SPD（院内物流管理システム）とは、病院で使用される医薬品や診療材料の在庫管理や各部署への供給などを行うシステムです。
特に大病院を中心に導入されていて、在庫管理の効率化や適正在庫に役立てています。
一方、中小病院では導入されていないことが多く、担当者任せになっているケースが多いです。
その結果、次のような問題が起こっている病院が多いようです。
- 担当者に聞かないと在庫数が分からない
- 担当者によってやり方が違う（属人化）ため、他の人ができなかったり引継ぎに苦労
- 忙しいと発注漏れのリスク
- 余分な発注をしてしまい過剰在庫
担当者の負担が大きくなるだけではなく、経営面（病院の信頼性や、過剰・不良在庫による財務的な負担）のリスクもあります。
2024年4月から時間外労働の上限規制がスタートしました。
これまでは、残業等、個人の努力によって何とかなっていた側面が大きいですが、今までのやり方は変えていかないといけません。昔のやり方を続けていれば、「ブラックな働き方をさせる病院」というレッテルを貼られるリスクもあるため、改善は待った無しです。
この記事では、特に中小病院がSPDを外注化すべきかそれとも自分達で導入してやるべきかについての検討材料として、メリット・デメリットを知り、効率を高めつつ低コストなSPD導入を実現する方法を解説します。
目次
SPDの目的と必要性
SPD導入の主な目的は、院内での業務効率化およびコスト削減です。
SPDとは、Supply Processing and Distributionの頭文字を取った略語で、日本語では「院内物流管理システム」と言います。
また、一般社団法人日本医療製品物流管理協議会（通称：日本SPD協議会）では、SPDを以下のように定義しています。
（SPDの定義）
「SPDとは、病院が使用・消費する物品（医療材料を主として、医薬品、試薬、滅菌・再生品、手術器機・鋼製小物、ME機器、文具・日用雑貨、印刷物など）の選定、調達・購入方法の設定、発注から在庫・払出・使用・消費・補充に至る一連の物品の流れ（物流）、取引の流れ（商流）および情報の流れ（情流）を物品管理コンピュータ・システムを使い管理し、トレーサビリティなど医療の安全性を確保するとともに、コスト削減、原価管理など病院経営改善・効率化に資するための「物品・物流管理システム」のことをいう。」
病院やクリニックの院内で使用する医薬品や医療関係の消耗品の流れを管理する医療系専用の在庫管理システムだと考えると分かりやすいです。
SPDを導入すれば、以下の業務の効率化とミスの予防ができます。
- 在庫の数量把握
- 医薬品や消耗品などの入出庫の数量管理
- 使用期限切れなどの不良在庫の管理
- 保管場所の入出庫業務
- 各部署への供給業務
- 医事請求漏れのチェック業務
SPDを導入すれば、システム上で在庫や入出庫数量、使用数量が把握できるので、各部署の担当者に必要数を聞かなくても、適正なタイミングで供給できます。
さらに、医事請求システムなどの他のシステムと連携させると、使用数量の請求漏れを防ぐこともできます。
【医師・看護師】時間外労働の上限規制に対応するため
SPDは、医師や看護師の時間外労働削減にも効果があります。
なぜなら、SPDによって、在庫が適切に管理されていれば、医薬品の供給や医療機器がいつでも安全に使用できる状態を維持できるので、患者の診断や処置もスムーズに行え、診療時間の短縮につながるからです。
2024年４月から医師や看護師にも「時間外労働の上限規制」が適用されました。
時間内にできない仕事は、残業をすれば良いという考え方は、認められなくなりました。
時間外労働の上限規制を簡単に解説すると、時間外労働は「時間外・休日労働を含め、年960時間以内にしてください」という上限規制です。
ただし、「都道府県知事の指定を受けた医療機関で指定に係る業務に従事する医師（連携B・B・C水準の定期用医師）のみ」は年960時間以上の勤務が可能です。
そこで、年960時間の時間外労働を1日に換算する何時簡になるのか、単純計算でシュミュレーションしてみました。
