手書き在庫管理表を見やすくする7つの方法

手書き在庫管理表を見やすくする7つの方法
手書き在庫管理表を見やすくする7つの方法

手書き在庫管理表を見やすくする7つの方法

パソコンが苦手な方へ:でも実はエクセルの方が簡単です

「パソコン操作が面倒くさい」というお気持ち、よくわかります。でも手書きには限界があるのも事実です。本記事では手書きでできることの現実と、実は簡単なエクセル活用法をご紹介します。

⚠️ 重要なお知らせ

手書き在庫管理表は個人用・補助的用途に限定してお使いください。
会社全体の在庫管理にはエクセルまたは在庫管理システムが必須です。

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手書き在庫管理の現実:どんな場面で使われているのか

現場での手書き在庫管理の様子 、工場や倉庫の現場で、作業者が手書きでメモを取っている様子

手書き管理が適している限定的な場面

手書きの在庫管理表が実際に使われているのは、以下のような個人用・補助的な場面に限られます:

✅ 手書きが有効な場面

  • 現場での一時的なメモ
    作業中の簡単な記録用
  • 個人の作業管理
    自分だけが使う範囲での管理
  • 通信環境がない現場
    wifi環境がない屋外作業等
  • 緊急時のバックアップ
    システム障害時の応急措置

❌ 手書きが不適切な場面

  • 会社全体の在庫管理
    複数人で共有する情報
  • データ分析が必要な業務
    売上分析、トレンド把握等
  • 正確性が重要な業務
    発注判断、財務報告等
  • リアルタイム性が求められる業務
    複数拠点での情報共有等

「パソコンが面倒」な方のお気持ちは理解できます

スマートフォンやパソコンを触るのが面倒くさいと感じる方のお気持ち、よくわかります。特に以下のような理由で手書きを選択される方が多いです:

💭 よくあるお声

  • 「パソコンの操作が覚えられない」
  • 「手書きの方が慣れているから早い」
  • 「間違ったらどうしよう」
  • 「難しそうで取っつきにくい」
  • 「電源を入れるのが面倒」
  • 「ソフトを立ち上げるのに時間がかかる」
  • 「データが消えそうで怖い」
  • 「お金をかけたくない」

🤔 そのお気持ち、とてもよくわかります

でも実際に手書きで管理を続けると、
思わぬ問題が発生することが多いのです...

でも実際はこんな問題が起きています

手書き管理で起こりがちな問題を表現したイラスト

手書き管理でよくある5つの問題

手書きでの在庫管理を続けていると、以下のような問題が頻繁に発生します:

1. 属人的管理

作成者しか読めない・理解できない状況になり、担当者が休むと業務が止まってしまいます。

実際の問題例:

  • • ベテラン社員の独自の略語や記号が読めない
  • • 担当者不在時に在庫状況が分からない
  • • 引き継ぎが口頭のみで曖昧になる

2. 計算ミス・記入ミス

手書きによる計算間違いや数字の読み間違いが頻発し、正確な在庫数が把握できません。

よくあるミス:

  • • 「1」と「7」、「6」と「8」の読み間違い
  • • 足し算・引き算の計算ミス
  • • 記入漏れや重複記入

3. 実在庫との差異

帳簿上の在庫数と実際の在庫数が合わなくなり、発注ミスや欠品が発生します。

4. 情報共有の遅れ

リアルタイムでの情報更新ができず、複数の担当者間で情報の食い違いが発生します。

5. 分析・改善の困難

過去データの集計や分析が困難で、業務改善のきっかけを見つけられません。

なぜ分析は手書きでやるべきではないのか

🚫 分析業務は手書きに不向きです

以下の理由から、データ分析は最初からエクセルまたは専用システムで行うべきです:

時間的な問題:
  • • 手作業での集計に膨大な時間
  • • グラフ作成が現実的でない
  • • 複数パターンの比較が困難
精度の問題:
  • • 計算ミスの発生率が高い
  • • 見落としやすい傾向がある
  • • 再計算の手間が大きい

