在庫管理の属人化｜原因と4ステップ改善方法

「あのベテラン担当者が休むと、出荷作業が滞ってしまう」
「在庫の保管場所が頭の中にしかなく、新人への引き継ぎが進まない」

多くの現場で長年課題となっている「在庫管理の属人化」。

忙しいから・・・と解決を先延ばしにしていませんか？

在庫の属人化により、ノウハウがブラックボックス化して、生産性の低下し徐々に組織力が弱まります。

問題として表面化するのは、以下のようなことです。

この記事では、在庫管理が属人化する原因と深刻なリスク、ITツールを活用して誰でも正確に管理できる仕組みを作るための4つの方法・在庫管理に向いている人について詳しく解説します。

在庫管理が属人化する3つの主な原因

在庫管理が属人化する3つの主な原因は、下記のようなことが挙げられます。

属人化の３つの原因

• 経験（勘）への過度な依存
• アナログな管理手法
• 教育リソースの不足

経験（勘）への過度な依存

「経験（勘）への過度な依存」は、属人化が加速する最大の原因です。

ベテランの暗黙知（経験やノウハウ）が言語化・数値化されないまま個人の頭の中に留まると、他者には全く見えない「ブラックボックス」となります。

特定の担当者しか発注数を決められない、在庫状況を把握できなくなり、固定の担当者のスキルと時間に依存によりボトルネックとなり、組織としての対応力を大きく低下させてしまうのです。

アナログな管理手法

紙の台帳・手書きのメモ・ホワイトボード・担当者個人がローカルPCで管理するExcelファイル、などが挙げられます。

アナログな管理手法は、「誰かが後で書き込む」「担当者が入力するまで最新情報が分からない」といったタイムラグが生じ、結果的にその情報を知っている人しか正しい在庫状況を把握できない状態を生み出してしまいます。

教育リソースの不足

「教育リソースの不足」も、属人化を深刻化させる見過ごせない要因です。

日々の業務が忙しすぎて、ベテランが新人へ丁寧に教える時間を確保できない、教育に必要なマニュアルを作成できないような状態です。

その結果、体系的な研修が行われず、理由のないOJT的な指導になりがちです。

教わる側も何をどこまで把握すべきか基準が分からず、結局「あの人に聞かないと分からない」という依存状態になり、ベテランはますます忙しくなります。

属人化がもたらす5つのリスク

在庫管理の属人化は、欠品や過剰在庫を招くだけではなく、経営をゆるがすような問題を招くこともあります。

ここからは、在庫管理の属人化がもたらすリスクを5つ紹介します。

担当者の休職や退職による顧客からの信頼低下

担当者が急に休職や退職した際、業務が停止してしまう危険性があります。

在庫の保管場所や発注のタイミングが特定の個人の記憶に依存しているため、その人が不在になると「何がどこにあるか分からない」「いつ発注すべきか判断できない」という事態に陥ります。

その結果、出荷の遅延や欠品が発生し、顧客の期待に応えられず信頼低下を招きます。

人事評価においての正確な評価をするのが難しい

業務が属人化すると、担当者が普段どのような工夫や苦労をして在庫を管理しているかが、周囲にはブラックボックス化して見えません。

作業の「質」や「効率化への貢献」が可視化されないため、人事評価においての評価が難しくなります。

その結果、目立つミスや大きなトラブルの有無だけで判断されたり、過小評価されたりすることがあります。

適切な評価は特に優秀な人材の引き留めに重要です。

優秀な人材は自分自身に仕事が集中していることを知っています。

属人化を改善してほしい！と声も挙げているはずです。

しかし、その声を無視したり、分かっていても他に頼れないため「とりあえず・・」と仕事を依頼していないでしょうか？

不満が爆発すると、ある日突然優秀な人材は退職するでしょう。

特定の担当者の作業負担が多くなる

「自分しか分からない」という状態は、裏を返せば「自分しかできない」というプレッシャーでもあります。
他のメンバーに仕事を振ることができないため、トラブル対応や突発的な出荷依頼がすべて特定の個人に集中し、過度な負担が増加します。

