在庫管理システムを自作するには、エクセルを活用すれば十分に作れます。高額な在庫管理システムを導入する必要はありません。

例えば、以下のような企業に自作の在庫管理システムは適しています。

  • 起業したばかりのベンチャー企業
  • 在庫管理システムの有効性を試したい中小企業

関数、マクロ、ピボットテーブルを上手く組み合わせれば、思った以上にしっかりとしたシステムができます。またフリーのテンプレートを利用すればコストをかける必要はありません。

『在庫管理110番』でも、無料のテンプレートを配布中なので、ぜひご活用ください。

「無料のエクセル在庫管理表」をダウンロードする

自作の在庫管理システムのメリットを知って、賢く使えば、後々本格的な在庫管理システムの導入にも役立つでしょう。しかしデメリットもあります。会社の規模が大きくなるにつれて、使い勝手は悪くなります。

  • 営業所や倉庫、工場が複数になる
  • 取扱品目が増える

このような場合、自作の在庫管理システムでは対応が難しくなります。

エクセルの限界は・・・

社員数1~3名
営業拠点が本社のみ

まで。そこで今回は、エクセル在庫管理システムのメリットと問題点について、わかりやすく解説します。また課題を解決するための策も紹介します。

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エクセルで在庫管理システムを自作するメリット

エクセルで在庫管理システムを自作するメリットは、3つあります。

  1. コスト0円
  2. とっつきやすい
  3. 修正のしやすさ

エクセルで在庫管理システムを作ればコスト0円

ほとんどのパソコンにはエクセルが入っています。

エクセルの使い方を学べば、コスト無しシステムを自作することができます。

在庫管理システム110番でも、エクセル在庫管理システムのテンプレートを配布しています。

無料で入手できるので、ぜひご活用ください。

フリーのエクセル在庫管理表をダウンロード(使い方も解説)

誰でも知っていてとっつきやすい

おそらく、エクセルは日本で最も有名で普及しているソフトではないでしょうか?
社会に出てエクセルを使ったことが無いと言う人は、ほとんど皆無でしょう。

ワードやパワーポイントは使った事は無いけど、エクセルなら使ったことがある、と言うくらい有名でみんなが知っている馴染みのあるソフトです。

在庫管理システム以外にも、在庫管理業務でエクセルが活用できます。

エクセルに関するコンテンツをまとめてみました。ぜひご活用ください。

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とりあえず作れて、修正しやすい 

基本的にシステムは、データの入力・蓄積・出力が全て分かれています。
これがシステムを分かりにくくする原因です。

エクセルは、データの入力・蓄積・出力が全て同じファイルで完結しますし、データがむき出しなので、分かりやすいです。制約もあまりありません。

本格的なシステムだと修正が大変だった時間が掛かる場合がありますが、エクセルは簡単に直せます。

とりあえず作ってみて修正ということが簡単にできます。

エクセルの在庫管理システムの問題点と限界

エクセルの在庫管理システムを自作するメリットを紹介しましたが、問題点と限界についても解説します。

エクセル在庫管理システムが通用する限界は、

社員数1~3名
営業拠点が本社のみ

です。各営業拠点でデータの共有は不要という状況であれば、エクセル在庫管理で十分だと思います。しかし、会社の規模が大きくなり、人数が増え、営業所や倉庫が複数になり、取扱品目が増えるとエクセルでの管理は大変になります。

それには、次のような理由があります。

  • エクセルは表計算ソフトであってデータベースではない
  • データ数に限りがある
  • エクセルを作った人がいなくなる
  • 同時編集できない
  • 最新のファイルが分からなくなる
  • リアルタイムではない
  • 履歴が取れない
  • 権限設定ができない
  • 複雑になってきた
  • 処理が遅い
  • ファイルが壊れる可能性がある

