【専門家監修】失敗しない！在庫管理システムの導入6ステップを解説

「在庫管理システムを導入するときは具体的に何をしたら良いの？」

「自社に合った在庫管理システムが何なのかイマイチわからない」

「在庫管理システムを導入するために社内でやっておくべきことはある？」

在庫管理システムを自社に導入しようと思っているものの、具体的に何をすれば良いのかわからず、悩んでいる方は多いのではないでしょうか。

結論、自社の業務改善に向けて在庫管理システムを導入する際は、以下の6ステップに沿って準備を進めることが大切です。

在庫管理システムを導入する流れ 6ステップ

上記の中でも、自社の課題を棚卸しするステップは、自社にピッタリの在庫管理システムを選定し、スムーズに導入を進める上で非常に重要な工程となります。

ただし、現場の感覚だけを頼りに何となくで棚卸ししても、非効率な在庫管理業務に陥っている根本的な原因を見つけることはできません。

棚卸し以外のステップについても、効率よく進めるためのポイントを押さえておかなければ、在庫管理システムを導入しても、時間やコストを無駄にしてしまうでしょう。

そこで、この記事では、在庫管理システムを導入する流れについて、失敗を防ぐためのポイントとともに解説します。

この記事を最後までお読みいただければ、初めて在庫管理システムを導入する方でも、無理なく計画的に準備を進められるでしょう。

従業員の作業負担を軽減しつつ、より精度の高い在庫管理業務を実現させたい方は、ぜひ参考にしてください。

1. 在庫管理システム導入の第一歩は「自社の課題の棚卸し」をすること

在庫管理システムを導入する際、最初に取り組むべき重要なステップは「自社の課題の棚卸し」を行うことです。

具体的には、システムの選定を検討する前に以下の2点を明確にします。

在庫管理システムは、従業員の作業負担を軽減し、より正確な在庫管理を実現するためのツールです。

しかし、自社の課題を把握しないまま導入を進めると、「業務改善を図る」という本来の目的を見失い、システムを入れること自体が目的になってしまいます。

在庫管理システムの導入が目的になると、現場の実態に合った運用ができず、かえって業務が複雑化してしまうでしょう。

他にも、自社の課題の棚卸しをしないことで、以下のようなリスクが生じる可能性があります。

これらの失敗を防ぐためにも、在庫管理システムの導入を検討する際は、まず自社の現状を正しく把握し、課題を丁寧に棚卸ししましょう。

課題の棚卸しを含めた具体的な導入ステップについては、次章から詳しく解説していきます。

2. 在庫管理システムを導入するときの流れ

在庫管理システムを導入するために必要なステップは、以下の6つです。

在庫管理システムを導入する流れ 6ステップ

各ステップのポイントを押さえた上で、自社にピッタリの在庫管理システムを選定し、着実に業務改善を実現できる体制を整えましょう。

3. 在庫管理システムを導入するstep1.自社の課題の棚卸し

社内に在庫管理システムを導入する際は、まず「自社がどのような在庫管理上の課題を抱えているのか」を整理し、現状の課題を丁寧に棚卸しすることが重要です。

繰り返しにはなりますが、自社の課題を把握しないまま準備を進めると、システムの導入が目的になり、本来目指すべき業務改善につながらなくなる可能性があります。

自社にとって本当に必要な在庫システムを導入するためにも、まずは現場の実態を正しく把握しましょう。

課題の棚卸しをする際は、以下の2点を行います。

自社にピッタリの在庫管理システムを導入する上で非常に重要なステップとなるため、丁寧に作業を進めましょう。

4. 在庫管理システムを導入するstep2.在庫管理システムの条件整理

自社の課題を棚卸しできたら、次は実際にどのような在庫管理システムを導入するのかについて、条件整理を行います。

このステップで具体的にやるべきことは、以下の4つです。

課題の棚卸しはもちろん、条件整理も丁寧に行うことで、自社の課題解決につながる在庫管理システムを見つけやすくなります。

早速、上から順番に見ていきましょう。

4-1. どのような「方法」で在庫管理システムを導入するのかを決める

まずは、どのような方法で在庫管理システムを導入するのかを決めましょう。

在庫管理システムの導入方法は、大きく分けて「クラウド型」「オンプレミス型」の2種類があります。

クラウド型は、開発会社が提供するシステムをインターネット上で利用する方法です。

オンプレミス型は、自社サーバーに在庫管理システムをインストールし、社内ネットワーク上で運用する方法を指します。

この2つは単なる導入方法だけでなく、初期費用や運用コスト、機能性も大きく異なるため、システム選定の前に方向性を決めておくことが大切です。

