棚卸差異の原因7つと対策9選を解説|影響やおすすめシステムも紹介

在庫が合わない、棚卸差異を無くす方法

商品管理などで棚卸差異(在庫数がわからない、在庫数が合わない)が発生しており、解決したいが原因や対策がわからずに悩んでいる人もいるでしょう。棚卸差異が発生すると、修正を行ったり原因を調べたりと仕事が増えてしまいます。

 

そこでこの記事では、次の3つの点について解説します。

  1. 棚卸差異が起きる7つの主な原因
  2. 棚卸差異が起こった時の主な9つの対策
  3. 在庫管理に適したシステムの紹介

なぜ現場で棚卸差異が発生し、どうすれば起こりにくくなるのかがわかる記事です。ぜひ最後までご覧ください。

もくじ

棚卸差異は経営と実務に悪影響を与える

棚卸差異とは

棚卸差異とは棚卸で帳簿在庫数と実在庫数に差がある状態のことです。

在庫数を正確に把握できていないと次のようなことが起こります。

  1. 経営面:正確な利益とキャッシュフローが計算できず、判断ミスにつながる悪影響です。
  2. 実務面:商品の過剰発注や欠品による販売機会を逃す

棚卸差異が発生した時、修正だけで終わっていませんか?

修正だけだと、必ず同じ問題が起こり続けます。棚卸差異の修正だけで、棚卸差異を解消(棚卸差異が起こらなくなった)という企業は見たことがありません。

原因を把握し対策を立てなければ、棚卸差異は無くならず、発生し続けます。

棚卸差異が発生する7つの原因

棚卸差異が起こる7つの理由

棚卸差異が起こる原因は主に以下の7つです。

  • 仕入れ先が伝票納品と実際の納品数を間違える
  • ピッキングミスや検品ミスで出荷数を間違える
  • システムや伝票などに入力もれやミスがある
  • 在庫に計上するタイミングが棚卸と合っていない
  • 仕入時に商品や部品が届く前に「みなし在庫」として計上している
  • 棚卸のときにカウントミスをしている
  • 棚卸のルールが決まっておらず不明在庫が発生する

まずは上記のような原因がないかをチェックしてみてください。

仕入れ先が伝票納品と実際の納品数を間違える

自社の倉庫や店舗がミスをしていなくても、仕入れ先の納品数間違いで起こる棚卸差異のケースです。

伝票納品を写して帳簿を入力していると、仕入れ先のミスに気づかないまま棚卸差異が発生するので注意しましょう。納品されるたびに商品の状態・数量をチェックすると対策になります。

ピッキングミスや検品ミスで出荷数を間違える

商品を出荷する際、ピッキング(出荷するものをあつめる作業)や検品ミスで出荷指示数と実際の出荷数を間違うと発生する棚卸差異のケースです。

出荷ミスは、お客様からのクレームや信頼を失うだけではなく、再出荷に伴う運送コストが無駄にかかります。さらに、自社の在庫にも過不足が発生し、他の納品先に同じ商品を届けられないリスクもあります。

在庫管理システムの伝票などに入力もれやミスがある

在庫管理に関する業務の流れに問題がなくても、従業員が在庫管理システムや伝票への入力もれなどのミスを起こすと棚卸差異が発生します。

在庫に計上するタイミングが棚卸と合っていない

棚卸を行うタイミングで、入出荷による在庫数の変動(仕入れや出荷入力等)を在庫管理システムやエクセルなどの帳簿に計上していない時に起こる棚卸差異のケースです。在庫管理の基本は情物一致です。

現物の動きに合わせてすべての在庫数の変動が帳簿に計上されていることを確認したうえで行いましょう。

 

仕入時に商品や部品が届く前に「みなし在庫」として計上している

みなし在庫とは商品を発注した段階で、届いたとみなして帳簿に計上することです。

特に仕入日が棚卸日をまたぐような場合は注意が必要です。商品の実物はまだ届いていないので数え忘れられることが多く、棚卸差異が発生します。

棚卸でカウントミスをしている

入力ミスは事前の帳簿入力だけでなく、棚卸中に起きるケースもあります。実在庫の商品を数えている最中にカウントミスして入力をしてしまうと、帳簿の数が合っていても棚卸差異が発生します。

カウントミスは意外と多い棚卸ミスです。

ある会社で、棚卸した人が「数え間違えなんてあり得ない」と自信満々に言っていましたが、10品目をピックアップして、数えなおしてみると、なんと3品目で間違いがありました。

