在庫管理システムを導入したい!

在庫管理システムを自社で開発・構築したい!

と思っている社長や在庫管理担当者は多いのではないでしょうか?

インターネットで調べてみると、機能が充実した在庫管理システムがたくさんあります。

理想的な在庫管理システムに目移りしてしまった方は、ちょっと待ってください。

多機能なシステムを導入すれば、全てが解決できると思っていませんか?

たしかに比較サイトでは、人気topのシステムや最新システム(現時点では2021年)など、充実した機能や安心の料金プランの商品が掲載されています。

しかし運営会社のうたい文句に惹かれて、安易にシステムを導入するのは危険です。

大切な資金をドブに捨てることになるばかりか、事業が傾く原因にもなりかねません。

実際、在庫管理システムを使用した企業の約75%が、結果を出せずに不満を持っている状況です。

コストをかけたにも関わらず、成果を得られないというのは、在庫管理のプロとして大変もどかしく思います。

在庫管理システム導入を検討している事業者様向けに、失敗しないために知っておいて欲しい内容を「完全ガイド」としてまとめてみました。

  • 導入前の注意点:在庫管理システムの基本理解(特徴・機能・メリットなど)
  • 導入時の注意点:導入を成功させる3つのコツ
  • 導入後の注意点:よくある失敗8選

導入前~導入後まで、上記の内容についてわかりやすく解説します。

まずは在庫管理システムの基本理解から見て行きましょう。

在庫管理システムとは

在庫管理システムとは、「どの在庫がどこで、どれだけ保管されているのかを、一元管理するためのシステム」です。

適切な在庫や入出庫情報を把握して、適正在庫を実現します。

余剰在庫や在庫不足など課題解決のソリューションとしてニーズが集まっています。

製造業やアパレル業、卸売り、物流業、小売業、さらには店舗ビジネス、ecサイトなど、業種・業態を問わずに活用できるツールです。

「在庫管理システムは、基本機能さえ使えれば、十分に業務効率化できます」

基本機能については、後ほど説明します。

在庫管理の業務効率化を促すソリューションは、在庫管理システムだけではありません。

在庫管理ソリューションの比較

在庫管理システム以外にも、在庫管理ツールはあります。

以下のツールがよく知られています。

  • エクセルの在庫管理表
  • 在庫管理ソフト
  • IoT在庫管理

それぞれ簡単に比較をします。

【エクセルの在庫管理表】

簡単な在庫管理表であれば、Microsoft Excelを使って作成できます。

「在庫管理110番」でも、フリーのテンプレートを配布しているので、ご活用ください。

➽無料でexcelテンプレートを入手する

しかしエクセルでは限界があります。

➽「エクセル在庫管理表」は、どれくらいの規模までが限界なのかをチェックする

  • 精度の高い棚卸や仕入れ
  • 在庫の一元管理
  • 発注や受注の自動化

より迅速な在庫管理を行いたい、より盤石な体制を必要であれば、在庫管理システムの導入・構築がおすすめです。構築のために、プログラミング言語に翻訳するためのポイントはこちら。

