入出庫管理の重要性から必要知識・効率化させるツールとポイントを解説

• 入出庫管理の効率が悪い
• 在庫不一致が起きてしまう
• 現場に入出庫管理の考えが浸透しない

と悩まれる経営層、管理職は多いものです。

もしかすると、現場の知識不足や業務のやり方・使っているツールなどが原因かもしれません。

当社がこれまで見てきたお客様の中にも、入出庫管理の知識不足やツールでミスを発生させていました。

本記事では、入出庫管理を行う上で必要な知識やツールの紹介、改善方法について解説しています。

正しい入出庫管理をして、在庫精度を上げ、そして適正在庫化を目指しましょう。

入出庫管理は「在庫管理において重要な業務の1つ」

入出庫管理とは、倉庫や工場に到着した製品・部品などの数量・品質チェックを行い、可視化できるように記録する業務です。

製品や部品の数量チェック、品質チェックをし、在庫の増減作業を行います。

簡単に言えば、「どの商品・どの部品が、いつ、何個、出入りしたかを記録する」ということです。

その他、入庫予定のものが期日通りに入庫したかを確認する作業もあり、在庫管理する上で入出庫管理は欠かせません。

混同しがち！「入出庫管理」の基本と「入荷・出荷」との違い

そもそも、入出庫管理（入庫・出庫）と入出荷管理（入荷・出荷）は違うので混同しないようにしましょう。入出荷と入出庫の違いは以下の通りです。

入出荷管理は、入出庫管理の一部で仕入や出荷だけではありません。

客先からの返品や廃棄などのイレギュラーな入庫や出庫の管理も含まれています。

もし、あなたが製造業であれば生産も入出庫管理が必要です。

• 入庫：できあがった仕掛品や製品
• 出庫：使用した部品や仕掛品

在庫管理では入出荷だけではなく、在庫管理すべきものが増える・減るという視点から入出庫のルール作りをしなければいけません。

入出庫管理の目的や重要性を解説

入出庫管理は商品や部品の出入りを記録する、会社にとって大切な業務です。

ここでは入出庫管理の目的と重要性を解説します。

入出庫管理の目的は「安定供給の保持」と「在庫の適正化」

「安定供給」とは、商品を顧客へ安定的に届けることを指します。

製造会社は商品を売って利益を上げているため、万一、商品在庫を切らしてしまうと販売機会を失ってしまいます。

入出庫管理はこうした在庫切れを防ぐ役目があり、安定供給を保ち続けるためには必要な作業なのです。

そして、必要なものを必要なだけ保有する「在庫の適正化」も入出庫管理の目的の１つです。

欠品はもってのほかですが、過剰在庫は保管場所を占有するだけでなく、劣化や廃棄につながるリスクがあります。

そのため「先入れ・先出し」を基本とし、常に新しい製品や部品を適正な数だけ保有する体制づくりのために入出庫管理を行う必要があるのです。

在庫の動きを管理する入出庫管理はビジネス成功に導く重要な業務

日々の入出庫管理は、年2回行われる棚卸にも密接関係しています。

棚卸とは、全在庫の物理的な点検を行う重要な業務で、企業の資産と負債を正確に把握するために必要です。日々の入出庫管理が正確に行われていると、棚卸の際に在庫数の不一致が発生しにくくなります。

【参考】実地棚卸の完全ガイド - 目的、手順、効率化のノウハウと秘訣

一方、日々の入出庫管理が適切でない場合、棚卸の際に在庫数が合わないという問題が発生し、過剰在庫となった結果、企業は資本の無駄遣いとなりキャッシュフローを圧迫させることにつながります。

このように入出庫管理は会社経営に直接影響する業務であり、正確な業務遂行が求められるため重要性が高いと言えるのです。

入出庫管理を行う上で必要な5つの基本知識

入出庫管理を行うには下記５つの知識が必要です。

１つでも欠けるとスムーズに業務が行えず、万一のトラブル発生時には対応しきれません。順に解説しますので、業務にあたる方や指導者は理解しておきましょう。

1｜入出庫プロセスの知識

製品の受け取りから保管,ピッキング,梱包,そして最終的な出荷までの一連の流れを理解する必要があります。

各ステップの作業がどのように連携しているのか理解しておくことで、トラブル発生時の問題発見や課題解決に役立ちます。

2｜倉庫管理の知識

製品や部品に合った保管方法、配置、在庫ロケーションといった倉庫管理に関わる知識は、入出庫管理に欠かせません。

入出庫頻度、製品・部品に応じた適切な保管方法を選べるようになると、製品や部品を最適な場所・状態に保てるため、移動のムダが減り格納やピッキング作業の効率が良くなりま。

