たとえば・・・
- 高価格な在庫管理システムを開発したが、効果がない
- 多機能な在庫管理システムを導入したが、実際には搭載された機能の2割しか使えていない
- 在庫管理システムに任せっきりで、実際の在庫移動など製造現場の業務がおろそかになった
といったお悩みはありませんか？
在庫管理110番にも在庫管理システムのお悩みはとても多くお寄せいただいています。
そこで、この記事では、在庫管理システムを導入する際に気を付けるべきことを解説します。
在庫管理システムは、大きくわけて4タイプあります。
- オンプレミス型
- クラウド型
- フルスクラッチ
- パッケージ
オンプレミス型とクラウド型は、在庫管理システムの構築場所で、フルスクラッチとパッケージは導入方法のことです。それぞれのメリット・デメリットを知らずに導入してしまうと、無駄にコストがかかります。
オンプレミスとクラウドの違いは以下の通りです。
目次
オンプレミス型とクラウド型｜システムとデータの保管場所
オンプレミス型
あなたの会社のサーバーを置いて、在庫管理システムを設置し、データを保管します。
- メリット：自社の方針でデータを管理できる
- デメリット：定期的にサーバーを更新しないといけない（目安は5年）、サーバーの管理者が必要、セキュリティ体制を整える必要がある
クラウド型
システムを提供している会社が管理するサーバーに設置されたシステムにアクセスして利用する
- メリット：専門会社にサーバーの管理・保守を任せられる。
- デメリット：サーバー会社のデータ管理方針に従わないといけない。
昔は自社でサーバーを購入・設置するオンプレミス型が主流でしたが、現在はクラウド型が主流です。
その理由は、保守コストの低減とセキュリティレベルの向上です。
クラウド化を選択するのが良い2つの理由
セキュリティに最も厳しいのは銀行です。最近はオンプレからクラウド化の流れが加速しています。
その理由は、コスト低減とセキュリティレベルの向上です。
三菱UFJ銀行は、サーバーを自社管理のオンプレからクラウド化することで運用コストを６０～７０％も削減しました。
クラウド型は、システム専門業者が在庫データの管理から保守までを一貫して行います。そのためサーバーサイドに関する運用・監視・保守の知識やノウハウは、必要ありません。万全のセキュリティ対策が実施されているケースが多いので、オンプレミス型よりも、安全性は高いと言えます。
また、サーバーの構築は、スペックにもよりますが多額の初期費用がかかります。
月額費用がは掛からないものの、定期的な更新が必要です。
仮に初期導入費用が１００万円、５年更新の場合、月額費用に換算すると１６０００円くらいになります。
上記には、システムの管理費、サーバーを管理する人件費、セキュリティ費用などは一切含まれていませんので、実際にはさらに高額で、恐らく１か月あたり20万円以上になるでしょう。
一方、クラウド型は初期導入費、人件費、セキュリティ費用が全て含まれてます。
さらに専門会社なので、最新知見を持っておりセキュリティ体制も万全です。
オンプレミス型とクラウド型について、それぞれのメリット・デメリットをより詳しく知りたい方は、こちらの比較記事を参考にしてください。
フルスクラッチとパッケージ
フルクラッチ
ゼロからシステムを構築する方法です。
- メリット：自社の独自業務に合わせて必要な機能だけをシステム化できる。自社でも開発可能。
- デメリット：外注した場合は開発費が高額、さらに稼働までに時間がかかる。
パッケージ
ある程度の機能が整っており、導入すればすぐに利用できる。
- メリット：導入後、すぐに利用できる。
- デメリット：自社に合わない機能がある、また自社に必要な機能が無いため、カスタマイズが必要な場合がある。
導入・保守コストの比較
システムの設置方法と開発方法によるコスト比較です。
コストが安い順番から並べると以下のようになります。
- クラウド×パッケージ
- オンプレ×パッケージ
- クラウド×フルスクラッチ
