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【商品マスタ】在庫管理・分析に役立つ作り方とコードの採番方法

在庫や部品のマスター

マスターとは「基本情報のこと」です。マスタとも呼ばれています。

企業や業界によって呼び方は決まっていません。製造業では部品マスタ、パーツマスタ、製品マスタ、品目マスタといった言い方をいます。

商品マスターの項目としては、各商品の在庫ID、名前、ロット、安全在庫などの情報が登録されます。

とくに在庫マスター(在庫関連のマスター)に必要な項目は、次のようなものがあります。

  • 在庫品目ID
  • 在庫品目名称
  • 単価
  • サプライヤー(購入品の場合)
  • 購入ロット(購入品の場合)
  • 発注リードタイム(購入品の場合)

上記の図のような商品マスターが実際の業務で使用するものです。

商品マスターを設計しておくことで、在庫削減や発注などの分析に役立てることができます。

とくに在庫数や仕入れ先が多い企業では、マスターを登録しておくことで、商品管理や在庫管理がしやすくなります。

この記事では、マスタの作り方とコードの採番方法について専門家の立場からわかりやすく解説します。

在庫マスターを作るときに最初にやるべきこと

在庫マスターを作る時にまず最初にやらなければいけないのは、「在庫に固有のコードを付けること」です。
このコードは様々な情報と結びつけるキーになります。

取扱い数量やカテゴリが少ない、もしくはプロジェクト単位であれば、在庫の名称だけによる管理も可能です。

しかし、取り扱い商品数が多くなってくるとそうはいきません。

IDを持たず在庫管理を行っている事例を見かけますが、名称による商品情報の管理は、次のような危なさがあります。

  • 人によって微妙に呼び名が違い通じない
  • 長い名称のため入力・検索に時間がかかる
  • 頻繁に入力ミス、確認ミスをする
  • 半角と全角を打ち間違える

とにかく面倒で、間違いやすくなります。

コードを付けることを面倒だと思う会社もあるようですが、コードを付けずに起こる間違いのほうがかえって致命的なミスを生みかねません。面倒でもコードを作成・付与することで、間違いがなくなります。(最初は面倒ですが、そのうち慣れます)

コードを設定する利点はもうひとつあります。

コードの付け方を工夫すると、在庫データの分類が並び替えがしやすくなり、在庫削減の分析にも使用しやすくなります。このため、発注や在庫削減にも効果を発揮します。

【在庫分析に役立つ記事はこちら】

コードの付け方

在庫マスターを作るときに、最も重要なのは「コードの採番体系」です。
コードを作るときの原則は以下の通りです。

  • 採番ルールが統一している
  • 簡単である
  • 拡張性を視野に入れておく
  • 複数の部品で同一コードを使わない

コード体系の作り方は以下のような方法があります。

  • 連番
  • 桁数
  • 区分で分類
  • 10進法

作り方には一長一短があるので、取り扱う在庫品目ごとに応じて適切な作り方を選択します。

➽在庫IDのつけ方を詳しく見る

在庫マスターを作るの関連ページ

  • 拡張性を視野に入れておく
  • 複数の部品で同一コードを使わない

コード体系の作り方

採番体系は以下のような方法があります。

  • 連番
  • 桁数
  • 区分で分類
  • 10進法

作り方には一長一短があるので、取り扱う在庫品目に応じて適切な作り方を選択します。

在庫コードのつけ方を詳しく見る

コードに意味を持たせるか、持たせないか?

コードに意味を持たせる方法はコードに意味を持たせる「意味ありコード」とコードには意味を持たせない「意味無しコード」が

あります。意味ありコードを採用する人が多いですが、結論からいうと「意味無しコード」のほうが良いです。

意味ありコードの利点は、コードを見れば意味が分かるということですが、デメリットは、

  • 使える桁数が少なくなる
  • 想定外の分類が出たときに対応が難しい

ということが起こります。コードの桁数が足りなくなる「コードのパンク」です。

コードはシステムを変更しても、そのまま使うことが多いので、コードをどのように作るのかはとても重要です。

マスター管理に在庫管理システムを活かす

マスター管理は、エクセルの関数を利用すれば作成することが可能です。

VLOOKUP関数が一番便利なのですが、詳しくはこちらをご覧ください。

在庫管理で役立つエクセル関数

手作業が大変だという方に向けて、より効率的に実施する方法があります。

在庫管理システムの活用です。在庫情報がリアルタイムで更新され、ミスなく管理できるようになるツールです。

最近は機能性の高いものが出回っていますが、わざわざ高価な在庫管理システムを導入する必要はありません。

最低限の機能だけで十分です。機能性よりも、現場での使いやすさ、操作性の良さなどを重視してください。

「在庫管理110番」では、在庫管理のプロが手がけた「成長する在庫管理システム」を提供しています。

  • 品目マスタ
  • 品目分類マスタ
  • 在庫区分マスタ
  • 管理区分マスタ
  • ロケーションマスタ
  • 取引先マスタ
  • 取引者マスタ

など、カテゴリー別にマスタ管理ができます。見やすい画面で、初心者でも操作が簡単です。

30日間無料でお試しできるので、マスタ管理に活かせるのかトライアル期間でご確認ください。

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