業務効率化におすすめのツールを種類別に紹介！選び方とメリットも解説

業務効率化ツールを導入することで得られる主なメリットは、次のとおりです。

こうしたメリットは、在庫管理の現場でも効果を発揮します。数量の入力ミスや発注漏れ、二重入力といった課題の防止につながり、こうした効果が積み重なることで、現場の負担軽減と全社的な生産性向上の両立が期待できます。

業務効率化ツールの種類

業務効率化ツールには、目的に応じてさまざまな種類があります。

すべてを一度に比較しようとすると混乱しやすいため、まずは全体像をつかみ、自社の課題に近い種類から検討していくのがおすすめです。ここでは、代表的な種類と主な使用目的を一覧で整理します。

自社に合う業務効率化ツールの選び方

業務効率化は、一度ツールを入れて終わりというものではなく、現状の把握から改善までを繰り返しながら、自社に合う形へ育てていくものです。

ここでは、失敗を避けるために押さえておきたいツール選びの4つのポイントを紹介します。

• 解決したい課題と目的を明確にする
• 既存システム・在庫管理システムとの連携性を確認する
• 料金・サポート・セキュリティ体制で比較する
• 現場に定着するかを確認する

解決したい課題と目的を明確にする

ツール選びの出発点は、「何を効率化したいのか」をはっきりさせることです。目的が曖昧なまま、有名なツールや高機能・高価なツールを入れても、目的と合わず現場で使われずに終わったり、効果が薄かったりしがちです。

まずは現状の業務プロセスを可視化し、どこに時間や手間がかかっているのか（ボトルネック）を洗い出します。このとき、実際に業務を担当している人を交えてタスクを正確に区分すると、ムダの在りかが見えやすくなります。

洗い出した業務は、次の「改善の4原則（ECRS）」の視点で、この順番に見直すと、効率化の方向性を決めやすくなります。

課題が整理できたら、それを「どの種類のツールで解決するか」に落とし込みます。課題とツールの対応は、おおむね次のように考えると選びやすくなります。

このように、どの作業をどう効率化したいかを決めてから、必要な機能と導入範囲を見極めることが大切です。部門によって課題は異なるため、現場の実態に合わせて考えることが重要です。

＞＞改善の4原則（ECRS）をより深く理解する

既存システム・在庫管理システムとの連携性を確認する

新しいツールを導入する前に、いま社内で使っているシステムとの互換性を確認しておきましょう。API連携やCSV連携、データ出力の可否をチェックしておくと、導入後の使い勝手が大きく変わります。

相性の良い組み合わせであれば、部門をまたいだ生産性向上の相乗効果が期待できます。似た機能のツールで迷ったときは、既存システムとの相性を選定の基準にするのも有効です。

特に、在庫管理・購買・販売管理と連携できるかどうかは大きなポイントになります。ここが分断されていると、同じデータを何度も打ち込む二重入力や、部門間で情報がつながらない状況が生まれやすくなります。在庫・購買・営業の情報を一本の流れとしてつなげられるかという視点で見ておくと、後々の運用がスムーズです。

＞＞既存システムとの連携例を確認する
＞＞おすすめの販売管理システムはこちら

料金・サポート・セキュリティ体制で比較する

料金・サポート・セキュリティ体制のバランスが取れているツールを選ぶことも大切です。

料金の場合は、同じような機能でも課金の仕組みによって実際の負担額が変わります。主な体系は次のとおりです。

月額料金はもちろんですが、初期費用やオプション、連携にかかる「見えにくいコスト」も含めて総額で比較しましょう。さらに、サポート窓口（チャット・電話・導入支援）の有無もあわせて確認します。

セキュリティ面は、二段階認証やデータの暗号化、アクセス権限の管理、ISO27001などの情報セキュリティ認証といった対策が備わっているツールを選ぶことが大切です。不正アクセスや情報漏洩を防止できるかどうかは重要な観点です。

現場に定着するかを確認する

どれだけ高機能でも、現場が使いこなせなければかえって業務負担が増え、運用が続かずコストだけがかさむことになります。定着するかどうかは、次のような操作性の観点で確認しましょう。

• 直感的に操作できる画面（UI）か
• ITに詳しくない担当者でも使えるか
• 教育コストを抑えられるか
• スマートフォン・タブレットに対応しているか（倉庫や外出先での使いやすさに関わる）

一部の担当者しか使いこなせない状態になると、属人化して業務効率がかえって下がってしまいます。導入前には、無料トライアルで実際の操作感を試したり、同業他社での利用例を調べたり、一部の部署で試験導入して業務フローに合うかを確かめたりすると安心です。