また、配置や在庫ロケーション知識は、スムーズなピッキング作業や出荷作業を行うために必要です。

• 【参考】ロケーションの設計と管理の基本｜ミス激減＆効率化する方法
• 【参考】ピッキング方法と作業の効率化（精度と時間短縮を実現）

3｜品質管理の知識

品質管理に必要な知識は、結果的に顧客の信頼維持やブランドイメージの保護につながるため、在庫管理と同様に重要性が高いです。

入出庫管理には、適切な品質を保つための保管方法や、破損品や欠陥品の流出を防ぐ製品知識が求められます。

製品や部品などの品質基準を理解し、現物を確認できる知識が必要です。

【参考】品質管理に欠かせない4Mとは！？製造業に必要な要素を解説

4｜安全管理の知識

倉庫や工場では、社内の安全基準やルールを理解し、従うことが求められます。

社内の安全基準やルールとは「機器の正しい取り扱い方法」「緊急事態対応のプロセス」「防災対策」などが含まれ、作業者の安全を保護し、事故や災害による生産の停止を防ぐ目的があります。

5｜在庫管理帳簿や在庫管理システムの知識

精度の高い在庫管理を行うには帳簿付けや在庫管理システムへの入力などが有効です。

しかし、「在庫管理の専門知識」と「帳簿ルールやシステムの使い方」を理解しなければならないがゆえ、業務が属人化しやすく改善活動が少ない傾向にあります。

手書きで在庫管理する際は注意が必要です。

手書き帳簿の場合、目先の在庫増減は把握できますが、年間を通した在庫量、月々の適正在庫や安全在庫の算出が煩雑です。

戦略的な在庫管理ができず、ただ在庫数を把握するだけの業務となってしまう可能性が高まります。

万一、在庫把握のためだけに帳簿付けを行っているのであれば、より精度の高い在庫管理をするためにエクセル、もしくは在庫管理システムへの移行を検討してみましょう。

入出庫管理の3つの手法と、現場が抱える「限界」

入出庫管理の方法は主に、手書き・エクセル・システムの3つの方法があります。自社の規模や課題に合わせて最適な手法を選択することが大切です。

それぞれの特徴とメリット・デメリットを比較表で解説します。

【比較表】手書き・エクセル・システム管理のメリット・デメリット

「エクセルが重い」「関数が壊れた」…数万点の管理が引き起こすリスク

エクセルはあくまでも表計算ソフトなので、データベースのようにデータを大量に保存するには不向きです。数万点に及ぶような大規模な在庫管理をエクセルで行うと、次のような大きなリスクを抱えることになります。

なぜ帳簿と現物が合わない？現場の「後回し入力」の罠

手書き、エクセルで属人化した入出庫管理表は、忙しさを理由に入力が後回しになることも頻繁に起こります。

入力が数日遅れたり、入力を忘れることもよくあり、入出庫管理表に記録された数量と現物と数が合わなくなる「在庫差異」が発生します。

帳簿の信頼性が失われると、余計な確認作業や発注ミスを誘発する負のスパイラルに陥ります。

担当者不在で出荷停止！？「あの人しか分からない」属人化リスク

入出荷管理が属人化すると、その人独自のルールや考えによって運用されてしまい、「この商品はあの人にしかわからない」＝その人のみが管理できるブラックボックス化という最悪の結果を招きます。

この状態に陥ると、周囲からの目がとどなかくなるため、状況が全く分からなくなります。

このような状態になりがちの人は、仕事を一人で抱え込みやすい傾向があります。

担当者が不在の際に忙しくなってくると、発注を忘れてしまい商品が出荷できなかったり、生産が停止するような致命的なケースもあります。

逆に、過去の欠品の経験（トラウマ）から、不安になって過剰発注を続けてしまい、倉庫がパンクするといった過剰在庫のリスクも常に隣り合わせになります。

先入れ先出しができず期限切れ

食品やトレーサビリティなどの品質管理が必要なものは、ロット管理を行って古いロット番号から「先入れ先出し」を徹底しなければいけません。

正しくロット管理を行うためには、全く同じ商品を区別しなければいけないため、ロット番号を付与しなければいけません。

しかし、属人的な入出庫管理では、ロット番号が付与されていたりいなかったりと信頼性が無く、結局は担当者の記憶しか頼れません。
結果として、処理を忘れてしまって先入れ先出しできず期限切れを起こしたり、忙しくて手前にあるものを適当に取る「手前取り」をしてしまって古いものが残り続けて期限切れを迎える…といった実害が発生するのです。

