3定:整頓の正しい進め方を専門家が解説|在庫管理110番

「5S3定って、どういう意味があるのか?」

「3定管理で重要なことは何か?」

「2S活動は、具体的になにをすべきか?」

そんな疑問に、在庫管理アドバイザーの立場からお答えします。

3定とは、5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)のうちの「整頓のやり方」です。

3定管理とも呼ばれており、

  • 定品
  • 定位
  • 定量

を指します。

3定ができていない現場では、「在庫を探すムダ」「在庫の紛失」が発生しやすくなります。

5Sのうちの2S(整理・整頓)は、製造業の現場においては基本中の基本です。とくに整頓は、「誰が見ても一目で分かる」状態をつくるために欠かせません。しかし、置き場作りのルールがなければ、どの在庫がどこに、どれだけあるのか把握できません。

今回は5S3定の基本を、在庫管理のプロがわかりやすく解説します。具体的には、3定のうち「定品・定位・定量」の手順を、ステップごとにまとめました。とくに「棚番マップの作り方」(定位)は、すぐに現場で使えると大好評です。

3定を進めるには、棚の表示がもっとも大切になります。遠くからでも見やすいことを心がけてください。また、1度実行するだけでなく、維持していくための方法も2つ紹介しています。

なお、以下で「清掃」「整頓」ノウハウを紹介しているので、ぜひ5S活動でお役立てください。

☑5S「清掃」とは

☑2S「整頓」のポイント

在庫管理表ダウンロード

 

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在庫管理の教科書

3定は置き場作りの基礎

3定とは、5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)のうち、「整頓」のやり方です。

読み方は「さんてい」です。5S3定とセットで呼ばれることも多くあります。

5S活動において、2S(整理・整頓)は、在庫管理における「置き場作りの基礎」

この2Sを実施する方法が3定(3定管理)です。

以下3つの「定」を意味します。

  • 定位
    置き場を決めること
  • 定品
    決まったものを置くこと
  • 定量
    決まった量だけを置くこと

3定ができると、さまざまな在庫でも決まったものを、決まった場所に決まった量だけ置くことができます。

「定位」「定品」「定量」=3定管理をすることによって、在庫の置き場が明確になります。

3定は「誰が見ても一目で分かる」が目的 

3定が目指すことは、
誰が見ても一目で分かることです。

つまり、

3定管理を実施すると、「ものを探すムダ」、「紛失
によるロス」が無くなります。

キーワードは、以下の通りです。

  • パッと見て状態が分かる
  • 誰でもすぐに取り出せる
  • 誰でもすぐに元通りにできる

3定の進め方について、それぞれ詳しく見ていきましょう。

1つ目の「定位」から説明します。

定位

まずは、置き場を決めます。

「第1工場の左から3本目の柱のすぐ右にある棚の下段ね!」

という表現だと、場所を特定しづらく、
知っている人しか分からず意味がありません。

置き場に名前を付けます。

手順は次の通りです。

  1. エリアマップを作る
  2. 棚に名前を付ける
  3. 在庫の置く位置を特定する

在庫を保管する倉庫が1か所しかないような小規模の場合は
エリアまで決めず、棚番と在庫の表示のみ作りましょう。

完成図は次のようになります。
棚番マップ

①エリアマップを作る

道路地図のように工場のレイアウト図を
メッシュ状に区切って、番地を振っていきます。

エリアマップ

エリアマップは、工場を東西南北の碁盤目のエリア
に分けたものです。
例えば、★のところは、エリアマップの番地に従うと、
B2ということになります。
これで、工場の中の場所の位置が明確になります。

工場が小規模の場合は、エリアマップまで作成する
必要はないでしょう。

②棚に名前を付ける

先ほど作ったエリアマップにおいて、各エリアに
棚が必ず1つなら問題ないですが、2つ以上ある
と、どの棚かわかりません。

そこで、次に棚に名前を付けます。
部品棚A、部品棚Bのような要領です。

こうすると、ひとつのエリアに複数の棚が
あっても、棚を特定することができます。

1と2を組み合わせたものを棚番マップと言います。

③在庫の置く位置を特定する

1つの棚に1つの在庫だけを置くのなら問題
ありませんが、やはり1つの棚にいくつかの
在庫を置くでしょう。さらに棚は1段ではなく、
2段以上あることが普通です。

そこで、棚に置いた時のルールを決めておきます。
例えば、2段の棚があるとすれば、
下段を1とし上段を2とします。

そして、在庫は向かって左端から置くことを
ルールとして、それぞれ左から1、2、3・・・と
します。
例えば、在庫を部品棚A(2段の棚)の下段、左から
2番目に置いたとします。
すると、その在庫の置き場は、部品棚Aの1-2という
ように表現することができます。

