在庫管理システムは、店舗や倉庫などにある在庫を正確かつ効率的に管理するためのシステムです。不正確な在庫情報や在庫管理が行き届いていない場合、「顧客からの不満」や「在庫の過不足によるコストの増大」など、ビジネスに大きな影響を与えかねません。
そこで本記事では、在庫管理システムを検討中の方に向けて、システム選定時のチェックシートがダウンロードできるほか、比較検討ポイントを解説します。
目次
在庫管理システムの比較チェックシートはこちらから
さまざまな在庫管理システムをご検討いただくためにも、基準となるものが必要だと思い、システム選定時のチェックシートを作成しました。
下記から無料でExcel版とPDF版をダウンロードできますのでご自由にご活用ください。
在庫管理システムの選定ポイント
在庫管理システムの選定ポイントは以下6つです。
- 拡張性の高さ
- 機能の種類
- 他システムとの連携
- 操作性の良さ
- サポート体制
- 導入期間と運用までの作業量
それでは、順に解説します。
拡張性の高さ
在庫管理システムの拡張性には「汎用（はんよう）タイプ」「業界特化タイプ」「カスタマイズ可能タイプ」の大きく3種類があり、それぞれで搭載機能が変わります。
汎用（はんよう）タイプ
汎用タイプは、多種多様な企業で使用できる汎用性の高いシステムであり、基本的な在庫管理機能があるほか、オプション追加で機能拡張可能な場合があります。
しかし、企業ごとの現場に合わせたカスタマイズはできないため、ベーシックな在庫管理で十分な企業におすすめのシステムです。
業界特化タイプ
業界特化タイプは、特定の業界向けにカスタマイズされた機能を備えています。業界に特化したシステムは、業界のニーズに合わせて開発されているため、より効率的な在庫管理が可能です。
主に製造業界、通販・小売業界、医療業界の在庫管理システムが多いですが、汎用性タイプ同様、企業に合わせたカスタマイズの余地が少ないため、現場が快適に使える在庫管理システムとなるとは限りません。
カスタマイズ可能タイプ
カスタマイズ可能タイプは、企業固有のニーズに合わせてカスタマイズできる柔軟性があります。複雑な業務プロセスに合わせたシステムや海外仕様に合わせたシステムなどで開発でき、自社に最適な在庫管理システムとなります。ただし、カスタマイズするには時間とコストがかかるため、導入前にカスタマイズの必要性を慎重に検討することが必要です。
自社に最適な在庫管理システムを選択するには、業務プロセスと現場ニーズを正確に把握し、汎用タイプ、業界特化タイプ、カスタマイズ可能タイプの各システムを比較検討する必要があります。どのシステムが適しているか見極められない場合は、専門知識の豊富な従業員や専門家にアドバイスを仰ぐのもよいでしょう。
機能の種類
在庫管理システムには、在庫の受発注、在庫数の管理、商品情報の登録、納品書の発行、棚卸しの実施、売り上げと在庫残高の管理など、多岐にわたる機能があります。自社の業務プロセスに適した機能が必要なため、必要な機能がそろっているかどうかは非常に重要です。
また、在庫管理システムの機能は企業規模によって異なるため、自社の業務プロセスに合わせて機能を選択しなければなりません。
例えば、小規模な企業では、在庫管理と売上管理のみが必要な場合がありますが、大規模な企業では、在庫管理と一緒に、発注管理や受注管理、棚卸し管理など、より多くの機能が必要となる場合があります。
自社の業務プロセスと現場ニーズを正確に把握して、在庫管理システムを選定することが必要です。
▼参考記事
製造業に不可欠な在庫管理システムの選び方｜特徴・機能やメリットを解説！
他システムとの連携
在庫管理システムを選定する上で重要なポイントの1つに「他システムとの連携ができるか」があります。そこで、他システムと連携した際のメリットを複数挙げてみます。
- ECサイトとの連携で、商品の在庫情報をリアルタイムに更新し、在庫切れの回避ができる
- POSシステムとの連携で、販売実績管理と在庫管理がより効率的に行える
- CRMシステムとの連携で、顧客情報と在庫情報を統合して管理でき、迅速な受注処理や配送管理できる
お互いのシステムの連携手段（API連携、CSV入出力など）を確認することが重要であるとともに、システム間のデータのやりとりがスムーズに行われるかも確認する必要があります。
他システムと連携ができる在庫管理システムは、在庫の適正化だけでなく、業務効率化ももたらします。
操作性の良さ
在庫管理の専門用語を知らない新入社員やパート・アルバイトでも使いやすい画面となっているかがポイントです。操作性が悪いと、作業効率が落ちたり、利用者のストレスがたまったりすることがあります。
操作性のよいシステムを選ぶ際は以下の点に注目してみてください。
- 適切な画面レイアウト
- 画面上の情報が整然と配置され、必要な情報に素早くアクセスできるように、メニューやボタンなどが分かりやすく配置されている
- ユーザビリティの高いデザイン
- ボタンの色やフォントの種類、サイズなど、利用者が使いやすいデザインになっているほか、利用者が作業を進めるために必要な情報が分かりやすく表示されている
- エラーメッセージのわかりやすさ
- システム上でエラーが発生した場合に、どのようなエラーが発生したのかをわかりやすく表示される。エラーが発生しないように、あらかじめ入力内容をチェックする対策が施されている
