【ダウンロードも可能】在庫管理表のテンプレ6種と作り方を解説！

在庫管理表とは、どのようなものなのだろう。見本はないかな」
「自社で活用するための在庫管理表を作成したい」

在庫管理の担当者や責任者の方が、在庫を適切に管理するために、在庫管理表を必要としているのではないでしょうか。

この記事では、完成した在庫管理表をダウンロードしたい方には無料エクセルテンプレートを、ご自身で作りたい方には作り方をご紹介しています。

無料テンプレートは、シンプルで汎用性が高いものから細かいニーズに対応したものまで、下記の6種をご用意しました。

気になる青字下線部の名称をクリックしていただくと、その在庫管理表のイメージ図と詳しい説明、ダウンロードボタンをご覧いただけます。

作り方は下記のように、たった4ステップで完了する、誰でもトライしやすいものとなっています。

在庫管理表の作り方 4ステップ

在庫管理表を活用すると、下記のことができるようになります。

ただし、エクセルの在庫管理表は万能ではありません。

過去のデータが蓄積した企業や、バーコードスキャンなどの現場作業と連動させたい企業は、エクセルでは通用しないため、在庫管理システムを導入した方がいい場合もあります。

この記事では、あなたの企業で在庫管理表を適切に活用できるように、下記の内容をご紹介します。

スムーズな在庫管理体制を築くためにも、ぜひ最後まで読み進めていただけると幸いです。

在庫管理の基本から知りたい方は、どの業種でも確実に押さえるべきことや一連の流れを解説している「【完全保存版】プロが教える在庫管理の基本と応用ポイント」を参考にしてみてください。

【前知識】在庫管理表とは

在庫管理表とは、取り扱っている商品の情報や、入出庫の日時などを記録・管理するための表です。

冒頭でもお伝えしましたが、活用すると、下記の3つができるようになります。

在庫管理表には下記のように、単一の在庫を個別に管理する「単票タイプ」や、複数の在庫を一括管理する「一覧タイプ」があります。

一覧表タイプ

一覧表タイプ

このように在庫管理表を見ると、一目で在庫状況が分かるので、さまざまな業種で広く活用されています。

企業が在庫管理を適切に進めるためには、在庫管理表はなくてはならないものなのです。

【ダウンロードする場合】即利用可能！在庫管理表のエクセルテンプレート6種

青字下線部の名称をクリックすると、その在庫管理表のイメージ図と詳しい説明、ダウンロードボタンをご覧いただけます。

あなたの企業に合った在庫管理表が見つかるように、ぜひ参考にしてみましょう。

【シンプルかつ汎用性あり】3欄式在庫管理表

「3欄式在庫管理表」は、シンプルかつ汎用性のある在庫管理表なので、迷ったらこの表を活用するのがおすすめです。

管理項目は、下記の3つです。

入庫や出庫のタイミングで、数を入力するルールを徹底すると、正確な在庫数を把握できるようになります。

この3欄式在庫管理表の特徴は、下記の通りです。

欠品検出機能とは、上記画像の赤く色付けされた表示のことです。
急な需要の増加や納品遅延といった予測できない事態に備えるための在庫を「安全在庫」といい、欠品状態にならないように事前に数量を設定します。