（時間外労働が年間で960時間の場合）※年間休日を104日（単純計算で週休２日）に設定
- 勤務日数：365日-104日＝261日
- 1日当たりの残業上限：960時間÷261日≒3.7時間
1日あたりの時間外労働の目安は、約3.6時間/日になります。
あなたの病院ではいかがでしょうか？
現在までの医療は、医師や看護師の長時間残業によって支えられてきました。しかし、今後は労働時間の上限規制に加えて、今後、医療ニーズの変化や医療の高度化、少子化に伴う医療の担い手の減少が進む中で、医師個人に対する負担がさらに増加することが予想されます。（参考：厚生労働省 医師の働き方改革について）
院内業務を軽減するため
一人当たりの残業を減らすためには、働く時間を減らすか、人員を増やすかの2択を迫られます。
人員を簡単に増やすのは難しい・・・という病院は多いと思います。
なぜなら、病院も医療行為を提供する商売であり、経営の観点から経費削減が求められるからです。
そうすると、必然的に院内業務の軽減が必要です。
院内業務を軽減するためには、外注であれ自院運営であれSPD導入は必須です。
院内業務は、医療行為のみならず医薬品や消耗品の在庫管理、受発注業務、各部署への供給、医療機器のメンテナンス、委託業者への連絡および打ち合わせなど多岐にわたります。そのため、病院の対応として、職員の増員や業務の一部を外部委託しています。
また、病院によっては職員に長時間労働を強いて業務対応しています。
今回の上限規制で、人件費や外注費などの負担がますます膨らむ一方なので、コストを抑えるためにもSPDを導入して業務効率化を図ることがおすすめです。
医療の品質や安全性の担保のため
SPDは、医療の品質や安全性を向上させる重要な役割も担っています。
SPDを導入することで、医師や看護師は常に医薬品や医療に関わる備品などがそろっている環境が整い、患者を診断・処置できるので、医療のリスク軽減にも効果的です。
例えば、個人に管理を任せていると、忙しい時や慌てている時に、医薬品の間違いや医療機器の不具合に気づかない場合もあり、処方・処置したくても、担当者の発注漏れや在庫狂いで、医薬品が不足していたり、医療機器が故障して使用できなかったりすると診断や処置が遅れます。
また、記憶や紙に頼った管理では記録にも残りづらくなります。システムに登録していれば、瞬時に情報を照会して、他の人が気づいたりトレーサビリティ（追跡）も可能です。
結果として患者を危険な目に合わせる可能性があります。
このような最悪の事態を未然に回避するためにもSPDシステムは必要です。
不良在庫の発生を抑えるため
使用期限が過ぎている医薬品を誤って使用すると患者の命を危険にさらします。
医療の質の担保の観点から医薬品の使用期限や破損状況など、在庫管理は厳密に行う必要があります。
さらに医院経営の観点で考えると、在庫管理によって過剰在庫や不良在庫が出ないようにして、ムダな支出を抑えなければ経営を圧迫します。
SPDの主な５つの役割（メリット）
SPDで効率化が図れる業務内容は多岐に渡りますが、主な５つ役割（メリット）とその業務内容を解説します。
院内物流および購買の物品管理
SPDで用いられる物流とは、院内で使用される医薬品や医療機器など物品の動きのことです。
仕入や在庫管理の状態、各部署への供給などに不備や不足があれば、患者の命を危険にさらすことになかねません。
そのため、以下の点に注意が必要です。
- 在庫数を適正に保つ
- 適正な仕入数量とタイミング
- 各部署への供給のタイミング
- 医療機器のメンテナンス依頼の日程調整
など、すべてを正確かつ遅れ無く実施することで危険リスクを回避できます。
医薬品および診療材料のピッキングと供給
医師が患者を診察および処置する際に使用する医療品や聴診器、血圧計などの材料を各部署へ供給します。
また、各部署で医薬品などの不足が起こらないように、定期的に在庫のピッキング作業を行います。
物品の発注・納品