【参考】ロット管理とは？目的・方法・シリアル管理との違いを徹底解説

ミスをゼロに！入出庫管理を「しくみ化」する3つのステップ

入出庫管理の精度を上げ、現場のミスや無駄を根本から無くすためには、精神論ではなく「誰がやっても同じ結果になるしくみ」を構築する必要があります。

ここでは、入出庫管理をしくみ化してミスをゼロにするための3ステップを解説します。

ステップ1｜ルール作りの鉄則は「現場の動線」に合わせること

現場のレイアウト設計の基本は、動線が交錯しないように「一筆書き」にすることが原則です。

特に製造現場では、生産工程に合わせて部品のレイアウトを設計します。
現場の作業手順（マニュアル）を整備する際も、この動線を無視してはいけません。

必要な部品の置き場が遠いと、「一度にたくさん取る」「取り忘れてまた取りに行く」などが発生するため、記録の書き忘れなども起こりやすくなります。

あなたの会社がある一定の規模であれば、部品供給業務を専任化（ロジ担当の設置）して、作業場の近くには１～２日分の在庫を置き、それ以外は倉庫に保管する「ダブルトランザクション」も検討すると良いでしょう。

【参考】ロケーションの設計と管理の基本｜ミス激減＆効率化する方法

ステップ2｜整頓して正しく入庫する

出庫ミスの多い会社は、現場の「整頓」ができていないことが多いです。整頓とは、「何が、どこに、いくつ」あるかが、誰でもわかる状態のことです。
（参考：3定：倉庫や作業場の整頓の正しい進め方）

整頓のカギを握るのは、決められた正しい場所への入庫です。

私が支援した会社では、担当者が忙しいという理由で「とりあえず置き」が横行していました。その結果、次のようなトラブルが日常化していました。

• 担当者が「商品どこにあるか教えて！」と頻繁に呼び出され、益々自分の仕事ができなくなる
• 他の担当者に「とりあえずそこに置いといて」と指示し、自分自身も置き場が分からなくなる
• 商品が見つからない
• 出荷作業に時間がかかり常に残業、作業者からの不満の声が広がる
• 誤出荷が発生し、その対応にさらに時間が取られてしまう
• 帳簿上の在庫と実際に置いてある商品が違う「在庫差異」が発生

さらに、繁忙期には倉庫中のいたるところに商品の段ボールが人の背丈よりも高く山積みされて「段ボールの迷路」が出来上がるような状態でした。

この迷路から商品をよけながら探すだけでなく、出荷品を配送先別に準備する場所すら確保できない有様で、長時間残業が常態化していたのです。

この状況を打開すべく、整頓して必ず決まった場所に入庫できる状態を作りました。実施した劇的なしくみ化ステップは以下の通りです。

このプロセスを徹底することで、特定の担当者しかできなかった入荷作業と出荷作業が、他の担当者でも簡単にできるようになりました（脱属人化）。
商品を探す無駄な時間も一切なくなり、出荷作業時間も劇的に短縮。繁忙期であっても「段ボールの迷路」が出来上がることはなくなり、長時間残業も解消されました。

支援先の会社の方々が「私が入社して以来、初めての光景です！」と驚いていたのが印象的です。

不適合品の流出やミスを防ぐためにも、現場には図面と部品表をセットで整備し、トラブルが発生した（在庫が合わない）際には放置せず、上記のように「仕組みのどこが悪かったのか」を原因究明する姿勢が大切です。

ステップ3｜バーコード・QRコード活用による「手入力作業」の撤廃

さらに、バーコードやQRコードを活用すれば、商品コードを手書き・手入力することによる「ヒューマンエラー（書き間違えや読み間違いによる入力ミス）」を根本から無くすことができます。

その場でスキャンするだけで、誰でも正確に入出庫履歴をデータとして残せるようになります。

「バーコード管理は専用のソフトが必要で難しそう」と思われがちですが、専門ソフトが無くてもエクセルで簡単に作成可能です。エクセルを活用すれば、自社の好きな情報（品番やロット）を、好きなレイアウトにして作り込むことができます。

エクセルによる詳しい作り方は、以下の記事でご覧ください。

【画像付】エクセルでバーコード・QRコードを作成する完全ガイド

ただし、ボルトやナットなどロットで入庫する部品や、1製品に複数使用するような細かい部品の場合、１つひとつにバーコードを貼るのが難しいため、ケースに貼ったりバーコード一覧表を作ったりする工夫が必要です。
こうした細かい部品を管理したい場合は、入庫・発注処理や棚卸の数量確定にはバーコードを活用し、日々の出庫処理は「部品表」とシステムを連携させて、生産数に応じて自動で在庫が引き落とされる仕組みを作るのが最も効果的です。