在庫数がその数量を下回ったときに、自動で表示が赤色に変わり、すぐに発注するように気付かせてくれます。

安全在庫の算出方法については、「【欠品は最大の損失】利益を守る安全在庫の計算式と運用の鉄則」で詳しくご紹介しているので、ぜひご覧ください。

特におすすめの企業は、下記の通りです。

何がいくつあるのかをシンプルに管理できる表となっているので、ぜひご活用ください。

【歩留まり管理付き】歩留まり管理付き3欄式在庫管理表

「歩留まり管理付き3欄式在庫管理表」の「歩留まり管理」とは、入庫した商品が良品のままどれくらい出庫できているかを把握することです。

管理項目は下記の4つで、先程の表に「仕損数」を加えました。

仕損数とは、入庫から出庫までの間に破損したり、賞味期限が切れるなど品質が低下したり、不良品になってしまった在庫の数をいいます。

歩留まり管理付き3欄式在庫管理表の特徴は、下記の通りです。

歩留まり管理付き3欄式在庫管理表がおすすめの企業は、下記の通りです。

液体商品を扱う企業や食品業界では、仕損数が明らかになると業務改善取り組みに着手できるので、ぜひご活用ください。

【細かく管理できる】6欄式在庫管理表

「6欄式在庫管理表」は、6種類の中で最も詳細な管理ができます。

管理項目は、下記の5つです。

6欄式在庫管理表の特徴は、下記の通りです。

詳細に管理できる分、複雑になるため、全ての在庫品目ではなく、一部の重点管理品目に限定して活用するのがおすすめです。

6欄式在庫管理表がおすすめの企業は、下記の通りです。

基本的には他の在庫管理表を活用し、重点管理品目については6欄式在庫管理表を活用しましょう。

【金額で管理したいとき】累積式在庫管理表

「累積式在庫管理表」は、在庫を金額で管理したいときにおすすめです。

管理項目は、下記の5つです。

累積式在庫管理表の特徴は、下記の通りです。

在庫として抱えている金額が表示されるため、在庫を丁寧に取り扱ったり、長期間眠らせないためにはどうすればいいかを考えたりできます。

累積式在庫管理表がおすすめの企業は、下記の通りです。

在庫管理対象の品物をどれだけ仕入れたか、在庫金額がいくらなのかを詳細に管理できるので、ぜひご活用ください。

【倉庫・ロケーションが複数のとき】複数保管場所対応管理表

複数保管場所対応管理表」は、同じものを複数の場所で管理している場合におすすめです。

管理項目は、下記の3つです。

これらの項目を管理すると、例えば会社全体で100個ある在庫の保管場所が、うち40個は大阪倉庫に、うち60個は北海道倉庫にあっても、詳細に把握できます。

大阪のお客様から「明日の午前中までに70個ほしい」と注文があっても、表を元に「40個はお届けできますが、残り30個は2日後なら可能です」と明確に回答できます。

累積式在庫管理表の特徴は、下記の通りです。

累積式在庫管理表がおすすめの企業は、下記の通りです。

総在庫数だけでなく、在庫の所在と数を把握できるので、ぜひご活用ください。

【PCが苦手な方へ】手書き用在庫管理表

「手書き用在庫管理表」は、印刷して手書きするのにおすすめの在庫管理表です。

管理項目は、下記の8つです。

入出庫数と在庫数を記録するだけでなく、仕入先や発注ロット数、安全在庫などを記載しておくと、特定の担当者に頼らなくても誰でも対応できるようになります。

手書き用在庫管理表の特徴は、下記の通りです。

手書き用在庫管理表がおすすめの企業は、下記の通りです。

手書きの在庫管理表は作成者によって仕様がばらつきやすいですが、この表なら必要な情報を漏れなく管理できるので、ぜひ活用ください。

入出庫数と在庫数を記録するだけでなく、仕入先や発注ロット数、安全在庫などを記載しておくと、特定の担当者に頼らなくても誰でも対応できるようになります。

手書き用在庫管理表の特徴は、下記の通りです。

手書き用在庫管理表がおすすめの企業は、下記の通りです。

手書きの在庫管理表は作成者によって仕様がばらつきやすいですが、この表なら必要な情報を漏れなく管理できるので、ぜひ活用ください。

【作成する場合】在庫管理表の作り方4ステップ

在庫管理表のテンプレート6種類をご紹介しましたが、企業に合った在庫管理表を自作したいという方もいらっしゃることと思います。

ここでは、下記の在庫管理表の作り方4ステップを詳しくご紹介します。

在庫管理表の作り方 4ステップ

あなたの企業の在庫品目を一元管理できるように、参考にしてみましょう。

【STEP1】必要項目をリストアップする

まずは、在庫管理表に記載する必要項目をリストアップしましょう。

一般的な在庫管理表に含まれる項目は、下記の通りです。

管理したい項目が特に決まっていなければ、まずはこの7つに定めましょう。

その後は、実際に使用していく中で、項目追加の必要性が明確になったタイミングで適宜追加します。

例：個数は管理できるけど、どこに発注すべきかをわかるようにしたい
→どこに注文すればいいか一目でわかるようにするために「仕入先名称」を追加する

「4-1.管理する情報を絞り込む」で解説しますが、ポイントとしては項目を増やしすぎないことです。

間違った欄に入力したり、欄を見逃したりしやすくなるので、必要項目はできるだけ絞り込むようにしましょう。

【STEP2】エクセルで表を作成する

次に、エクセルを使用して在庫管理表に必要な項目を列に設定します。

在庫管理表は、誰でも使いやすいように、視覚的に分かりやすいレイアウトにすることが非常に重要です。