医薬品や診察材料、医療材料の発注業務を行います。また、納品時には、発注数量に差異がないことをチェックし、万が一、不良や不備があれば返品・差し替えの手続きを行います。
各病棟の請求伝票管理
各病棟を回って請求伝票を回収したり、点滴や内服薬などの医薬品を運搬したりすることで病棟の業務をサポートします。
価格交渉・情報収集・問い合わせ対応
SPDでは各部署への供給や在庫管理だけでなく、その他にも以下の業務を行います。
- 医療機器メーカーへの修理依頼や日程調整
- 診療材料メーカーの問い合わせ対応
- 各部署からの問い合わせ対応
- 新しい診療材料の価格交渉
- 最新の医療情報の収集
など、医療現場のニーズに応じてさまざまな業務を行います。
SPDの雇用形態および募集内容
SPDの雇用形態は自院か委託業者の２種類あり、SPDに関する業務をすべて行うのか、それとも一部の業務だけを行うのかによって違います。
SPDに関する業務をすべて行う場合は、次のような専門的な知識が必要です。
- 医療器具の名称や使用方法
- 医薬品の名称や保管方法
- 清掃・消毒の方法
- 使用後の処理方法や汚染度
自院でSPDを行う場合
自院で独自でSPDを行う場合には、これらすべての知識を有している職員が担当する必要があります。
つまり、職員への医療知識の教育が必要になるということです。
病院が直接雇用する場合は職員として雇用され、雇用された病院でのみSPDを行います。一般的な募集要項は下表の通りです。
| 募集内容 | |
|---|---|
| 業務内容 | 病院内の薬品倉庫で、日常的に使用する医薬品などの入出庫業務、 システムへのデータ入力、医療材料・医薬品の供給管理、品質管理、棚卸、 医薬品などの発注、納品検収、医療機器メーカーへの修理依頼、医薬品メーカーへの問い合わせなど |
| 年齢・性別 | 20代～50代 ※性別不問 |
| 勤務時間 | 8：30～17：00（休憩60分）※シフト制 |
| その他 | GW・年末もシフトにより出勤あり 未経験OK 月1～2日、日曜日出勤あり |
外注化（委託業者に任せる）する場合
一方、委託業者に任せた場合は、委託業者がスタッフを指導するため、教育コストはかかりません。
委託業者にSPDを外注化する場合は、
- すべての業務を業者に委託する場合
- 業務の一部だけを業者に委託する場合
といったように自院の事情に応じて、SPD業務を自院と外注に分担することもできます。
SPDを自院で行う場合と外注化する場合の注意点
SPDを外注に任せる場合と自院で行う場合の注意点をそれぞれ解説します。
SPD導入し自院で行う場合の３つの注意点
自院でSPD導入をする際の注意点は以下の3点です。
SPD業務の教育または熟知した人材が必要
病院独自でSPDを運用する場合には、スタッフが多機能なSPDの運用方法とシステム管理を熟知しておく必要があります。なぜなら、未熟なスタッフだけでSPDを導入しても使いこなせないばかりか、余計に時間と負担がかかるからです。
そのような状況でも導入するのなら、SPDの運用経験のある人を採用するか、前述のデメリットを覚悟の上で職員が使いこなし運用できるように教育する必要があります。
導入・運用コスト
SPDは、資金力のある大病院向けに作られていることが多く、導入にはお金がかかります。さらに、毎月のシステム保守費が固定費となります。そのため、中小の病院やクリニックでは導入コスト・ランニングコストの負担が大きく、導入することで逆に経営を圧迫する可能性があります。
SPDに持たせる機能
どのような機能を持つSPDを導入するかによっても業務効率化の程度が変わってきます。例えば、SPDには次のような機能を持たせることも可能です。
- 定量・予約発注、使用量自動計算発注などの定数管理方式を採用したシステム
- 医薬品データベースとの連携が可能なシステム
- 医療材料や検査試薬、一般消耗品など医薬品在庫や消費データを管理するシステム
- ハンディターミナルやSPDカードなどを活用した管理システム