休暇を取得しづらい環境や長時間労働が常態化し、結果として担当者の心身が限界を迎え退職リスクが高くなるのです。

内部の不正が起こりやすくなる

在庫管理が属人化し、「誰が・いつ・何を」動かしたのかが不透明な状態は、内部不正の温床となります。

第三者によるチェック機能が働かないため、在庫の抜き取りや紛失が起きても原因の特定が困難です。

担当者自身が在庫数をいくらでも調整可能な環境では、心理的な隙が生まれやすくなります。

上記の例は、まさに在庫の属人化が招いた危険な事例です。

コミュニケーションの混乱を招く

在庫データが正確に共有されていないと、部署間や担当者間で認識の食い違いが発生します。「在庫はあるはずだ」という担当者の主張と、「実際には見当たらない」という現場の状況が食い違いが起こります。

また、誰に確認すべきかという「情報のルート」が分からないため、回答待ちの時間が発生し、業務のスピードが著しく低下します。

在庫管理の属人化を解消する4つのステップ

ここからは、在庫管理の属人化を解消する4つのステップについて解説します。

１．業務の棚卸しと可視化

まず、各人が何をやっているかを知る現状把握から始めます。

担当者の頭の中にしかない業務を見える化します。

業務の棚卸しと可視化では、「誰が・いつ・どこで・何を・どのよう」に管理しているのか、を書き出してリスト化します。

忘れてはいけないのは、「業務の棚卸は、あなたの仕事を奪うものではない」と明言し、協力体制を築くことも大切です。過度な拒否を示す場合は、何らかの不正を隠している可能性も疑った方が良いでしょう。

全体像を客観視することで、無駄な工程や過剰な作業の重複が浮き彫りになります。

どこから手を付けるべきかという改善の優先順位が明確になります。

２．ルールの標準化（マニュアル作成）

可視化した業務を基に、誰もが同じ手順で作業できる「標準ルール」を作成します。ポイントとしては、熟練者しか判断できない曖昧な基準を排除する必要があります。

ビジュアルを活用して、分かりやすくする

文字ばかりでは、想像がつきづらく初心者は分かりません。

そこで、現品の写真や操作画面のキャプチャを豊富に盛り込んだマニュアルを作成しましょう。

動画を使ったマニュアルを有効な手段です。

ハンディカムのような専用機器が無くても、スマートフォンで十分です。

動画を活用したマニュアルを作成する場合は、手順や注意点をしゃべってもらいながらやってもらうとより良いマニュアルになるのでお勧めです。

３．システムの導入

エクセルやアナログのやり方は、自由度が高いので、定期的に厳しいチェックをしない限りどうしても自分のやり方になってしまう傾向があります。

属人化を防ぐにはシステム化は欠かせません。

システムを導入する目的は、効率化やデータの蓄積だけではありません。

私が以前、トヨタ系の幹部の方と話した時に印象的だった言葉があります。

属人化の最大の要因である「個人の経験や勘」を無くし、誰もが同じレベルで、そして信頼できる「客観的なデータ」へと置き換えることで、組織全体での情報の共有ができるでしょう。

参考：在庫管理システム成功の手引き｜中小企業が導入・入替の失敗を防ぐ方法

４．バーコード・QRコードの導入

現品にバーコードやQRコードを付与し、ハンディターミナルやスマホで読み取る仕組みを導入すれば、人手による入力や目視確認による商品や部品の特定でどうしても避けられないヒューマンエラーを回避できます。

バーコード・QRコードを導入すれば、誰が作業しても正確に在庫情報を特定できるため、知識の差が結果に影響しなくなります。

読み取り作業自体が「正しい照合」の証跡となるため、入力ミスや紛失を物理的に防ぎ、業務効率と精度の両面で劇的な改善が見込めます。

バーコードやQRコードは、特別なシステムはエクセルで自作できます。特別なシステムやツールは不要です。

バーコード・QRコードをExcelで自作する方法

在庫管理システムを導入するメリット

ここからは、在庫管理システム導入のメリットを3つ、下記で詳しく解説します。

在庫数のリアルタイム集計

在庫管理システムを導入すれば、入出荷のたびに在庫数がリアルタイムで自動更新されるようになります。

これまで膨大な時間をかけていた手書き台帳の転記や、複雑なExcel関数による集計作業が一切不要になります。

計算ミスや入力漏れといった人為的エラーが排除されるため、常に信頼性の高い最新データを確認することが可能です。

前述した、バーコードやQRコードと併用すれば、品番の間違いもなくなり、在庫精度の向上にも役立ちます。

これにより、経営者は、月末に在庫数の集計を依頼しなくてもいつでも「過剰在庫によるキャッシュフローの悪化」を即座に察知し、無駄な仕入れを止めるための対策を考えることができます。

