。

実際に、
数千万円と1年以上の時間をかけて作ったシステムが全く使えなかった

と言うとんでもない実話もあります。

オーダーメイドシステムで最も大切なのが、

ユーザーがどこまで業務の洗い出しができるか?
と言うことです。
今の業務をシステム化するわけですから、それは当然です。

オーダーメイドを選択する会社は、
業務や仕組みが複雑な会社が多いようです。

確かにパッケージシステムでは対応できません。
その判断は正しいと思います。

しかし、キチンと洗い出しができなければ、
「システムが対応できない」部分が出て当然です。

これくらいでいいだろう、
途中から面倒になり中途半端な業務の洗い出しを行い失敗します。

オーダーメイドシステムは、導入の仕方によっては理想のシステム
になり得る可能性を秘めています。
理想的なシステムが出来上がるかどうかは全てユーザーに掛かっています。
納期が多少延長したとしても、中途半端に終わらせずにしっかりと詰めていくのが
オーダーメイドシステム導入を成功させるコツです。

セミオーダーシステム

  • パッケージを選択して、ばっさりと業務改善をする自信が無い。
  • オーダーメイドを選択して、業務の洗い出しをする自信が無い。

じゃ、システム化を諦めなければいけない?
そんなことはありません。

セミオーダーシステムと言う選択があります。

これは、パッケージシステムの良さとオーダーメイドシステムの良さ
の両方を兼ね備えたものです。
必要に応じて、機能を追加できるシステムです。

セミオーダーシステムを選ぶポイントは、次の2点です。

  1. 最初にどれくらいの機能が入っているか?
  2. どれくらいカスタマイズができるか?

最初に入っている機能で賄うことができれば、カスタマイズの範囲が
小さくなりコストを抑えることができます。

いらない機能があると、混乱の原因になります。
自信が無い場合は、できるだけ最初に入っている機能が少ない
システムをお勧めします。

大切なのは標準化とカスタマイズのバランス

経験上、今までの業務を何も変えずにシステム化をしようとすると、
ほぼ100%失敗します。なぜならイレギュラーだったり、属人化している
業務が多すぎるからです。
(オーダーメイドシステムで失敗する会社のほとんどがこれが原因)

可能な限り標準化して、そして必要な部分だけカスタマイズで
対応するのが一番良い方法です。

経営者と現場がシステム導入に携わること

システムの導入をすすめるうえで絶対にやってはいけないのが、

システムに詳しい人(情報管理部など)や本社の人だけで導入を
進める、あるいはその人たちの意見が色濃く反映してしまう場合です。
システムを使うのは現場です。
システムを使わない人は、現場を知らないので理想や思い込みだけで、
システムが作られてしまうため、これは絶対に避けるべきです。

現場の人に丸投げも困ります。

  • 中途半端な検討
  • 自分達の目先の都合の良さを優先

こういったことが起こりやすいです。

必ず経営者などの意思決定者が参加して、

  • システム導入の目的と合っているか?
  • 目先の利便性ではなく、全体としてパフォーマンスが上がるか?

など、経営的な観点から常にチェックすることが求められます。

アドバイザーがいるとさらに良い

  • 初めての導入で自分達だけで本当に良いシステムを構築できるのかが不安
  • もう、システムの導入で失敗したくない
  • できるだけシステムに掛けるコストを減らしたい

こう思っている方は、ぜひ業務とシステムの両方に詳しい専門家
と一緒に導入を進めましょう。
外部のアドバイザーを雇うコストはかかりますが、後々のトラブル
を未然に防ぎ、必要のないカスタマイズをしないので、トータルコスト
としては安くなります。

システム会社でも導入のサポートはありますが、運用のサポートは
ありません。システム会社の担当者に相談すると、
「○○はこうやって改善してください」と言うアドバイスはありますが、
じゃ、具体的にどうすればいいの?
と聞き返すと、「それは、自分達で考えてください」と返されます。

教科書を読んで勉強はしていますが、実務経験が無いから分からないのです。

システム化は導入で終わりではなく、そこからがスタートです。
日々行う運用が一番大切です。

成長する在庫管理

成長する在庫管理は、在庫管理の専門家である在庫管理アドバイザーが企画・
開発に携わった「徹底的に現場目線」のセミオーダーシステムです。

  • 4時間で導入可能
  • 柔軟にカスタマイズ可能
  • 初期導入コストが安い

在庫管理アドバイザー自身がユーザーの経験があるからこそ実現した、
経営者にも現場にも優しいシステムです。

小さく導入して大きく育てる

必要最小限の機能で、部分的な導入が可能で、混乱無くシステムを
導入できます。
運用しながら必要な機能を追加できるので、無駄なコストがかかりません。

運用設計サポート

業務とシステムに詳しい在庫管理アドバイザーが、
御社の業務の状況を踏まえ、カスタマイズも含めた運用設計を
実施することもできます。

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