💡 でも安心してください

これらの問題を解決する方法があります。
まずは手書きで最低限できることから始めて、
徐々にエクセルに移行する方法をお教えします。

どうしても手書きなら:見やすくする7つの方法

見やすく整理された手書き在庫管理表

それでも手書きでの管理が必要な場合は、以下の7つの方法で見やすさを向上させることができます。ただし、これらは応急措置的な方法であることをご理解ください。

📝 1. 記録する項目を最小限に絞る

手書きでは情報量が多すぎると管理が困難になります。

✅ 最低限必要な項目:

  • 日付
  • 商品名(または商品コード)
  • 入庫数・出庫数
  • 現在庫数

❌ 避けるべき項目:

  • 詳細な分析データ
  • 複雑な計算項目
  • 長文での説明
  • 頻繁に変わる情報

🎨 2. 色分けルールを決める

重要度に応じて色分けすることで、一目で状況を把握できます。

🔴 赤色

安全在庫を下回った場合
(緊急発注が必要)

🟡 黄色

注意レベル
(発注検討が必要)

🟢 緑色

適正在庫範囲内
(問題なし)

でも、こういった色分けルールを毎回考えるのは大変ですよね...

実はエクセルなら条件を設定するだけで自動的に色分けしてくれます!

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📍 3. 保管場所を明記する

商品を探す時間を短縮するため、保管場所を分かりやすく記載します。

場所表記の例:

  • • A棚-2段目-左
  • • 冷蔵庫-上段
  • • 倉庫-入口付近
  • • 事務所-保管庫B
  • • 作業台-下の棚
  • • 外部倉庫-3番

🏷️ 4. 商品コードを活用する

長い商品名を毎回書くのは大変です。商品コードを作って時短しましょう。

商品コード化の例:

商品名商品コード
赤いボールペン10本入りBP-R-10
A4コピー用紙500枚PP-A4-500

🔄 5. 定期的な見直しをする

手書きでは間違いが発生しやすいため、定期的なチェックが必要です。

  • 週1回:記入漏れや計算ミスのチェック
  • 月1回:実際の在庫数との照合
  • 四半期に1回:管理方法の見直し

💾 6. バックアップを取る

紙の紛失や破損に備えてバックアップを用意します。

  • スマートフォンで写真撮影
  • コピーを別の場所に保管
  • 重要なデータは複数人で共有

⚠️ 7. 限界を認識する

最も重要なのは、手書き管理の限界を理解することです。

手書きでは対応できないこと:

  • 複雑な分析・集計作業
  • リアルタイムでの情報共有
  • 大量データの処理
  • 自動的な発注判断
  • 経営判断に必要な詳細レポート

実はエクセルって簡単なんです

パソコンでエクセルを使って在庫管理をしている画面

エクセルの方が手書きより楽な理由

「エクセルは難しそう」と思われがちですが、実際は手書きよりもずっと楽で正確です。

😰 手書きの大変さ

  • 計算ミスが頻発
    電卓を使っても間違える
  • 文字が読めない
    自分でも後で読めない
  • 修正が大変
    消しゴムで消して書き直し
  • 集計に時間がかかる
    月末の集計作業が憂鬱
  • 紛失のリスク
    書類を無くしたら終わり

😊 エクセルの楽さ

  • 計算は自動
    間違いなく瞬時に計算
  • 文字がキレイ
    誰が見ても読みやすい
  • 修正が簡単
    数字を打ち直すだけ
  • 集計も自動
    グラフまで自動作成
  • 自動保存
    データが消える心配なし

