エクセル在庫管理表の作り方と注意点|見やすい無料テンプレート付き

エクセル在庫管理表

エクセル在庫管理表

在庫管理の実務経験のある、在庫管理の専門家が、在庫管理表をエクセルで作る際のポイントと手順、そして在庫管理の方法を分かりやすく解説します。かたちだけの在庫管理表はたくさんありますが、なぜそれが良いのかという理由まで知っておけば、自社仕様に改造できます。

また、今回例として取り上げるどんな業界でも使えるオリジナル在庫管理表を3種類無料で配布します。
ぜひ、自社の在庫管理にご利用ください。

在庫管理110番の無料在庫管理テンプレートの特徴は以下の通りです。

  1. 業種を問わない:製造業や卸売業、小売業に限らず飲食店や薬局、アパレルなどでも使えます。
  2. 複数商品が管理可能:1シートで複数の商品を簡単に管理できます。
  3. 発注管理ができる:欠品しそうな商品が一目でわかります。
  4. 見やすい:必要な機能をコンパクトにまとめてシンプルで分かりやすい。
  5. 誰でも使える:知識のないパートやアルバイトでも簡単に使えます。

一見とてもシンプルですが、私のノウハウすべてを注ぎ込み重要なポイントをしっかりと押さえました。
簡単な在庫管理ならエクセルで十分対応できます。今回は難しい関数を使わずに誰でも作れる在庫管理表の作り方と活用方法を説明します。

基本的な考え方を知ったうえで、小規模な企業(1~3人)であれば運用さえ工夫すれば大がかりな在庫管理システムやバーコード管理をしなくても大丈夫です。4人以上の企業や、今後もずっと在庫管理を行っていく予定であれば、早いうちに在庫管理システムを導入しても良いでしょう。詳しくはこちらをご覧ください。

☑「エクセル在庫管理表」は、どれくらいの規模までが限界なのかをチェックする

☑在庫管理の専門家が作ったクラウド型「成長する在庫管理システム」

在庫管理表を導入して、入出庫管理や欠品の検出、発注管理を簡単にしましょう。

今回ご紹介する在庫管理表は、簡単なエクセル関数だけで構築してます。

在庫管理表を作ったことのない初心者でも簡単に作れます。また、難しい関数やマクロも一切使っておらずシンプルなので、自社仕様にカスタマイズしていただくこともできます。

シンプルな在庫管理表を利用するメリット

在庫管理アドバイザーの支援で在庫管理表を改善したクライアントの声をご紹介します。

在庫管理表を改善して変わったこと

元々、在庫を自社オリジナルのエクセル在庫管理表で管理していましたが、担当者でもわからないほど複雑化。在庫管理110番が推奨する在庫管理表に切り替えたところ見る見るうちに業務が改善しました。

  • 在庫確認で現場やほかの書類を何度も確認しなくて済むようになった
  • 他の部署の担当者と在庫情報を共有できるようになった
  • 作業時間の短縮ができるようになった

と在庫管理表を見直すだけで色々な効果が現れました。

それでは業務を劇的に改善できる在庫管理表の作り方を解説します。

エクセル在庫管理表の作り方

それでは、エクセル在庫管理表の作り方をご説明します。

先ほどダウンロードしたエクセル在庫管理表をご覧になりながら作り方を確認してください。

仮に、在庫管理の基本知識に不安があるという方はぜひこちらの記事もご一読ください。

☑在庫管理システムを導入する前に知っておきたい在庫管理の基本

在庫を正しく扱うために必要知識で、現品管理の最も基礎的なことを解説しています。エクセルで在庫管理表を自作するという具体的な方法を知る前に、在庫管理のアウトラインを学んでおくことは非常に重要です。ー度といわず、二度三度読み返し、完璧にマスターしていきましょう。

在庫管理表以外にも、発注管理表やデータ分析などがエクセル(無料テンプレート)で実現できます。エクセルによる在庫管理ノウハウをまとめたので、お役立てください。

☑エクセルだけで在庫管理をするテクニック

シンプルかつ使いやすい3種のエクセル在庫管理表について

今回はシンプルかつ使いやすい3種の在庫管理表をエクセルで作っています。

今回は4種類の在庫管理表をご紹介します。

  1. 6欄式在庫管理表
  2. 3欄式在庫管理表
  3. 累積式在庫管理表
  4. 複数の保管場所がある在庫管理表

在庫管理の基本を押さえていますので、業種を問わずご利用いただけます。用途に合わせてご利用ください。在庫管理は厳密に、細かくすればするほど間違えにくく、状況がよくわかります。しかし、在庫管理を細かくすれば、それだけ在庫管理をしている現場や事務所の負担が大きくなり、時間がとられてしまいます。ABC分析などを行い、在庫の管理の重要度に応じて、管理方法と在庫管理表を選択すると良いです。

