在庫管理表をエクセルで作る

在庫管理表をエクセルで作る場合のポイントをまとめました。

最低限おさえておかなければいけないポイントをしっかりと知っておくことが大切です。

根本的な基本を知っておけば、応用ができます。

応用ができれば、実情と大きく違った管理表になることはありません。


在庫管理についてどんなことでもお答えします

在庫管理表の問題点

個別相談をさせていただいた会社様の在庫管理表を見せてもらったことがありますが、目の回るような複雑な管理表を作っていました。

共通しているのは、次のような事でした。

  1. 作った本人しか分からない
  2. 入力間違えをしてもどこにミスがあったのか気づけない
  3. 継ぎ足し、継ぎ足しで作っていて複雑化している
  4. 作った本人ですら分からなくなる
  5. 担当者不在の場合、業務が止まる。

しかも、データがあちこちで参照されていて、間違いが起こっても一体どこが間違っているのかが分からず、データが役立たなかったり、データの間違い探しに膨大な時間を掛けています。

そもそも、在庫管理の基本を理解していないため、複雑で使えない在庫管理表が出来上がってしまいます。

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役立つ在庫管理表を作るためのポイントその1

在庫管理表で一番大切なのは、「何が」、「いくつ」という情報です。

ごく当たり前のことですが、これを忘れがちです。

忘れがちな人の特徴は、細かい事や特殊な事情にばかりとらわれ過ぎて、そのことばかりを気にしています。

まずは、「何が(品目)」、「いくつ(数量)」ということを念頭に置きましょう。

役立つ在庫管理表を作るためのポイントその2

在庫とは何か?」ということを考えてみましょう。

在庫は必ず次の3つのプロセス(流れ)の中間に位置しています。

そのプロセスとは、
入庫 → 保管 → 出庫
たったこれだけです。

このうち、保管に当たるところにあるのが在庫です。

つまり、在庫とは、
在庫=入庫-出庫
の差となります。

在庫管理表を作る時のポイントは入庫と出庫を確実に押さえることが必要です。

入庫・出庫のどちらかが欠けた途端に、その中間に位置する在庫は正しさを失います。

先ほどの「何が」、「いくつ」にこの考え方を追加すると、「いくつ」を分解して考えることができます。

  • 何が(品目)
  • いくつ(入庫-出庫の数量)

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在庫をどのレベルで管理をするか

先ほどの2点(何が、いくつ)が最重要ポイントになります。

次に考えるのが管理レベルです。

在庫には置き場があり、同じ品目でも複数の場所に置いてある場合があります。

つまり、1品目を総量として管理をするのか、各場所で管理をするのかで管理方法が異なります。

置き場が多い場合は、場所ごとに管理をしておかないと、「あるはずなのに無い!」ということがよく起こります。

※個別相談でも非常に多いお悩みです。

書く場所の数量を把握するためには、管理項目に「どこに」を加えます。

役立つ在庫管理表を作るためのポイントその3

「どこに」を加えるとより厳密な在庫管理が求められます。

どこに入庫したのか、どこへ出庫したのか?

あるいは、どこからどこへ在庫の保管場所を移動したのか?

全てを記録し、管理しなくてはいけません。

まだ在庫管理レベルに不安がある会社は、まずは「どこに」よりも総量として管理をすることをお勧めします。

総量の管理ができない会社に、場所までを含めた厳密な管理は不可能です。

在庫管理表に必要なスキル

会社で役立つ在庫管理表を作るためには、在庫の基本を理解する他にも次の2つのスキルが必要です。

  • エクセルの基本的な機能や関数を使いこなせる
  • データ処理のテクニックを持っている

エクセルの基本的な機能や関数を使いこなす

エクセルの機能や関数を知らない人は、とても複雑で難しい在庫管理表を作りがちです。しかもその在庫管理表は、式の組み方に漏れやミスがあり、在庫管理表としてキチンと機能しないことが多々あります。

