在庫管理アドバイザーの岡本です。
在庫管理は、企業にとって重要な課題です。在庫管理を徹底することはユーザー視点においても経営視点においても大きなメリットがあります。ですが、取扱商品が多岐にわたるほど在庫管理が大変になっていくのが現状です。在庫管理を適正化・効率化するために在庫管理表や在庫管理システムを活用してみましょう。
目次
在庫管理表とは？
在庫管理表とは、仕入れた商品の在庫数やいつ仕入れていつ入庫したのかなどの情報を正確に記録するための表のことです。適正な在庫数量の管理は、企業の売り上げに大きな影響を与えます。
自分自身で作成することもできますが、インターネットで作成されたフォーマットをダウンロードし、使用することもオススメです。フォーマットには在庫管理時に記載が必要な項目が設定されていて、自社仕様にカスタマイズすることも可能です。必要な項目が設定されていない表では適正な在庫管理につながらないので、注意が必要です。
在庫管理表を使用して効率的に在庫を管理するために、以下2つのポイントを遵守しましょう。
1. 在庫処理時に必ず記入
記載漏れや記入ミスを防ぐためにも、在庫処理時に必ず記入するような運用づくりを行いましょう。
2. 在庫管理表を使用する全員が共通のルールを認識する
在庫管理表を使用する人が複数人いる場合は、共通のルールを定めて周知徹底させる必要があります。在庫管理表の保管場所や入力ルールが統一されていないと、適正な在庫管理を行なうことができません。
在庫管理表を使用するメリット
在庫管理表を使用することによって得られるメリットをご紹介します。在庫管理表を活用して、業務の効率化を目指しましょう。
1. コストがかからない
初期費用をかけることなく業務の改善を行うことができます。無料ソフトを使用して自ら作成することもできますし、無料テンプレートをダウンロードすることもできます。手間やコストがかからないのは、最も大きなメリットといえるでしょう。
2. 入力が簡単
複雑なシステムと比べて、比較的誰にでもわかりやすく作成されています。入力する際に特別な知識が必要ないので、手間や抵抗もなく在庫管理を始めることができます。ただし、事前に入力ルールや保存方法に関して、使用する全員で認識の統一をしておくことが重要です。
3. 在庫数を可視化できる
実際に倉庫で在庫を数える必要がなく、管理表を見れば誰でも在庫数を把握することが可能です。在庫を把握するために都度商品の数を数えるような無駄な労力と、作業時間を削減することができます。
4. 品質コントロールが容易になる
在庫数が可視化されることによって、入出庫のデータも可視化されることになります。商品を入庫から長期間保管したことによる品質低下や、不要な在庫を抱えることを防ぐことができるようになります。品質の保持が可能になれば、ユーザー視点から見ても満足度が上がります。
5. 発注業務の負担が軽減される
在庫の管理が適正にされていれば、発注業務も円滑に行うことができるようになります。過去のデータを参考にして需要を予想し、過剰在庫や欠品を防ぎましょう。在庫の管理を適正に行うことは、会社の利益に直結します。
6. 社内の情報共有に役立つ
在庫管理表を共有すれば、社内での情報共有も行なうことができます。わかりやすい情報共有のために、入力ルールや閲覧時のルールはしっかりと周知徹底しておきましょう。
在庫管理表を使用するリスク
手間なく簡単に導入できる在庫管理表ですが、メリットだけでなく、リスクを理解することも必要です。自社の状況を再確認しながら、運用の検討を行っていきましょう。
1. 基本的に作業は人力
入力・記入作業は人間が行う必要があるため、時間がかかります。どれだけ運用ルールを徹底してマニュアル整備を行ったとしても、人間の手で行うことによってヒューマンエラーの発生につながる恐れがあります。
2. 複雑な数式は組めない・ファイルサイズが重くなる
管理表を無料で作成する場合、エクセルやスプレッドシートを利用される方が多い傾向にあります。これらのソフトは簡単に入力・作成ができるという利点がありますが、機能には限界があるということを理解しておいた方が良いでしょう。複雑なプログラムを組むには適していません。特に管理すべき商品が多くなってくると管理表のサイズが重くなり、動作も重くなりがちです。
3. 大規模管理には不向き
少人数(具体的には4人以下)での利用なら在庫管理表での運用でも問題ありませんが、会社の規模が大きくなればなるほど、在庫管理表での運用は難しくなっていきます。在庫管理表では複数の人が同時に入力・編集を行うことはできず、関わる人間が増えれば増えるほどリアルタイムでの状況把握は難しいと言わざるを得ません。
4. 過去のデータを活用しにくい
無料で在庫管理表を作成する際に使われるエクセルやスプレッドシートは、そもそも表計算ソフトなので、大量のデータを保存するのには不向きです。生産数やコストを管理し、適正な在庫管理を行なうには不適切といえます。過去のデータを使って分析できるようになれば、経験と勘だけに頼らずに、適正な発注や生産につながるでしょう。
在庫管理システムでより効率的に管理
在庫管理表での管理に限界を感じた場合は、在庫管理システムの導入をおすすめします。在庫管理システムで、在庫管理のさらなる効率化を目指しましょう。
在庫管理システムは初期費用がかかるものの、下記のような在庫管理が可能になります。企業の状態や商品の状況によって、在庫管理表を使用するのか・在庫管理システムを導入するのか、より良い方法を選びましょう。
1. ヒューマンエラーの防止
注文情報や入庫情報が自動的に反映されるシステムであれば、人の手で入力する機会が減りヒューマンエラーの防止につながります。誤出荷の防止にも役立ち、顧客やユーザーからの信頼も向上していくでしょう。
2. リアルタイムで在庫管理ができる
リアルタイムの入出庫状況を把握することが可能になるため、社内での情報共有が容易になります。実在庫とデータが一致しているので、適正な在庫量を保持することができます。
3. 生産数や発注数のコスト管理が可能
受発注や現在庫の管理を一元化することによって、過去のデータに基づいて適切な仕入れを行うことができるようになります。在庫の調整も容易になり、過剰在庫や欠品を防ぎます。結果として販売の機会損失が減るだけでなく、商品の品質保持にも有効です。
4. 棚卸の負担軽減
棚卸は、素早く正確に行うことが求められます。全てを人力で行おうとすると、商品数が多くなればなるほどミスが発生しがちです。在庫管理システムを導入すればリアルタイムでの在庫管理が可能になるので、棚卸作業の効率化にもつながります。
在庫管理用書式を無料でダウンロードするなら
これまで解説した通り、在庫管理表は企業で適正な在庫管理を行なうにあたって非常に有効です。まだ導入していないようでしたら、コストがかからず気軽に始められる在庫管理表の運用を始めて、業務の効率化を目指しませんか？
下記から、在庫管理用のフォーマットを無料でダウンロードすることができます。使用用途に合わせて選んでみてはいかがでしょう。
自社仕様のフォーマットがほしい、フォーマットをカスタマイズしてほしいなどの相談も気軽にご相談ください。