[1]6欄式在庫管理表 

6欄式在庫管理表は、今回の中で最も詳細に在庫管理ができる在庫管理表です。

次の項目を一元管理できます。

  • 注文残
  • 入庫
  • 出庫
  • 引当
  • 引当残

テンプレートは以下のような形式になります。
6欄式在庫管理表

1つの品目を注文から実際の引当まで細かく管理することができます。

しかし、管理する品目点数が多いと作業量も増え、事務処理に負担がかかります。重点的に管理をしたい部品や商品に限って使うのが良いでしょう。

[2ー1]3欄式在庫管理表(入出庫管理) 

3欄式在庫管理表は、最もスタンダードな在庫管理表です。在庫管理の3つの基本項目を管理します。

  • 入庫数
  • 出庫数
  • 在庫数

テンプレートは以下のような形式になります。
3欄式在庫管理表(入出庫管理)

3欄式在庫管理表は、日付ごとに入庫数・出庫数・在庫数だけを行・列で管理するきわめてシンプルな在庫管理表です。

私が実務においてメインで使っていた在庫管理表です。これ1つで1000点以上の部品を管理していました。
現品管理に向いていて、表示においては一覧性も高いので、使いやすいエクセル管理表です。

また、今回提供しましたこの3欄式在庫管理表は「入出庫管理」だけにとどまらず、欠品の検出機能付きです。

安全在庫を設定すれば、安全在庫を切った在庫が赤く表示され補充が必要なことが一目でわかる仕組みです。
下記の[3][4]のように「入出庫管理&歩留まり」、「発注管理」にも応用できますので大変便利な在庫管理表です。

商品点数の多い薬局や飲食店の食材管理にも応用できます。

[2-2]3欄式在庫管理表(入出庫管理&歩留まり) 

3欄式在庫管理表に仕損数を加えたものです。次の項目を一元管理できます。

  • 入庫数
  • 出庫数
  • 在庫数
  • 仕損数

テンプレートは以下のような形式になります。
3欄式在庫管理表(入出庫管理&歩留まり)

出庫数と在庫数の間に仕損数という項目があります。

この仕損数にはイレギュラーな出庫を記録します。例えば、

不良や歩留まり等の意図せずに起こる出庫数を入力します。

通常の出庫数と分けることでイレギュラーな出庫がどれくらい起こっているかということが分かります。

イレギュラーな出庫数が管理できるので、改善して減らす活動にも活用できます。

また、液体などは、蒸発して日常的に在庫が減るということも考えられます。それを「仕損数」に記録して都度修正して、在庫数を適正に保つことができます。

[2-3]3欄式在庫管理表(発注残管理) 

3欄式在庫管理表に入出庫の実績だけではなく、先々の入庫数・出庫数を入れることで簡易的な生産・仕入計画ができます。

実績だけであれば、過去から現在までの在庫数の推移しかわかりませんが、将来の予定数を入れることで、いつ頃在庫が切るかということまで管理できます。これを利用すれば、過剰な発注・発注漏れによる欠品を防ぐことができます。

[3]累積式在庫管理表(金額管理) 

累積式在庫管理表は、これまでの累積と在庫金額が記録できる在庫管理表です。

  • 仕入単価
  • 入庫数
  • 累積入庫数
  • 出庫数
  • 累積出庫数
  • 在庫数
  • 在庫金額

テンプレートは以下のような形式になります。
累積型在庫管理表(金額管理)

今の在庫金額が一目瞭然です。6欄式在庫管理表と同様、あまり多くの品番管理には向きません。
在庫金額をしっかりと押さえておきたい高価な部品・商品の管理に向きます。

また、あえて金額を見せることで、在庫の大切さを理解してもらうことができます。「在庫=お金」ですが、どんなに高価な在庫でも、社員にとって自分のものではないので管理がおおざっぱになることがあります。そこで、仕入単価を公開して、在庫金額を書きます。これだけの金額の在庫があるのか・・・と思ってもらえれば、大切に扱ってくれるようになります。

[4]複数の保管場所がある在庫管理表 

在庫の保管場所が複数ある場合の在庫管理用書式です。次の項目を一元管理できます。

  • 各倉庫別の入庫数
  • 各倉庫別の出庫数
  • 在庫数(各倉庫別の在庫数および総在庫数)

テンプレートは以下のような形式になります。
複数の保管場所がある在庫の管理

全体の在庫が100個あっても、保管場所が複数あればどこに、何が、いくつあるのかという情報がなければ意味がありません。そこで、保管場所別に在庫管理をしつつ、全体の在庫を見れて検索することができる在庫管理表を作りました。

同一品が複数の場所にあることを管理できるメリットは、探し回らなくて済むことです。

例えば次のような例です。

一つの品番を複数の保管場所に保管

在庫が100個あると言っても、保管してある倉庫がバラバラだと探し回らければいけません。

1つの品番が複数の場所に保管される可能性があるのであれば、場所ごとに管理することをお勧めします。エクセルの在庫管理システムであれば、表計算・集計機能を使って拠点ごとの管理が可能です。

