棚卸差異

帳簿上の在庫と実在庫が合わない。
在庫管理に携わる人にとって頭の痛い事であり、
永遠のテーマです。

棚卸差異が多いと、変な疑いをかけられて
しまうこともあります。

誰かが盗んでいるのではないか?
仕入れたものを横流ししているのではないか?
仕入先と癒着しているのではないか?

たとえ事実でなくても差異が常に大きいと
信じてもらえません。

棚卸差異はできる限りなくさなければ
いけません。

棚卸は簡単です

本来在庫管理は非常に単純なもので、

在庫=入庫-出庫

つまり、入庫と出庫をきちんと管理していれば
狂わないはずです。

しかし、なぜ在庫狂いが発生してしまうのか?

代表的な原因はミスによるものです。
ミスの種類は社内と社外、そして事務と現場の2つに分かれます。

事務処理のミス

  • 入力間違い
  • 数字の読み間違い
  • 伝票処理漏れ

現品管理のミス

  • 破損
  • 紛失
  • 記録ミス

仕入先のミス

  • 数量間違い
  • 品違い
  • 伝票漏れ

人間が絡むミスは絶対に防ぐことはできません。
ですが、諦めるのではなく、限りなく起こる確率を
減らすことができます。

ここで、明日からでもすぐにできるミス防止の方法を
ご紹介します。
これらの方法は、環境を変えることを重視しています。
ミスをした人間を責めるのではなく、注意が起こりやすい
環境を改善することに意味があります。

表示

注意喚起の表示を設置します。
表示は見やすく分かりやすいものにします。

また、注意書きは多すぎると効果が無くなります。
たまに、お店などで注意書きが多いところはありませんか?
多すぎると覚えきれないですし、目に入らなくなります。

表示はポイントを絞ってできる限り少なくします。
文字よりもイラストのほうがパッと見て分かりやすい
ので効果的です。

指先呼称と声出し

  • 指差し呼称
    JRなどの鉄道会社の運転士が行っているもので、
    自分の行動を再確認するのに役立っています。
    日本の鉄道は、事故が少なく正確なのは指指し呼称を
    しているからとも言われています。
  • 声出し
    これも鉄道の運転士が行っていることです。
    「○○ヨシ!」と言った具合に声を出して確認します。

指差しと声出しは、準備も不要なので、明日からで
もすぐにできる簡単な行為です。
これらは、自分の行為を改めて視覚と聴覚で再確認
できるのでとても効果があります。

行動を定着させるためには時間を根気を要します。
ただ、担当者に指示するだけではなく、指示者が
率先して行うことが、早く定着させるコツです。

検品

仕入先のミスが多い場合は、検品を行います。
仕入れ業者が多い場合は、納入時間が重なるケースも
多く、現品処理と伝票処理がばらばらになることも
あります。

全業者の品を対象にするのではなく、よくミスが起こる
業者の品だけを対象にすれば実施しやすくなります。

検品することにより、業者は「きちんとしなければ」
という抑止力が働きます。
検品を行って、自社がしっかりと管理をしていることを
アピールしましょう。

見なし出庫

コンピュータで見なし出庫を行っている場合は、
データ上の出庫数と実際の出庫数が異なっている
場合があります。

コンピュータで管理しているデータが間違っているか、
現物の処理がコンピュータの指示したものと違うか
いずれかが原因です。

情物一致

日々の在庫狂いを防ぎ、棚卸差異を発生させない
ために最も効果的なのが情物一致です。

これは、情報の処理と現物の動きをなるべく
一致させるということです。以下の2点がポイントです。

  • 後回しにしない
    入庫処理をしたらすぐに在庫は保管場所に格納する。
  • 面倒くさがらない
    処理は必ずその場で行う。ため込むともっとやらない。

歩留り

完全な管理をしていても目減りで減ることも必ず
あります。
液体や気体などは、どんなに正確に計量しても
蒸発したりしてしまうため、出庫量が増減して
しまいます。

このような場合は、期の途中に帳簿上と実在庫
の差異が大きく開いていき、突然欠品してしまう
ことにもなりかねません。

循環棚卸などを行い、こまめに修正します。
歩留まり率がある程度分かっている場合は、
出庫に算入するほうがいいかもしれません。

在庫管理の教科書「棚卸編」

在庫管理の教科書04「棚卸」

在庫管理改善支援センターでは、棚卸の実務についてまとめた
在庫管理の教科書04「棚卸」を作りました。

棚卸は、決算・業務改善のどちらにも重要な役割を担っているにも
関わらず、実務について解説をした教材はほぼ皆無でした。

公認会計士が書いた棚卸の本もありますが、公認会計士はあくまでも
監査という立場のため、現場を知りません。

在庫管理の教科書04「棚卸」は、棚卸の事前準備から当日、さらには事後処理まで棚卸に必要な一連の実務にフォーカスした実践的な教材です。

在庫管理の教科書04「棚卸」を使うことで
次のようなメリットがあります。

  • 棚卸作業が早く終わります
  • 棚卸差異が減ります
  • 棚卸を業務改善に生かせます

さらに在庫管理の教科書04「棚卸」には、
実務ですぐに使えるフォーマットを14個特典として
お付けしています。

  • 今まで棚卸の仕組みが無かったからこれから棚卸の仕組みを作りたい
  • 棚卸のやり方を見直したい

在庫管理の教科書04「棚卸」の詳細はこちら

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在庫管理改善支援センターでは、定期的にセミナーを開催しています。
実際の事例に基づいた内容で分かりやすいと好評です。

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在庫管理改善支援センターは、真面目に頑張る在庫管理
担当者の為に、在庫管理実践会を立ち上げました。

在庫管理担当者が悩む3つの無いを解消します。

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  2. 交流の場が無い
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