棚卸をするときは実在庫の数量を正確にカウントしなければなりません。

棚卸のルールが決まっておらず不明在庫が発生する

棚卸差異の中には発生した原因が特定できないものもあります。

人によってやり方が変わると、ミスの傾向がつかみにくくなります。

棚卸はただ単に目の前にあるものを数える作業ではありません。

どこが間違っているかわからないと、帳簿の修正ができず不明在庫となってしまいます。人によってやり方が変わると、棚卸でどんなミスが出るか傾向をつかみにくくなります。

棚卸差異の経理処理は棚卸差益と棚卸減耗費

棚卸差異は原因を特定できず修正できない場合、在庫数の修正だけで終えてはいけません。

経理処理も必要です。「棚卸減耗費」で仕訳をしましょう。

棚卸差異は次の2パターンがあります。

  • 棚卸差益(帳簿数よりも実際の数が多い)
  • 棚卸差損(帳簿数よりも実際の数が少ない)

これらは、それぞれ差益と差損の2パターンで仕訳します。

  • 差益は借方に棚卸減耗費、貸方に棚卸差益を計上
  • 差損は借方に棚卸差損、貸方に棚卸減耗費を計上

差益と差損の処理は逆の経理処理になります。

棚卸差異の経理処理は暗記すればスムーズに行えるようになります。

簿記の知識があればより良いです。

棚卸差異の発生を防ぐ9つの方法

棚卸差異を防ぐのに有効な方法は以下の9つです。

発生の原因 効果的な対策
棚卸差異に対する意識を持つ 棚卸差異率を計算して目標数値を決める
棚卸のときにカウントミスしている 紙から表計算ソフトなどのペーパレスへ移行する
棚卸のルールが決まっていないことによる不明在庫がある 社員に簿記など在庫管理に必要な知識を教育する
ピッキング・検品ミスで出荷数を間違える バーコードによる出荷検品をする
在庫に計上するタイミングが棚卸と合っていない リアルタイムで在庫管理できるシステムを導入する
商品が届く前に「みなし在庫」として計上している 日次棚卸によって差異を発生しにくくする
在庫に計上するタイミングが棚卸と合っていない みなし出庫を導入する
在庫管理システムの伝票などに入力もれやミスがある 在庫を整理整頓しておく
すべての原因に対応できる 棚卸差異のアウトソーシングを行う

上記の対策を日ごろから行っておくことで、棚卸差異を防ぐことができます。

 

棚卸差異率を計算して目標数値を決める

在庫が合わないと悩んでいる会社ほど、自社の棚卸差異を知りません。

棚卸差異を少なくするには、棚卸差異率の目標値を決めるのが効果的です。

従業員が普段の仕事の中で棚卸差異の発生を防ぐ意識をもってもらいやすくなります。

 

棚卸差異率は次の計算式で計算できます。

(1-実在庫の数量/データ上の在庫数量)×100

例えば、実在庫の数量が450個、データ上の在庫数量が500個の場合は、

棚卸差異の計算式は、(1-450/500)×100です。

(1-0.9)×100 = 10%(棚卸差異率は10%の棚卸差損)

棚卸差異率が高いと、それだけ正確に在庫を把握できていないことになります。

棚卸差異率の目標値は、2%から5%を目安にするのがお勧めです。

なお、棚卸差異率が10%もあるような場合は、帳簿在庫数は全く当てにならないと思ったほうが良いです。

深刻な状態なので、必ず早急に改善しましょう。

紙から在庫管理システムやエクセルでペーパレス化する

会社や店舗によっては、紙の帳簿で在庫管理をしているケースも見られます。しかし、紙の帳簿は保管や記入に手間がかかることと、現在庫の情報共有がしづらい点がデメリットです。

在庫管理システムやエクセルやスプレッドシートなどの表計算ソフトを導入しましょう。

ペーパレス化すれば紛失の心配もありませんし、情報共有もしやすくなります。

在庫管理110番では、在庫管理表の無料エクセルテンプレートを公開しているので、利用してみてください。

【無料】エクセル在庫管理表をダウンロードする

社員に簿記など在庫管理に必要な正しい知識を教育する

棚卸は、棚卸の時にある「会社の資産」を数える作業です。

会社の資産かどうかは、目の前にあるかではなく、会計処理で決まります。

簿記の知識を身につければ、「会計上、現時点の会社の資産は何か?」ということがわかるようになります。

棚卸の際に帳簿から読み取れる情報が増え、数えるべきものとそうでないものがわかるので棚卸差異が起こりにくくなり、また、棚卸差異が発生した時も経理処理まで棚卸差異の調査ができるようになります。