- オンプレ×フルスクラッチ
在庫管理システムへの入力方法
在庫管理システムで行うメイン操作は、入庫(入荷)・出庫(出荷)の入力です。
データ入力(数量・単位)する方法は大きく分けて２つあります。
①システムに直接入力
パソコンでキーボードを使って直接入力する方法です。
②バーコード等の活用
ハンディ端末などを使ってバーコードを読み取って入力する方法です。
現在のトレンドは、バーコードの読み取りです。
工場や倉庫などで入出庫をする機会が多い場合、パソコン入力よりも、バーコードリーダーなどの端末を使ったバーコード入力が良いでしょう。
バーコードの活用方法をまとめてたので、こちらをご覧ください。
しかし、一概にバーコードが良いとは思いません。処理関係を製造現場ではなく、すべて事務所でやるような場合は、バーコードにこだわる必要はありません。
最近は、スマートフォンがあれば使える、アプリタイプの在庫管理システムも増えてきています。スマートフォンに装備されたカメラで、バーコードをスキャンすることができます。使い慣れたスマートフォンで、在庫確認や入出庫も気軽に行えるので、アプリタイプの在庫管理システム導入も視野にいれると良いでしょう。低コストで利用できることもメリットです。
近年ではスマートフォンで使えるクラウド在庫管理アプリが人気です。
在庫管理システム導入を成功させるコツ
次は、在庫管理システム導入時に注意したいポイントを説明します。
それは、システム会社にすべて丸投げをしても成功しないということです。
在庫管理システム導入時、貴社でもやらなければいけないことが3つあります。
- 在庫の流れの把握
- 情物一致
- 基準を作りルールを守る
在庫管理システムは、常にルールにのっとった正確な動きをします。
そのため、工場の作業員が在庫管理システムを扱うときも、必ずルールに従う必要があります。そのために重要なのが、上記3つのポイントです。
在庫の流れの把握
1つ目は、在庫管理における業務フロー（在庫の流れ）を、在庫管理担当者が把握することです。なぜなら、貴社の在庫の流れに合った在庫管理システムを導入する必要があるからです。
在庫の流れを理解することで、システム会社に機能やスペックなどに関する要望を伝えられます。システム会社は、貴社の商材や業務に対する知識を熟知しているわけではありません。在庫管理担当者が、どんな業務があり、どういったプロセスを辿るのかを可視化させることで、最適な在庫管理システムを導入できるようになります。
なお、在庫管理システムは、一連の仕事の処理を流れをフローチャートのような形でプログラム化して実行します。フローチャートに合うように、Excelや紙媒体で在庫の流れを見える化しておけば、システム会社は業務の流れをシステムに落とし込みしやすいので、スムーズに導入を遂行できるでしょう。
情物一致
一般的な事務系のシステムは、
- パソコンに日報を打つ
- 売り上げを入力する
など、その場の「情報の処理」だけですべてが完結します。
しかし、在庫管理の場合、「情報の処理」と「実際の現物」の動きが同じではありません。データを処理しなくても、在庫を動かせます。一方で在庫を動かさず、データだけ動かすこともできます。
このため、在庫管理システムにおいては情物一致が原則であり、とても大切です。情物一致とは、データとモノの流れや状態が一致していることを意味します。
ルールづくり
在庫管理システムは、正確な作業をします。
裏を返せば、正確な処理を人間にも求めます。規則通りの動きをするためには、ルールづくりが必要です。
たとえば、倉庫間・倉庫内で入庫をするときは、入庫処理をしてモノをすぐに保管場所に格納すること、そして出庫をするときは、出庫処理をしてモノをすぐに保管場所から出す、などのルールを設けて、徹底して守ることが重要です。
このようなルールがなければ、データ上の在庫数・保管場所と、現物の在庫数・保管場所に乖離が生じます。
在庫管理システム導入時に考慮すべきこと
