会計や在庫管理、人事、勤怠管理、顧客管理など、さまざまな業務でデータの収集、処理、分析、報告が必要になると思います。
（例えば、月次の売上の集計や在庫報告等などです。）
そうした日々の業務の中で、何か課題を感じたことはありませんか？
もし何か課題が思い浮んだり、もっと効率よくできるんじゃないかなーとモヤモヤしていることがあるなら、それは業務システムに何らかの問題があるかもしれません。
業務システムは、従業員が業務をスムーズに行えるよう支援し、企業の生産性や競争力を高める役割を担っています。
そのために、企業や組織が日々の業務を効率的に管理し、処理するためのものです。
もし業務システムがうまく機能していないように感じる場合は、業務システムが役割を果たしていない可能性が高いため、システムを再検討する必要があるかもしれません。
しかし、システムを導入したり、入れ替える頻度はそんなに多くないと思います。
そもそも良いシステム会社をどのような基準で業務システムや開発会社を見極めて、選定すればよい分からないのではないでしょうか？
そこで今回は、大手システム開発会社でエンジニアとしての経験を積んだ私が、「システム開発会社選定における6つのポイント」が、開発会社の選び方・探し方について解説します。
目次
業務システムの種類と検討方法
そもそも業務システムとは、企業や組織が日々の業務を効率的に遂行するために使用する情報システムのことです。
これは、特定の業務プロセスや業界に特化したソフトウェアやアプリケーションであり、例えば、販売管理、在庫管理、顧客管理、会計処理などの業務を支援するために利用されます。
業務システムは、従業員が日常業務を行うために必要なデータや機能を提供し、業務プロセスを自動化し、情報の流れを効率化します。
これにより、作業のスピードや精度が向上し、組織全体の生産性が向上します。
業務システムは、企業規模や業種に応じてさまざまな機能やカスタマイズが可能であり、特定のニーズや要件に合わせて開発されます。
業務システムはオンライン上でのビジネス活動を支援するために幅広く活用されており、Webやソーシャルメディア（SNS）などのデジタルプラットフォーム上でも利用されます。
代表的な業務システムの種類
- 顧客管理システム (CRM)
顧客の情報を一元管理し、顧客との関係を強化するためのシステムです。
顧客の連絡先情報、購買履歴、関連するメモやコミュニケーション履歴などを追跡し、営業活動やマーケティング戦略の支援に活用されます。 - 会計システム
会計業務を自動化し、経理部門の効率化を図るためのシステムです。
売上や支出の記録、資産の管理、給与の計算、税務申告などの機能を提供します。 - 在庫管理システム
商品や資材の在庫情報を追跡し、在庫レベルの最適化や品目の再注文を管理するためのシステムです。
在庫の受発注、在庫レポートの作成、在庫の入出荷履歴の追跡などが含まれます。 - 人事管理システム (HRM)
従業員の勤怠管理、給与計算、採用プロセスの管理、トレーニングやパフォーマンス評価など、人事業務全般を支援するためのシステムです。 - プロジェクト管理システム
プロジェクトの進捗状況やリソースの割り当て、タスクの管理、スケジュールの調整など、プロジェクト全体を効果的に管理するためのシステムです。 - ワークフロー管理システム
業務プロセスを効率化し、タスクの自動化やスケジュールの管理を行うためのシステムです。
各段階の業務フローを定義し、タスクの割り当てや進捗状況の監視を行います。
【業種別】主に必要な業務システム
- 小売業
顧客管理システムや在庫管理システムが重要です。
顧客情報や購買履歴を管理し、在庫の追跡や補充を効率化することで、売上の最大化や顧客満足度の向上を図ります。 - 製造業
生産計画や資材管理、品質管理などの生産に関する業務を支援するシステムが利用されます。
生産ラインの効率化や品質向上を目指し、生産プロセス全体を管理します。 - 金融業
顧客管理システムや会計システムが必要です。
顧客の口座情報や取引履歴の管理、経理業務の自動化などが行われます。 - 医療業
電子カルテや医療記録管理システムが必要です。
患者の健康情報や治療記録をデジタル化し、医療スタッフが情報にアクセスしやすくします。
最近は、2024年問題の解決のためにSPD（院内物流管理システム）を導入する病院も増えています。 - 不動産業
不動産業界では、不動産物件管理システムや不動産取引管理システムが必要です。
物件情報の管理や契約の作成、取引の記録管理などを効率化し、不動産業界の業務プロセスを支援します。 - 物流業