➽失敗しない在庫管理システム構築の進め方

【在庫管理ソフト】

パソコンやタブレット端末にソフトをダウンロードして利用します。

一方で在庫管理システムは、クラウド環境やサーバー上にあるシステムにアクセスをします。

在庫管理ソフトは無料ソフトから有料ソフトまで流通していますが、機能によって価格が変わってきます。

一般的な導入コストはこちらをご覧ください。

在庫管理ソフトの導入費用

近年ではスマートフォンで使えるクラウド在庫管理アプリが人気です。

その1つが「ZAICO」。無料から導入可能です。

スマホがバーコードリーダーの代わりとして仕えて、簡単な在庫管理には適しているでしょう。

「ZAICO」について調べる

【IoT在庫管理】

IoT技術(モノのインターネット化)を使った在庫管理です。

IoTではセンサーで在庫情報を読み取って、在庫管理・棚卸し・発注を完全に自動化できます。

IoTデバイスとして、光や温度、湿度、圧力、距離などが挙げられますが、弊社では重量計センサーをおすすめしています。

初めてのIoT在庫管理に重さが最適な理由

【補足】

在庫管理ができるツールには、ほかに倉庫管理システムや物流管理システム、販売管理システムがあります。

ただし、これらは在庫管理に特化したシステムではありません。機能の一部として搭載されていますが、使用するおもな目的は違うことをご理解ください。

    在庫管理システムを導入するメリット

    在庫管理のソリューションを紹介しましたが、どれが優れているのかランキング化するのは簡単ではありません。

    なぜなら企業が抱えている問題や、解決したい内容によって、どれが最適なのかが変わるためです。

    では在庫管理システムを導入するメリットは何でしょうか。

    それは「効率化、共有化、共通化、活用」です。

    具体的にはつぎのようなことが挙げられます。

    1. 最新の現在庫情報がリアルタイムで分かる
    2. バーコードなどの活用により入力・転記などの手間を大幅に省ける
    3. 在庫情報を会社全体で、複数人と複数拠点で社内共有できる
    4. 在庫処理の履歴が分かるので「誰が」、「何を」、「いつ」実施したかの履歴を残すことができる
    5. 特定の担当者しかわからないという状況を防ぐ(属人化を防ぐ)
    6. 会計や販売管理システムと在庫情報を連携できる

      しかし、ある調査では在庫管理システムを導入した70%以上の企業で運用うまくいっていない。

      という事実があります。それはなぜでしょうか?

      在庫管理システムだけでは解決しない

      在庫管理システムを運用しても、効果が上がらない理由について、下の資料をご覧ください。

      こちらは「データ管理」と「現品管理」のバランス=情物一致について表したものです。

      在庫管理システムの導入で失敗しないために

      在庫は実体のある「モノ」です。
      つまり、現品の管理が必ず必要です。

      いくら在庫管理システムを導入しても、正しい現品管理を伴わない在庫管理システムの導入は無意味です。

      現品管理のテクニックはこちらをご覧ください。

      ➽現品管理について学ぶ

      むしろ、在庫管理システムに頼りすぎると、意味の無いデータを過信し、より深刻な在庫問題につながりかねません。

      とくに現場経験のない開発会社が提供するシステムには注意してください。

      ➽システム開発会社の選び方を知る

      在庫管理システムの種類

      在庫管理システムは、大きく分けてオンプレミス型クラウド型があります。

      そのメリット・デメリットを知らずに導入して無駄にコストがかかっている場合があります。

      オンプレミスとクラウドの違いは以下の通りです。

      <オンプレミス>

      「あなたの会社のサーバーに在庫管理システムを設置すること」

      <クラウド>

      「システムを提供している会社が管理するサーバーに設置されたシステムにアクセスして利用するもの」

      昔は自社でサーバーを買って設置するオンプレミスが主流でした。

      現在はクラウドが主流です。
      専門業者がデータを管理する知識と環境でデータを管理しますので、知識のない自社での管理よりも安全です。

      保守料はかかりますが、初期費用を抑えることができます。また環境整備と維持コスト(月額)、保守の知識を持つ従業員を雇うことを考えると格安です。

      (パソコンが詳しい=保守できる、と考えるのは危険です。専門知識が必要です。)

      オンプレミス型とクラウド型について、それぞれのメリット・デメリットを詳しく比較しています。

      ご活用ください。

      オンプレミス型・クラウド型を徹底比較

      また在庫管理システムの導入で比較・検討する際は、「フルスクラッチ」「パッケージ」の2択です。

      <フルクラッチ>

      一からシステムを構築する

      <パッケージ>

      在庫管理機能が予め整っておりすぐに使える

      従業員や取扱商品点数が小規模な場合は、低価格のパッケージシステムで十分が使いやすいこともあります。

      【補足】

      なお在庫管理システムをプログラミングによって自社開発することもできます。PHPやPython、Javaなどの言語が主流です。基本的にはオープンソースのひな形であるフレームワークを使用すると効率的ですが、サーバーの運用・保守もしていく必要があるため、人的リソースの確保をしなければなりません。