業務効率化は導入して終わりではなく、効果を検証しながらPDCAを回して改善を続けることで、自社に合った形に定着していきます。

在庫管理システムをお探しなら、在庫管理ツール「成長する管理システム」をご活用ください。直感的に操作できる画面で、ITに詳しくない担当者でも扱いやすいのが特徴です。

さらに、名前のとおり機能の追加や設定の見直しに柔軟に対応できるので、業務の変化や事業の拡大に合わせて使い方を育てていくことが可能です。

成長する管理システムの詳細を見る

【タスク・プロジェクト管理】おすすめの業務効率化ツール

タスク・プロジェクト管理ツールは、誰が・何を・いつまでに行うのかを一覧で可視化し、進捗を共有できるのが特徴です。タスクの割り当てと期日の管理を仕組み化することで、作業の属人化や抜け漏れを防ぎやすくなります。

在庫管理・購買・営業の現場でも活用できます。たとえば、発注準備や出荷対応、棚卸の準備作業、営業案件ごとの対応状況などをボードやリストで見える化すれば、部門内での引き継ぎや優先順位づけがしやすくなります。

※紹介している料金やプランは変更されることがあるため、詳細は公式サイトで確認してください

Asana

引用：Asana

Asanaは、タスク管理からプロジェクト全体の進行管理まで幅広くカバーできる多機能なツールです。複数の部門が関わる案件や、工程が多く関係者の多いプロジェクトの管理に向いています。

表示形式やビューも豊富で、チームの運用に合わせて使い分けやすいのが特徴です。

料金は個人向けのPersonalプランが無料で、有料プランは年払いの場合、Starterが1ユーザーあたり日本円で月額約1,200円、Advancedが月額約2,700円が目安です（Enterprise 以上は個別見積もり）。

Backlog

引用：Backlog

Backlogは、ヌーラボが提供する国産のプロジェクト管理ツールです。もともとシステム開発の現場で使われてきた背景がありますが、課題（タスク）を軸に進捗を管理する仕組みは、バックオフィスや一般業務の業務管理にも応用しやすくなっています。

国産ならではの日本語の使いやすさもあり、社内で幅広く展開したい企業に向いています。

料金は無料プランのほか、有料プランはStarterが月額2,970円、Standardが月額17,600円、Premiumが月額29,700円が目安です。

有料プランは契約単位でユーザー数が無制限のため、利用人数が多いほど1人あたりのコストを抑えやすい点も特徴です。

【会議・打合せ】おすすめの業務効率化ツール

会議・打合せツールは、オンライン会議や録画、チャット連携などの機能により、移動時間や日程調整の負荷を減らせるのが特徴です。遠隔地の拠点や社外の関係者とも、その場に集まらずに打合せができます。

在庫管理や購買、営業の現場でも役立ちます。仕入れ先との条件のすり合わせ、営業担当との情報共有、在庫管理部門との定例会議などをオンラインで行えば、スケジュール調整の手間を抑えながら、こまめな連携がしやすくなります。

※紹介している料金やプランは変更されることがあるため、詳細は公式サイトで確認してください

Zoom

引用：Zoom

Zoomは、オンライン会議やウェビナーで広く使われているツールです。

接続の手軽さや大人数への対応など、社外の相手との打合せやイベント配信に使いやすい点が特徴で、仕入れ先や営業先とのオンライン商談にも活用しやすいでしょう。

料金は、基本的な無料プランのほか、有料のプロプランが1ライセンスあたり月額約3,000円（税抜）〜です。

Google Meet

引用：Google Meet

Google Meetは、Google Workspaceとの連携がしやすいWeb会議ツールです。

Googleカレンダーから会議を設定したり、Googleドキュメントなどと組み合わせて資料を共有したりと、Googleのサービスを日常的に使っている企業であればスムーズに導入できます。ブラウザから手軽に参加できる点も特徴です。

単体というより、Google Workspaceの一機能として提供され、料金はBusiness Starterが1ユーザーあたり月額約800円（年間契約・税別）〜です。

【ペーパーレス化】おすすめの業務効率化ツール

ペーパーレス化ツールは、紙・押印・郵送にかかるコストと工数を削減し、書類をデータとして検索・管理しやすくするのが特徴です。

ここでは会計系のツールと契約系のツールをまとめて紹介しますが、両者は役割が異なります。会計系は日々の経理業務や帳票のデジタル化を担い、契約系は契約書の締結や署名を電子化するものです。目的に応じて組み合わせて活用するとよいでしょう。

在庫管理・購買の視点では、電子契約が特に役立ちます。仕入れ先との購買契約や取引条件を電子化して管理すれば、単価・数量・納期、契約更新の期日といった情報を扱いやすくなります。