クラウド型とオンプレミス型の主な違いや、おすすめのケースについて、以下にまとめました。

【おすすめのケース】

クラウド型は、インターネット環境があればどこでも使えるため、複数の拠点を持つ企業や担当者の外出・出張が多い企業におすすめです。

オンプレミス型はコスト面・管理面での負担が大きいものの、自社の業務内容に合わせて柔軟に機能をカスタマイズできる点は魅力的といえます。

上記を参考に、どの方法で在庫管理システムを導入するのが自社に適しているのか、慎重に検討してみてください。

4-2. どのような「機能」の在庫管理システムを使いたいのかを検討する

自社にピッタリの在庫管理システムを導入するには、実際の業務でどのような機能を活用したいのかも検討しましょう。

在庫管理システムには、

• 入出庫管理に特化したシンプルなものから
• 販売管理・会計ソフトと連携できるものまで

さまざまな種類があります。

多機能なシステムほど魅力的に見えますが、現場の実態を無視して導入を進めると、かえって業務効率が低下し、従業員の不満も高まるかもしれません。

そのため、在庫管理システムの条件整理を行う際は、事前に棚卸しした自社の課題をもとに、どのような機能が必要なのかを明確にすることが大切です。

具体的には、以下の順番で使いたい機能を整理しましょう。

それでは、一つずつ詳しく解説していきます。

4-2-1. 在庫管理システムの基本機能から必要なものを検討する

まずは、在庫管理システムに備わっている基本機能から、業務改善に必要なものを検討しましょう。

一般的に、在庫管理システムには、以下の基本機能が搭載されています。

どれも重要な機能ですが、「あれもこれも」と選びすぎると、どのシステムが自社にとって有効なのか候補を絞りきれなくなるかもしれません。

そのため、次のように業務改善を進める上で必須となる機能から優先順位を付けておきましょう。

ステップ1で課題の棚卸しを丁寧に行っ​​ておくと、在庫管理システムに必要な基本機能を洗い出しやすくなります。

4-2-2. 在庫管理の周辺業務に関する機能の候補を検討する

会社によっては、在庫管理だけでなく、販売管理や出荷管理などの周辺業務においても課題を抱えている場合があります。

在庫管理システムの基本機能を検討したら、以下の周辺業務に対応する機能についても、必要なものはないかチェックしてみてください。

周辺業務に関する機能を検討する際も、以下のように自社の課題から候補を絞り込むのがおすすめです。

「機能が多い＝自社にとって使いやすい」とは限りません。「自社の課題を根本的に改善できる機能は何か」を常に意識した上で、条件整理を行いましょう。

4-2-3. 在庫管理システムのオプション機能についても検討する

在庫管理システムは種類が豊富にあるため、基本機能や周辺業務に関する機能を絞り込むだけでは、自社に導入するシステムを判断しきれない可能性があります。

そのような場合に備えて、在庫管理システムの選定前には、オプション機能についても検討しておきましょう。

在庫管理システムによくあるオプション機能は、以下のとおりです。

※1 ：循環棚卸とは、在庫の種類・場所ごとに作業日を分けて棚卸を行うこと

在庫管理業務の質をさらに高める機能はもちろん、より幅広い業務の効率化を図る機能や、外部システムとの連携機能も搭載できます。

ただし、繰り返しお伝えしているとおり、豊富な機能を付けたからといって、必ずしも自社の求める業務改善につながるとは限りません。

オプション機能について検討する際も、以下のように自社の抱える課題に沿って、必要な機能を選ぶことが大切です。

自社にとって必要なオプション機能が備わった在庫管理システムを選定すれば、従業員の作業負担も大幅に軽減されるかもしれません。

4-3. どのような「サポート体制」を開発会社に求めるのかを整理する

在庫管理システムを導入した後のトラブルに備えて、開発会社にどのようなサポート体制を求めるのかも整理しておきましょう。

在庫管理システムの導入は、あくまで業務改善を実現させるための第一歩です。

スムーズに導入が完了したとしても、システムを使いこなせず、操作ミスや現場でのトラブルが頻発するようでは、十分な効果を得られたとはいえません。

原因は、ここでは、スムーズな運用のために「導入前後にどのようなサポートがあると良いか」を明確にしておくことが大切です。

具体的には、以下のようなサポート体制が整っていると、システム導入後も安心して業務に取り組めるでしょう。

【在庫管理システムに必要なサポート体制の例】

「これは絶対に外せない」という条件を決めておくと、数多くある在庫管理システムの中から、効率よく候補を絞り込めます。

