在庫管理システム導入が絶対に失敗する会社の特徴

よし、このシステムにしよう!

ちょっと待ってください。

こんなシステム導入は必ず失敗します。
下記にひとつでも当てはまる考えを持っている人は要注意です。

こんな考え、持っていませんか?要注意ですよ!!

  • あらゆる業種に対応とあるから大丈夫だろう。
  • システムのことはわからない。システム屋は導入経験も豊富みたいだから、任せておけば何とかなる。
  • カスタマイズ
  • これからはIT!他社も導入しているしとにかく導入しないと
  • システムいれたら、コスト削減できる
  • システムはとにかく低コストで導入したい
  • システムの選定・導入はシステム部門に任せた
  • システムが何でもやってくれる!

こんな考えだとシステムの運用開始直後に・・・

  • あれがあると思っていたのにない・・・
  • いつもやっていることができない・・・
  • 結局、手作業で自分たちに必要なデータを作っている・・・

システム屋さんはシステムの導入実績を言いますが、実はユーザーにとって
大切なのは運用実績です。

つまり、システムの導入後、どれだけ混乱なくスムーズに、システムが
その会社にとって役立つものだったか?
ということが一番大切です。

システム屋にとっては、システムの導入は終わり
ユーザーにとっては、システムの導入は始まり

いくら導入しても使えなかったら意味がありません。

なぜ、在庫管理システムの導入がうまくいかな会社が多いのか?

システムは道具であるということを忘れているからです。
道具には、必ず目的・用途・使い方があります。
例えば包丁でも、魚をさばくのは出刃包丁、刺身を作るのは柳葉包丁と
それぞれ目的と用途があります。

そして、どんなに良い包丁を持っていても、使い方を覚え練習をして、
使いこなせるようにならないといけません。
会社にある機械や設備もそうではないでしょうか?

ただ、システムとなると得体のしれないものでもあり、
また「万能」と思っている人がまだまだ多いのが現状です。
(パソコン詳しい人=ITに強い人、という図式と同じです)

そしてこんな風に思っているのではないでしょうか??

  • 何とかなるだろう
  • 導入してみなければわからない
  • うまくやってくれているはず

その結果・・・
システムを導入したら大混乱。。

  • やってくれていると思ったのに無い
  • 管理が以前より増えてしまった
  • 使いこなすのはあきらめて、とりあえず伝票だけ出している
  • システムを使っているのか、システムに使われているのかわからない。

という会社が非常に多いです。
なぜこんなことが起こってしまうのでしょうか?

在庫管理システム導入が失敗する理由

なぜ、失敗するのかをひとつずつご説明します。

あらゆる業種に対応とあるから大丈夫だろう。

何でもできるは、何もできないのと同じ。
実は中途半端です。
あなたの業界、もっというと、あなたの会社でしかやって
いないような業務の機能は、システムにはありません。

意外と自社の常識は他社の非常識という会社の独自ルールは多いですよ。

システム屋は導入経験も豊富だから、任せておけば何とかなる。

システム屋はシステムのことに関してはプロですが、あなたの会社、業務のことについては全くの素人です。任せっぱなしは「やってくれていると思っていた」が絶対に起こりますので、絶対に失敗します。

うちのシステム部門に任せていればよい。

全ての業務をシステム部門(担当者)が作ったシステムだけで行っていれば良いです。
しかし、各業務担当者が気を利かせてエクセルなどで個別管理をていることがほとんどではないでしょうか?
当然、そのことはシステム部門を知りませんよね。
システム部門(担当者)は、うちの会社のシステムを作っているし、
分かってくれるだろう、きっとシステム屋にうまく調整してくれているだろうは、大間違いです。

これからはIT!他社も導入しているしとにかく導入しないと

システムは道具です。道具を使うためには目的・用途が必要です。
曖昧だったり、なかったりすれば、失敗します。
例えば、会社のコスト削減とか生産性向上といった曖昧な目的は失敗を招きます。

システムいれたら、コスト削減できる

システムは全て自動でやってくれません。
当然ですが、入力や登録などの作業が必要になります。システムに伴う必要は必ず新しい仕事として増えます。

システムはとにかく低コストで導入したい

システムのカスタマイズが多ければ多いほど、開発や機能間の連携が増えるので、コストがかかります。

システムが何でもやってくれる

システムはプログラミングしたことしかやってくれません。裏を返して言えば、プログラミングされていないことは一切やってくれません。しかも1か0(イエスかノーのみ)人間のようにうまくやっておいては通じません。

システムは言ったことしかやってくれない

「何とかしてくれるだろう」と思うのが大間違いです。
相手は作ることはプロですが、業務のプロではない。
これを頭に入れておくだけでも全然違います。

どうやったらシステム導入の「失敗」を無くせるのか?

では、どうすればシステム導入の失敗を無くせるのでしょうか?

まず、システムというものが何をやってくれるものかを知っておきましょう。
在庫管理システムがやってくれることは、業務プロセスの自動化・省力化です。

つまり、今、自分たちがやっていること(処理、伝票作成、意思決定、計算等)
一部を代わりにやってくれるのが、システムの仕事です。

ただし、システムはプログラミングされたことしか
やってくれません。

ということは、まず最初にやらなければいけないのは、
自社の業務プロセスの理解です。

業務プロセスの理解とは、自社の業務プロセスを詳細に書き出すことです。
(頭の中で描くだけではだめです)

そのうえで、

  • システムにどういう計算をしてほしいのか?
  • システムにどんな書類を作ってもらいたいのか?
  • システムにどんな判断を代行してほしいのか?(判断基準、条件は?)

システムに何をしてほしいのかを決めるのは、あなたです。
決めなければ、何もやってくれません。
自社の業務プロセスの理解が必須です。

次にやるべきことは改善です。

経験上、特にパッケージ系のシステムを導入する場合は、現在の業務プロセスをそのままで、完全に新システムに置き換えようとするのは無理です。
少なからず、業務プロセスを見直す改善活動が必要です。

ここで見直さなければ、システムにできないことは外だし(自分たちでエクセル管理)などになってしまうため二重三重の余計な管理が発生します。

システムの都合を優先するか、自社の都合を優先するか?

業務プロセスを見える化した時に、もう一つ決めなければいけないのが、
カスタマイズをどれだけやるかの割合です。

自社の業務プロセスを優先するならば、カスタマイズが必要です。
逆になるべく低コストで導入したいのならば、カスタマイズを抑える必要があるため、システムの標準機能に合わせる必要があります。

システムの導入に失敗しないために

システム導入スタート時に100%完璧!といえることはまずありません。
ただ、業務への致命的な障害になることを未然に防ぐことは十分可能です。

次のことを意識して、システムの検討・導入を進めてみてください。
きっと役立ちます。

  1. 目的・用途を明確に決める
  2. 業務プロセスを見える化する
  3. どの程度カスタマイズするかを決める
  4. 現状の業務プロセスを改善する。

在庫管理システム導入のご相談・ご支援について

在庫管理システムを導入したいと思っている、システム導入を支援してほしい
といったご相談、ご要望はお気軽にお問合せください。