棚卸差異

帳簿上の在庫と実在庫が合わない。
在庫管理に携わる人にとって頭の痛い事であり、
永遠のテーマです。

棚卸差異が多いと、変な疑いをかけられて
しまうこともあります。

誰かが盗んでいるのではないか?
仕入れたものを横流ししているのではないか?
仕入先と癒着しているのではないか?

たとえ事実でなくても差異が常に大きいと
信じてもらえません。

棚卸差異はできる限りなくさなければ
いけません。

棚卸差異率とは?

棚卸し差異率とは、
帳簿上(データ)在庫を実際に数えた在庫数で割った割合です。
例えば、帳簿在庫が100に対して、実査在庫が90であれば棚卸差異率は10%になります。

棚卸差損と棚卸差益

棚卸差異には、棚卸差損と棚卸差益があります。

  • 棚卸差損:帳簿上の数よりも実際に数えた数の方が少ない場合
  • 棚卸差益:帳簿上の数よりも実際に数えた数の方が多い場合

例えば、
帳簿在庫が100に対して実査在庫が90であれば、「棚卸差損」
帳簿在庫が100に対して実査在庫が110であれば、「棚卸差益」

どちらも棚卸差異率は10%です。

棚卸差異を算出していますか?

そもそも棚卸差異をきちんと算出していますか?
在庫を修正して終わりという会社がとても多いようです。

その考え方は、経営者・管理者は改めるべきです。
なぜなら、棚卸差異は会社経営の財務に大きな影響を与えるからです。

棚卸し金額は、会社の粗利を決める最も重要な要素のひとつです。
粗利が狂えば、営業利益も経常利益も全て狂います。

実際に棚卸差異が財務に与える影響をシュミレーションをしてみましょう。

棚卸差異が10%あると利益はどうなる?

棚卸差異率のシュミレーション
帳簿在庫に対して棚卸差異率が0%(差異無し)、5%、10%、15%の
場合に分けてそれぞれ計算しました。

売上総利益(粗利)と営業利益がどうなるかというと・・・

↓↓こんなふうになります↓↓
棚卸差異率のシュミレーション

  • 棚卸差異率が5%の時
    粗利率:18% 、営業利益率:2%
  • 棚卸差異率が10%の時
    粗利率:16% 、営業利益率:0%
  • 棚卸差異率が15%の時
    粗利率:14% 、営業利益率:-2%

H28年度の中小企業の営業利益率は2.99%です。
[[※平成29年中小企業実態基本調査速報(要旨)より>
https://www.chusho.meti.go.jp/koukai/chousa/kihon/180329chousa.pdf]]

棚卸差異率が5%あるだけで、営業利益率が2%も変わります。
少し財務を分かっている方であれば、営業利益1%の重みは十分に
理解できるでしょう。

営業利益を1%上げるだけでも大変なのに、棚卸差異があるだけで
営業利益が吹き飛んでしまう可能性すらあることが分かっていただけたと思います。

決算書で棚卸差異が0%・・・本当なのか?

決算書に出る棚卸し差異は、棚卸差損と棚卸差益の合算です。

先ほどの例で、
帳簿在庫が100に対して実査在庫が90と、
帳簿在庫が100に対して実査在庫が110が同時に存在した時、

決算書上に載る棚卸差異は0%です。
結果オーライではありますが、棚卸差異が発生したという事実は
変わりようがありませんし、次回も同じように都合よい結果になるか
どうかは分かりません。

棚卸差異は分けて考える

棚卸し差異は、原因追究して取り除かない限り、必ず次回も同じことが
起こります。決算書上では合算でいいですが、原因追究の為には
必ず在庫差損と在庫差益を別々に算出しましょう。

  1. 棚卸差損の結果だけを集計する
  2. 棚卸差益の結果だけを集計する

棚卸差異はなぜ起こるのか?

本来在庫管理は非常に単純なもので、

在庫=入庫-出庫

つまり、入庫と出庫をきちんと管理していれば
狂わないはずです。

しかし、なぜ在庫狂いが発生してしまうのか?

代表的な原因はミスによるものです。
ミスの種類は社内と社外、そして事務と現場の2つに分かれます。

事務処理のミス

  • 入力間違い
  • 数字の読み間違い
  • 伝票処理漏れ

現品管理のミス

  • 破損
  • 紛失
  • 記録ミス

仕入先のミス

  • 数量間違い
  • 品違い
  • 伝票漏れ

人間が絡むミスは絶対に防ぐことはできません。
ですが、諦めるのではなく、限りなく起こる確率を
減らすことができます。

ここで、明日からでもすぐにできるミス防止の方法を
ご紹介します。
これらの方法は、環境を変えることを重視しています。
ミスをした人間を責めるのではなく、注意が起こりやすい
環境を改善することに意味があります。

