在庫管理表のオーダーメイド・カスタマイズ

オーダーメイド在庫管理

在庫管理は100社あれば、100通り。
公開している在庫管理表は、どんな業界や商品にも合わせやすいように
作っています。

そのため、全体が中途半端になってしまっています。
業務利用はガマンすれば使えるレベルですが、使いやすくするためには
カスタマイズが必要です。

会社員時代は、数多くの在庫管理表を作り、業務効率化やミスの減らす
ことを実践してきました。
その一部は、個人の利用という枠を超えて、部署全体で採用されるものも
ありました。

本当に役立つ在庫管理表

ただ単に入力する在庫管理表ではなく、専門家として提案する
「コンサルティング付き在庫管理表」です。

次の3つを意識した在庫管理表を作ります。

  • 利益への寄与する
  • 業務の改善につながる
  • 実務的である

経営者・従業員のどちらにもメリットのある在庫管理表です。

在庫管理アドバイザーが作るオーダーメイド在庫管理表の特徴

SEやエクセルの得意な人でも在庫管理表を作ることはできます。
しかし、在庫管理の専門家は、「在庫管理の本質」を捉えた在庫管理
を作ることができます。

次のような特徴があります。

  1. 業務に最適な在庫管理表の提案ができる
    コンサルタントという立場で、お客様が気づいていない機能や
    管理の提案をすることができます。
  2. 必要な機能だけがあり習得が簡単で使いやすい
    専用の在庫管理ソフトは、普段使わない機能がたくさんあり、
    操作を覚えるのに時間がかかります。
    普段使い慣れたエクセルで、必要な機能に絞って制作しますので、
    すぐに使うことができます。
  3. 作業時間を短縮します
    1日に1時間かかっていた仕事を30分に減らすことができます。
    1か月で10時間、1年間で120時間の経費削減になります。
  4. ミスを減らします
    入力や計算のミスを減らすことができます。
    ミスが減ることにより、作業効率と信頼がアップします。
  5. 仕事を任せることができる
    私は在庫管理表を作り、仕事を「作業化」することで、パートや
    アルバイトに任せることができました。経験やスキルが無い人に
    在庫管理の一部の作業を任せることができます。
  6. 微調整ができる
    エクセルなので、セルに色を付けたり大きさを変えたりと
    微調整がとても簡単にできます。

エクセルで作る在庫管理表のメリット

専用システムの導入を考える前にまずはエクセルで作ることがお勧めです。

  1. 汎用性が高い
    エクセルは開発されて30年以上、世界中で使われています。互換性にも優れているので、いちいちデータを変換する必要もなく、外部とのデータのやり取りにも苦労しません。一般的な表計算ソフトなので、データがとても扱いやすいです。
  2. 低コスト
    在庫管理システムを導入しようとしたとき、ある程度機能が制限されたパッケージソフトでも最低100万円、独自にシステムの構築を依頼すると1000万円を超えます。エクセルの場合は、その会社にあった独自の在庫管理の仕組みを必要最小限で、汎用性の高いので、低コストで構築することができます。
  3. 習得が簡単
    専用のソフトは操作方法や入力方法などのトレーニングが必ず必要で、覚えるために時間が取られてしまいます。エクセルであれば、普段から使っているソフトなので、習得に時間がかかりません。
  1. データ項目が追加しやすい
    システム構築後に最も困るのは、データ項目の追加です。専用のシステムでは場合によっては、多額の追加費用と時間がかかることがあります。(そもそも無理な場合もあります)
    エクセルだと、比較的簡単にデータ項目の追加が可能です。
    当初想定していなかったこと、業務拡大で必要になったことなどを
    追加することができます。

データモデリングが理解できる

システムを構築する際、一番の障害になるのが
システム屋(在庫管理システムを開発する側)と業務屋(会社の経営者や従業員)がお互いを理解することです。

システム屋は、システムを開発できますがその会社の
業務の事は知りません。
業務屋は、仕事の事は知っていますが、システムを開発できません。
この時に役立つのが、エクセルで作った在庫管理の仕組みです。

業務調査や管理するデータ項目の確認を経験することよって、
在庫管理の仕事の流れと、データの流れ、そしてどんなデータ
項目が必要なのかが分かります。

エクセルによる在庫管理の仕組み作りを経験しておくことで、
専用システム開発時のこんなはずじゃなかったが起こらなくなり、
無駄な追加費用の発生、無駄な打合せの発生、システム導入の遅れが無くなり、
会社としてスムーズな立ち上げができます。

在庫管理表制作の進め方

  1. 業務調査
  2. 管理するデータ項目
  3. 第1案作成
  4. 第1案修正
  5. 第2案作成
  6. 第2案修正
  7. 納品

業務調査

在庫管理業務の調査を行い、仕事の流れと運用方法を聞き取り
確認をして、業務の流れを示したワークフローを作ります。

作成したワークフローは、在庫管理表だけではなく、業務改善
にも利用することができます。

管理するデータ項目の確認

管理するデータ項目を確認します。
無駄なデータはそぎ落とし、できる限りシンプルで
使いやすくなるように提案します。

イメージ作成

ワークフローとパラメーターを元に、在庫管理表の原案を
設計します。
そして、ワークフローと突き合わせて確認をして、チェックを
行います。

第1案作成

在庫管理表の第1案を作成します。
まずは、1~2週間使ってみてください。
試用の時に意識すべきポイントは次の5点です。

  1. 入力漏れやミスをしたところ
  2. ワークフローに抜けていたところ
  3. 見落としがあったところ
  4. イレギュラーな処理
  5. 入力文字数が多くセルからはみ出す

第1案の修正

私の経験上、1回で完璧な在庫管理表ができることは
まずありません。必ず何か問題が見つかります。
特に先ほど挙げた5つのポイントに注意して使ってみてください。
大きな問題は第1案の修正でほとんどつぶすことができます。

第2案の作成

問題点に応じて、修正を行います。

第2案の修正

第1案では主に大きな問題に目がいきますが、第2案では
もっと細かい問題や改良点に注意を向けることができます。
セルの色や大きさ、フォントなど見た目の部分に着目してください。
デザインもミスを減らす効果があります。

完成品の納品

1、2回目の修正を経て、使いやすい状態になっているはずです。
使っていてほぼ差支えないはずです。
1~2ヶ月使ってみてください。問題がなければここで原則終了です。

万が一、問題が合った場合は必ずご連絡をください。
1回に限り修正に応じます。

在庫管理表に関するお問い合わせ

在庫管理表の制作依頼、公開している在庫管理表のカスタマイズ
のご相談は電話または、以下のお問い合わせフォームよりお願いします。

お電話によるお問合せ

電話番号:090-4468-9045
外出していることが多いので、携帯電話が便利です。
業務中は、クライアント様との仕事に集中するために
電源を切っていることも多いので、メッセージを残し
ていただけると助かります。

スマートフォン

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