簿記の資格を持っている人を雇うのも良いですが、私は今いる従業員に簿記を学んでいただくことをお勧めします。従業員に簿記を取得してもらうために、資格手当などインセンティブ制度を導入するのも効果的です。従業員が自発的に簿記を学ぶ環境をつくれます。

また、簿記を学ぶことで会社のお金の流れもわかるようになるため、経営的な観点から在庫を見るようになれるので、在庫管理に対する意識も自然と高まります。

バーコードやQRコードを使用する

バーコードやQRコードは在庫管理でぜひ使っていただきたいツールです。

バーコードやQRコードの最大のメリットは、

  1. 転記や入力自体が不要になること
  2. 入力ミスが無くなること

また、小売業などで1点ずつ商品を読み取る棚卸の場合は、人為的なカウントミスが起こりにくくなるのもメリットです。

バーコードやQRコードを利用すれば、ミスをなくせるだけでなく、作業効率もアップします。

バーコードを用いた在庫管理は、「在庫管理にバーコードを活用すべき?メリット・デメリットを解説」にて詳しく解説しているので、興味のある方はご覧ください。

リアルタイムで在庫管理できるシステムを導入する

バーコードやQRコードの利用と合わせて検討をお勧めするのが、リアルタイム在庫管理です。

リアルタイムで在庫管理できるようになることのメリット次のようなことがあります。

  • 最新の現在庫が瞬時に共有できる
  • 在庫計上のタイミングがずれることによる棚卸差異が発生しなくなる
  • 入荷や出荷の履歴も取れるようになり、その傾向から、安全在庫や発注点、発注方法の設定や見直しを行って適正在庫を実現できます。

在庫管理を目的としたシステムはさまざまな会社から提供されています。中にはネット環境さえあれば利用できる、クラウド型の在庫管理システムもあり、選択の幅は広いです。

ただ、気を付けてほしいのは、

  • 多くの会社で使われている(導入実績が多い)
  • 業界に特化している

上記を基準に選ぶと「導入したのに使えない、自社に必要な機能が無い」

ということになります。その会社にとって良いものを選定しましょう。

在庫管理システムにどんなものがあるか知りたい方は、

【2022年最新版】在庫管理アプリ8選!企業向けの機能や利用する際の注意点を解説

をご覧ください。

日次棚卸を実施して棚卸差異を発生しにくくする

日次棚卸とは、毎日棚卸を行うことです。

棚卸差異が大きくなること、棚卸差異の発生原因を見つけられないこと

この原因は、2つあります。

  1. 棚卸差異のあるものが多くなり、調査しきれないこと
  2. 棚卸差異の発生日から、棚卸差異を見つけた日まで期間が空いていること

日時棚卸を毎日行えば、差異が発生しても当日分だけを確認すればよいので、調査もしやすくまた原因を特定しやすくなります。

ただ、日次棚卸は負担の多い作業です。

日次棚卸を実施している会社は、その日荷動きのあったものだけを棚卸するなどして、負担を減らしています。

例えば、商品の仕入れ時に伝票と一致を確認するなどです。日常業務に少しチェックポイントを増やすだけでも十分です。

他にも日次棚卸は業務の終わりに当番を決めて、ローテーションで行う方法があります。

棚卸差異率が高いときは、棚卸の回数を増やして差異をつぶすのがお勧めです。

作業量は増えますが、差異を抑えるには効果的です。

 

なお、差異率が下がってくれば棚卸の間隔を日次→週次→月次→4半期→半期→1年に1回

と間隔をどんどん広げていけば良いです。ずっと、日次棚卸を行う必要はありません。

現品出庫を導入する

現品出庫とは、実際の現品の出庫に合わせて、出庫処理をすることです。

出荷指示に基づいて出庫するいわゆる「みなし出庫」は、データと現品の動きにズレが生じることがあります。

よくあるのは、面倒がって「まとめ入力」をするケースです。

 

