第3次申請分(締切日7/10)受付中。※応募多数の場合は募集を打ち切りますのでご注意ください

在庫管理システムの導入が失敗する理由はこれ!

皆さんは、在庫管理でこんなことに悩んでいませんか?

  1. ベテラン従業員の頭の中に全てがある(誰でもできるようにしたい)
  2. 在庫削減がうまくいかない(過剰・滞留在庫を減らしたい)
  3. システムを導入したが成果がでない

在庫管理システム「在庫管理100番」では、数多くの企業様の在庫管理に関する相談を受け、これまで仕組み作りやシステム導入の支援をさせていただきました。

その中で「やっぱりそうだった!」と確信したことをお伝えします。これを知っておけば、仕組み作りに失敗しません。

ものごとには必ずやるべきことと手順がある

システムや業務という目に見えないものは分かりづらいので、まず身近な「家づくり」の手順を考えてみてください。

家の広さや階数、木造、鉄筋等様々ですが流れは同じです。

  1. どんな家にするかを決める
    コンセプトを決める。どんな生活をしたいのかに合わせて決める。現時点だけではなく将来的な事も含めて決める。
    例えば、今は子供がいないけど、子供部屋を用意するのか、は将来的に両親と住むのか等。ライフプランや予算によって決める。立地などの条件によってできなこともある。
  2. 建築士が設計図を作る
    コンセプトに合わせて、設計図を作る。間取りが柱の位置など基礎的な事が具体的に決まる。
  3. 図面に沿って土台部分から作る。
    設計図ができたらすぐに家づくり開始!という訳にはいきません。家を建てる土地が弱い場合は、杭を打ったり地盤改良を行います。その後家の土台になる基礎工事を行います。
  4. 外装⇒内装と順番に作っていく
    基礎工事が終わったら、順番に作ります。建方工事⇒屋根工事⇒内装と続きます。

家が早くほしいからと言って、設計図無しに家づくりはできません。

どんなに早く成果を上げたくても、やるべきことをやっていなければ、必ずひずみが生まれます。

実は在庫管理の仕組み作りも家づくりと全く同じです。

何度も同じ失敗を繰り返すのには理由があります。在庫管理の仕組みづくりを行う際の手順についてご説明しましょう。

1. ルール・標準を定める

まず、必要なのはルール・標準を決める事です。実は、ルールがあったほうが安心して行動ができます。

ルール・標準のメリットは次のようなものがあります。

  • やっていい、悪いの判断ができる
  • 誰が見ても同じ評価や決断ができる
  • 改善が可能になる

2. ルールはまず決めてやってみる

「ルールを決めたほうがいい」と言うと「そのルールが間違っていたらどうなんですか?」と聞かれることがよくあります。

例えば、カイゼン活動で有名なトヨタ自動車のトヨタ生産方式は、最初からあったわけではなく、20年以上かけて作り上げたものです。

トヨタの有名な言葉に、「標準なくして改善なし」という言葉があります。

重要なのは「ルール・標準が正しいかどうか」ではないのです。「まずルール・標準を決めて、動いてみる」ということが重要なのです。

ルール・標準が無ければ、良い・悪いの判断はできません。人それぞれの感覚次第になります。

  • 何が正しいことなのか?
  • 何がベストなルール・標準なのか?

それは誰にもわかりません。トヨタ自動車でベストなことが、あなたの会社ではベストではないケースもあるでしょう。

つまり、あなたの会社のルール・標準の答えは、あなたの会社にしかないということです。

  1. まずはルールを決めて実行してみる。
  2. そこで間違っていたら変えばいい。
  3. 1と2をどんどん繰り返す。

1と2を繰り返すと、どんどん精度があがります。精度が上がれば結果が出るので、うまく回りだします。自分のやり方や考え方と違う事も多々あるでしょう。しかし、まずやってみる事が大切です。

