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3定:整頓の正しい進め方を在庫管理の専門家が解説

在庫管理の方法

「5S3定って、どういう意味があるのか?」

「3定管理で重要なことは何か?」

「2S活動は、具体的になにをすべきか?」

そんな疑問に、在庫管理アドバイザーの立場からお答えします。

3定とは、5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)のうちの「整頓のやり方」です。

3定管理とも呼ばれており、

  • 定品
  • 定位
  • 定量

を指します。

3定ができていない現場では、「在庫を探すムダ」「在庫の紛失」が発生しやすくなります。

5Sのうちの2S(整理・整頓)は、製造業の現場においては基本中の基本です。とくに整頓は、「誰が見ても一目で分かる」状態をつくるために欠かせません。しかし、置き場作りのルールがなければ、どの在庫がどこに、どれだけあるのか把握できません。

今回は5S3定の基本を、在庫管理のプロがわかりやすく解説します。具体的には、3定のうち「定品・定位・定量」の手順を、ステップごとにまとめました。とくに「棚番マップの作り方」(定位)は、すぐに現場で使えると大好評です。

3定を進めるには、棚の表示がもっとも大切になります。遠くからでも見やすいことを心がけてください。また、1度実行するだけでなく、維持していくための方法も2つ紹介しています。

3定は整頓の原則、置き場作りの3つのポイント

3定とは、5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)のうち、「整頓」のやり方です。

読み方は「さんてい」です。5S3定とセットで呼ばれることも多くあります。

5S活動において、2S(整理・整頓)は、在庫管理における「置き場作りの基礎」

この2Sを実施する方法が3定(3定管理)です。

以下3つの「定」を意味します。

  • 定位
    置き場を決めること
  • 定品
    決まったものを置くこと
  • 定量
    決まった量だけを置くこと

3定ができると、さまざまな在庫でも決まったものを、決まった場所に決まった量だけ置くことができます。

「定位」「定品」「定量」=3定管理をすることによって、在庫の置き場が明確になります。

在庫管理の教科書では、今回解説する3定のほか、現品管理のことが学べます。

明日から使える実務的な在庫管理のテクニックが満載

3定の目的は「誰が見ても一目で分かる」こと 

3定が目指すことは、
誰が見ても一目で分かることです。

つまり、

3定管理を実施すると、「ものを探すムダ」、「紛失
によるロス」が無くなります。

キーワードは、以下の通りです。

  • パッと見て状態が分かる
  • 誰でもすぐに取り出せる
  • 誰でもすぐに元通りにできる

3定の進め方について、それぞれ詳しく見ていきましょう。

1つ目の「定位」から説明します。

定位:置く位置を決める 

まずは、置き場を決めます。

「第1工場の左から3本目の柱のすぐ右にある棚の下段ね!」

という表現だと、場所を特定しづらく、
知っている人しか分からず意味がありません。

置き場に名前を付けます。

手順は次の通りです。

  1. エリアマップを作る
  2. 棚に名前を付ける
  3. 在庫の置く位置を特定する

在庫を保管する倉庫が1か所しかないような小規模の場合は
エリアまで決めず、棚番と在庫の表示のみ作りましょう。

完成図は次のようになります。
棚番マップ

①エリアマップを作る

道路地図のように工場のレイアウト図を
メッシュ状に区切って、番地を振っていきます。

エリアマップ

エリアマップは、工場を東西南北の碁盤目のエリア
に分けたものです。
例えば、★のところは、エリアマップの番地に従うと、
B2ということになります。
これで、工場の中の場所の位置が明確になります。

工場が小規模の場合は、エリアマップまで作成する
必要はないでしょう。

②棚に名前を付ける

先ほど作ったエリアマップにおいて、各エリアに
棚が必ず1つなら問題ないですが、2つ以上ある
と、どの棚かわかりません。

そこで、次に棚に名前を付けます。
部品棚A、部品棚Bのような要領です。

こうすると、ひとつのエリアに複数の棚が
あっても、棚を特定することができます。

1と2を組み合わせたものを棚番マップと言います。

③在庫の置く位置を特定する

1つの棚に1つの在庫だけを置くのなら問題
ありませんが、やはり1つの棚にいくつかの
在庫を置くでしょう。さらに棚は1段ではなく、
2段以上あることが普通です。

そこで、棚に置いた時のルールを決めておきます。
例えば、2段の棚があるとすれば、
下段を1とし上段を2とします。

そして、在庫は向かって左端から置くことを
ルールとして、それぞれ左から1、2、3・・・と
します。
例えば、在庫を部品棚A(2段の棚)の下段、左から
2番目に置いたとします。
すると、その在庫の置き場は、部品棚Aの1-2という
ように表現することができます。