誰でも同じ精度で作業が可能

作業品質を個人のスキルや経験に依存させないことです。

システムに従って、画面の指示通りに操作するだけで、入出荷や棚卸しが完了します。

また、入社したばかりの新人でもベテラン担当者と同等の精度で正確に業務を遂行できるようになるのです。

これにより、経営者は「特定の人材に頼り切るリスク」から解放され、柔軟な人員配置や多能工化を戦略的に進めることが可能になります。

リモートでの状況把握が可能

クラウド型の在庫管理システムを導入すれば、現場に足を運ばなくてもスマートフォンやPCからリアルタイムで在庫状況を確認できます。

また、外出中の営業担当者が、わざわざ会社に電話をかけて「今、在庫いくつある？」と確認する必要が無くなります。

営業は、在庫の有無を即座に回答できるようになり、顧客からの信頼獲得が期待できます。

【事例】システム導入によって注文が増えた

担当者の手を止める必要がなくなるため、現場の動きを妨げず、スピード感経営者は全社的な需給バランスの調整や販路拡大といった高付加価値な仕事に集中できるようになります。

システムやマニュアルという「仕組み」を整えることは、属人化解消の大きな柱です。

しかし、どれほど優れたツールを導入しても、最終的にそれを動かし、精度を維持するのは「人」です。
ツールを使いこなし、現場の改善を止めないためには、在庫管理に向いた適性を持った人材の探し方をお伝えします。

在庫管理に向いている人の適性

在庫管理は単に物を数えるだけの仕事ではなく、現場の「流れ」を整える重要な役割を担っています。

属人化を防ぎ、強い現場を構築するためには、採用時において下記を見極めることが重要です。

在庫管理の向いている人

1. 几帳面でルールを遵守できる人：決まった場所に置く、入庫時に必ずスキャンするといった小さな積み重ねがデータの正確性を担保するため、細かな作業を継続できる能力が必要
2. 物事の整理整頓や効率化が好きな人：常に「もっとスムーズに出荷できないか」「配置を変えれば歩数が減るのではないか」とパズルを解くように仕組みを考えるのが得意な人は、在庫管理のプロフェッショナルとして活躍できます。

こうした適性を持つ人材を戦略的に採用し、在庫管理システムを組み合わせることで、特定のベテランに頼り切らない、組織としての強固な在庫管理体制が完成します。

「成長する在庫管理システム」をおすすめする理由

在庫管理の属人化を解消し、経営基盤を強化するために最適なのが「成長する在庫管理システム」です。

その理由は、あなたの会社の業務に合わせたシステムを構築できる点です。

単なるシステムの提供に留まらず、貴社の現場に即した運用ルール構築をプロの視点で強力にバックアップします。

現在の管理体制に課題を感じている方は、まずは無料相談ください。

まとめ

この記事では、在庫管理の属人化する原因やリスク、対策方法などについて解説してきました。

在庫管理が属人化する3つの主な原因は、下記の通りです。

経験（勘）への過度な依存
アナログな管理手法
教育リソースの不足

在庫管理の属人化を解消する方法としては、下記のようなことが挙げられます。

業務の棚卸しと可視化
ルールの標準化（マニュアル作成）
バーコード・QRコードの導入
在庫管理システムの導入

在庫管理の属人化を防げば、誰でも同じ精度で作業が可能だったり、実在庫のリアルタイム集計やリモートでの状況把握が可能といったメリットがあります。

在庫管理の属人化を防ぎたいなら、「成長する在庫管理システム」を導入するのがおすすめです。

これから在庫管理を始めようと思っている中小企業の代表や担当者の方は、まずは「成長する在庫管理システム」の無料相談から始めてみてください。

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