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誤出荷を防止するためには?在庫管理システムで対策!

クラウド型在庫管理システムとは

在庫管理アドバイザーの岡本です。

ユーザーの方から「注文と違う商品が届いた」「商品が足りない」などのクレームを受けたことがある企業の方は多いのではないでしょうか。誤出荷は企業イメージの低下などさまざまな悪影響を及ぼす恐れがあるので、防止・対策方法を整えることが重要です。今更聞けない概要から誤出荷ゼロを目指す対策方法まで、じっくり解説いたします。

そもそも誤出荷とは?

誤出荷とは、何らかのミスが原因で注文とは異なる商品を出荷してしまうことです。誤出荷にはさまざまなパターンが存在するので、代表的な例を紹介します。

  • 注文数と異なる商品の出荷
  • 間違った商品の出荷
  • 商品のタイプを(色・サイズなど)間違えて出荷
  • 宛先の相違
  • 発送漏れ
  • 伝票間違い

誤出荷が発生する原因

誤出荷の発生にはさまざまな原因があります。作業従事者のヒューマンエラーが根本にはあるものの、原因が一つとは限りません。誤出荷が発生してしまう主たる原因をご紹介します。

1. ピッキングミス

属人化した在庫管理をシステムで改善

ピッキングミスとは、注文に対して間違った商品や数量をピッキングしてしまうミスのことです。ピッキングは人の手で行うものなので、作業ミスが起こりやすいといわれています。

ヒューマンエラーの発生を防止するためには作業者へのルール徹底は勿論、ミスが発生しにくい作業環境を整えることも重要です。具体的には、倉庫内の整理整頓を徹底することや、類似品を近くに配置しないなどの商品の管理方法の再考・品番の付け方を工夫するなどの対策が必要です。

2. 出荷指示ミス

ピッキング時にミスが起こりがちではありますが、ピッキング前の出荷指示段階でミスが生じることもあります。注文情報の品番・数量などの入力ミスは、途中でミスに気付きにくく誤出荷を招きやすくなってしまいます。出荷指示ミスを防止するためには、注文の手入力を減らすなど、在庫管理システムを導入する必要があるかもしれません。

3. 配送時のミス

手書きラベル

出荷指示・ピッキングをクリアしたとしても、配送段階でミスが生じることもあります。注文が入った商品の伝票を一括出力し、ピッキングした商品に貼り付けをしていく場合にミスが起こりやすいです。テレコ出荷につながる可能性が高いので、注意したいポイントです。伝票の束から該当の宛先を探し出す手間を削減するような対策が必要でしょう。

また、トラックからの荷下ろし時に納品ミスが発生する場合もあります。納品時にも検品を徹底するなど、出荷時の対策も重要です。

誤出荷によって発生する悪影響4選

ここまで誤出荷の基礎知識や原因などを解説してきましたが、実際のところ誤出荷が発生することによってどのような悪影響が生じるのでしょうか。誤出荷が及ぼす大きな影響をしっかり理解し、対策を講じましょう。

1. 個人情報の漏えい

誤出荷は、個人情報の漏えいにつながります。納品時の伝票には住所・電話番号・氏名・注文品などが記載されており、テレコ発送などが原因で第三者に個人情報が流出してしまいます。個人情報の流出は社会的にも大きな問題となっており、世間でも注目されています。企業に与えるダメージも非常に大きいといえるでしょう。

2. 在庫差異の発生

誤出荷が発生すると、実在庫とデータ上での在庫が合わなくなってしまいます。データ上では受注可能であるのに、実際は出荷不可能や納期が遅れてしまうとなると顧客に迷惑がかかるうえに売上の損失につながります。それだけでなく在庫差異の解消のために棚卸が必要となる場合があり、多大なる労力を消費することにもなります。

3. 顧客・ユーザーからの信頼損失

個人情報の漏えいと在庫差異の発生は、企業のイメージ悪化につながります。トラブルが多すぎる企業が避けられるのは当然のことです。一度信頼を失ってしまうと、回復するためには膨大な時間と労力が必要となります。信頼を損なわないために、事前に対策を行っておきたいものです。

4. コストの増加

誤出荷が発生すると、再度正しい商品を出荷するためにさらに配送料がかかることになります。個人情報が流失した場合などはお詫びの対応も必要となり、さらにコストがかかります。誤出荷の頻発は会社経営にも大きく影響を及ぼすことを理解する必要があるでしょう。

在庫管理システムの導入で誤出荷対策を!

以上のように、誤出荷が及ぼす影響は大きいため、誤出荷を防止するための対策が重要となります。誤出荷の原因はほとんどがヒューマンエラーといわれています。在庫管理をシステム化すれば、ヒューマンエラーを削減することが可能です。在庫管理システムで業務を効率化し、誤出荷の防止に努めましょう。

在庫管理システムを導入することでのメリットを解説します。

1. 在庫データをリアルタイムで確認できる

在庫管理システムは、在庫情報を一元管理することによって関係者間で在庫情報を確認・共有することができます。実際に倉庫内で在庫が存在するか確認しなくても良いので、無駄な時間がかからないようになり、販売機会の損失を減らすことにもつながります。

2. 業務効率が上がる

在庫管理をシステム化することで在庫管理が徹底され、無駄な作業時間が減って本来必要な作業に時間をあてることができるようになります。受発注が自動的に反映されるようなシステムであれば人の手を介する回数も減り、ヒューマンエラーの削減にも直結するでしょう。どうしても人力が必要な場面に人員を割くことができるようになり、リードタイムの短縮にもつながって生産性の向上も見込めます。

3. 欠品や過剰在庫への対策

欠品は販売機会の損失を招き、過剰在庫はコストの増加につながってしまいます。どちらもきっちり対策を行いたいところです。在庫管理が徹底されていると、適正な在庫数を理解することができるようになります。入出荷の際にもタイムラグがなくなるので、余計な発注を防止することもできます。適正な在庫数こそ、適正な経営へとつながります。

4. コスト削減にもつながる

システムの導入には初期コストが必要です。しかし、アナログで行っていた作業をシステム化することによって業務負担が減少し、人件費を抑えることが可能となります。誤発送による再発送などの配送料やお詫びにかかる費用を考えれば、長期的に見るとコスト削減にもつながるでしょう。

在庫管理システムに関する問い合わせ

誤発送が与える影響は企業にとって大きなものではありますが、事前に対策を行えば防止することも可能です。ただのヒューマンエラーという言葉で片付けず、システムを導入することで、誤出荷ゼロを目指しましょう。

在庫管理システム導入のご相談は随時受け付け中です。無料個別相談で、在庫管理アドバイザーが直接あなたのお悩みに対応します。