これらのシステムは、製品のバーコードをスキャンするだけで在庫情報を即座に把握できるものや、医薬品等のデータベースとの連携により、定量管理や消費量管理、自動発注などが容易に行えます。そのため、業務効率の向上とヒューマンエラーを最小限に抑えるために効果的です。
ただし、機能が増えれば増えるほど、導入コストも増えるとともに、システムが複雑になり覚えることも多くなるため、教育の手間や習熟にかかる時間が長くなります。
必ずしも、機能が多いSPD＝良いSPDであるとは限りません。
機能の絞り込みも重要な決断です。
SPDを業務委託する際の３つの注意点
教育ができなかったり、SPDの導入、運用コストが賄えない場合は、外注化も選択肢の一つです。
外部委託すれば、自院にSPDを熟知したスタッフがいなくても、在庫管理から各部署への供給など滞りなく行ってくれます。
外部業者を選定する際は以下の３点に注意しましょう。
委託業者によって購買先が決まっていないか？
SPDを外部委託すると、委託業者と取引のある購買先から仕入れるので、病院側の思い通りに購買先を変更できない可能性があります。安い購入先があったとしても切り替えられないのは、コストアップの要因になります。
委託御者のスタッフの質は十分か？
委託業者もさまざまで、SPDを熟知したスタッフが在籍している業者もあれば、知識の浅い業者、もしくは限られた業務しかできない業者もいます。安さだけで選定すると痛い目にあいます。
委託業者の言いなりならざるを得ないようにする
業務委託する場合、自院にSPDに関する知識や情報および経験がなければ、SPDについて何も分からないので委託業者の言いなりです。業者の委託費が高いから、外したいと思っても外せない・・・ということもリスクです。
先程の購買先が選択できないことも同様で、業者の言いなりにならないためには、業者に対して意見できるだけの知識や情報および経験が必要です。
以上、3点に注意して業者委託を検討して、自院にふさわしい委託業者を選別しましょう。
自院でSPDを導入する最大のメリットは、自由度の高さです。うまく導入できれば、自院の職員なので、配置転換も可能ですし、委託費のランニングコストがかからないメリットもあります。SPDの情報や知識は自院で管理できるため、自院の思うように仕入先を変更したり、価格交渉したりすることも可能です。
一方、外注化の良さは、教育の手間やシステムを持つコスト負担を減らせることです。
自院の状況や方針に合わせて、自院で運用するか外注化するかを検討しましょう。
中小病院・クリニックにはスマホ完結型の在庫管理アプリがおすすめ
中小病院やクリニック等では、SPD業務を外注化したり、高価なSPDを導入すると、導入費やハンディターミナルの購入費に加えて、毎月の固定費の負担が大きくなり、金銭的に苦しいことも多いこともあるはずです。
そこで、コストをあまりかけられない中小病院にお勧めなのは、SPDに多機能を求めず在庫管理に絞ることです。そもそもSPDの重要な役割は、物品管理・・・つまり在庫管理だからです。
医療業界の専用システムであるSPDだと高価ですが、在庫管理に絞れば、在庫管理システムも選択肢になります。SPDにこだわる必要は全くありません。
欠品を出さない、過剰在庫を持たない、不良在庫を出さないは、病院だけではなく、どんな業界にも共通する在庫管理に求められることです。さらに適正在庫の維持だけではなく、在庫情報の一元管理と共有化もできるので、在庫管理をアナログで個人に頼っている場合、ヒューマンエラーによる在庫切れ、在庫数間違いを回避する目的としても効果的です。
特に、在庫管理は低コストで導入できる在庫管理アプリが普及しているのでお勧めです。
スマホを使ったサブスク型の在庫管理システムであれば、導入費が0円だったり、ハンディターミナルなどの専用機器を購入する必要もないため、初期費用がほとんどかかりません。さらに毎月のシステム使用費用も数千円～数万円と比較的安価なので、ランニングコストの負担も小さくてすみます。
