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在庫推移表自動作成ツール(在庫管理表を手間なく簡単に!)

在庫推移表自動作成ツール

在庫管理アドバイザーの岡本です。

色々な方から、在庫管理の相談にのっていて気付いたのは、世の中の在庫管理システムは、最新の在庫しかわからない。ということです。

適正在庫を設定するためには、過去の在庫推移を知ることや在庫分析で、安全在庫や発注方法(発注点や発注頻度)、在庫の持ち方を設定、見直しすることが必須作業です。

 

在庫管理システムには、現在庫データと入出庫履歴データをエクセルやCSVで抽出できるようになっていることが一般的です。

しかし、システムにデータはあってもデータ加工が大変で時間が取れていないのが現状です。

そこで、在庫管理システムのデータを使って、在庫推移表と在庫分析が簡単に作成できるエクセル管理表を開発しました。

 

今回はその機能と使い方を解説します。概要はこちらの動画をご覧ください。

在庫推移作成ツールの概要を動画でまとめました。(約1分35秒)

適正在庫の実現に必要な基本的情報を網羅

適正在庫を実現するためには、過去の推移データを見て、次の値の設定や見直しを定期的にしなければいけません。

  • 安全在庫
  • 発注方法(発注頻度、発注点等)
  • 在庫の持ち方
  • 計画に対して適切な発注

今回開発した在庫推移表では、在庫推移表だけではなく、在庫分析値も自動計算できます。

在庫管理システムの現在庫と入出庫履歴データだけがあればOK

在庫推移表

在庫推移表とは、在庫管理システムから読み取りにくい商品の傾向を時系列で一覧化して、一目で分かるようにした在庫管理表です。

一覧化された在庫推移表は、たくさんの商品を一度に見れるので、効率的に作業ができます。

現在庫と入出庫履歴

このデータを加工すれば、今回紹介する在庫推移表を作ることはできますが、実際はとても大変です。

また、発注点や安全在庫を設定・見直しをしたいけど、

在庫管理システムからデータを抽出し、エクセルで加工して作る

やりたくても日常業務に追われてそんな時間が無いのではないでしょうか?

そこで、最新在庫(現在庫)と入出庫履歴を使って、簡単に在庫推移表を作れるエクセルプログラムを開発しました。

様々なシステムに対応できる汎用性の高い在庫管理表です。

 

在庫推移自動作成ツールは推移表・分析値・グラフの3つを作成できる

在庫推移自動作成ツールの構成

在庫推移自動作成ツールは、在庫分析業務に必ず必要な次の3つを簡単に作成できます。

  1. 在庫推移表
  2. 在庫分析値
  3. 在庫推移グラフ

在庫推移表をボタン一つで簡単に作成できる

現在庫と入出庫データだけで在庫推移表を自動作成

在庫推移表が現在庫と入出庫データだけで簡単に作れます。

在庫推移表では、各品目の過去の在庫を自動計算します。

また、同じものを2か所以上で保管している場合は、それぞれの場所の在庫推移と全ての場所を合計した在庫推移表も自動で作成します。

複数の商品の在庫推移が一度に見れるので、在庫分析に最適です。

7つの在庫分析値を自動計算します(適正在庫に在庫分析は必須)

適正在庫に役立つ在庫分析値

発注点、安全在庫の見直し等、適正在庫には在庫分析が必須です。

在庫推移自動作成ツールでは、重要な7つの分析値が自動計算されます。

  • 合計値
  • 平均値
  • 中央値
  • 最大値
  • 最小値
  • 在庫回転日数
  • ゼロ日数

ゼロ日数は頻度を見るための指標

ゼロ日数とは、入庫や出庫が無かった回数になります。

例えば、商品Aと商品Bの1か月間(30日)の出庫実績が、どちらも100個だったとします。

何も考えなければ、1日当たりの出庫数は、100/30≒約3個/日

なので、発注リードタイムが7日であれば、最低発注数は、21個です。

しかし、ゼロ日数が商品Aは10日、商品Bは29日だったとします。

これは、

  • 商品Aは、30日間のうち出庫のあった日数が20日(ゼロ日数10日)
  • 商品Bは、30日間のうち出庫のあった日数が1日(ゼロ日数29日)

ということを意味します。

商品Aはまだ平均値を信じても良いですが、商品Bは本当に平均値を信じても良いでしょうか?

商品Bは、いつもでないものが何等かの理由で、特需があったと考えた方が良いでしょう。

おそらく、商品Bを平均値を信じて21個発注すると、ほぼ間違いなく不良在庫になります。

ゼロ日数の使い方

ゼロ日数は、頻度を見るための分析値です。

平均値をうのみにせず、発注方法、在庫の持ち方、発注頻度などを決めるうえで目安になる指標です。

この場合、商品Bは、在庫を持たず「なぜ1度に100個出たのか?」の理由を調べて、次に同じようなことが起こる際に一度に発注する方が良いです。

一般的な在庫管理の教本には、ゼロ日数という概念自体がありませんが、実務経験からするときわめて重要な発注方法、発注頻度、在庫の持ち方を考えるうえでとても重要と考えています。

在庫推移グラフを簡単に作れる(在庫数と入出庫の推移と傾向が一目でわかる)