「難しそう」は思い込みです

💭 エクセルについてのよくある誤解

❌ 誤解

「エクセルは複雑な関数を覚えないと使えない」

✅ 現実

在庫管理なら「足し算・引き算」だけでOK

❌ 誤解

「間違って操作したらデータが消える」

✅ 現実

「元に戻す」ボタンで簡単に修正可能

❌ 誤解

「一から作るのが大変」

✅ 現実

テンプレートがあるので数字を入れるだけ

📈 実際のお客様の声

「60歳でパソコンが苦手でしたが、3日で慣れました。今では手書きの時代に戻れません」

- 製造業 A社様

「月末の集計作業が2時間から10分になりました。もっと早く始めればよかった」

- 小売業 B社様

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🎁 無料テンプレートの特徴

📝 数字を入れるだけ

計算式はすべて設定済み

🎨 自動色分け

在庫不足は自動で赤色表示

📊 グラフ自動作成

データを入れるだけで分析完了

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※ダウンロード後、簡単な使い方ガイドも付いています

まとめ:効率的な在庫管理への道

手書きでの在庫管理には確かに慣れ親しんだ良さがありますが、現実的には多くの制約と問題があります。

📋 この記事のまとめ

手書き管理の現実

  • 個人用・補助的用途に限定
  • 計算ミス・記入ミスが頻発
  • 分析業務には不向き
  • 情報共有が困難

エクセルの優位性

  • 自動計算で間違いなし
  • 思っているより簡単
  • テンプレートで即使用可能
  • 長期的に見ると圧倒的に楽

🚀 次のステップ

「パソコンが面倒」という気持ちは分かりますが、
一度エクセルに慣れれば手書きよりもずっと楽になります。

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筆者プロフィール

岡本茂靖 在庫管理110番代表のプロフィール写真

岡本 茂靖

在庫管理110番 代表取締役

在庫管理アドバイザー

500人以上

コンサルティング実績

Amazon 2部門1位

著書ランキング実績

経歴・実績

三重大学生物資源学部卒業後、住友重機械系列メーカーにて生産管理を担当。部品調達から製造進捗管理、設計変更まで工場の上流から下流工程まで幅広く経験。2015年に在庫管理改善支援センターを創業し、現在まで500人以上のコンサルティング・支援実績を持つ。

主な改善実績
  • 💰在庫金額1000万円削減
  • 💰関連経費2400万円削減
  • 📄用紙削減率80%(16万枚削減)
  • ✉️郵送業務の完全電子化
受講者実績
  • 👥セミナー受講者:のべ450名以上
  • 🏢上場企業から中小企業まで対応
  • 🏭製造業から建設業まで幅広い業種

出版・著書実績

『経費15%削減在庫管理術【基礎知識編】』

Amazonランキング2部門で1位獲得

(経営工学一般・中小企業経営部門)

工場管理

日刊工業新聞社

近代中小企業

中小企業経営研究会

しんきん経営情報

ダイヤモンド社

講師・研修実績

公益社団法人大阪府工業協会

定期講師(2015年〜継続中)

中小企業大学校三条校

在庫管理実践講座

相生市・名古屋市商工会議所

セミナー講師

公的認定・役職

経済産業省認定

スマートSMEサポーター

(情報処理支援機関)

日本物流学会

理事

著書がメディアで紹介
  • • かんぽスコープ(Vol.181)
  • • MHジャーナル(No.294)
  • • 中小企業庁「みらデジ」掲載

事業理念

「より多くの人が在庫管理の正しい知識を持ち、自分たちで使いこなし、常に改善し続けることができるようになる」ことを目指し、500社以上の企業支援を通じて在庫管理の普及活動を積極的に展開しています。

    在庫管理の専門家です!相談件数500社以上、コンサルティング、教育・研修、システム導入・支援までお任せください

    会社名

    瀬戸内scm株式会社

    資本金

    100万円

    代表取締役

    岡本 茂靖 (在庫管理アドバイザー、日本物流学会理事)
    ※岡本の講演・寄稿等の実績はこちら

    設立

    2019年9月4日(創業 2015年12月1日)

    本店

    〒171-0014 東京都豊島区池袋2丁目36−1

    相生事務所

    〒678-0041 兵庫県相生市相生313C102

    電話番号

    050-6877-6022

    メールアドレス

    ask@shikumika.com

    事業内容

    【在庫管理部門】

    【マーケティング部門】

    • 中小製造・卸売業専門のウェブサイト制作

    • 中小製造・卸売業専門のウェブマーケティングコンサルティング

    ◆サービス一覧はこちら◆

    所属団体

    日本物流学会 日本マテリアルハンドリング協会 日本ロジスティクスシステム協会

    アイチ士業ネットワーク 名古屋商工会議所 東京商工会議所

    URL

    https://shikumika.com/

    法人番号

    5180001138057

    登録番号

    T5180001138057

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