中小企業が在庫管理システムを導入する際、考慮なければならないことが２つあります。
1つ目は「中小企業のメリットを活かすこと」、そして「全体最適化を目指すこと」です。
事業が成熟した大手企業と違い、中小企業はまだまだこれから成長の余地があります。たとえば、扱う在庫の種目やバリエーションが多様化する、製造拠点や営業所が増えるなどの、可能性が考えられます。
これらの変化に応じて、成長に耐えられ、かつ柔軟に対応できる在庫管理システムが中小企業には必要です。そこで導入時に、考えておくべきポイントを解説します。
中小企業のメリットを活かすこと
中小企業のメリットは、経営者と従業員の距離が近いことです。
在庫管理システムの導入に際して、その目的を話し合い、共有することができます。経営者はおもに投資コストや費用対効果、売上・業績に関わることを求めます。一方、在庫管理担当者が重視するのは、業務効率化や作業員の負担軽減などです。
経営トップの意向ばかりを取りいれると、コスト削減や売上創出を優先してしまい、在庫管理システムを操作する従業員の負担が増えます。従業員の意見ばかりを取りいれても、特定の従業員や部門の負担だけが減り、返って企業全体の効率を落としかねません。
したがって、お互いの意見を出し合って、両者の利害が一致するように、方向性を1つにしていくことが重要です。トップダウンで設備投資が実行されるような大企業では、このようなプロジェクトの進め方は難しいでしょう。中小企業では、組織全体で一致団結をして、在庫管理システムを導入することができます。
全体最適化を目指すこと
基本的な考え方として、全体最適化を目指しましょう。
全体最適化とは、企業や組織前提が最適化された状態を意味する経営用語です。反対語として、部分最適化という考え方があり、企業・組織の一部や、従業員個人が最適化された状態を示します。
日本企業は、部分最適化は得意で、全体最適化は苦手と言われています。これまで日系メーカーは、1つ1つの細かい部品や、少人数のチーム単位で発生する問題の改善活動で、大きな成果を上げてきました。しかし、在庫管理システムで意識すべきは全体最適化です。全体最適化は、ビジネス書の名著である『ザ・ゴール 企業の究極の目的とは何か』でも、重視されています。
最新鋭の機械を導入して、1つの工程が改善されたとしても、企業全体では生産性が落ちてしまうケースがあります。在庫管理システムで目指すべき全体最適化とは、製造現場全体で改善の仕組みづくりができ、適正在庫を維持しながら、キャッシュフローを創出できる体制を構築することです。
とくに中小企業の全体最適化において必要なのは、必要最小限の機能を持った「小さな在庫管理システム」です。多機能を搭載した「大きな在庫管理システム」では、機能を持て余すことになり、全体最適化を実現できません。
在庫管理システムのよくある失敗７選
残念なことに在庫管理システムを導入した会社が100％満足をしているかというと、不満を抱えていることが多いのが現状です。
この事実は、あまり表に出てこきません。なぜなら製造現場の作業員が仕方なく在庫管理システムを使っていたり、不満を経営層や上司に言えず、実務担当者が時間を掛けてリカバリーをしたりしているからです。
失敗する企業の共通点として、次のようなことが挙げられます。このような失敗に陥らないよう知っておいてください。
導入が目的になっている
在庫管理システムは導入したところがスタートです。
日々の在庫管理業務で運用して、在庫問題を解決できなければ意味がありません。しかし、目的を見失うケースが多々あります。なぜなら、在庫管理システムの導入そのものが、一大プロジェクトだからです。
プロジェクト始動当初は、様々な意見が飛び交い活発ですが、次第にプロジェクトメンバーが疲れてきて、一体何のためにシステムを導入するのかわからなくなっていきます。しかし、在庫管理システムは、目的を実現するためのITツール（手段）です。手段を目的だと勘違いすることで、失敗を招きます。
システムに振り回されている