下記のように、縦列の最左に商品コード（部品番号）と商品名、安全在庫を配置し、同様に下に在庫品目を追加していくと、複数品目を管理しやすくなります。

横列は日付を設定し、入庫数や出庫数、在庫数を入力できるようにします。仕損数などの項目を追加することも可能です。

必要に応じて罫線を引いたり、セルの色を変えたりして、シンプルで見やすいことを重視した表にしましょう。

【STEP3】自動計算式を設定する

続いて、自動計算式を設定します。
基本の計算式は、下記の通りです。

下記のように、この計算式を設定すると、毎日の入出庫数を入力するだけで在庫数が表示されます。

計算式にある前日在庫数、当日入庫数、当日出庫数を仮で入力しておくと、正しい計算式であるかや表示された数値が合っているか確認しやすいです。

毎回手で入力していると、入力ミスや計算ミスをしやすいので、自動計算式を利用してヒューマンエラーが起きにくい在庫管理表にしましょう。

【STEP4】条件付き書式による欠品防止機能を設定する

最後に、条件付き書式による欠品防止機能を設定します。

条件付き書式による欠品防止機能とは、下記のように安全在庫を下回った商品を自動で赤く表示する機能のことです。

下記の方法で設定することが可能です。

まず、在庫数のセル範囲を選択します。

次に、「ホーム」の「条件付き書式」から「セルの強調表示ルール」を選択し、右にカーソルを移動させて「指定の幅より小さい」を選択します。

続いて、「次の値より小さいセルを書式設定」に安全在庫数を入力します。

最後に、書式から「ユーザー設定の書式」を選択し、「塗りつぶし」から背景色を赤に設定し、「OK」を押します。（お好みの文字色・背景色を選んで構いません）

このようにすると、最初に選択したセル範囲の安全在庫数を下回っている部分の背景色が赤く表示されます。

全ての在庫品目に設定すると、表示が赤く変わった部分を確認するだけでよくなり、業務を効率化できるので、条件付き書式を活用してみましょう。

在庫管理表を運用する6つのポイント

在庫管理表の作成方法について解説をしてきました。

実際に作成したものを用いて在庫管理を進めることになるかと思いますが、在庫管理を成功させるには
在庫管理表も正しく運用する必要があります。

具体的な運用ポイントは下記の6つです。

在庫管理表を活用して、業務をうまく進められるように、ぜひ参考にしてみましょう。

管理する情報を絞り込む

まずは、在庫管理表を運用するにあたって、管理する情報を絞り込むようにしましょう。

「【STEP1】必要項目をリストアップする」でもお伝えしましたが、最低限管理すべき項目は、下記の通りです。

品目によっては消費期限や仕損数も必要になりますが、項目を増やしすぎると表が複雑になり、何をどこに入力すればいいのか分かりにくくなります。

情報を絞り込んだ在庫管理表は、誰が見てもシンプルで分かりやすいので、下記のヒューマンエラーを防止できます。

もし、追加を検討するのであれば、実際に入力する担当者に確認をとって、みんなが必要性を感じたタイミングで対処しましょう。
在庫管理表は「何が、いつ、いくつあるか」を把握するためのものなので、情報を詰め込みすぎないように注意してください。

入力ルールを統一する

在庫管理表を運用する際には、入力ルールを統一しましょう。

入力ルールを統一することによって、誰もがより正確な在庫管理をできるようになるからです。

統一したい入力ルールは、下記の2つです。

特に、入出庫の記録のタイミングは、入出庫直後か、1日における特定の時間に統一しておくと、入力忘れを防止できます。

数量単位は例外があったとしても、できるだけ個・箱・キログラムなどで統一しておくと、注文数や出庫数の間違いにくくできます。

統一した入力ルールを従業員全員で共有して、正確な在庫管理をしていきましょう。

定期的にメンテナンスする

在庫管理表を運用するためには、定期的にメンテナンスすることが重要です。

手で入力する以上、どこかで入力ミスをする可能性がありますし、企業で取り扱う商品は変わっていくからです。

メンテナンスとして、下記を行いましょう。

頻度については月1回が基本ですが、業務の規模や在庫量に応じて調整します。

在庫データの精度を保てるように、定期的なメンテナンスを欠かさないようにしましょう。

バックアップを取得する

在庫管理表を運用するにあたって、バックアップを取得しておきましょう。

エクセルの在庫管理表は、下記の原因によってデータが失われる可能性があるからです。

バックアップを取得しておけば、データ復旧にかかる時間を大幅に短縮でき、業務に影響を与えずに済みます。
万一の事態に備えて、定期的に在庫管理表のバックアップを取得するようにしましょう。

在庫の増減傾向を把握する

在庫管理表を運用する際には、在庫の増減傾向を把握しなければなりません。

在庫管理表を使用する目的は、その時々に応じた適切な在庫管理を実現することにあります。

そのためには、現在の個数をただ把握するのではなく、「何が、いつ、いくつあるか」を確認した上で、どのように動いているかを確認することが重要です。

在庫管理表を元に、下記の商品がないかを定期的に見直しましょう。

これらを把握できると、過剰在庫を捌くための施策や、欠品在庫が出ないようにするための仕入れ強化を検討できます。
在庫管理表を元に、在庫の増減傾向を把握し、仕入れや販売の改善に繋げていきましょう。