エクセルは表計算ソフトであってデータベースではない

エクセルでもデータベースを作成することはできますが、あくまでも表計算ソフトという位置づけです。

また表の作成や数値の入力・抽出を得意としていますが、複数のメンバーで運用したり、最新データを更新したりする上では、使いづらいものがあります。

データの蓄積や検索において、組織全体の利用には向いていません。

データに限りがある

エクセルのシート1枚の行数は、1048576行(エクセル2003までは65536行)です。保存できるデータ数に限りがあります。

限界に達してしまうと、シートを分けなければいけません。
シートを分けるということは、設定してある関数などを全部見直さなければ行けないということです。

エクセルを作った人がいなくなる

弊社に寄せられる相談で最も多い内容です。エクセル在庫管理表はエクセルに詳しい人が作ることが多いようです。

作った人が退職したりすると大変です。いわゆる属人化リスクです。
トラブルが起きたら、誰も直せないという状態になってしまいます。

エクセルは自由に自作できるので、作った人以外は直せないということがとても多く発生します。
こうなってしまうと、残念ながらもうお手上げです。

同時編集できない

エクセルは一人の人が使っていると他の人が使えません。
人数が増えたり、拠点が増えると、複数人で使いたいですがエクセルだとそれができません。

よく起こる問題は、

  • 他の人が開きっぱなしで使えない。(誰が開いているのかもわからない)
  • 間違ってコピーを作ってしまい、どちらが正しいのかわからない

最新のファイルが分からなくなる

エクセルは気軽に誰でもコピーや保存ができます。
そのため、どのファイルが最新版かわからなくなるということが良く起こります。

運用ルールを決めていても、結局最後は人が守るかどうか?なので、うまくいかないことが多いようです。

最悪なのが、

  • 元ファイルとコピーしたファイルの2つにそれぞれ部分的に最新の情報がある
  • この場合、2つのファイルを見比べながら最新の情報がどれかを一つずつ検証しなければならない

作業をする上で、非常に手間がかかります。

リアルタイムではない

エクセルはリアルタイムでデータ更新ができません。
データを確認してお客さんに「在庫があるので大丈夫です」と言ったら、実はもうその在庫は無かった・・・と言うこともよく起こる問題です。

履歴が取れない

エクセルと専用のシステムの違いは、履歴が取れるかどうかです。
エクセルはデータを変更した履歴を追うことができません。

仮に間違った操作をしたとしても、「その人が黙っている」、または「故意で無く気づいていない」場合は、間違いがそのまま通ってしまいます。

一方、専用のシステムであれば、いつ・誰が変更したのかを履歴として保存しており、後から追うことができます。

権限設定ができない

会社が大きくなってくると、権限設定が欲しくなります。
現場にはマスターを触ってほしくなく、「在庫を閲覧するだけにしたい」といった要望です。
専用のシステムだと、ユーザーによってできること、できないこと、
メニューや画面を表示する、しないなどを設定できます。

複雑になってきた

エクセルは何でもできるのが強みです。
利用方法によっては、市販のパッケージシステムよりもはるかに使いやすいでしょう。

しかし、「何でもできる」はエクセルの最大の弱点でもあります。
利用の自由度が高いので、付け足し、付け足しで修正ができます。

すると、どんどん複雑になっていきます。
気づくと作った本人ですら分からなくなっています。

処理スピードが遅い

エクセルは、データの量が多くなったり、複雑な関数が増えたりしてくると処理速度が極端に遅くなります。
ひとつのデータを入力したら、数秒待つ。これはデータを入力する人にとってとてもストレスになります。

ファイルが壊れる可能性がある

エクセル在庫管理表が大量のデータと大量のシートでいっぱいになってくると、ファイルが壊れるリスクが高まります。ファイルサイズが大きくなればなるほど壊れやすいようです。

エクセル在庫管理システム一つのファイルに全ての機能があります。壊れてしまうと一度にすべてを失う可能性があります。

それ以上になると業務負担も増えますし、リスクも増えます。
では、エクセル在庫管理から本格的なシステムにどうやって移行すればいいでしょうか?

本格的な在庫管理を見据えたエクセルでの管理

エクセル在庫管理を自作する限界について指摘しました。

こういった課題を克服する方法が1つあります。

それは在庫管理システムです。

まずはエクセルで在庫管理をして、会社・事業が拡大してきた際は、本格的な在庫管理システムの導入をオススメします。

はじめて在庫管理システムを学ぶ方は、こちらで基本情報をまとめています。

在庫管理システムの基本を理解する

在庫管理システムの特徴は、データの入力・蓄積・出力です。その中でも特に、データの蓄積に注意を払えば、在庫管理システムに簡単に移行できます。最大のポイントは、

エクセルで作ったデータを本格的なシステムに引き継げるかどうか?

スムーズな移行ができるかどうかは、エクセル在庫管理をスタートする段階でほぼ決まります。実際、在庫管理表110番がコンサルティングをした企業様(社員数6名)は、まずエクセルで在庫管理を行い、その後、システムへ移動しました。

当初から本格的なシステムへの移行を意識してエクセル在庫管理システムを作ったので、データの移行も楽でしたし、在庫管理システムの操作もすぐに慣れました。

ポイントは、つぎの4点です。

  1. データベースの考えに基づいてシートを作る
  2. システムフロー(業務フロー)を作る
  3. 運用ルールを決めておく
  4. シンプルなエクセルを心がける

この4つさえ守れば、エクセルから本格的な在庫管理システムへの移行は簡単に、短期間で、低コストで行うことができます。

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成長する在庫管理

成長する在庫管理システム

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在庫管理システムの導入について相談する

エクセルの在庫管理は始めやすくコストもかかりませんが、長期的に見ればデータの保存性・メンテナンス

の観点からとても危険です。在庫管理の専門家に相談してみませんか?

些細なことでも構いません。お気軽にお問合せください。


ささいなことでもお気軽にどうぞ!

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