物流業界では、在庫管理システムや配送管理システムが必要です。
倉庫の在庫を追跡し、商品の受発注や配送スケジュールを管理します。
【企業規模別】業務システム検討と構成の仕方
業務システムは企業の規模や業種に関係なく、効率化や生産性向上のために活用されますが、それぞれの企業に最適なシステムを選定することが重要です。
- 大企業向け業務システム
大企業は複雑な業務プロセスや大量のデータを管理する必要があります。
そのため、大規模な業務システムが必要です。大企業向けの業務システムは、複数の部門や拠点間でのデータ共有や連携がスムーズで、セキュリティや可用性の高いシステムが求められます。ERPと呼ばれるシステムなどに集約されることも多いですが、昨今はクラウドサービスなどを使って、コストを抑えるケースもよくあります。
- 中小企業向け業務システム
中小企業は規模が小さいため、コストやリソースの制約があります。
そのため、コスト効率の良いシステムが求められます。低コストで導入できるクラウドベースのサービスやSaaSモデルを利用、または小さく導入して徐々に大きくできる柔軟性が高くスケーラブルなシステムが中小企業に適しています。
クラウドベースのサービスやSaaSモデルは、カスタマイズができないことが多いため、「クラウド系サービス＋小さく導入して徐々に大きくできるカスタマイズできるシステム」の組み合わせが理想です。
- グループ企業向け業務システム
グループ企業は複数の関連会社や事業部門を持つことが一般的です。
そのため、データの統合や情報共有が重要です。グループ会社向けの業務システムは、各事業部門や関連会社間でのデータ連携や共通化が容易であり、経営全体を俯瞰し、効果的な意思決定をサポートします。
事業部やグループ企業に単独でシステム検討を任せておくと、データ統合や共有ができないシステムが独り歩きして、取り返しがつかなくなります。特に、共有すべきデータ（例えば、マスタ関連のデータ等）、システム間のデータ連携に注意を払って、必ずグループで協議することをお勧めします。
業務システムの重要性
業務システムの導入は、効率化だけではなく、さまざまなメリットがあります。
- 作業の効率化と生産性向上
業務システムは、重複作業の削減や作業フローの自動化を通じて、作業の効率化を実現します。
これにより、従業員はより多くの時間を戦略的な活動や顧客サービスに費やすことができ、生産性が向上します。 - 正確な情報管理とリアルタイムなアクセス
業務システムは、企業内のデータを一元管理し、リアルタイムでアクセス可能にします。
これにより、情報の正確性が向上し、迅速な意思決定が可能となります。 - 顧客満足度の向上
CRMシステムや顧客データベースは、顧客情報を追跡・管理し、カスタマイズされたサービスやターゲティングされたマーケティングを提供するための貴重なツールです。
顧客に合わせたサービスや製品を提供することで、顧客満足度を向上させることができます。 - リスク管理とコンプライアンスの強化
業務システムは、データのセキュリティやプライバシーの保護、法的要件への準拠など、リスク管理とコンプライアンスの向上に役立ちます。
適切なアクセス制御や監査機能を備えたシステムは、潜在的なリスクを最小限に抑えます。 - 経営戦略の実現
業務システムは、経営戦略の実行を支援します。
データ分析やレポーティング機能を活用することで、市場動向や顧客行動の理解を深め、戦略的な意思決定を行うことができます。 - 競争力の維持と成長
業務システムは、企業の競争力を維持し、成長を促進するための重要な要素です。
効率的な業務プロセスや顧客サービスは、顧客満足度の向上や市場シェアの拡大につながります。
エクセルによる管理
業務システムを使わずにエクセル管理を主体としている会社も多いですが、私の経験上エクセル管理が主体だと問題を多く抱えているケースが多いです。
特に、下記のような問題を抱えているケースが多いです。
- 属人化：担当者がオリジナル管理をしており、その人のみが知っている、上司や経営層が全体を見たくても見れない）
- 低効率：連動する情報を、各人が手作業で入力して最新化している。情報がリアルタイムで更新されず、確認作業や手待ち時間が常態化している。
- データの蓄積：データがうまく貯められておらず、過去の傾向を見たくてもデータ分析ができず、勘と経験から抜けられない。
また、エクセル管理が常態化すると、自分自身だけのやり方に慣れてしまうため、システム化がさらに難しくなります。
