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有効在庫(引当在庫)が重要な3つの理由と現場での活用方法

在庫数は総在庫数(実在庫)が分かっているだけではいけません。

有効在庫(未引当在庫)がどれだけ残っているかまで把握しなければいけません。

  • 総在庫数(実在庫数):今目の前にある在庫数
  • 有効在庫数:お客様や販売・計画予定の無いフリー在庫数
  • 引当在庫数:用途や行先が決まっている在庫数(お客様が決まっている(受注済み)、使用・販売予定がある)

引当とは、「将来、在庫を消化する予約・予定」と考えればわかりやすいです。

有効在庫と引当在庫として在庫を2つに分ける事は、よくある解説です。

しかし、実務においては、予約と予定の違いは大きいです。そこで、引当在庫をさらに2つ(確定在庫と計画在庫)に分けて考えた方が良いです。

今回は有効在庫、確定在庫、計画在庫について解説します。

有効在庫と引当在庫

引当在庫の把握が重要な3つの理由

有効在庫の計算式は、

有効在庫=総在庫数(実在庫)ー引当在庫

となります。実在庫から見れば、

総在庫(実在庫)=有効在庫+引当在庫(確定在庫+計画在庫)

という計算式になります。

総在庫(実在庫)しか管理できておらず、引当在庫を把握できていない時に起こる在庫管理の問題点を3つ解説します。

引当在庫は、用途・行先が決まっている

引当在庫が分かっていないと、お客様に迷惑をかけてしまうことになります。

引当在庫とは、目の前に現物はあるが用途・行先(販売先)が決まっているものです。

商品Aの現在庫が100個、引当在庫が70個ある時、会社にある在庫は当然100個です。

この時に、商品Aで新規で50個の受注があったとします。

もし、引当在庫(有効在庫)を把握していなかったらどうなるでしょうか?

「在庫があるので、今すぐ出荷できますよ!」

と回答してしまいます。

こんな回答をしてしまうと、商品Aは70個の引当在庫があるので、差し引き20個足りません。

(この状態を有効在庫がマイナスになったと言います)

先に注文受けている予約のお客様に、出荷しようとしたときに数が足りずクレームになります。

クレームになれば次のような事が起こるでしょう。

  1. お客様に謝る
  2. 他の予約済みの引当在庫をまわせないか(他のお客様に迷惑をかける)
  3. 緊急・短納期発注(仕入先に迷惑をかける)

許してくれればよいですが、信頼に関わる問題になります。

無駄な時間を使い、信頼も失うことになります。

過剰在庫を防止する

引当在庫が分かっていれば、将来の在庫数(理論在庫)がある程度わかります。逆に、

引当在庫(有効在庫)を把握できていないと、発注数は今の在庫に対してどれだけ足りないか?

という観点でしか見れません。つまり、過剰発注が生じやすくなります。

仕入は、

今日注文(発注)して明日納品されるという事はほとんどありません。

必ず、発注リードタイムというものがあります。例えば、発注リードタイムが14日の場合は、14日後の在庫数が何個くらいになっているかを知らないと

いけません。引当在庫を把握できていない場合、「欠品すると困る」という心理になり、必ず多め発注になります。

1品、1品で見れば大したことはないかもしれせんが、数千、数万点の在庫があれば、「塵も積もれば山となる」

在庫金額として大きな負担になります。キャッシュフローも悪くなります。

納期を安定させる

引当在庫には、確定と計画があります。

確定はすでに用途・販売先が決まっている在庫ですが、用途・販売先が決まっていなくても、予定としてどれくらい使用(販売)するかと

いう事はとても大切な情報です。業種にもよりますが、数か月先で受注確定していることは少ないです。

しかし、仕入れ品の納期(発注リードタイム)が数か月先ということはよくあることです。

そんな時に、計画在庫が分かっていれば、どの商品(部品)が、数か月先でどれくらいの在庫になっているか、という見当をつけることができます。

また、計画は、自社だけでは仕入先にとっても重要な情報です。

仕入先は、あなたの会社から受注を受けた際に、納期通り納めるために、予め在庫を積んでおかないといけません。

例えば、自動車メーカーなどは、「内示」というかたちで、仕入先に計画を提示します。

仕入先は「内示」を利用して、材料の仕込み(受注が来てもいいように備える)や事前生産を行います。

引当在庫(計画在庫)は、安定調達を行うためにも重要な情報です。

計画在庫の活用方法

引当在庫のうち、計画在庫は「販売・使用の予定のある在庫」です。つまり、使うかどうかは決まっていないものです。

計画在庫は、発注リードタイムと計画と併用して使うのが有効です。

引当在庫と発注リードタイム

発注リードタイムと計画

計画在庫は、発注リードタイムより先の日付にしか設定しないのが良いです。

卸売業や小売業など生産を伴わない仕入のみであれば、こちらの考え方で良いです。

もし、商品Aの発注リードタイムが7日の場合は、基本的に発注リードタイムより短い日付(10月7日)の計画在庫は全て消します。

なぜなら、仮に計画したとしても、納期通り入ってこないためです。

計画在庫が分かっていれば、将来どのあたりで在庫がマイナスになるかもわかります。

上記の場合では、次回の発注は、10月8日発注→10月15日納期の発注数100個が良いでしょう。

引当在庫と確定計画(タイムフェンス)

もう一つの考え方として、確定計画というものがあります。

確定計画とは、決まったら変更しない計画のことです。

計画を固定し確定させる機関の事をタイムフェンスといいます。

引当在庫とタイムフェンス

タイムフェンス=14日間の場合、10月1日時点で、10月15日までの計画は固定です。

つまり、10月1日の時点で計画在庫になっている、10月10日の30個、10月12日の50個、10月14日の20個はそれぞれ、

次のいずれかの決断をします。

  • 受注見込みがあるとして、見込生産する(外れたら過剰在庫)
  • 受注見込みが無いとして、計画在庫を消す(外れたら欠品)

製品の生産に必要な部品の計画(どの部品が、いつ、いくついるのか)を立てるためには、MRPという処理を使います。

製品は、数十点から数千点の部品で出来上がっており、しかも発注リードタイムや発注ロットもバラバラです。

人力・手作業でできるレベルではありません。

MRPについてはこちらの記事で解説しています。

有効在庫・引当在庫を分かるようにしたい

有効在庫・引当在庫を把握することは、次の3つの効果があります。

  1. 販売機会を逃さない
  2. 顧客の信頼を保つ
  3. 過剰在庫

ただ、手動で把握するのはとても大変ですので、システムの手助けを借りた方が良いです。

有効在庫・引当在庫がわかるようにできるシステムは世の中にたくさんありますが、自社の事情や在庫管理レベルに合っているかどうかは分かりません。
在庫管理110番では、在庫管理の仕組み作りだけでなく、在庫管理システムの販売・導入支援を行っています。

実務を知らないシステム業者ではなく、実務・在庫管理に詳しい在庫管理110番にぜひお気軽にお問合せください。

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