また、「部品表」によるみなし出庫は工場など生産現場で原材料や部品から製品をつくるときに「部品表と実際に使った数と違う」起こりやすいズレです。

このような場合は、思い切って「みなし出庫」をやめて、「実際の数量」に基づいて出庫処理をします。

手間はかかりますが、「みなし出庫」で在庫がずれて、欠品や過剰在庫が発生する方が悪影響です。

ただし、ずっと現品出庫をし続ける必要はないです。

改善を進めて、最終的には「みなし出庫」ができるようになりましょう。

棚卸差異が見えてくれば、現状で「自社にできていること、できていないこと」が分かるようになります。

在庫を2S(整理・整頓)する

棚卸差異が大きく、かつ解消できない会社の共通点は、2S(整理・整頓)ができていないことです。

会社によっては在庫に商品を積み上げるだけで、整理整頓されていない場合があります。

在庫を整理整頓しておくと、棚卸差異の発生を防げるだけでなく、品出しなど他の業務にも効果的です。

使う商品を取り出しやすい位置にしてすぐに使わない商品を奥に配置しましょう。在庫管理だけでなく、品出しや出庫もしやすくなります。

棚卸作業をアウトソーシングする

棚卸に関する業務はアウトソーシングする方法があります。自社に棚卸に関するノウハウがない場合、差異を正確かつ迅速に処理できない点が問題です。棚卸をアウトソーシングすれば、専門知識を持った他社に任せてノウハウのない従業員によるミスを減らせます。

 

また、自社の従業員もノウハウのない業務を非効率にすることなく、他の業務に集中できる点もメリットです。アウトソーシングは費用こそ発生しますが、業務効率化には効果があります。

 

このほかにも、在庫管理110番では在庫管理のコンサルティングも行っており、棚卸差異が発生しない仕組みづくりをサポート可能です。

棚卸差異率の大きい会社に起こりやすい4つの問題

棚卸差異率の大きい会社に起こりやすい問題は以下の4つです。

  • 過剰・滞留・不良在庫によってキャッシュフローが悪化する
  • 欠品や誤品で商品の提供がうまくいかず顧客満足度が低下する
  • 棚卸差異への対応で他の業務が遅れて生産性が低下する
  • 正しい経営判断が得られない

上記のように棚卸差異は商品管理や経営判断に大きな影響を与えます。

それぞれの影響について解説します。

過剰・滞留・不良在庫によってキャッシュフローが悪化する

棚卸差異率の大きい会社は、総じて過剰・滞留・不良在庫が多いです。

在庫=お金です。在庫回転率が悪いくなり、在庫としてお金を寝かせることになります。

在庫がお金に変わらないとキャッシュフローが悪化します。また、保管に必要な場所や設備、人件費などに無駄な費用を支払うことになるので経費が増え資金流出も加速します。

キャッシュフローが悪化すると、本来導入しなければならない設備や入荷すべき商品を購入できなくなる可能性が高いです。また、損益計算書上は利益が出ていても、現金が無いいわゆる「黒字倒産」の原因にもなります。「黒字倒産」は在庫管理の問題、特に会社の在庫を正確に把握できていないことから起こりやすいです。

過剰在庫が多くなる理由

まず、過剰在庫が多い理由ですが、「帳簿上の在庫数を信頼できないので無くなったら困る」という慢性的な不安から発注数が多くなるからです。商品1点、1点で見るとそんなに多いと思いませんが、100点、1000点と少しずつ多い発注を積み上げると在庫金額が膨らみます。

滞留在庫が多くなる理由

滞留在庫とは、在庫回転率がとても小さく、動きの悪い在庫です。

棚卸差異率の大きな会社は、基本的に在庫管理ができていません。

その結果、売れずに残った商品管理ができておらず、滞留在庫が発生しやすい環境になります。

このような場合、適正在庫や需要予測で何とかしようと思いがちですが、正確な在庫数がわからない限りは適正在庫も需要予測も意味がないです。

在庫管理の徹底はまずは、正確な在庫の把握が必要です。

欠品や誤品で商品の提供がうまくいかず顧客満足度が低下する

棚卸差異があるということは、日常的に帳簿在庫数と実在庫数が違う状態になっているということです。

つまり、「あるはずのものが無い」といったような、本来あるべき商品が不足してしまう可能性があります。

顧客に届くはずのものが約束通り届けられません。クレームの原因になり、満足度が低下。

競合他社へ流れてしまう原因となります。リピーターの獲得も難しくなり、売上が伸びにくくなります。顧客のニーズを把握していても、在庫管理が適切でないと満足度は向上しないので注意しましょう。