      在庫管理システムへの入力方法

      在庫管理システムで行うメイン操作は、入庫(入荷)・出庫(出荷)の入力です。

      データ入力(数量・単位)する方法は大きく分けて2つあります。

      1. システムに直接入力
        パソコンでキーボードを使って直接入力する方法です。
      2. バーコード等の活用
        ハンディ端末などを使ってバーコードを読み取って入力する方法です。

      現在のはやりはバーコードの読み取りですが、一概にバーコードが良いとは思いません。

      現場が入出庫する機会が多い場合は、パソコン入力よりも、端末をもってバーコード入力が良いでしょう。

      バーコードの活用方法をまとめてたのでご覧ください。

      バーコードの活用方法まとめ

      一方、処理関係が全て事務所でやるような場合は、バーコードにこだわる必要はありません。

      なお、最近はスマホで使えるスマートフォンアプリの在庫管理システムも増えてきています。
      操作性が良いものが多く、在庫確認や入出庫も気軽に行えます。

      低コストで在庫管理システムを導入したい場合は、スマホアプリの在庫管理システムの導入も視野にいれると良いでしょう。

      在庫管理システムの基本機能 

      一般的に在庫管理システムを問わず、次のような基本機能があります。

      1. 計算が早い
      2. 同じ作業を正確にこなす
      3. 大量のデータを保存できる
      4. データの抽出や再利用が簡単

      これがコンピュータを使った在庫管理システムができることの全てです。

      在庫管理システムの基本機能は、入出庫管理、ロケーション管理、棚卸し、顧客・販売支援、在庫分析、マスタ管理などに役立てることができます。どれも手間がかかって、ミスが発生する作業ではないでしょうか。

      【関連記事】(より詳しく学びたい方はこちら)

      「規則的で早くて正確」なのがコンピュータの最大の利点です。
      つまり、コンピュータのやること決めてやり、それをやるための正確な材料を与えれてやればシステムは正常に動きます。

      この上で、以下のポイントが重要になってきます。

      1. 用途に合ったものが必要
      2. レベルに合ったものが必要
      3. システムの習熟が必要

      自社に最適な在庫管理システムを選ぶための情報はこちらにまとめています。

      在庫管理のプロから見たアドバイスを活かしてください。

      最適な在庫管理システムを選ぶための情報一覧

      在庫管理システムの目的

      在庫管理システムの目的とは、とてもシンプルです。

      それは、

      何が、いくつ、どこにあるのか

      ということです。

      実は多くの会社ではこれさえわかれば、70-80%の問題が解決します。

      システム会社は魅力的に見える機能を大量に搭載したシステムを勧めてきますが、本来必ず必要なのは、この目的を実現する基本機能のみです。

      ちなみに簡単な在庫管理ならエクセルでも十分対応できます。

      難しい関数を使わずに誰でも作れる在庫管理表の作り方と活用方法はこちらをご覧ください。

      フリーのテンプレートも入手いただけます。

      エクセル在庫管理表の作り方・使い方を学ぶ

      在庫管理システム導入を成功させるコツ

      次は、在庫管理システム導入時に注意したいポイントを説明します。

      在庫管理システムは常にルールにのっとった正確な動きをします。
      それ以上のことはできません。
      そのため、人間がシステムを扱うときも必ずルールに従う必要があります。

      そのために在庫管理システム導入時に会社でやらなければいけないことが3つあります。

      以下が、導入で効果をあげるコツです。

      1. 在庫の流れの把握
      2. 情物一致
      3. 基準を作りルールを守る

      在庫の流れの把握

      仕事の流れ
      1つ目は仕事の流れの可視化です。

      一般的なシステム会社ができるのは、あなたに言われたことを形にすることです。
      つまり、あなた自身が会社の流れを理解していることが大切なのです。
      システム会社に丸投げしてもできません。
      あなたの会社が作らなければいけません。なぜならシステム会社は、あなたの会社に対する知識がないからです。