自社の求めるサポート体制が整ったシステムを選定できれば、トラブルが発生しても迅速に対応することで、業務改善を着実に実現できるはずです。

4-4. どのような「セキュリティ対策」が在庫管理システムにあるのかを把握する

在庫管理システムを安全に運用するためには、セキュリティ対策が十分なシステムを選定することも重要です。

在庫管理システムには、社内の重要な在庫情報や取引情報が蓄積されています。

セキュリティ対策が不十分なために情報漏洩や不正アクセスが発生すると、企業としての信用を大きく失いかねません。

そのため、条件整理のステップでは、在庫管理システムにどのようなセキュリティ対策が講じられているのかを把握しておきましょう。

在庫管理システムに必須のセキュリティ対策は、以下のとおりです。

上記のセキュリティ対策が整っている在庫管理システムを選ぶと、不正アクセスや情報漏洩を防ぎやすくなるため、自社の大事な在庫情報を守れます。

次のステップで在庫管理システムを選定する際は、これらのセキュリティ対策が全て備わっているかを必ず確認しましょう。

5. 在庫管理システムを導入するstep3.自社に導入する在庫管理システムを決める

自社に導入する在庫管理システムの条件整理が終わったら、具体的なシステムの選定に入ります。

ステップ2で整理した条件をもとに、以下の順番で候補を絞り込んでいきましょう。

それでも判断に迷う場合は、

「端末操作が苦手な従業員でも使いやすいか」

「業務内容に合わせて機能をカスタマイズできるか」

などをチェックするのもおすすめです。

実際にシステムを利用する従業員目線で操作性や機能性を確認すれば、導入後のミスマッチも防ぎやすくなります。

6. 在庫管理システムを導入するstep4.開発会社とシステム設計を進める

在庫管理システムの種類によっては、開発会社と綿密なやり取りを行いながら、システム設計を進めていく必要があります。

時間や手間はかかりますが、システム設計を開発会社に丸投げすると、現場の実態に合わないシステムになり、導入が失敗に終わってしまうかもしれません。

業務改善を実現させるには、自社の課題や改善点を細かく共有し、現場の従業員が無理なく使い続けられるシステムを構築しましょう。

開発会社とシステム設計を進める際の流れは、以下のとおりです。

ステップ1〜2の「課題の棚卸し」「条件整理」を丁寧にしておくと、開発会社との打ち合わせもスムーズに進み、適切なシステム設計を行えます。

現場の実態に合ったシステムを設計するには、「疑問や不安をそのままにしない」「要望は遠慮せずに伝える」ことも大切なポイントです。

7. 在庫管理システムを導入するstep5.在庫管理システムの導入準備をする

在庫管理システムの設計が完了したら、社内に導入する準備を進めていきます。

具体的にやるべきことは、以下の3つです。

在庫管理システムを導入するだけで終わらせず、スムーズに運用するためにも、一つずつ上から順番に丁寧に行いましょう。

7-1. システム導入の計画を立てる

在庫管理システムの導入準備を進める際は、具体的にどのような流れで導入するのかについて、計画を立てておくことが大切です。

在庫管理は日常的に行う業務の一つであるため、準備不足のまま導入を進めると、業務内容が急激に変わり、現場に大きな負担がかかってしまいます。

そのため、まずは本格的な導入の前に全体スケジュールや移行手順を整理し、現場の混乱を最小限に抑えましょう。

システム導入の計画を立てる際は、主に以下の内容を検討する必要があります。

システム導入の大まかな流れについては、以下の図を参考にしてください。

具体的な計画を立ててから在庫管理システムの導入を進めると、現場の理解や協力を得ながら、効率的に運用を開始できるでしょう。

導入するシステムの種類によっては、本格的な運用までに数ヶ月程度かかる場合もあるため、スケジュールに余裕を持って計画を立てるのがポイントです。

7-2. システム運用時のルールを作成する

在庫管理システムの導入準備をする際は、現場での本格的なシステム運用を見据えたルールも作成しておきましょう。

在庫管理システムは、導入後に正しく運用することで、業務効率化や在庫精度の向上といった効果を発揮します。

在庫管理システムのメリットを最大限に活かすためにも、導入前に運用ルールを作成し、従業員全員が同じレベルで作業できる環境を整えておくことが大切です。

システム運用時のルールを作成する際は、主に以下の2点について明確に定めます。

運用ルールの例は、以下のとおりです。

システム運用時のルールを事前に整備しておくと、従業員間における作業のバラつきがなくなり、在庫管理業務の質を全体的に高められます。