棚卸差異を無くすためにやるべきこと

棚卸し差異を無くすためにやっておくべき事を3つご紹介します。

棚に表示

注意喚起の表示を設置します。
表示は見やすく分かりやすいものにします。

また、注意書きは多すぎると効果が無くなります。
たまに、お店などで注意書きが多いところはありませんか?
多すぎると覚えきれないですし、目に入らなくなります。

表示はポイントを絞ってできる限り少なくします。
文字よりもイラストのほうがパッと見て分かりやすい
ので効果的です。

指先呼称と声出し

  • 指差し呼称
    JRなどの鉄道会社の運転士が行っているもので、
    自分の行動を再確認するのに役立っています。
    日本の鉄道は、事故が少なく正確なのは指指し呼称を
    しているからとも言われています。
  • 声出し
    これも鉄道の運転士が行っていることです。
    「○○ヨシ!」と言った具合に声を出して確認します。

指差しと声出しは、準備も不要なので、明日からで
もすぐにできる簡単な行為です。
これらは、自分の行為を改めて視覚と聴覚で再確認
できるのでとても効果があります。

行動を定着させるためには時間を根気を要します。
ただ、担当者に指示するだけではなく、指示者が
率先して行うことが、早く定着させるコツです。

検品

納品されたものの中身を確認せずに段ボールのまま
倉庫に保管しているケースが多いですが、

仕入先による誤品、数量間違いによって棚卸差異
起こる場合があるので、検品を行いましょう。

仕入先のミスが多い場合は、検品を行います。
仕入れ業者が多い場合は、納入時間が重なるケースも
多く、現品処理と伝票処理がばらばらになることも
あります。

全業者の品を対象にするのではなく、よくミスが起こる
業者の品だけを対象にすれば実施しやすくなります。

検品することにより、業者は「きちんとしなければ」
という抑止力が働きます。
検品を行って、自社がしっかりと管理をしていることを
アピールしましょう。

見なし出庫

コンピュータを使って入出庫を行っている
会社で、特に見なし出庫を行っている場合は、
データ上の出庫数と実際の出庫数が異なっている
場合があります。

コンピュータで管理しているデータが間違っているか、
現物の処理がコンピュータの指示したものと違うか
いずれかが原因です。

情物一致を心がける

日々の在庫狂いを防ぎ、棚卸差異を発生させない
ために最も効果的なのが情物一致です。

これは、情報の処理と現物の動きをなるべく
一致させるということです。以下の2点がポイントです。

  • 後回しにしない
    入庫処理をしたらすぐに在庫は保管場所に格納する。
  • 面倒くさがらない
    処理は必ずその場で行う。ため込むともっとやらない。

歩留りを把握する

完全な管理をしていても目減りで減ることも必ず
あります。
液体、気体、紛体などは、どんなに正確に計量しても
蒸発したりしてしまうため、出庫量が増減して
しまいます。

このような場合は、期の途中に帳簿上と実在庫
の差異が大きく開いていき、突然欠品してしまう
ことにもなりかねません。

循環棚卸などを行い、こまめに修正します。
歩留まり率がある程度分かっている場合は、
出庫に算入するほうがいいかもしれません。

在庫管理の教科書「棚卸編」

在庫管理の教科書04「棚卸」>

在庫管理改善支援センターでは、棚卸の実務についてまとめた
在庫管理の教科書04「棚卸」を作りました。

棚卸は、決算・業務改善のどちらにも重要な役割を担っているにも
関わらず、実務について解説をした教材はほぼ皆無でした。

公認会計士が書いた棚卸の本もありますが、公認会計士はあくまでも
監査という立場のため、現場を知りません。

在庫管理の教科書04「棚卸」は、棚卸の事前準備から当日、さらには事後処理まで棚卸に必要な一連の実務にフォーカスした実践的な教材です。

在庫管理の教科書04「棚卸」を使うことで
次のようなメリットがあります。

  • 棚卸作業が早く終わります
  • 棚卸差異が減ります
  • 棚卸を業務改善に生かせます

さらに在庫管理の教科書04「棚卸」には、
実務ですぐに使えるフォーマットを14個特典として
お付けしています。

  • 今まで棚卸の仕組みが無かったからこれから棚卸の仕組みを作りたい
  • 棚卸のやり方を見直したい

一度話を在庫管理アドバイザーから聞いてみたい

在庫管理改善支援センターでは、定期的にセミナーを開催しています。
実際の事例に基づいた内容で分かりやすいと好評です。

なお、在庫管理セミナーに参加いただいた方には、2つの特典があります。

  1. 経費15%削減在庫管理術【基礎知識編】(書籍)を漏れなくプレゼント
  2. 希望者の方に個別相談を実施しています。

話が聞けて本がもらえて、直接相談もできる。
セミナーは満足度が高いと評価を頂いています。