在庫推移2軸グラフ

品目を選択するだけで、在庫と入出庫の推移が一目でわかるグラフが作成できます。

在庫管理の相談やコンサルティングをしていて気づいたのが、大半の人が在庫を「表」では見ているが、「グラフ」で見ていないということです。

グラフを作成しない理由を聞いてみると、大きく分けて2つでした。

  • グラフを作るのは時間がかかり、面倒だから(そんな時間が無いから)
  • グラフを作る必要はないと思っていたから

コンサルティングをしたある会社では、毎日在庫の表を見ているものの、グラフを作成していませんでした。

グラフを作ってみると、大半の商品が「2年かけて販売数が減少している」ということに気づくことができました。

グラフは表では見えにくい傾向が一目でわかるため、とてもおすすめです。

商品比較ができる(2つのグラフが一度に作れる)

在庫グラフが2つ以上作れます

2つ以上の品目の在庫推移グラフを一度に作れます。(最大4つまでグラフを同時に作成可能。)

使い方としては、

  • 同じ商品で違う場所にある在庫推移を比較する。(例えば、場所を店舗にすれば、店舗間の比較もできます)
  • 2つ以上の商品で売れ行きの比較をする

といったようなことができます。

計画を入力すれば発注にも使えます(応用的な使い方)

在庫推移自動作成ツールは、過去計算と未来計算の2つの方法に対応してます。

  • 過去計算:現在庫と入出庫履歴データを使って、過去の在庫推移を計算する
  • 未来計算:現在庫と計画(販売計画や生産計画等)データを使って、先々の予定在庫推移を計算する

入出庫履歴データの代わりに、計画データを登録すれば、

販売・生産計画に対して、何が(商品や部品)がいつ無くなる予定なのかがわかります。

計画に対して、正確に発注を出すことができるようになります。

自動作成ツールを使えば、見直しと将来の発注のどちらも可能なので、手間をかけずに適正在庫に必要な情報を得られます。

【購入特典】購入後にアップデートがあった場合、購入者には最新版を無料で配布します

在庫推移自動作成ツールは、今後購入者のご要望や新たな知見が得られ場合は、アップデートをする予定です。

一度ご購入いただいた方には、最新版ができた場合はお知らせして、無料でご提供します。

メールでご案内しますので、メールアドレスが変わった場合は、お知らせいただけますと助かります。

在庫推移表自動作成ツールの入手先

在庫推移自動作成ツールに関するよくある質問

今回の開発にあたっては、モニター様にご協力いただきました。

その際にお寄せいただいた質問を「よくある質問」としてまとめました。もし、困ったときは、こちらをご確認ください。

マクロが動かない

マクロはセキュリティ対策上、デフォルトで動かない設定になっていることがあります。

ほとんどの場合は「コンテンツの有効化」で動きます。

マクロが動かない場合はコンテンツを有効化する

しかし、上記を実施しても動かない場合は、Microsoftの公式サポートをご覧いただきブロックを解除してください。

マクロのブロックを解除する方法(Microsoft公式サポーにジャンプします)

現在庫一覧や入出庫一覧のフォーマットが違う

在庫管理システムによって、現在庫のデータや入出庫履歴データは、データの並び方も項目も様々です。

毎回、在庫推移自動作成ツールに合わせてデータを直すのは大変なので、データを貼り付けたらすぐに修正できるようにフォーマット化しておくと良いです。

例として、在庫一覧(現在庫)と入出庫履歴の変換を行う手順をご説明します。

まず、在庫推移自動作成ツールにシートを足します。

フォーマットの変換

現在の在庫一覧(現在庫データ)を、在庫推移自動作成ツールの項目と同じように並べ替えた変換表を作成します。

現在庫データのフォーマット変換

次に、同じように入出庫履歴データを変換します。

入出庫履歴データのフォーマット変換

入出庫履歴データのフォーマット変換をする注意点

入出庫履歴データは、現在庫データと違って注意点が2つあります。

関係のない履歴データの削除

まず、履歴データには、入出庫以外の履歴データも含まれている場合があるので、その関係のないデータは削除してください。

入出庫区分を入力する

在庫推移自動作成ツールでは、色々な在庫管理システムに対応する汎用性を持たせるために、「入出庫区分」を設けています。

在庫が増える場合を「入庫」、在庫が減る場合を「出庫」としています。

上記の元々の在庫管理システムの入出庫は、「数量変化」が該当します。

入庫は数量がプラス、出庫は数量がマイナスです。

関数で入出庫履歴データを変換する

  1. 在庫推移自動作成ツールの「数量」:常にプラスなので、「数量変化」の数値をABS関数(絶対値に変換する関数)でプラスに変換
  2. 在庫推移自動作成ツールの「入出庫区分」:IF関数で、「数量変化」がマイナスの場合を「出庫」、プラスの場合を「入庫」にします。

分析値を増やしたい

会社によっては、見たい分析値がほかにもある場合があります。

今回は、どの会社にも使える汎用的な分析値を盛り込んでいます。

どうしても、追加したい場合は、個別カスタマイズを承ってます。

在庫推移自動作成ツールを改造したい

申し訳ございません。在庫推移自動作成ツールのプログラムのソースコードは非開示です。

弊社がご要望に応じて、カスタマイズすることは可能です。

例えば、次のようなことが可能です。

  • 定期的に在庫推移作成ツールを、手作業一切無しで自動で作成する。
  • 発注点に達した商品を一覧化する
  • 材推移作成ツールに、追加項目を増やす

他にもご要望があれば、お問合せください。

在庫管理表をどうやって生かせばよいかわからない

在庫推移表は工夫次第で様々な生かし方があります。

例えば、

  • 全品目の出庫データだけを一覧化する
  • 特定の仕入先の品目だけ確認する
  • 分析値同士を比較して、適正在庫を見直すためのアラートを出す

等です。

在庫管理110番では、在庫推移自動作成ツールの使い方や工夫のアドバイスのほか、そしてカスタマイズのご相談を無料で受け付けてます。

お気軽にご相談ください。