在庫管理にエクセルを活用する

在庫管理にエクセルを使うと、データ管理が
簡単になり、毎日の仕事の効率も飛躍的にアップします。

在庫管理に必要なほとんどの業務において
エクセルは力を発揮します。

  • 在庫管理表の作成
  • データ管理
  • 仕事の自動化
  • フォーマット作成
  • 在庫分析に力を発揮
  • 業務マニュアルの作成

在庫管理で役立つエクセルはこれだけ押さえれば大丈夫

  • 関数
  • オートフィルタ
  • ショートカットキー
  • グラフ
  • ピボットテーブル
  • ハイパーリンク
  • 絶対参照と相対参照
  • 条件付き書式

在庫管理で役立つエクセルの関数

エクセルには膨大な関数が用意されています。
ここでは、覚えておくと必ず役に立つエクセルの関数をご紹介します。
在庫管理で役立つエクセル関数

ショートカットキー

エクセルにはたくさんのショートカットキーが用意
されています。ショートカットキーを知っておくと、
仕事の効率が1.5倍になります。
マウスを使うのがばかばかしくなりますよ。
仕事で使えるエクセルのショートカットキー一覧

グラフの作り方

データ分析で欠かせないのが、グラフです。
グラフはデータを視覚的に表してくれます。
パッと見たら分かるというのが便利です。

ほとんどの人は折れ線グラフや棒グラフしか
使ったことしかないと思います。

在庫分析に使えるグラフをいくつか紹介します。

  • ヒストグラム
    度数分布図とも言います。データがどんな分布をしているのかが一目で分かります。
  • Zチャート
    業績が上がっているのか、下がっているのかが一目で分かります。
    3本の棒グラフを組み合わせたものです。
  • パレート図
    ABC分析で使われています。

絶対参照と相対参照

絶対参照と相対参照とは、数式をコピーしたときに、参照元の
セルを移動するかしないかをあらかじめ設定することです。
絶対参照をしたい部分の前に「$」を付けます。
たとえば、A4を絶対参照したい場合は、
$A$4と入力します。
これは、列Aを絶対参照し、行4を絶対参照するという意味です。

まとめると以下のようになります。
絶対参照と相対参照

動画でわかりやすく解説しています。
ぜひご覧ください。

フォルダとファイルの扱い方

デスクトップにたくさんショートカットがありませんか?
ショートカットは便利な機能ですが、多すぎると逆に分からなく
なります。

パソコンを活用する最大の利点は、データを取り出しやすく
することです。

それなのに、「データがどこにあるか分からない!」
というのは本末転倒です。

データをすぐに見つけることができるパソコンにしましょう。

そのためには、フォルダとファイルの扱い方さえ
覚えてしまえば劇的に作業の効率がアップします。
パソコンの活用

条件付き書式

ある条件になった時に、セルの色を変えたり簡易的な
グラフを表示したりすることができる便利な機能です。
条件付き書式を使うと、データをパッと見ると分かる
ようになるので、見落とし防止などに大変有効です。
条件付き書式

データの見落としや

エクセルを使った業務マニュアル

私は会社員時代、パートさんに仕事をかなりお願いして
いました。
仕事を依頼するとき、口頭でお願いしたり実際に操作を
してお願いをしていましたが、どうしても忘れてしまったり、
手順を飛ばしてしまい、ミスすることがありました。

そこで、エクセルを使った業務マニュアルを作成しました。
すると、ミスが格段に減りました。
エクセルを使ってマニュアルを作成する方法

エクセルが上達しない理由

昔からエクセルの使い方やテクニックの本は、数多く出版されています。
エクセルの本(Amazonへのリンク)

これだけたくさん出ているのになぜ使いこなせる人が、
増えないのでしょうか?

私も会社に入社したとき、エクセルの本を買いましたが、
あまり役に立ちませんでした。

ですが、わずか数年のうちにエクセルの使いこなしレベルは、
社内でもトップクラスに。システムエンジニアに関心される
腕前になりました。

なぜ、そのようになることができたのか?

それは、本当の意味で業務に直結したからです。
エクセルの本も、「エクセル仕事術」などのタイトルで多数出版
されていますが、自分の仕事に直結していないから使いにくいのです。
(そもそも全く同じケースという状況は存在しませんが。。)

私が意識したのは、
「エクセルを使って何とかできないのだろうか」と疑問を持つこと、
そして、実際に作ってみること。
さらに一番よかったのが、エクセルを実際に教えてくれる人が、社内に
いたことです。
その人のところに通い詰めて、「こういうことがやりたい」、「こんな
機能は無いのか?」などをしつこく、細かく聞いていました。

すると、そのうちにエクセルが得意になったのです。
エクセルが得意になって、得したことが2つあります。

  1. 考えを整理する癖がついたこと
    エクセルにまとめるに当たり、ある程度考えをまとめて整理
    しなければ、データを作るのが難しかったためシステム思考が
    身に付きました。
  2. 仕事が効率よくなり早くなった
    エクセルでマニュアルとフォーマットを作り、単純な仕事を
    パートさんに任せることができるようになりました。
    作業に時間を使わなくてよくなったので、より付加価値の高い
    仕事に取り組むことができるようになりました。
    もちろん、残業も減りました。

仕事の指示のためのマニュアルなどの制作も可能です。
新入社員、パート、アルバイトに簡単な仕事を任せるときに
いちいち説明をしなくてもよくなります。
主婦パートの活用

エクセルを仕事にもっと活用する!

在庫管理110番は、エクセルの活用を強くお勧めしています。
仕事にもっとエクセルを活用したい方、サポートします。

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