エクセル管理を否定するわけではありませんが、最低限の業務システムは導入する必要があります。
開発会社選びの注意点
まず最初にお伝えしたいことは、「大手システム会社＝いいシステムを作る会社」ではないということです。
導入数が多いからといって、必ずしも理想通り運用されているわけではありません。
そのためシステムを選ぶ際には、大手かどうか、システム導入数の多さだけでなく、他の要素も考慮することが大切です。
昔のシステム開発では、業務に必要な機能を追加するだけで十分だったため、システムに柔軟性がありませんでした。
しかし、今では業務の変化に素早く対応できる柔軟なシステムが求められています。
近年はシステム開発の失敗例も少なくありません。
その原因の一つは、お客様がシステム会社に導入したい機能だけを伝え、それ以外の部分を任せすぎているからです。
システム開発会社はあくまでも技術的な専門家であり、実務経験はありません。
システム開発会社の開発方法は、クライアントから言われたとおりにシステムを追加するだけで、お客様が本当にやりたい業務を見据えて開発することは難しいのが事実です。
つまり、あなたの業務を理解したうえで業務効率化につながるようなシステム開発はされていないということになります。
単に技術的な要件を満たすことだけでなく、ビジネスの目標・業務プロセスを理解し、それらを支援し強化するシステムを提供してくれるシステム開発会社を探すことが重要です。
業務環境の移り変わりの早い現代では、ただ言われた通りに作っただけのシステムでは他社に置いていかれてしまいます。
【失敗事例】1年半続いたシステム開発プロジェクトが白紙に！
ある会社から、「自社の在庫管理システム導入プロジェクトが全然進まない。」とご相談をいただきました。
その会社は、大手システム会社に決めてプロジェクト開始したそうですが、1年半以上進展がないということした。
実際に弊社の在庫管理アドバイザーがヒアリングをして発覚した問題が、2つあります。
問題①その会社の商品特性・管理特性に合わない在庫管理の方法を勧めていた
システム会社は最新技術で楽になるからという理由だけでRFID（ICタグ）の導入を進めていました。
しかし、相談した会社の品物・管理方法は全くRFIDに合わないものであり、話が平行線だったそうです。
- システム会社の言い分：「楽になるんだからユーザーは運用を変えてもらえば良い」の一点張り
- 相談した会社の考え：自社の運用を変えるイメージがどうしてもできない
結果、話が全然進まないという状況でした。
問題②システム会社は下請けに丸投げ
特に、大手システム会社にありがちなのが、下請け企業に丸投げし、開発の要件を理解できていないことです。
近年は「IT土建」と揶揄されるくらい、IT業界でも建設会社のように「下請け」が多重構造になっています。
今回、相談を受けた会社でも、大手システム会社は下請けに無理な金額や開発期間で、内容をよく理解せず「何とかしろ」と丸投げ。
下請け会社は、何とか頑張ろうとするものの、限界に達したときに「できない」と告白するといった状態です。
結局、当初の下請け業者はプロジェクトを辞退、元請けの大手システム会社は、別の会社を探す（＝プロジェクトが降り出しに戻る）ということになったため、相談者はプロジェクトを一旦中止して、そもそもこの開発プロジェクト自体が妥当だったのか？を考えることになりました。
使えないシステムを導入するという最悪の事態は免れたものの、プロジェクトに費やした1年半という膨大な時間は取り戻せません。時給換算にすると大損害です。
そんなことにならないように、ぜひこの記事を読んで、最適なシステム会社を選定していただけると嬉しいです。
システム開発会社選定の６つのポイント
顧客が使う事を考えるシステム開発をする会社を選ぶのが最も重要な視点です。
機能から入るシステム会社は要注意です。
システム会社は、あなたの会社の業務を理解し、そこからニーズと期待に応える必要があります。
長期的に使えるシステムを目指し構築します。
システム開発現場では、しばしばシステム開発プロジェクトが技術中心で開発が進められがちです。
しかし、技術的な成果が必ずしも真のニーズに対応しているわけではありません。
顧客が使うことを考えて開発されなければいけません。
顧客中心の開発を実現してくれる企業を選ぶためには、以下の6点に注意を払ってみてください。
ポイント1．業務を理解しているか
システム開発を契約し、実際に開発に取り掛かる前に、営業担当者やフロント技術者と何度か打ち合わせを行うことになるでしょう。