      システムは一連の仕事の処理を流れをフローチャートのような形でプログラム化して実行します。
      流れ図

      在庫の流れを知っていて、その上で流れ図などの形で紙の上に見える化して落とし込めなければいけません。

      情物一致

      一般的な事務的なシステムは、

      • パソコンに日報を打つ
      • 売り上げを入力する

      など、その場の「情報の処理」だけで全てが完結します。
      しかし、在庫管理の場合は、システムの処理と、実際の現物の動きが異なります。
      在庫を動かした時データを処理しなくても在庫は動きますし、その逆に在庫を動かさず、データだけ動かすこともできます。
      在庫管理システムにおいては、情物一致が原則でありとても大切です。

      情物一致がわからない方はこちらをご確認ください。

      情物一致について学ぶ

      基準を作りルールを守る

      システムは、正確な作業をします。

      裏を返せば、正確な処理を人間にも求めます。

      例えば情物一致を実践するためには、ルールづくりが必要です。

      それは「倉庫間・倉庫内で在庫を動かした時に必ず在庫移動入力をすること」。

      このルールを守ることが大切です。

      整頓のように使ったものを元に戻すというルールを守らなければ、データ上の在庫の場所と会社にある在庫の場所が一致しません。

      在庫管理システム導入時に考慮すべき事

      在庫管理システムを導入する時にやらなければいけないことの他に、考慮しておかなければいけないことが2つあります。

      • 中小企業と大企業の違い
        成熟した大手と違い、中小企業はまだまだこれから成長の余地があります。
        また柔軟な対応を求められますので、成長に耐えられかつ柔軟なシステム
        が必要です。
      • 社長と従業員の違い
        それぞれがシステムに求めるものは違います。
        経営者は主に金額や業績に関わることを求めますし、従業員は業務効率化、
        自分の仕事を楽にしたいということを考えます。
        トップの意向ばかりを取りいれると、実際に操作する従業員の負担になり、
        業務がおろそかになることもありますし、逆に従業員の意見ばかりを取り
        いれると、特定の従業員や部門の負担だけが減り、返って全体の効率を
        落としかねません。

      中小企業の良いところは、社長と従業員の距離が近い事です。
      必ず膝を突き合わせて、システム導入の目的をまとめましょう。

      基本的な考え方として、全体最適化を目指します
      日本人は部分最適は得意ですが、全体最適は苦手と言われています。
      意識をして取り組みましょう。

      また中小企業に必要なのは、必要最小限の機能を持った「小さな在庫管理システム」です。
      大きなシステムは、中小企業の手に余り、使いこなすだけでも大変です。

      ➽小さな在庫管理システムを詳しく知る

      在庫管理システムのよくある失敗8選

      残念なことに在庫管理システムを導入した会社が100%満足をしているかというと、不満に思っていることが多いのが現状です。

      これは、あまり表に出てこきません。

      なぜなら仕方なく使っていたり、経営層や上司に言えず、実務担当者が時間を掛けてリカバリーをしたりしているからです。

      例えば次のようなことがあります。このような失敗に陥らないよう知っておいてください。

      1. 導入が目的になっている
        在庫管理システムの導入は一大プロジェクトになることが多いです。
        最初は様々な意見が飛び交い活発ですが、次第に疲れてきて一体何のために
        システムを導入するのか見えなくなることがあります。
        機械と同じようにシステムは道具です。導入したところがスタートであり、
        運用できなければ意味がありません。
      2. システムに振り回されている
        在庫管理システムを導入することで、仕事の手順が厳密化
        することが多いです。一部は業務改善にもつながりますが、
        そうでないことも多く、システムを動かすための仕事に振り回される
        ことがあります。
      3. やることが逆に増えた
        システムを動かすための仕事が新たに増えますが、既存の仕事が
        全く減らず、むしろ仕事量だけが倍増することがあります。
      4. 機能の2割程度しか使っていない
        導入当初、豊富な機能を備えた一見何でもできそうなシステムだと
        考えていたが、実際に導入してみると一部の機能しか使えなかったという
        事があります。
      5. 必要な機能が無く使えなかった
        最悪のケースは、業務を動かすために必要な機能が全く無く、システムは
        導入したもののほとんど使っていないということがあります。
      6. 機能の付け足し、付け足しで複雑化
        要望を聞きすぎて、ある特定の担当者しか分からない機能が追加されたり
        して、システムの内容が複雑化し、使いにくくなることがあります。
      7. 仕事が止まる
        仕事を全部システム化してしまうと、システムダウン
        した時に全ての仕事が止まってしまいます。
        システムを導入することでリスク要因が増える可能性があります。
      8. 競争力を失う
        システムに合わせた仕事をすることで、独自の強みや他社との差別化に
        繋がっていた源泉が失われてしまうことがあります。