棚に名前を付けることと置く位置を特定すること
棚番を決めると言います。

この3ステップで在庫の場所が特定できます。

④棚番マップを作る

エリア、棚番をまとめて、工場の棚番マップを作ります。
この棚番マップはいわば工場の地図です。
これを手に持って歩けば、工場で迷いません。

⑤棚番を振ると誰でも置き場が分かるようになる

最初に戻って、曖昧な表現をエリアと棚番を使って
明確にしてみます。

「第1工場の左から3本目の柱のすぐ右にある棚の下段ね!」

まずエリアマップを決めたことで、
あの柱という表現が、1-B2という番地に変わます。

次に棚番を決めたことで、
すぐ右の棚の下段ね!という表現が、A-1-2に変わります。

まとめると、
「1-B2の場所にある、棚A-1-2」になり、
置き場が場所が明確に指定されます。

上手く設定できたかどうかを知る良い方法があります。
それは、入社1日目の新入社員に在庫を取に行ってもらう
ことです。

棚番マップがしっかりと整備されていて、
棚番マップがきちんと更新されていれば、

マップさえ渡せば、すぐに指定の場所に
迷わずにたどり着くことができます。

迷ってしまったり、違ったものを持ってきた場合は
棚番マップの作り方や棚番自体が間違っている、
在庫の変更を反映していないなどのなんらかの問題があります。

定品:置くものを決める 

場所が決まったら、次に定品です。置くものを決めます。
置くものは常に定まる場合と定まらない場合があります。

特にフリーロケーションの場合は、”何を入庫したか、何を出庫したか’
‘を記録しておかないと、どこに置いたか分からなくなるので、定品が
崩れてしまいます。

ロケーション管理管理の具体的な方法は、こちらをご活用ください。

☑ロケーション管理について詳しく学ぶ

①置き場を決めるときのポイント

やみくもに棚番を決めると、かえって
工場の生産性を下げてしまう可能性があります。

置き場を決めるときは、在庫の特性を
考慮します。

  • 作業場所
    その在庫を良く使う作業場のすぐ近くに置きます。
    在庫を取りに行く時間を減らすことができます。
    仮に1日1000個作る部品があり、材料を取りに行くのに
    1時間で1分使っていたとすると、1日で8分になり、
    1か月で160分、1年で1920分(32時間)になります。

  • 工程と物流
    工程の流れに合ったところに置き、在庫の
    流れと工程の流れをできるだけ一致させましょう。
    最終工程の付近に最初の工程の在庫を置くと、
    工程の流れを在庫の物流が逆行するので非効率的です。

  • 種類
    扱う在庫の種類が多い場合は、品種別に在庫を
    集めておくと、迷いにくくなります。
    作業場所や工程の流れと反してしまうので、倉庫などに
    限定したほうがいいかもしれません。

  • 大きさや重量
    手で持ち上げることができない大きなものや重量物
    などは、構内クレーンのそばなどに置かざるを得ません。
  • 使用頻度
    使用頻度が高い在庫は、取り出しやすい場所と取り出しやすい
    高さにしておき、在庫運搬者や使用者の負担を軽減します。

定量:置く量を決める 

置き場と置くものが決まったら、置く量を定めます。
置く量を決める理由は、安全と品質を保つためです。

棚に耐荷重を記載して、耐荷重を超える量を置かないように
します。耐荷重を超えてしまうと、棚が壊れて保管している
在庫が落ちてくる可能性があるのでとても危険です。

奥にあるものが見えなくなり、劣化してしまう可能性が
あるので、置く量の規制はとても大切です。

規制は、白線などを引いたり、収納する保管品しか入らない
ように入れ物を工夫するなどして、心理的にも物理的にも
それ以上入れられないようにします。

①山積みは厳禁

安全と品質の観点から山積みは厳禁です。
荷崩れの原因にもなりますし、上にあるモノばかりを
移動して先入れ先出しが守られなくなります。下にある
ものがつぶれてしまう可能性もあります。

棚の設置を工夫して、山積みは避けます。

②買いすぎを防止

置く量を決めると、買いすぎや作りすぎを防止することが
できます。余剰在庫の防止や生産計画の見直しにも
定量は役立ちます。

☑生産計画を作成する方法を学ぶ

3定だけでは不十分!表示で3定を見える化する 

3定「定位・定品・定量」を実施するだけでは実は不十分です。

置くもの、置く場所、置く量が決まっていても、その状態が見える化します。

表示には、3定の要素をきちんと盛り込みます。

見やすい高さに、大きな字で分かりやすく、遠くからでも読みやすいようにします。

配色も重要なポイントで、色によって意味合いを分けたりすると、遠くからでもだいたいパッと見て分かるようになります。

棚の管理方法はこちらで具体的に解説しています。

☑棚の整備方法・棚番を決めるルールについて知る

3定を維持(メンテナンス)する2つの方法 

3定の実施後はやりっぱなしにせず、状況に合わせてメンテナンスしなければいけません。

3定のメンテナンスで大切なのは次の2つです。

  1. 元に戻す
  2. 情報の更新

一生懸命3定に取り組んでも維持ができなければ、取り組んだ時間は全てムダになります。

①在庫を元の位置に戻す

3定を決めても守らないと意味は全くないです。

置き場を決めてもその場所に置かれないと意味がありません。

3定の取り組みを開始した当初は、浸透していないため忘れがちです。

在庫管理担当者は旗振り役として、習慣化まで細かくサポートします。

ちょっと材料が余ってしまった。
明日すぐに使うから、機械の近くに置いておこう。

こういった「小さな気の緩み」も許してはいけません。

必ず、元に戻す習慣を作ります。

②情報の更新

ずっと同じ製品を生産しているわけではないので、3定を更新・見直しすることが重要です。

これがやれない工場が多いのです。
置く在庫が変わっていても、表示がそのままだったり、工場のレイアウトを変えたにも関わらず、棚番マップが古いままだったり、表示が剥がれてなくなっていたりと、情報の追加、削除、更新ができません。

特に、情報がそのままになりがちなのが、改善プロジェクトなどで一気に行った場合です。
1度工場を綺麗にしてもその後継続ができないケースです。

更新を促すアイデアの一つは表示の作成日や次回更新日を一緒に記入しておくことです。

これをするだけで「情報の鮮度」が見える化できるので、更新を忘れることが少なくなります。
ぜひ、試してみて下さい。

新規製品の開発ルールなどにも、3定の見直しを盛り込み、ルール化すると良いでしょう。

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