データ処理のテクニックを持っている

在庫管理表の日常的な業務は記録です。つまり、ルーチン作業がメインになります。一度作ってしまえば、処理に時間を掛けるのはもったいないです。

在庫管理の教科書

在庫管理の基本からデータ処理の方法まで、在庫管理のノウハウをまとめた実践的なマニュアル「在庫管理の教科書」を作りました。

在庫管理の教科書には、在庫管理で使えるエクセルのテクニックや仕事を1時間早く終わらせるノウハウを惜しみなく解説しています。

書店に並んでいる在庫管理関連の本とは全く違い、より具体的ですぐに事務所や現場で使えます。

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在庫管理表の形式

在庫管理表には以下のような形式があります。

管理は厳密に、細かくすればするほど間違えにくく、状況が良くわかります。

しかし、管理を細かくすれば、それだけ現場や事務所の負担が大きくなり、時間がとられてしまいます。

ABC分析などを行い、在庫の管理の重要度に応じて、管理方法を選択するのが理想です。

主な在庫管理表

シンプルかつ使いやすい在庫管理表を作りました。

在庫管理の基本を押さえていますので、多くの業種で使うことができます。

  • 6欄式在庫管理表
  • 3欄式在庫管理表(入出庫管理)
  • 3欄式在庫管理表(入出庫管理&歩留り)
  • 3欄式在庫管理表(発注残管理)
  • 入庫・出庫個別在庫管理表

6欄式在庫管理表

6欄式在庫管理表は、次の項目を一元管理できます。

  • 注文残
  • 入庫
  • 出庫
  • 引当
  • 引当残

フォーマットは以下のようなかたちになります。
6欄式在庫管理表

1つの部品を注文から実際の引当まで細かく管理することができます。

しかし、部品手数が多くなると作業量がとても多くなるので、事務処理に負担がかかります。

管理する在庫点数が少ない場合や、重点管理をしたい部品に限って使えば有効な在庫管理表です。

6欄式在庫管理表のダウンロードはこちらからどうぞ。
その他の書式もご用意しています。

在庫管理表無料ダウンロード
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3欄式在庫管理表(入出庫管理)

6欄式在庫管理表は、事務処理がとても煩雑になります。

部品点数が多く、現品管理を重視している場合は3欄式在庫管理表がお勧めです。

3欄式在庫管理表

これは、入庫・出庫・在庫だけを管理するきわめてシンプルな在庫管理表です。

現品管理に向いていて、一覧性も高いので、使いやすい管理表です。

3欄式在庫管理表のダウンロードはこちらからどうぞ。
※その他にも役立つ書式がダウンロードできます。
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3欄式在庫管理表(入出庫管理&歩留り)

3欄式在庫管理表に仕損数をくわえたものです。
3欄式在庫管理表

日常的に仕損がでるような在庫の管理に向いています。

例えば、液体などであれば、少しこぼれたりして日常的に在庫が減るということが起こります。

それを都度修正して、在庫数を適正に保つことができます。

3欄式在庫管理表のダウンロードはこちらからどうぞ。
ダウンロード用書式は歩留り(仕損)管理も可能なものになっています。

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3欄式在庫管理表(発注残管理)

3欄式在庫管理表

先ほどの管理表が現品管理に対して、これは未来の計画まで含めた管理を行う場合に使います。

使用予定数と発注残を記入して、発注計画を立てることができます。

累積型在庫管理表(金額管理)

累積型在庫管理表
入庫と出庫のそれぞれの累積数と在庫金額を併記した在庫管理表です。

これは、社員に在庫量の多さを金額で見て自覚してもらうための在庫管理表です。

あまり多くの品目を管理するのには向きません。

社員の在庫の扱いが悪かったり、不良が多い場合に有効です。

金額を見せることで、在庫の大切さを理解してもらうことができます。

どんなに高価な在庫でも、社員にとって自分のものでないので管理がおおざっぱになることがあります。

そこで、仕入単価を公開して、在庫金額を書きます。

これだけの金額の在庫があるのか・・・と思ってもらえれば、大切に扱ってくれるようになります。

累積式在庫管理表のダウンロードはこちらからどうぞ。
※その他にも役立つ書式がダウンロードできます。
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需要連動型在庫管理表適正在庫