棚卸差異への対応で他の業務が遅れて生産性が低下する

棚卸差異が発生すると、帳簿の修正や原因の究明などに追われて他の業務がストップしてしまいます。結果として、会社全体の生産性が低下します。

上記を懸念てして棚卸差異を放置すれば、

クレーム対応、在庫を探す、再出荷など、本来は不要な業務がどんどん増えていきます。棚卸差異の発生は、棚卸以外の業務にも悪影響を及ぼすので無くさないといけません。

棚卸差異の調査の仕方を工夫して、棚卸差異の原因究明と対策を進めつつ、日常業務ができる体制にしなければいけません。

正しい経営判断ができない

棚卸結果は、利益と資金繰りを確定する経営判断に重要な情報です。

利益(粗利)の計算式は、利益=売上 ー 売上原価

売上原価の計算式は、売上原価=期首棚卸高+当期仕入高(当期製造原価)-期末棚卸高

上記の式を見ていただくとわかりますが、売上原価を計算するためには棚卸高が必須です。

製造業の場合は、製造原価を計算するので、原材料(部品)棚卸高、仕掛品棚卸高も必要です。

まとめると次のようになります。(赤色のボックスが、棚卸対象です)

棚卸と利益の関係

棚卸差異が発生し、それに気づかない状態が続くと、経営陣に誤った情報が伝わってしまいます。情報が間違っていれば、そこから導きだされる判断も間違ったものになるでしょう。

 

経営判断を誤れば、会社全体の業績が悪化する可能性があります。正しい経営判断をするためにも、正確な情報を経営陣に伝達できる仕組みづくりが重要です。

経営者はまず、棚卸差異を報告するように指示を出し、正確な棚卸ができているかを現場に確認すべきでしょう。

在庫管理におすすめのシステム3選

在庫管理におすすめのシステムは以下の3つです。

  • 成長する在庫管理
  • ロジクラ
  • COOOLa(クーラ)

 

自社に合ったシステムを選ぶことで、より効率的に在庫管理できます。

成長する在庫管理

成長する在庫管理システム

引用:在庫管理110番公式

在庫管理110番が提供するクラウド型の在庫管理システム「成長する在庫管理」です。

自社に必要な機能だけがある誰でも使用できるシンプルさが特徴です。IT導入補助金の対象にもなっており、低コストで利用できます。※弊社の2022年度の募集は終了しました。 2023年度の募集は、2023年4月頃に発表します。

クラウド型なのでどこからでもシステムを操作可能。また、ユーザー数無制限なので、従業員のパソコン全てに導入可能です。

導入できる機能は自社に必要な機能だけパーツオーダーシステムで導入してシンプルで使いやすいシステムを構築できます。例えば、帳票作成や受発注管理、ECサイトとの連携、発注点アラートなどがあります。自社の業務に役立つか確認するために、30日間の無料利用もできる、導入しやすいシステムです。

ロジクラ

ロジクラ

引用:ロジクラ公式

ロジクラは基本無料でも利用可能な在庫管理システムです。複数人、複数拠点の在庫を一元化して管理できるので、会社全体の在庫を過不足ない最適な状態にできます。特に通販業界に強く、通販に必要な送り状や納品書をシステムが自動作成してくれるので、業務効率化にも効果的です。

 

ハンディターミナルをスマホに連携させられるので、検品した際の在庫への反映もスピーディにできます。必要に応じて有料の機能も利用できる、自社に合ったかたちにしやすい在庫管理システムです。

 COOOLa(クーラ)

COOLa(クーラ)

引用:COOOLa公式

COOOLaは倉庫管理に適したシステムです。すべての機能を自社開発しているため、カスタマイズなどによるコストの発生を抑えられます。送り状などの必要な書類の発行や、データ分析に使える指標を自動で作成する機能が特徴です。

 

多言語にも対応しており、海外に生産・販売の拠点がある場合も現地スタッフがそのままCOOOLaを利用できます。通販において重要な同梱物も管理できるため、リピーター獲得にも役立つシステムです。

まとめ:棚卸差異の対策は成長する在庫管理システムがおすすめ

成長する在庫管理システム

ここまで棚卸差異について、原因と対策、おすすめの在庫管理システムなどを解説しました。在庫管理システムはさまざまなものがありますが、特におすすめは在庫110番が提供する成長する在庫管理です。

クラウド型システムの大半でよくある不満は、

  1. カスタマイズができず、自社に必要な機能がシステム化できない
  2. ユーザ数や導入するパソコンを増やすとどんどん月額費用が上がる

ということです。その不満を解消したのが成長する在庫管理です。

低コストで導入でき、誰でも簡単に利用できるシンプルな機能が特徴です。棚卸差異が毎回発生し、修正業務に追われることが多くても、必要な機能をカスタマイズして導入し、解消への道筋をつけられます。

また、成長する在庫管理は在庫管理専門家が開発監修したシステムですので、導入の際のアドバイスも充実しています。これから在庫管理システムを導入したいと考えている方は、ぜひ在庫管理110番のクラウド型『在庫管理システム』の利用を検討してみてください。

成長する在庫管理システムについて詳しく見る

 

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