弊社のコンサルティングやアドバイスでも

  • 「うちは他社と違う」と自分のやり方や考え方を貫いている
  • 「忙しいからできない」といっこうに実施しない

といった会社は、例外なく成果は出ません。

半信半疑でも「言われた通りにやってみること」を実践することを強くお勧めします。すると、

  • 現場がなんだかキレイになったと外部の人から言われた
  • 今まで全く余裕が無かったのに時間が余るようになった

というような事を実感できるようになります。

ルールや標準を決め、トライ&エラーを繰り返して軌道修正していけば必ず成果はでます。

一度結果が出てしまえば、現場は疑わなくなっていきます。もちろんルール・標準を決めたからといってすぐに成果は出ません。成果が出るまでに「時間差」は必ずあります。ただ、それでも我慢してブレずにやることが重要なのです。

ルールや標準は人を縛るもの?

「ルール=縛るもの、自由が無くなる」と考え、拒否反応を示す方もいらっしゃいます。実際は全く逆です。

道路標識

日本国民全員の共通ルールと言えば交通ルールです。

出典:国土交通省

道路上には、標識や案内板がたくさんあります。これをストレスに感じる人はいるでしょうか?

もし、ルールが無ければどうなるでしょうか?こんなことが考えられます。

  • 事故が頻発する
    好き勝手に車が交差点に進入するので事故が起こる。どこでも横断するので車に人がはねられる。
  • 警察官の顔色をうかがいながら運転・道を歩く
    速度制限違反や横断禁止等、違反かどうかを知っているのが、警察官などの一部の人だけになる。

むしろ、交通ルールがあるからこそ車はスムーズに走れ、歩行者は安全に歩けます。

在庫管理も同じです。

ルール・標準があるからこそ、安心して行動・判断ができるようになります。

ルール・標準があると人が考えなくなる?

ルール・標準に拒否反応を示す人の特徴として「ルールを決めると、人は考えなくなるのではないか?」という事も良く言われます。

実はこれも間違いです。むしろ、ルール・標準があることで、余計なことに迷わなくなります。さらに上のレベルで緻密に頭脳を使えるようになったのです。

余計なことに迷わなくなるという事は、時間を有効に使えるということです。

今、在庫管理に使っている時間を、もっとクリエイティブな時間(例えば、適正在庫のための在庫分析、営業や企画)に転用できます。

3. 品番管理を徹底する

在庫管理で最も大切なのは品番の管理です。

品番の管理とは、次の2点です。

採番体系を決める

採番体系とは、品番をどのようにつけていくかルール作りをすることです。

品番は、

  • 意味あり品番:品番を見れば、分類などをある程度特定できる
  • 意味無し品番:品番を見ても特定できない

がありますが、原則意味無し品番を推奨します。

理由は、意味あり品番は、必ず例外が発生してしまうからです。そうすると「その他」が多くなってしまいます。ある会社では品番に意味を

持たせていましたが、当初決めた意味に該当しないものが多くなってしまい、「その他」が全体の60%を占めていました。

一物一品番を守る

一物一品番とは、1つの品物には1つ品番しかつけないという意味です。

この問題は中小企業だけではなく、大企業でも良くある問題で、放置すると後から直すのは相当大変です。

例えば、こんなことが起こります。

全く同じボルトなのに、

  • 事業部(他部署)がそれぞれ別々で品番を設定し購入している
  • 全く違うものなのに、品番一元管理されておらず同じものが2品番存在している

一度設定され、運用が開始した品番を変えるのはかなりの労力が必要です。

品番は一元管理(どこかの部署等、一か所で管理をする)して、採番ルールを決めて一物一品番が

守られる状態を作りましょう。

採番体系や一物一品番は下記のページで詳しく解説しています。

4. 在庫精度を上げる(在庫を合わせる)