需要連動型在庫管理表
需要連動型在庫管理表適正在庫を自動で計算する在庫管理表です。

  • 適正在庫を自動で計算する(需要予測不要)
  • 誰でもできる(ベテラン不要)
  • エクセルで使える(専用システム不要)

需要連動型在庫管理表の詳細はこちら

複数の保管場所がある在庫の管理

複数の保管場所
在庫の保管場所が複数ある場合の在庫管理用書式です。

全体の在庫が100個あっても、保管場所が複数あればどこに、何が、いくつあるのかという情報がなければ意味がありません。

そこで、保管場所別に在庫管理をしつつ、全体の在庫を見ることができる在庫管理表を作りました。

在庫管理表無料ダウンロード
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在庫管理票を入庫と出庫で分ける

入庫と出庫をひとつの表でまとめることも可能ですが、-取り扱う在庫の種類が多くなったり、入庫と出庫の頻度が多くなるとひとつの表ではまとめきれなくなります。

面倒なのは入庫と出庫はタイミングがずれることです。

表を1つにしておくと、データをいちいち探さなければいけなくなります。

そこで、私は入庫と出庫を別シートでの管理を提案します。

入庫管理表
入庫管理表

出庫管理表
出庫管理表

これだと、入庫の担当者と出庫の担当者を分けることができます。

集計は、「在庫=入庫-出庫」で求められるので、集計の工夫をすれば、在庫数を算出することも難しくありません。

チェック欄を入れておけば、入力したデータと現物の突き合わせも可能になります。

入庫漏れや出庫漏れも防止できます。

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部品調達計画表

製品の生産数を入れると、構成品の必要個数を自動的に計算する部品調達管理表を作成しました。

在庫管理表と合わせて利用すれば、小規模の製造業者であれば、ほぼまかなえるものになっています。

エクセルで作る部品調達計画の詳細はこちら

作業時間を470分短縮できた在庫管理表

在庫管理表X1

お客様の悩みを基に、在庫管理表X1を作成しました。

実際に、この在庫管理表を使って作業時間が短縮した方の改善前と改善後の状況をご紹介します。

本来在庫管理表は、誰でも使えるもので、誰が見てもすぐに分かるもの、出なければいけませんが、その会社では、次のような問題を抱えていました。

在庫管理表_改善前

まとめると、

  • 在庫管理表を作った本人すら時々分からなくなっていた。
  • シートが10枚もあり、入力・確認だけでも2時間近くかかっていた。
  • 作成者が休むと、在庫管理作業が完全にストップしていた。

もはや、在庫管理表としての役割を果たしていません。

そこで、在庫管理改善支援センターがお客様の中からモニターを募り、実際に現場で使ってもらい、在庫管理表の原理原則に基づいた在庫管理表を作りました。

15万円削減在庫表_改善後

在庫管理の原理原則に基づいて作った汎用的な在庫管理表をモニターとして使っていただきました。

その結果、在庫管理が管理。

作業時間を月間で470分以上短縮することに成功しました。

改善成果

  • 在庫管理担当者だけではなく、事務員・営業担当が見ても分かるようになった
  • 書類やデータを複数見る必要が無くなった
  • 間違いの把握が即時にできるようになった

ご購入はこちら

実は・・・

依頼者の話を詳しく聞いてみると、そもそも在庫管理のやり方に問題があることが分かりました。

いくら改良した在庫管理表を使っても、運用方法に問題があっては、意味がありません。

そこで、今回、改良した在庫管理表を使っていただくに当たり、在庫管理の基本とやるべき事をお伝えして、必要最低限の改善に取り組んでいただきました。

そのノウハウをまとめたのが在庫管理の教科書です。

在庫管理の教科書は、次の4巻で構成されています。

  1. 在庫管理を知る
  2. 現品管理
  3. データ管理
  4. 棚卸

在庫管理の教科書は、お買い得セットをご用意しています。
お買い得セットは、上記の教科書をまとめてお買い得な価格でお買い求めできます。

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