      在庫管理110番の提唱する在庫管理システム

      よくある失敗を回避するためには、その逆のことを実施すれば良いということです。

      そのためには必要な機能をそろえた、現場で使いやすい在庫管理システムを導入すべきです。

      弊社では使い切れる在庫管理システムというコンセプトで、セミオーダーの『成長する在庫管理システム』(カスタマイズ可能)を開発しました。

      基本的な考え方として、中長期的に競争力を高めたり、売上につながるべきものでなければいけないと考えています。

      システムの特徴は次の通りです。

      1. 必要最小限
      2. 低コスト
      3. システムに依存しない
      4. 誰でも操作ができる
      5. 成長に合わせて機能をアドオン

      もちろん特別な設定をしなくても、ノートパソコン、タブレット(リモートデスクトップ)に導入していれば、外出先からでもシステムにログインできます。

      さらにユーザーごとに利用制限(権限)を与えられることが可能です。

      在庫管理や生産管理などがはじめての方でも、簡単に操作ができます。

      • シンプルな画面
      • 使いやすいデータ検索機能

      を標準搭載しており、初心者でも使える点が魅力です。

      1品目単位ごとで商品・部品の写真・図面を登録できるので、商品知識がなくても、日々の業務をスタートできます。

      在庫管理専業で、実務を知っているからこそ、無駄なコストを掛けず、お客様の使いやすい必要なソフトをご提供できます。

      ぜひ在庫管理業務の改善、生産性の向上にお役立てください。

      「企業が成長する在庫管理システム」について詳しく調べる

      自社専用のカスタマイズ例として、ハンディターミナルが導入できます。

      ハンディターミナルを利用することで、棚卸、検品、ピッキングなどがよりスムーズなります。

      また欠品・過剰・不良在庫が発生する予兆を自動で検知してメールで通知してくれる機能もありますよ。

      サポート・支援体制を手厚く

      在庫管理システムに失敗している会社を見ると、身の丈に合わない数千万円するような高額のシステムだったり、システムを導入してもうまく運用できていないケースがほとんどです。

      この原因は次の点に集約されます。

      • 仕事の流れの理解不足
      • 情物一致ができていない

      弊社では、これらのサポートに重点を置き、導入したシステムを運用でき、かつコスト削減・売上貢献につながる在庫管理改善をご提供します。技術・セキュリティ・運用面のサポートをメール・電話にて実施します。

      弊社が導入サポートした株式会社山中建設様の導入事例はこちら

      在庫管理システムのスペシャリスト

      「在庫管理110番」では、中小企業にしっかりとした在庫管理を提供するために強力なサポーターである伊藤年一氏と提携致しました。

      様々な業種に対して数多くの在庫管理システムの開発経験が非常に豊富な方です。
      また、SEがはじめて学ぶ在庫管理の執筆に参画しており、在庫管理システム開発を行うSEの師ともいえる存在です。

      伊藤年一氏のプロフィール

      「成長する在庫管理」(30日間無料お試し)

      成長する在庫管理システム

      企画・開発のコンセプトは、
      導入した企業が後悔しない本当に役立つシステム

      在庫管理システムを導入した企業の約75%が不満を持っています。
      この現状を変えるために開発したのが、成長する在庫管理システムです。

      在庫管理のことを知り尽くした専門家が企画しました。
      現場での使いやすさを第一に考え、直感的で分かりやすく
      誰にでも使えます。

      成長する在庫管理システムの詳細はこちら

      在庫管理の教科書(低コストでシステム導入) 

      在庫管理の教科書05-システム導入を成功させる

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