実地棚卸で失敗しないために

実地棚卸を成功させる!

実地棚卸の目的

実地棚卸は、会社の持っている資産の総量(金額・数量など)を
把握するために必要な作業です。

実地棚卸は法定作業ではありませんが、売上原価を決めるうえでは、
必須といっても過言ではありません。とても大切な作業です。
詳しくは国税庁のホームページをご覧ください。

実地棚卸のやり方

一斉棚卸と循環棚卸があります。

  • 一斉棚卸
    工場だけではなく会社が保有する在庫を全て一度に棚卸をする
    方法です。この場合は、操業を止めて在庫の動きを完全にストップ
    させて行います。
  • 循環棚卸

実地棚卸で起こりやすいミス

実地棚卸在庫を数えるだけというとても単純
な作業ですが、必ずミスが起こります。

現場で現品を数えて、それらを事務所でパソコンなどで
集計するという流れが一般的です。
それぞれの場所で起こりやすいミスを挙げます。

現場で数えるときに起こりやすいミス

  1. カウント漏れ
    在庫の数え忘れです。棚の奥に在庫が隠れていたり、
    普段置かない場所に在庫を置いた時に起こります。
  2. カウントミス
    数量の数え間違いです。数量が多くて分かりづらい、
    箱や袋などで梱包されているものを取り出さずに、表記されている
    数を転記する、単純作業が続くので集中力が切れたりするときに
    起こります。
  3. 転記ミス
    在庫の品目番号や場所の記載を現場の表示等から写すときに
    起こります。
  4. 誤品カウント
    似ている品番で起こります。例えば、金具などで左右が
    ある場合、小さな切欠きがあるものと無いもの、素材違いなど
    の紛らわしい品番同士で起こります。
    表示が間違っている場合も起こります。

事務所で起こりやすいミス

  1. 入力漏れ
    現場のデータを入力し忘れた時に起こります。
  2. 読み取りミス
    現場の数字を読み間違えた時に起こります。
    間違えやすいのは、0と6や3と8などです。
    その人それぞれの数字の書き方の癖が原因に
    なることが多いです。

実地棚卸で大切なことは3つだけ

ミスを無くすために、実地棚卸で必要なことは
たった3つです。

  1. 正しく
  2. 漏れなく
  3. ダブりなく

実地棚卸を「正しく」行う

正しくとは、ルールを作り、考え方を統一し、手順を守ること
です。

  • 在庫の数え方
    在庫をどうやって数えるかを決めます。
    棚にあるものは全て棚から下して数えます。
    これが一番大切です。
    文字通り、「棚卸」とは棚から下すことを指しています。
    棚の上にあるものを遠くから数えるだけでは、数え間違いや
    見落としの原因になります。
    数字の書き方にも注意を払います。
    良く間違えるのが、「0」と「6」や「3」と「8」などです。
    他人が読んでも確実に読みとれるようにしなければいけません。
  • 報告用の書式の統一
    在庫をカウントする書式を全て統一します。
    棚卸で使うのは、事務所に報告をあげるための書式と
    棚卸をした現品に貼り付ける書式があります。
    書式に必要な項目に決まりはありませんが、最低限必要は
    次の4項目です。
  1. 品目番号
  2. 数量
  3. 棚卸場所(エリアや棚番)
  4. 棚卸実施者
  • 事前段取り
    棚卸の成功のカギは、事前準備にかかっています。
    棚卸をする場所の在庫の入出庫の動きは完全に止めます。
    もし、納入業者が出入りするような場合は事前に連絡を
    しておきます。
    預かり品やすでに帳簿から在庫が落ちているもの(落成済み)
    は、棚卸し除外品になります。分かっていても間違えるので、
    必ず「棚卸除外」と大きな貼り紙をしておきます。
    棚番や品目の表示間違い、表示漏れも棚卸ミスに繋がります。
    棚卸までに必ず、正しく整頓をしておきましょう。
    実査に必要な道具も人員分だけ揃えておきます。

棚卸は1人でやるのではなく、複数でやることが
普通です。
考え方を統一し、手順を必ず守ります。
担当の場所を決めて、エリアを勝手に離れないように
しなければいけません。

実地棚卸を「漏れなく」行う

実地棚卸で多いのは、数え忘れや数え間違いです。
これが起こる最大の原因は「見えないこと」と横着です。

奥にある在庫は、棚から下さないと見えません。
必ず棚から下して数えます。
段ボール箱やビニール袋に入っている在庫は原則
として全て取り出します。

ただし、梱包された製品は取り出すことが難しい
場合が多いので、箱に記載してある数量を在庫の量として
書き込みます。箱に入数が書いていない場合は、何らかの方法
で分かるようにしておかなければいけません。

数え終わったら、必ず「棚卸済」の棚卸現品票を貼り付けます。

色んな場所を飛び飛びで数えるのではなく、実地棚卸が任された
エリアや棚を順番にやっていくのがコツです。例えば、
「棚の最上段の左から右へ、最後は最下段の右が終着」といった
要領です。

実地棚卸を「ダブりなく」行う

複数でやっていると、同じ在庫をまた数えてしまう「ダブり」が
発生します。これを防ぐためには、棚卸しをやったことが分かるような
仕組みが必要です。
その一つが、棚卸を終えた在庫に貼り付ける棚卸現品票です。
隣り合って2名以上が棚卸をしている場合は、お互いに声掛けをして
棚卸の進捗を確認し合います。
棚卸の管理者を決めて、棚卸しが終わったら必ず報告することも
有効です。

実地棚卸のチェックポイント

キーワードを挙げておくので参考にしてみてください。

  • 統一する
  • 揃える
  • やりきる(途中で持ち場を離れない)
  • 見えるようにする
  • 横着しない
  • 止める(在庫の動き等)
  • 取り出して数える(梱包から出す)
  • 担当を決める
  • ひとまとめにする

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