優秀な担当者であれば、お客様のビジネスモデルや業務フローを詳しく把握するとともに、現在のシステムフローも確認します。
さらに、市場規模や動向、競合分析などを細かく調査し、ビジネスの根本的な課題を特定します。
お客様との対話を熱心に行い、良好な関係性を築こうとしているかどうかも重要です。
なぜなら、良いシステムを構築するには、業務の理解が不可欠だからです。
つまり、開発プロセスの初期段階からお客様と密接に連携することが必要になります。
企業のニーズと期待を理解するためには、定期的な打ち合わせやフィードバックの実施が必要です。
表面的な会話だけで「できます！できます！」と軽い言葉を投げかける営業担当者は要注意です。
表面上だけでなく、根本的な課題を改善してくれるような会社かどうかを必ず見極めてください。
ポイント2．アジャイル開発プロセスを採用しているか
結論から言えば、業務システムにはアジャイル型開発がおすすめです。
そもそも、ソフトウェア開発の手法にさまざまな種類があり、代表的な方法は次の２つです。
- ウォーターフォール型開発
段階的な進行を特徴とします。
プロジェクトは要件定義、設計、実装、テスト、リリースといった段階に分かれ、各段階が前の段階の完了を待ってから進みます。
この手法では、最初にすべての要件を詳細に定義し、設計を行い、その後実装とテストを行います。
段階的な進行であるため、一度段階が進んでしまうと変更が困難であり、要件や設計の変更が発生した場合には大幅な手戻りが生じる恐れがあります。
- アジャイル型開発
柔軟性と顧客のフィードバックを重視します。
従来のウォーターフォール型開発とは異なり、変化や修正があることを前提として、小規模な単位で開発を行います。
開発の進捗状況を定期的に確認し、顧客のフィードバックを取り入れながら、柔軟にプロジェクトを調整していきます。
この方法は、変化が頻繁に起こるプロジェクトや要件が確定していない場合に適しており、迅速かつ効果的なソフトウェア開発を可能にします。
実際のシステム開発現場にいた私の経験上、後から必要な機能が判明することが、間違いなくあります。最初に決めたことが正解とは限りません。
ウォーターフォール型開発では、開発プロセスの柔軟性が欠如しているため、計画変更が起こると開発スケジュールの大幅な延長やコストの増加といった問題が生じやすくなります。
一方、アジャイル型開発は、最初にガチっと決めず、柔軟性と顧客のフィードバックを重視します。
小規模ながら頻繁にリリースを行って開発を進めるため、修正や方向転換が容易であり、変化に対応できる柔軟な体制を作り上げることができます。
ただ注意点として、アジャイル型開発は小規模な開発を繰り返すため、システム開発の方向性があらぬ方向に行ってしまいがちです。
冒頭に言ったような「お客さんから言われた通りにそのまま機能を追加する」システム開発会社は、アジャイル型開発には不向きです。
システムの導入目的や将来の展望を考慮しつつ、アジャイル開発プロセスを採用しているかどうかを見極め、お客様のニーズに適切に対応できる開発会社を選びましょう。
ポイント3．ユーザーエクスペリエンスを重視
業務システムにおいては、機能性だけでなくインターフェイス（画面）の使いやすさや覚えやすさも重視すべきです。
システムを使用する際、「ボタンやタブが多くてごちゃごちゃしていないか」「「一目見てわかりやすいかどうか」が非常に重要です。
たくさんのボタンがあるシステムは覚えにくく、使いづらいため、業務効率化を妨げる恐れがあります。
特に、業務システムは日常的に使われるものであり、CADやイラストソフトのような専門知識を持つ社員や技術者だけでなく、事務員やアルバイトも使用する場合があります。
そのため、使いやすさは業務の効率化に直結し、ユーザーエクスペリエンスが重要な要素となります。
また、使いやすいシステムは、多くの人が利用できるため、業務がより効率的に行われます。
逆に、複雑で使いづらいシステムは、利用者が限られてしまい、業務の効率化が阻害される危険性があります。
そのため、ユーザーエクスペリエンスを重視したシステムの導入は、業務効率化において重要な役割を担っています。
ポイント4．開発前にイメージの共有と認識合わせができるか
システム導入の成功には、開発前に方向性を明確にし、ユーザーの要望に沿ったシステムを開発することが不可欠です。
しかし、多くの場合、システム会社は技術の部分に焦点を当ててしまい、ユーザーの視点を十分に考慮しないことがあります。
そのため、開発前にユーザーとの間でイメージの共有と認識合わせができることが重要です。