操作性のよい画面設計がされている在庫管理システムを選定できれば、作業効率を向上させられます。
▼参考記事
在庫管理システム導入で失敗しない！現場が使いやすいツールの特徴と選び方
サポート体制
在庫管理システムの導入後にトラブルが発生した場合や操作に困った場合、また、システムを有効活用する方法を知るためには、運営会社からの適切なサポートが必要となります。適切なサポート体制が整っているかどうか、以下の点を確認してみましょう。
- 運営会社の対応体制
- 対応時間や対応方法、サポート体制の充実度などを確認しましょう。チャットやメールのみでしか対応していない場合、やり取りに時間がかかってしまい、システム復旧や運用再開までに時間がかかります。24時間土日祝の対応があるか、サポートは有料かなどを事前に確認しておく必要があります。電話やWeb会議システムを使って即座に対応してくれる運営会社がおすすめです。
- システムのアップデートやバージョンアップの提供
- システムは時代の変化に合わせてアップデートやバージョンアップが必要です。運営会社が適切なアップデートやバージョンアップを提供してくれるかどうかを確認しましょう。
- キャッシュフロー改善までのアドバイス
- 在庫管理システムは業務効率化を実現できますが、キャッシュフロー改善までをサポートしている運営会社は少ないのが現状です。システムの使い方だけでなく、在庫管理によるキャッシュフロー改善のノウハウがある運営会社を選ぶと、業務効率化だけでなくキャッシュフロー改善まで実現できます。
導入期間と運用までの作業量
在庫管理システムを導入するにあたって、導入期間と運用に至るまでの作業が簡単であることも重要な選定ポイントです。導入期間が長引いたり、システムの使い方が難しかったりすると、作業効率が落ちてしまいます。導入期間や運用に至るまで、作業が簡単にできるか等の確認点は以下のとおりです。
- 導入前にシステムの試用ができるか
- 利用者マニュアルが充実しているか
- システムの使い方が直感的であるか
- トレーニングやサポートが充実しているか
- 品目登録作業はCSVで一括登録できるか
在庫管理システムの比較前に行う準備
在庫管理システムの比較検討前に必ず行べきことがあります。それは「目的の明確化」、「コストの試算」、「システム導入後の業務体制」を考えることです。
この3点を事前にやっておくと、スムーズなシステム導入と運用ができるようになります。それでは解説します。
目的の明確化
在庫差異をなくしたい、属人化した業務を改善したい、在庫管理業務を効率化したい、キャッシュフロー改善したいなど、在庫管理システム導入の目的を明確化させます。導入目的を明確化させる理由は以下2つです。
必要な機能や選択すべきシステムの種類が明らかになるから
在庫管理の自動化や業務の効率化を目的とする場合は、カスタマイズ可能タイプのシステムが適しますが、在庫数の正確な管理が目的であれば、基本機能がしっかり備わった汎用タイプのシステムで十分です。
- システム導入後の成果を評価できるから
- システム導入前に目標を設定することで、導入後にどの程度の成果を上げられたか評価できます。
コストの試算
在庫管理システムの導入にかかるコストは、初期導入コストとランニングコストです。コストの試算は、システム導入にかかる費用を把握するために重要です。
初期導入コストとは、システムを導入するための費用であり、ハードウェアやソフトウェアの購入費用、カスタマイズ費用、導入に伴う作業費用などが含まれます。一方、ランニングコストは、システム運用にかかる費用であり、メンテナンス費用、サポート費用、更新費用などが含まれます。
初期導入コストとランニングコストを試算することで、導入後の運用コストを正確に見積もり、予算が立てられます。また、予算が足りない場合はシステム導入を延期するか、別のシステムを選択する必要があるため、契約する前に予算を把握しておきましょう。
システム導入後の業務体制
在庫管理システム導入後、業務を円滑にするために、今後の在庫管理業務に必要な要員や時間を考えます。在庫管理システムを導入することで、従業員は業務負担が軽減されて時間に余裕が生まれ、他の業務と兼用できる場合があります。
また、在庫管理の専門知識がない従業員でも操作できるシステムであれば、正社員からパート・アルバイトへ業務の引継ぎができ、正社員の配置転換が可能です。
在庫管理システムにより業務がどう変わるのかを考え、担当者や役割分担を見直しましょう。
カスタマイズ性が高く低コストの在庫管理システム
在庫管理システムの選定には、多くの要素を考慮しながら進める必要があります。
弊社では、在庫管理のプロが、お客様の現場ニーズに合わせたカスタマイズ性の高い在庫管理システムを提供し、導入前の準備から導入後のサポートまで、お客様に合わせたサービスをご提供いたします。
弊社の「成長する在庫管理システム」は、業務効率化や在庫適正化、キャッシュフロー改善など多くのメリットをもたらします。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。
在庫管理システムの導入・入替のご相談
今回の解説は、筆者の経験に基づくものです。在庫管理110番では、
もしあなたの会社でシステムの導入を考えている、既存のシステムの入れ替えを考えているのであれば、ぜひお気軽にご相談ください。