現場での作業工数増加がないことを事前に確認し、予算を考慮しながら最適なスキャン環境を整えましょう。

【参考】部品表（BOM・構成表・セット品）の作り方と活用方法

属人的な管理から脱却し、誰でもできるシステムへ

入出庫管理の精度を上げ、企業の利益を最大化させるための最終的な答えは、リアルタイムな情報の一元管理による「脱属人化」にあります。
手書きやエクセルによる管理はコスト面でのハードルは低いものの、データ破損のリスクや後回し入力の罠、そして何よりも「特定の担当者にしか分からないブラックボックス化」という経営上の大きなリスクを常に抱え続けることになります。

個人の経験や記憶に頼る管理から脱却し、社内全体でリアルタイムに在庫状況を共有できる「しくみ」を作ることこそが、過剰在庫の削減、欠品防止、そして現場の劇的な残業削減を達成する唯一の方法です。

「在庫管理110番」では、ただシステムを導入するだけでなく、あなたの会社の現場の動線や業務の課題に徹底的に寄り添い、本当に使える仕組みづくりをサポートしています。

在庫管理110番の成長する在庫管理システムは、低コストで自社の業務に合わせた機能を追加でき、今回解説したロット管理や部品表にも対応しています。

部品から製品までの入出庫管理の効率化・自動化にお悩みでしたら、ぜひ当社の『成長する在庫管理システム』におまかせください。在庫管理の専門家が、貴社の課題に合わせた最適な機能を提案いたします。

まとめ：入出庫管理の徹底による在庫適正化と効率化へのステップ

本記事では、在庫管理の根幹をなす「入出庫管理」について、その定義や目的、求められる知識、精度向上のためのアプローチ、そして各種ツールのメリット・デメリットまで網羅して解説しました。記事の重要なポイントを振り返り、自社の業務改善にお役立てください。

1. 入出庫管理の目的と重要性を再確認する

入出庫管理とは、どの商品や部品が「いつ」「どこから・どこへ」「何個」出入りしたかを正確に記録する業務です。その主な目的は「安定供給の保持」と「在庫の適正化」にあります。日々の入出庫を正しく管理することは、棚卸時の差異を防ぐだけでなく、過剰在庫によるキャッシュフローの悪化や、欠品による機会損失を防ぎ、会社経営を健全に保つための重要な土台となります。

2. 入出庫管理に必要な5つの基本知識

現場でのトラブルを防ぎ、スムーズな業務を遂行するためには、以下の5つの基本知識を理解しておく必要があります。

• 入出庫プロセス：入荷から検品、保管、出荷にいたる一連の流れを把握する。
• 倉庫管理：どこに何があるかを明確にし、効率的な配置や移動を行う。
• 品質管理：保管中の劣化を防ぎ、製品や部品の品質を維持する。
• 安全管理：作業者の怪我や事故を防ぐ安全な職場環境を整える。
• 在庫管理帳簿や在庫管理システム：記録を正確に残し、誰もが最新の在庫数を把握できるようにする。

3. 精度を上げるための5つのポイント

入出庫管理の精度をより高めるためには、以下の5つの取り組みが効果的です。

• 在庫管理システムの活用：リアルタイムでの情報共有を可能にする。
• 作業手順のマニュアル化：誰が作業しても同じ精度で業務が行えるようにする。
• 誰もが分かる在庫管理表の作成：複雑さを排除し、入力漏れやミスを防ぐ。
• トラブル発生時の原因究明：差異やミスが起きた際、放置せず根本的な原因を突き止める。
• 図面と部品表の現場への整備：モノと情報を一致させ、取り違いなどのミスを防ぐ。

4. 効率化ツールのメリットと注意点

自社の規模や予算、取り扱う製品の特性に合わせて、適切なツールを選択することが大切です。

• エクセル（Excel）：導入コストを抑えられる手軽さがありますが、関数などを複雑にしすぎず、簡単操作に留めて属人化を防ぐ工夫が必要です。
• 在庫管理システム：手書きや手入力による計算ミスをゼロにし、蓄積されたデータを社内で共有・分析できるため、受発注の最適化や欠品対策に多大なメリットをもたらします。
• バーコード・ハンディターミナル：スキャンするだけで簡単に履歴を残せるため大幅な効率化になりますが、ボルトやナットなどのロット部品（バラ物）では数え間違いなどのミスが起きやすいため、他システムと連携した仕組み作りが推奨されます。

入出庫管理は、ただ記録をつけるだけでなく、企業の利益と信頼を守るための重要な業務です。まずは自社の現在の管理状態や課題を洗い出し、マニュアルの整備やシステムの導入など、できるところから適正化への取り組みを進めていきましょう。