契約情報をデータで残しておくことで、購買・調達業務との突き合わせや、更新漏れの防止にもつながります。

※紹介している料金やプランは変更されることがあるため、詳細は公式サイトで確認してください

freee会計

引用：freee会計

freee会計は、会計・経理業務の電子化や自動化に対応するクラウド会計サービスです。

銀行口座やクレジットカードとの連携により、記帳や仕訳の手間を減らせるのが特徴で、経理体制がコンパクトな中小企業のバックオフィス省力化に向いています。

料金は、法人向けの場合、年払いでスターターが月額5,480円＋従量課金、スタンダードが月額8,980円＋従量課金です（30日間の無料お試しあり）。

マネーフォワード クラウド

引用：マネーフォワード クラウド

マネーフォワード クラウドは、会計や請求をはじめ、バックオフィス業務を幅広くカバーするクラウドサービスです。

仕入や経費などのデータを取り込んで経理業務とつなげやすく、複数の業務をまとめて効率化したい企業に向いています。

料金は、年払いのスモールビジネスプランが月額4,480円〜となっています（プランや構成により変動）。

クラウドサイン

引用：クラウドサイン

クラウドサインは、弁護士ドットコムが提供する電子契約サービスで、国内での導入実績が多いことで知られています。

仕入れ先との購買契約や取引条件の締結・更新管理を電子化するのに有効で、押印や郵送の手間を減らせます。

料金は、無料プランのほか、有料プランはLightが月額約12,100円、Corporateが同約30,800円で、いずれも送信1件ごとの従量料金が別途かかります。

DocuSign

引用：DocuSign

DocuSignは、グローバルで広く利用されている電子署名サービスです。

多言語や各国の商習慣にも対応しやすく、海外の取引先との契約締結にも使いやすい点が特徴です。

料金は、個人向けのPersonalプランが年払いで1ユーザーあたり月額約1,300円〜で、上位プランほど送信できる件数や機能が増えます（為替により変動）。

電子署名は国や取引によって満たすべき法的要件や対応範囲が異なるため、導入前に自社の取引条件に合うかを確認しておきましょう。

【RPA・ワークフロー自動化】おすすめの業務効率化ツール

RPA・ワークフロー自動化ツールは、定型的なデータ入力や転記、帳票作成、承認、通知といった繰り返し作業を自動化できるのが特徴です。人が手作業で行っていた単純作業をソフトウェアに任せることで、処理のスピードと正確性を高められます。

なお、同じ「自動化」でもRPAとワークフロー自動化では得意分野が異なります。RPAは、人がパソコン上で行うクリックや入力、システム間の転記といった操作をそのまま代行して自動化するのが得意です。

一方のワークフロー自動化は「申請があったら上長に通知し、承認されたら次の担当者に回す」といった、あらかじめ決めた業務の流れ（プロセス）に沿って処理を進めるものです。実際には両方の機能を備えたツールも多く、どちらの自動化を重視したいかで選ぶとよいでしょう。

在庫管理・購買の現場では、発注データや入出庫実績の入力、受発注メールの処理、在庫レポートの作成といった作業の自動化に活用できます。

こうした定型作業を自動化することで、購買・在庫管理部門の残業や、手作業に伴う転記ミスの削減が期待できます。

※紹介している料金やプランは変更されることがあるため、詳細は公式サイトで確認してください

WinActor

引用：WinActor

WinActorは、NTTアドバンステクノロジが提供する国産のRPAツールです。日本語の画面や操作性に対応しており、日本語環境での事務作業の自動化に導入しやすい点が特徴です。

料金は、ノードロックライセンス（PC1台に固定）の場合、フル機能版が1年あたり約110万円、シナリオを実行するだけの実行版が約30万円が目安です（メーカー希望小売価格。代理店や契約形態により異なる）。

保守・サポートの内容としては、バージョンアップ対応（販売店経由でのアップデータ提供）、シナリオの不具合調査、ライブラリの提供、個別の技術相談などがあり、電話・メール・リモートサポートで受けられます。

UiPath

引用：UiPath

UiPathは、部門単位から全社規模までスケールさせやすいRPAツールです。拡張性が高く、幅広い業務の自動化に対応できます。

主な構成要素として、自動化の処理（シナリオ）を作成する開発ツール「Studio」、実際に作業を実行する「Robot」、それらを一元的に管理する「Orchestrator」があります。

Robotには、人の操作に寄り添って動く有人型（Attended）と、サーバー上でスケジュールやイベントを起点に無人で動く無人型（Unattended）があり、業務の性質に応じて使い分けられます。

Orchestratorを使えば、社内に多数配置したロボットの稼働状況の監視やスケジュール管理をまとめて行えます。

料金は、個人向けの無料プランのほか、法人向けの有料プランは規模や構成によって変わり、大規模利用は個別見積もりが基本です。

Microsoft Power Automate

引用：Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automateは、Microsoft 365と連携しやすいワークフロー自動化ツールです。