仮に、プロトタイプの作成ができなくても、実際のユーザーと機能の動作や画面のデザインについて話し合うことが効果的です。
（際に要求された機能がどのように動作するかを想像できるかどうかがポイントです。）
イメージの共有と認識合わせにはさまざまな方法があります。
デザインツールやスライドショーツール、スプレッドシートなどを活用して、開発前に画面のイメージを作成し、修正や調整を行うことができます。
契約前に、資料ベースでイメージを共有してくれる会社を選びましょう。
ポイント5.下請けに丸投げしていないか
大手システム会社の場合、プロジェクトを下請け業者に委託することが一般的です。
しかし、この下請け構造が透明でない場合、問題が生じる恐れがあります。
最悪の場合、受注した大手企業ですら下請けの実態を把握していないこともあります。
もっと悪い場合は、下請けの下請けというように、建設会社のように多重構造で委託されていることもあります。
このような下請け構造の場合、もはや全体の把握は難しく、プロジェクト全体のコミュニケーションや認識のずれが生じる危険性があります。
よくあるのは、下請け企業の担当者が退職し、プログラムの実態が分からなくなっている状態です。
ここだけの話、大手企業のプログラムの下請け企業は、安い金額で請負うケースが多いため、退職者が多く業務の引き継ぎができていないことが多いようです。
そのため、下請けに全てを委ねるのではなく、主契約企業がプログラム開発ができるか、または下請けを完全に管理できている状態で、自社の能力でプロジェクトを遂行できるか確認することが重要です。
ポイント6．サポート体制
システムは作って終わりではありません。
導入後の運用やトラブル対応も含めて、長期的なサポートが必要です。
システムが予期せず不具合を起こしたり、想定外の業務の変化に対応しなければならない場合もあるでしょう。
そうした時に頼りになるのは、開発会社が提供するサポート体制です。
規模の大きな会社が必ずしも充実したサポートを提供しているとは限りません。
（その理由は、前述の通り下請け企業に丸投げしているからです。）
問題が生じた時に迅速に対応し、解決に向けて尽力してくれるかどうかは非常に重要です。
また、定期的なコミュニケーションや課題解決のために相談できる体制があることが望ましいです。
システムと業務の間で生じる課題やイレギュラーな事態にも柔軟に対応できるサポート体制が整っているかどうかを確認しましょう。
安定したシステム運用のためには、ワンストップで適切なサポートとメンテナンスが提供される会社を選ぶことが大切です。
まとめ
今回は、開発会社の選定における6つのポイントをご紹介しました。
せっかくお金と時間をかけて導入したシステムが「使えない、役に立たない」のは絶対に避けたいことです。
ここでご紹介した6つのポイントをおさえたうえで、開発会社選びの選定に臨んでくださいね。
成長する在庫管理システム
成長する在庫管理システムは、在庫管理の専門家である弊社が開発した在庫管理システムです。
コンセプトは「使い切れるシステム」
使い切れるシステムとは、システムに搭載された機能を100％使える状態ということです。
つまり、自社に必要な機能だけを備えたシステムです。
これが実現できるのは、在庫管理110番が在庫管理専門の会社だからです。
- 専門家が貴社の「やりたい事、在庫管理の習熟度、実務」の3つの観点から、本当に必要な機能や運用をご提案
- シンプルなので誰でも使えて、覚えやすい
- ユーザー数が増えても月額使用料が増えない（仮に100人が使っても、月額使用料は増えません）
最後までご覧いただきありがとうございました。
在庫管理のことはなんでもご相談ください！
在庫管理110番は、在庫管理のエキスパートです。
在庫管理システムの導入や入れ替えをお考えの場合は、まずご相談ください。
今回ご紹介した事例の場合も、「その会社に最適なシステムとそのために必要な業務改善」をアドバイスしました。
「そんなことだけで良かったのか・・・、もっと早く相談すれば良かった・・・」と後悔していました。
今回解説した「開発会社の選定方法」の他、過剰在庫・リードタイム・保管スペースに関するお悩みや、業務の生産性向上についてのお悩みを抱えている方も、ぜひ弊社へご相談ください。
ご相談からシステムの導入、サポートまで、一括で対応することが可能です。
ご不明点やご不安な事がございましたら、在庫管理110番までお気軽にご連絡くださいませ。
些細なことでも遠慮なくご相談ください！