在庫管理システムを導入することで、仕事の手順が厳密化することが多々あります。
一部は業務改善にもつながりますが、作業手順やルールが複雑になるなど、在庫管理システムを動かすための仕事で振り回されることがあります。
やることが逆に増えた
在庫管理システムによっては、起動・操作ための仕事や、入力作業などが新たに増えます。
既存の仕事がまったく減らず、むしろ仕事量だけが倍増します。作業効率を改善するはずのITツールが、在庫管理担当者の負担を大きくしてしまっては本末転倒です。
機能の２割程度しか使っていない
導入前は、豊富な機能を備えた万能な在庫管理システムだと考えていても、実際に導入してみると、一部の機能しか使えなかったということがあります。搭載している機能を、あなたの会社の業務で有効活用できるとは限りません。
必要な機能がまったく使えなかった
最悪のケースは、業務を動かすために必要な機能がまったく使えない、という状況です。
在庫管理システムを導入したものの、搭載された機能をほとんど使っていないということが、しばしばあります。
機能の付け足しを繰り返して複雑化
ある特定の在庫管理担当者しか分からない機能が追加されるなど、在庫管理システムの内容が複雑化することがあります。
企業の要望が多すぎると、結果的に、使いにくくなってしまうケースも珍しくありません。
競争力を失う
在庫管理システムに合わせた仕事をすることで、独自の強みや他社との差別化に繋がっていた源泉が失われてしまうことがあります。
たとえば、サプライチェーンマネジメントにおけるリードタイムで、市場の優位性があったとしても、在庫管理システムを自社の業務フローに合わせる仕組みがないことで、競争力を失うことになります。
【クラウド型】成長する在庫管理システム
在庫管理110番は【搭載された機能が100%使いきれる在庫管理システム】というコンセプトで、セミオーダーの『成長する在庫管理システム』を開発しました。クラウド型でカスタマイズが可能な在庫管理システムです。
成長する在庫管理システムの特徴
- 必要最小限の機能だけを搭載
- 低コストの導入
- 在庫管理システムに依存しない運用
- 新入社員でも操作できる簡単さ
- 企業の成長に合わせて機能を後から追加できる
クラウドなので、特別な設定をしなくても外出先からでも在庫管理システムにアクセスできます。
さらに端末単位ではなく、ユーザーごとに利用権限を与えることが可能です。
在庫管理や生産管理などがはじめての方でも、簡単に操作ができます。
- 最小限のボタンで、Excelのようにシンプルな操作画面
- 使いやすいデータ検索機能
を標準搭載しており、初心者でも使える点が魅力です。
1品目単位ごとで商品・部品の写真・図面を登録できるので、商品知識がなくても、日々の業務をスタートできます。
在庫管理専業で、実務を知っているからこそ、無駄なコストを掛けず、お客様の使いやすい必要なソフトをご提供できます。
ぜひ在庫管理業務の改善、生産性の向上にお役立てください。
自社専用のカスタマイズ例として、ハンディターミナルが導入できます。
ハンディターミナルを利用することで、棚卸、検品、ピッキングなどがよりスムーズなります。
また欠品・過剰・不良在庫が発生する予兆を自動で検知してメールで通知してくれる機能もあり、適正在庫の実現に便利です。
サポート・支援体制を手厚く
在庫管理システムに失敗している会社を見ると、身の丈に合わない数千万円するような高額の在庫管理システムに投資している、もしくは在庫管理システムを導入してもうまく運用できていないケースがほとんどです。
この原因は次の点に集約されます。
- 在庫の流れの理解不足
- 情物一致ができていない
弊社では、これらのサポートに重点を置き、在庫管理システムの効果的な運用方法、かつコスト削減・売上貢献につながる在庫管理改善をご提案します。また、技術・セキュリティ・運用面のサポートをメール・電話にて実施します。
「在庫管理110番」が導入サポートとした在庫管理システムの事例は、こちらをご覧ください。