アプリ間の処理をつないで自動化できるほか、デスクトップ操作を自動化する機能（RPA）も備えています。

ワークフロー自動化とRPAの両方に対応する位置づけのため、RPA専用ツールと同じ前提で比較するのではなく、自社で自動化したい範囲に合うかを確認しておくとよいでしょう。

料金は、Microsoft 365に基本的な機能が含まれるほか、全機能を使うPower Automate Premiumが1ユーザーあたり月額2,246円（税抜）です。

【SFA・CRM・MA】おすすめの業務効率化ツール

SFA・CRM・MAツールは、商談や顧客情報を一元管理し、案件の状況を見える化するのが特徴です。営業活動の進捗を可視化し、見込み客を段階的に育成することで、営業活動全体の効率を高められます。

SFA・CRM・MAツールを導入する場合、営業部門だけの効率化で終わらせないことが重要です。商談情報や受注見込み、失注情報を在庫管理部門と共有できれば、いつ・どの商品が・どれくらい動きそうかという需要予測の精度向上につながります。

結果として、過剰在庫や欠品の抑制にも役立ちます。

※紹介している料金やプランは変更されることがあるため、詳細は公式サイトで確認してください

Salesforce（Sales Cloud）

引用：Salesforce（Sales Cloud）

Salesforce（Sales Cloud）は、SFA/CRMの代表的なツールのひとつです。商談管理や顧客管理を高度にカスタマイズでき、自社の営業プロセスに合わせて作り込める点が特徴です。

蓄積した受注見込みの情報を在庫管理部門と共有すれば、需要予測の材料として活用でき、営業と在庫の連携強化に貢献します。

料金は、Sales Cloudの場合、エントリー向けのStarterが1ユーザーあたり月額3,000円、Pro Suiteが月額12,000円、Enterpriseが月額21,000円です（いずれも税抜）。

HubSpot

引用：HubSpot

HubSpotは、CRMを軸に、MA（マーケティングオートメーション）やマーケティング機能までを一体で運用しやすいツールです。

顧客の獲得から育成、商談化までを一連の流れとして管理できます。

無料で使える範囲から段階的に機能を広げられるため、スモールスタートしやすい点も特徴です。

料金は、無料のCRMのほか、有料はStarterプランが1シートあたり月額2,400円〜で、選ぶ製品・プランやシート数、コンタクト数によって変動します。

Mazrica Sales

引用：Mazrica Sales

Mazrica Sales（旧Senses）は、現場での使いやすさや営業案件の可視化を打ち出している国産のSFA/CRMです。

入力の負担を抑えつつ案件状況を見える化しやすく、現場に定着させたい企業に向いています。

商談情報を在庫部門と共有する運用にも取り入れやすいでしょう。

料金は初期費用無料で、Starter・Growth・Unlimitedの3プランがあり、月額数万円台からを目安に、利用人数やプランに応じて変わります（無料トライアルあり）。

在庫管理まで効率化したいなら「成長する管理システム」もおすすめ

在庫管理まで含めて効率化したいなら、汎用ツールに加えて在庫管理に特化した仕組みを持つことが有効です。ここまで紹介したタスク管理やRPA、SFA/CRMなどの汎用ツールだけでは、次のような在庫特有の課題までカバーしきれないことがあります。

• 実在庫と帳簿在庫のズレ、欠品や過剰在庫の繰り返し
• 発注漏れ、棚卸の負担、在庫状況の属人化、複数システムへの二重入力

在庫管理110番の「成長する管理システム」は、自社の業務に合わせてカスタマイズしながら育てられる管理システムです。

既製のパッケージに合わせるのではなく実務に沿って仕組みを作れるうえ、会計・販売管理などの既存ツールともCSV・データ連携でつながります。在庫管理を軸に購買・営業の情報を一元化し、二重入力を防ぎながら部門横断でデータを活用できます。

在庫の属人化や二重入力、欠品・過剰在庫に課題がある場合は、選択肢のひとつとしてぜひご相談ください。

まとめ：適切な業務効率化ツールを導入し既存システムと連携させよう

業務効率化ツールは、目的に応じて選ぶことが重要です。

タスク管理、会議、ペーパーレス化、RPA、SFA/CRM/MAなど効率化できる領域は異なり、単体導入で終わらせず部門をまたいだデータ連携を意識することで効果が高まります。

購買情報や営業の受注見込みを在庫管理につなげれば、需要予測の精度向上や適正在庫、キャッシュフロー改善まで見据えた効率化が可能になります。

在庫管理まで含めて効率化したいなら、在庫管理110番の「成長する管理システム」も選択肢のひとつです。

自社の業務に合わせてカスタマイズでき、他ツールとも連携しながら在庫の一元管理を実現できます。仕組みづくりに迷ったら、お気軽にご相談ください。