在庫管理システムの運用ルールを現場に浸透させるには、上記の内容をマニュアルなどで明文化し、従業員が見やすい場所に保管しておくことが大切です。

7-3. 従業員向けの研修を実施する

在庫管理システムを本格的に導入する前には、従業員向けの研修も実施しましょう。

自社に導入した在庫管理システムを実際に扱うのは、現場の従業員です。

そのため、在庫管理システムの導入を成功させるには、操作方法や運用ルールを正しく理解してもらえるかどうかが重要なポイントとなります。

研修の対象者については、以下を参考にしてください。

【対象者：正社員のみ】

【対象者：正社員+非正規社員】

研修の実施方法については、

• 端末操作が不慣れな従業員が多い企業には「対面」
• 複数拠点で一斉に実施したい場合は「オンライン」

がおすすめです。

従業員向けの研修では、以下の内容を具体的に説明しましょう。

また、すべての内容を一度に教え込むのではなく、業務に直結する部分から段階的に説明していくのもポイントです。

システム導入前に研修を実施し、基本的な使い方を理解してもらうことで、従業員は不満を感じにくくなり、運用時のミスも大幅に軽減できるでしょう。

8. 在庫管理システムを導入するstep6.テスト運用と効果測定を行い現場に浸透させていく

在庫管理システムの導入準備が整ったら、本格的な運用に向けて以下2つの取り組みを行い、現場の従業員にルールや操作方法を浸透させていきます。

在庫管理システムを現場で問題なく運用できるのか、業務改善の効果はしっかり出ているのかを入念にチェックしましょう。

8-1. テスト運用のポイント

運用ルールの作成や従業員向けの研修が一通り完了したら、在庫管理システムのテスト運用を行います。

いきなり社内全体で本格的な運用を始めると、トラブルが発生した場合に業務が停止し、商品の出荷が遅れて取引先にも迷惑をかけてしまう可能性があります。

そのため、まずは特定のエリアや一部の商品に限定してシステムを導入し、本格的な運用に向けて少しずつ問題点を改善していくことが大切です。

テスト運用では入庫から出庫まで、一連の在庫管理業務を実際にシステムを使いながら進めていきます。

テスト運用を行うときのポイントは、以下のとおりです。

在庫管理システムを活用して業務改善を図るには、現場の従業員にとって使いやすいシステムであることが欠かせません。

テスト運用中は、操作に迷う点や実務と合わない点がないかを従業員に確認し、問題点がある場合は必要に応じて運用ルールやマニュアルを修正しましょう。

テスト運用を通じて課題を把握し、改善を重ねることで、本格導入後のトラブルを最小限に抑えながら、従業員にとって使いやすいシステムを構築できます。

8-2. 効果測定のポイント

在庫管理システムのテスト運用を行う際は、従業員にとって使いやすいかどうかだけでなく、実際に業務改善の効果が出ているのかを検証することも大切です。

システムを問題なく操作できていたとしても、「業務効率化」「在庫精度の向上」といった本来の目的が達成されていなければ、導入の効果は十分とはいえません。

そのため、テスト運用の際は、「数値目標を設定して導入前後の変化を比較する」「作業時間や負担がどの程度変わったのかを現場に聞く」などの方法で効果測定を行いましょう。

効果測定を行うときのポイントは、以下のとおりです。

従業員の感想や意見だけでなく、「作業時間」「誤出荷率」などの客観的な数値を使うと、本当に業務改善の効果が出ているのかを正確に判断できます。

効果測定の結果はデータとして記録に残し、運用ルールの見直しや業務フローの改善につなげることも大切です。

これらのデータを活用しながらPDCAサイクルを回し、システムの運用方法を最適化すれば、本格導入後も業務改善の効果を継続的に高められるでしょう。

9. まとめ

本記事では、在庫管理システムを導入する流れについて、失敗を防ぐためのポイントとともに解説しました。

自社にピッタリの在庫管理システムをスムーズに導入するためのステップは、以下のとおりです。

在庫管理システムを導入する流れ 6ステップ

特にステップ1の「自社の課題の棚卸し」は、在庫管理システムを活用した業務改善を実現させる上で、非常に重要な工程となります。

担当者へのヒアリングや作業場の観察などを行いながら、現場のリアルな課題を徹底的に洗い出しましょう。

自社だけで根本的な課題を見つけるのが難しい場合は、在庫管理110番のような現場のプロにサポートを依頼するのもおすすめです。

ぜひ本記事を参考に、自社の課題を根本的に解決する在庫管理システムを選定し、導入準備を進めてみてください。