エクセルの各種機能を有効活用する

最後に、在庫管理表を運用する際には、エクセルの各種機能を有効活用することが非常に大切です。

なぜなら、エクセルには、下記の便利な機能があるからです。

【エクセルの各種機能】
これらの機能を活用すると、在庫管理表を保存し忘れても復元できますし、数値が合わないと感じたときも遡って確認できます。

なお、下記に該当する場合は、これらの機能を活用できません。

設定にこだわりすぎると、エクセル初心者には負荷がかかるだけでなく、誰でも使える在庫管理表にならない可能性があります。

できる範囲でエクセルの便利な機能を有効活用できるように、バージョンアップや設定を行いましょう。

重要！エクセルの在庫管理表では通用しない場合がある

ここまでお読みになって、在庫管理表を運用するポイントを踏まえて実践してみようと思った方は多いのではないでしょうか。

注意したいのは、下記のエクセルの在庫管理表では通用しない場合があることです。

エクセルの在庫管理表の負の側面を理解するために、参考にしてみましょう。

過去のデータが蓄積した場合

過去のデータが蓄積した場合、エクセルの在庫管理表が使えなくなることがあります。

エクセルは一度に扱えるデータ量に限界があり、膨大なデータを編集・保管するためのデータベースには不向きだからです。

多くの在庫品目を一括管理したり、在庫管理表を長期間にわたって活用したりしていると、データが蓄積し、下記の問題が発生しやすくなります。

ファイルを開くだけで数分かかる上に、発注数を決めるために過去のデータを確認しようとしただけで強制終了して、データが消えてしまうこともあります。

過去のデータが蓄積している場合は、エクセルの在庫管理表では、ファイルが破損するリスクがあることを覚えておきましょう。

ロット管理と期限管理が必要になった場合

ロット管理と期限管理が必要になった場合、エクセルの在庫管理表は通用しなくなる可能性があります。

なぜなら、ロット管理と期限管理を両立すると、それだけ在庫管理表が複雑になるからです。

エクセルでは「今、合計で何個あるか」を管理することはできますが、在庫一つ一つの特徴や期限がいつまでなのかを追うための機能が優れているわけではありません。

例えば、食品や化粧品など消費期限がある商品を扱う企業で、「10個ある在庫のうち3個は明日が期限」という状況をエクセルで管理するとします。

セルにコメントを付けたり、備考欄に記入したりして管理できますが、エクセルに通知機能はないため、下記の企業では他の在庫に埋もれる恐れがあります。

さらに、在庫管理表そのものが複雑になっていき、入力忘れや入力ミスが発生しやすいだけでなく、メンテナンスも難しくなります。

商品名と数量の他に、期限やロット番号も合わせて管理したい場合は、エクセルの在庫管理表はおすすめできません。

バーコードスキャンなどの現場作業と連動させたい場合

最後に、バーコードスキャンなどの現場作業と連動させたい場合も、エクセルの在庫管理表では現場の足かせになります。

そもそもエクセルは表を作成する事務作業のためのソフトで、物流現場の動きとリアルタイムで同期するようには設計されていません。

例えば、1日の入出荷が100件を超える場合、現場で段ボールを開けて数を確認し、下記の対応をするのは、現実的ではありません。

そこで、スマホやハンディターミナルでバーコードを読み取りたいと思っても、エクセルはその設計上、スムーズな連携は難しくなっています。

在庫品目が多く、バーコードスキャンなどの現場作業と連動させて効率化したいケースでは、エクセルの在庫管理表は力不足なのです。

エクセルの在庫管理表では間に合わない場合は在庫管理システムを検討しよう

エクセルの在庫管理表では通用しない場合があることを知って、それではどうしたらいいのだろうと思った方もいることと思います。

そのような方に検討していただきたいのは、在庫管理システムです。

在庫管理システムのメリット・デメリットは、下記の通りです。

初期費用や運用コストはかかりますが、手作業でのデータ入力が減り、ヒューマンエラーの発生を抑制できるだけでなく、作業時間を大幅に短縮できます。

下記の企業におすすめです。

在庫管理システムを活用すると、リアルタイムで在庫状況を把握できるので、特に在庫投資額や管理工数が膨大な企業は、在庫管理業務の効率化を図れます。

上記の企業は在庫管理業務を適切にこなせるように、在庫管理システムの活用を検討してみましょう。

まとめ

在庫管理表について、詳しくご紹介させていただきました。改めてポイントをおさらいしましょう。

在庫管理表とは、取り扱っている商品の情報や、入出庫の日時などを記録・管理するための表です。

ダウンロードできるエクセルテンプレートとして、下記の6種をご紹介しました。

在庫管理表の作り方として、下記の4ステップをご紹介しました。

在庫管理表を運用する6つのポイントは、下記の通りです。

エクセルの在庫管理表では、下記の通用しない場合があることに注意が必要です。

エクセルの在庫管理表で通用しない場合は、在庫管理システムの検討がおすすめです。
在庫管理に関することなら、在庫管理110番に下記ボタンより何でもご相談ください。