在庫管理で役立つエクセル関数

エクセルには、400以上の関数があります。
関数を使えば、あらゆる問題が解決しますが、
種類がありすぎて何を使ったらよいのか分からないのでは
ないでしょうか?

そこで、特に在庫管理でよく使う関数をご紹介します。
合計を求めるSUM関数と平均を求めるAVERAGE関数は
ほとんどの方がご存知だと思うので紹介から除外します。

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在庫管理はデータ処理との闘いです。
エクセルの技術を磨かないと、仕事はどんどん増えます。
しかも、単純作業ばかり増えるので、経験は積めず評価も
上がりません。

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覚えておくべき関数

私が実務の中で、一番よく使っていた関数は、
以下の3関数です。

  1. VLOOKUP関数
  2. IF関数
  3. SUMIF関数

VLOOKUP関数

どの関数が一番便利か?
と聞かれると、一番に挙げるのがこの関数です。

VLOOKUP関数は、検索条件に一致したデータを抽出してくれるものです。

Vlookup関数

在庫管理表の作成、一覧表の作成、データ入力や集計表など、
活用範囲は多岐にわたります。
入力ミスが激減しますし、効率も上がります。

在庫管理で使う場合は、一覧表との合わせ技が便利です。

IF関数

IF関数は、設定した条件によって処理を変えてくれる
関数です。この関数を使いこなせるようになると、エクセル
の操作の幅が格段に広がります。
IF関数

たとえば、価格500円以上の商品時は、「高額品」と表示し、
それ500円より安い商品の場合は、「低額品」などと表示す
ることが可能です。

SUMIF関数

SUMIF関数は、SUM関数(足し算)の発展系で、
条件に合ったものだけを合計することが可能な便利な関数です。

sumif

上記の場合は、りんごの個数だけを合計しています。

まとめ計算をする

計算結果の小数点を整数に変えたり、
計算結果をロット単位にまとめたりすることができます。
エクセルの解説書などには、「数値の丸め」と説明されています。

計算結果を整数にする

roundup関数

特に組立系の製造業の場合は、計算結果に小数が
出た時に、整数に直ことが多いのではないでしょうか?

そこで便利なのが、ROUNDUP関数です。
この関数は指定した桁数に切り上げ計算をすることが
できます。

似た働きをする関数

  • ROUNDDOWN
    指定した桁数で切り捨てる。
  • ROUND
    指定した桁数で四捨五入をする。
  • TRUNC
    小数点以下を切り捨てる。

計算結果をロットまとめにする

部品の発注などでは、発注ロットが存在します。
発注ロットはCEILING関数を使えば、自動で計算可能です。
発注管理表に併用すれば、ロット計算ができます。

セルを操作する関数

計算には直接関係しないですが文字列操作関数ですがとても
重宝しました。
セルに入力した文字列の一部分だけを抽出する関数があります。
品番の一部分や分類コードを抽出する時に使っていました。
私はよく、IF関数やVLOOKUPと併用していました。

MID関数

これは、文字列の任意の位置にある文字を抽出することが
できます。
単独で使う機会はあまりないですが、
部品番号や商品コードなどのコードの一部を
取り出して分析などに使える関数です。

MID関数
上記のように、対象の文字列を選択します。

開始位置は、対象の文字の左からの文字数になります。
今回は、末尾2文字を取り出したいので、

開始位置は、左から8文字目
取り出す文字数は2文字になります。

これと似た関数で、
LEFT関数とRIGHT関数があります。
これはその名の通り、開始位置を指定せずに左や右から文字を
指定した文字数だけ取り出すことができます。

LEFT関数

セルに入力された文字列の先頭(左側)から、
指定した文字数を抽出する。

RIGHT関数

セルに入力した文字列の最後(右側)から、
指定した文字数を抽出する。

TRIM関数

データベースからデータを拾ってくると、「空白」を
一緒に取得してしまうケースがあります。
この無駄な空白をTRIM関数で削除することができます。

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