棚に名前を付けることと置く位置を特定すること
棚番を決めると言います。

この3ステップで在庫の場所が特定できます。

④棚番マップを作る

エリア、棚番をまとめて、工場の棚番マップを作ります。
この棚番マップはいわば工場の地図です。
これを手に持って歩けば、工場で迷いません。

⑤棚番を振ると誰でも置き場が分かるようになる

最初に戻って、曖昧な表現をエリアと棚番を使って
明確にしてみます。

「第1工場の左から3本目の柱のすぐ右にある棚の下段ね!」

まずエリアマップを決めたことで、
あの柱という表現が、1-B2という番地に変わます。

次に棚番を決めたことで、
すぐ右の棚の下段ね!という表現が、A-1-2に変わります。

まとめると、
「1-B2の場所にある、棚A-1-2」になり、
置き場が場所が明確に指定されます。

上手く設定できたかどうかを知る良い方法があります。
それは、入社1日目の新入社員に在庫を取に行ってもらう
ことです。

棚番マップがしっかりと整備されていて、
棚番マップがきちんと更新されていれば、

マップさえ渡せば、すぐに指定の場所に
迷わずにたどり着くことができます。

迷ってしまったり、違ったものを持ってきた場合は
棚番マップの作り方や棚番自体が間違っている、
在庫の変更を反映していないなどのなんらかの問題があります。

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定品

場所が決まったら、次に定品です。置くものを決めます。
置くものは常に定まる場合と定まらない場合があります。

特にフリーロケーションの場合は、”何を入庫したか、何を出庫したか’
‘を記録しておかないと、どこに置いたか分からなくなるので、定品が
崩れてしまいます。

ロケーション管理管理の具体的な方法は、こちらをご活用ください。

☑ロケーション管理について詳しく学ぶ

①置き場を決めるときのポイント

やみくもに棚番を決めると、かえって
工場の生産性を下げてしまう可能性があります。

置き場を決めるときは、在庫の特性を
考慮します。

  • 作業場所
    その在庫を良く使う作業場のすぐ近くに置きます。
    在庫を取りに行く時間を減らすことができます。
    仮に1日1000個作る部品があり、材料を取りに行くのに
    1時間で1分使っていたとすると、1日で8分になり、
    1か月で160分、1年で1920分(32時間)になります。

  • 工程と物流
    工程の流れに合ったところに置き、在庫の
    流れと工程の流れをできるだけ一致させましょう。
    最終工程の付近に最初の工程の在庫を置くと、
    工程の流れを在庫の物流が逆行するので非効率的です。

  • 種類
    扱う在庫の種類が多い場合は、品種別に在庫を
    集めておくと、迷いにくくなります。
    作業場所や工程の流れと反してしまうので、倉庫などに
    限定したほうがいいかもしれません。

  • 大きさや重量
    手で持ち上げることができない大きなものや重量物
    などは、構内クレーンのそばなどに置かざるを得ません。
  • 使用頻度
    使用頻度が高い在庫は、取り出しやすい場所と取り出しやすい
    高さにしておき、在庫運搬者や使用者の負担を軽減します。

定量

置き場と置くものが決まったら、置く量を定めます。
置く量を決める理由は、安全と品質を保つためです。

棚に耐荷重を記載して、耐荷重を超える量を置かないように
します。耐荷重を超えてしまうと、棚が壊れて保管している
在庫が落ちてくる可能性があるのでとても危険です。

奥にあるものが見えなくなり、劣化してしまう可能性が
あるので、置く量の規制はとても大切です。

規制は、白線などを引いたり、収納する保管品しか入らない
ように入れ物を工夫するなどして、心理的にも物理的にも
それ以上入れられないようにします。

①山積みは厳禁

安全と品質の観点から山積みは厳禁です。
荷崩れの原因にもなりますし、上にあるモノばかりを
移動して先入れ先出しが守られなくなります。下にある
ものがつぶれてしまう可能性もあります。

棚の設置を工夫して、山積みは避けます。

②買いすぎを防止

置く量を決めると、買いすぎや作りすぎを防止することが
できます。余剰在庫の防止や生産計画の見直しにも
定量は役立ちます。

☑生産計画を作成する方法を学ぶ

棚の表示が大切

3定「定位・定品・定量」を実施するとき、
大切なのは棚の表示です。

3定の要素をきちんと盛り込みます。

見やすい高さに、大きな字で分かりやすく、遠く
からでも読みやすいようにします。

配色も重要なポイントで、色によって意味合いを
分けたりすると、遠くからでもだいたいパッと見て
分かるようになります。

棚の管理方法はこちらで具体的に解説しています。

☑棚の整備方法・棚番を決めるルールについて知る

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3定を維持する2つの方法 

3定の維持には2つあります。

  1. 元に戻す
  2. 情報の更新

一生懸命3定に取り組んでも維持が
できなければ、取り組んだ時間は全てムダになります。

①在庫を元の位置に戻す

置き場を決めてもその場所に置かれないと
意味がありません。

ちょっと材料が余ってしまった。
明日すぐに使うから、機械の近くに置いておこう。

こういった「小さな気の緩み」も許してはいけません。
必ず、元に戻す習慣を作ります。

②情報の更新

ずっと同じ製品を生産しているわけではないので、
3定を更新・見直しすることが重要です。

これがやれない工場が多いのです。
置く在庫が変わっていても、表示がそのまま
だったり、工場のレイアウトを変えたにも関わらず、
棚番マップが古いままだったり、
表示が剥がれてなくなっていたり、

と、情報の追加、削除、更新ができません。

特に、情報がそのままになりがちなのが、改善
プロジェクトなどで一気に行った場合です。
1度工場を綺麗にしてもその後継続ができない
ケースです。

更新を促すアイデアの一つは、
表示の作成日や次回更新日を一緒に記入して
おくことです。

これをするだけで「情報の鮮度」が見える化
できるので、更新を忘れることが少なくなります。
ぜひ、試してみて下さい。

新規製品の開発ルールなどにも、3定の見直しを
盛り込み、ルール化すると良いでしょう。

➽在庫管理の専門家が書いた『在庫管理の教科書』はこちら

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