次に大切なのは、在庫の精度です。在庫の精度とは、データ上の在庫数と現場にある在庫数が一致していることです。

在庫精度(差異率)は、最低限95%(差異率5%)必要です。

例えば、データ上の在庫数が200個、実際の在庫が190個であれば、在庫精度は95%(差異率5%)です。

在庫精度が悪いと、発注量が適切に計算できません。

欠品や過剰在庫を「需要予測が当たらない」という事を理由にする企業が多いですが、まずは在庫精度です。

自動発注も在庫精度が悪ければ、全く使い物になりません。

自社の在庫精度が分からない場合は、必ず把握してください。在庫精度が良い状態かどうかを知るために、棚卸を行います。

棚卸を行って、結果をすぐに在庫データに反映させてはいけません。必ず1点ずつ棚卸差異を確認します。

棚卸差異調査表

棚卸差異調査はとても面倒な作業ですが、問題点がザクザク見つかります。

これを地道に実施したある会社では在庫精度が50%以下という壊滅的な状態から、在庫精度95%を達成しました。

棚卸差異(在庫が合わない理由と6つの改善ポイント)

5. 仕組みは設定・運用・メンテナンス

在庫管理の仕組み作りで最後に抑えておかないといけないのは、メンテナンスです。

頑張って初期設定はしたものの、メンテを怠っており仕組みが次第に崩れていく・・・ということはありがちです。

メンテナンス情報としてよくあるものは、次のようなものです。

  • 発注点や安全在庫の設定
  • 商品の廃止
  • 設計変更による部品の変更

特に、BOM(部品表)を使って部品を落としたい、原価管理をしたい場合はメンテの仕組みは必須です。

BOMの作り方とメンテナンスについて

データ保存の基本を守る

現在の在庫管理にはシステムは欠かせません。しかし、残念ながらまだまだエクセル管理というのが現状です。

エクセル管理は自由度が高い反面、使い方を間違えるとデータのメンテナンスや集計・分析がとても大変です。

データ管理には基本構成があります。

データ管理の基本構成

データを、「作る、貯める、使う」をそれぞれ別々にすることです。この基本的な構成が守られていないデータはとても使いづらくメンテナンスもしづらいです。

私が見る限り、多くのエクセル在庫管理が「作る、貯める、使う」の基本を無視しています。

紙管理からシステム管理に脱却できた老舗企業のDX成功例をもとにデータの使い方の基本が学べます

在庫管理にベテランや職人はいりません。

在庫管理がうまくできている会社ほど、在庫管理は「仕組み」で動いており、パートやアルバイトが発注を担ってます。

例外なく高価な在庫管理システムを導入しているのではなく、基礎固めがしっかりできています。

良いシステムとは何か?

私は「システムは情報を扱う業務の道具である」と考えています。

たとえば、「穴をあける機械が欲しい」とします。

  • 穴を開けたいものの材質は?
  • 穴の大きさ、深さは?
  • 穴を開けるスピードは?
  • 機械の大きさは(設置面積)?

など、様々な決め事があります。システムも同じです。

良いシステムとは、次のような観点から考えます。

自社に最適なシステムを導入する

大手が使っているシステム=良いシステムとは限りません。

自社の在庫管理の業務レベルに合うものを導入しなければいけません。

自社の業務レベルに合うものを選定するためには、まず自社の業務を知ることから始まります。

システムのことは分からないから、全てお任せ!はとても危険です。

システム会社は、業務経験はなく、知識は机上レベルにすぎません。システム会社に丸投げすると失敗します。

まずは在庫管理の正しい知識を知ることから始める

在庫管理システム「在庫管理110番」は改善屋です。

在庫管理の専門家として正しい知識とあなたが今やるべき最優先事項をお伝えします。

  • 自社の在庫管理レベルを知りたい
  • 正しい在庫管理の知識を得たい
  • 在庫管理システムの導入を成功させたい
  • 在庫管理をDX(デジタルトランスフォーメーション)したい

といったご相談に乗ることができます。