個人のスマホを使わせるのが不安な場合は、安価なスマホ本体を利用することもできます。
（ちなみに、ハンディターミナルは、1台20~30万円、スマホ本体は10万円以下です）
スマホを使ったサブスク型の在庫管理システムは、大量に出ているため、機能もピンキリです。正直、全く使えないものもありますし、業界特化したものもあるため、選択を間違えると、返って手間が増えます。
在庫管理110番では、医療業界でも多く採用されているスマホで完結し、低コストで、バーコード（QRコード）読み取りにも対応しているスマホアプリもご紹介します。遠慮なくご相談ください。
些細なことでも遠慮なくご相談ください！
在庫管理の基本と方法を勉強する
SPDを自院で行うために、在庫管理の基礎と方法を勉強することもお勧めです。たとえSPDを導入しても、業務フローが整っていないなど、便利な機能を使いこないシステムを運用できない状態であれば、お金をかけて導入した意味が全くありません（このような会社はとても多いです！！）
その効果を実感するにはSPDを運用するための知識と経験が不可欠です。
在庫管理110番のコンテンツで勉強する
在庫管理110番の在庫管理に役立つ300以上のコンテンツを掲載しています。
表面的な知識だけではなく、具体的な方法まで突っ込んだ解説をしているので、実務に役立ちます。これによって、SPDの運用を向上させる効果も期待できます。
ノウハウ本や教科書で体系的に学ぶ
また、在庫管理の基本をまとまった情報で体系的に学びたい場合は、在庫管理の教科書や在庫管理110番の代表の著書がおすすめです。
在庫管理セミナーを受講する
在庫管理の方法をネットや書籍などで勉強しても、実践でどのように活かしてよいのか分からない場合があります。そんなときは、在庫管理セミナーを受講すれば実践的な活用法を学べます。
在庫管理110番では、実務経験のある在庫管理の専門家が在庫管理に関するセミナーを定期的に開講しています。
在庫管理セミナーは、どんな業種でも活用できる内容になっていますので、製造業や卸売業だけではなく、医療や介護業界の方々にもご受講していただいています。
在庫管理セミナーでは、受講者特典として講師に個別で無料相談ができます。自社の課題ややりたい事を伝えれば、専門家から具体的なアドバイスがもらえます。
在庫管理のよくある課題に合わせてご選択ください。
自社の課題にどの在庫管理セミナーが合っているか分からないという場合は、お気軽にお問い合わせください。あなたの会社の課題にぴったりのセミナーをご選定します。
まとめ
SPD（院内物流システム）は、病院内での医薬品や医療材料、診療材料の在庫管理や各部署への供給、不良在庫の削減などが主な業務です。その他にも医療機器メーカーへの修理・点検依頼、医薬品メーカーや他部署の問い合わせ対応、原価管理など幅広い業務を行います。
SPD導入には一定のコストがかかりますが、病院が自ら導入するか業務委託するかは病院側の判断にゆだねられます。しかし、どちらの場合でも今後の病院運営を考えれば、待った無しで業務の効率化を図るためにはSPD導入は不可欠です。
ただ、SPDは高価なことが多いため、多額の投資ができない中小病院・クリニックの場合は、低コストで導入できるサブスク型の在庫管理システムがおすすめです。SPDで最も重要な機能である在庫管理を正確にかつ効率的にできるようになり、情報共有・欠品予防・過剰在庫を実現できます。
些細なことでも遠慮なくご相談ください！
ただし、昔からの担当者任せの自己流の在庫管理をずっとしていて、SPDや在庫管理システムを導入しても、使いこなせず思ったような効果を出す自信がない・・・という場合は、まず在庫管理の基本を学びましょう。
在庫管理セミナーを受講すれば、在庫管理の専門家から在庫管理の基本や適正在庫の算出方法、効率的な作業方法について学べ、SPDの導入効果を最大限に引き出すことにも役立ちます。
その他、在庫管理に関するご相談やお悩みがございましたら、お気軽に当社までお問い合わせください。
些細なことでも遠慮なくご相談ください！