複数場所の管理が必要な場合、倉庫・工場ごとにエクセルで管理するよりも、できれば在庫管理システムを導入したほうが良いでしょう。作業のミスや負担の軽減、効率化を考えるなら、在庫管理システムによって手間を省くことができます。

ただし、在庫管理を行ううえで、エクセルをある程度使いこなせるようになるととても便利です。
今回ご紹介した在庫管理表をベースに自社仕様にアレンジすることもできます。
在庫管理に必要なエクセルのスキルをまとめたものを在庫管理の教科書としてまとめました。
これさえ知っていれば作業効率は10倍、サクッと仕事が終わります。

※エクセル在庫管理表の実践的なノウハウが全て詰まった【教材:在庫管理の教科書】について知りたい方はこちら

➽在庫管理の教科書03「データ管理」

在庫管理表を自作する際の注意点

今回は弊社の作成した在庫管理表をご紹介しました。

今回の管理表をベースに自社で在庫管理表を作ってみよう!と思ったときに注意する点をまとめました。

絶対に作ってはいけない在庫管理表

こんな在庫管理表は絶対にダメ

私は、在庫管理について多くの会社様から個別相談をいただく中で、いろいろな業種・業態の企業の在庫管理表を見る機会がありますが、「もう、在庫管理の仕方が複雑すぎて、目の回るような在庫管理表が多い」と、毎回驚きます。

問題になっている在庫管理表の6つの共通点です。(どれか1つでも当てはまると要注意!)

  1. 作った本人しか分からない
  2. 作った本人ですら分からなくなる
  3. 担当者不在の場合、業務が止まる
  4. 継ぎ足し、継ぎ足しで作っていて複雑化している
  5. シートが大量にあり複雑化している
  6. 複数の機能を1つにまとめている
  7. 入力間違えをしても、どこにミスがあったのか気づけない

しかも、データのあちこちで「こちらを参照」という注釈が多く、間違いが起こっても一体どこが間違っているのか非常に分かりにくく、せっかくのデータが役に立たなかったり、データの間違い探しに膨大な時間がかかっています。そもそも、在庫管理の基本を理解していないため、複雑で使えない在庫管理表になってしまっているのです。

絶対に心がけていただきたいのは、「見やすさ」、「わかりやすさ」です。在庫管理表に多くの要素は必要ありません。

在庫管理表を作る時に押さえるのはこれだけ

逆に、在庫管理表で押さえるべきことは意外と少なくて良いのです。

在庫管理表で一番大切なのは、

  • 何が(品目)
  • いくつ(数量)

という情報です。そして、上記に加えて「いつ(何月何日)」に入庫または出庫したのかという情報を記録(入力)していくことです。これだけで十分です。

そもそも「在庫とは何か?」ということを考えてみましょう。

在庫は必ず次の3つのプロセス(流れ)の中間に位置しています。そのプロセスとは、入庫されて、保管されて、いずれ出庫される【入庫→保管→出庫】たったこれだけです。このうち、保管に当たるところにあるのが在庫です。

つまり、在庫とは、在庫=入庫-出庫の差となります。

つまり、在庫管理表を作成する最大のポイントは「入庫と出庫を確実に押さえる」ことです。

入庫・出庫のどちらかが欠けた途端に、その中間に位置する在庫は正しさを失います。

入庫・出庫・在庫が分かる見やすくシンプルな在庫管理表がベストです。

在庫の保管場所

次に考えるのが保管した場所です。

在庫はモノですから必ずどこかに「置く」という作業が必要です。そして、

同じものを複数の場所で管理するということはよくあることです。例えば、

  • 工場の場合:倉庫と作業場に同じものが置いてある
  • 小売の場合:陳列棚とバックヤードに同じものが置いてある

つまり、1品目を総量として管理をするのか、各場所で管理をするのかで管理方法が異なります。置き場が多い場合は、場所ごとに管理をしておかないと、「あるはずなのに無い!」ということがよく起こります。置いてある場所ごとの数量を把握するためには、管理項目に「どこに(場所:ロケーション)」を加えます。

➽ロケーション管理についてはこちらの記事をご覧ください。

「どこに」を加えると管理項目が1つ増え、厳密な在庫管理が求められます。

どこに入庫したのか、どこから出庫したのか?そして入出庫だけではなく、どこからどこへ在庫の保管場所を移動したのか?という移動管理も発生します。全てを記録し、管理しなくてはいけません。在庫管理レベルに不安がある会社は、まずは「どこに」はわきにおいて置き、総量として管理をすることをお勧めします。総量の管理ができない会社に、場所までを含めた厳密な管理は不可能です。

エクセルで在庫管理表を作る際に必要なスキル

会社で役立つ在庫管理表をエクセルで作るためには、3つのスキルが必要です。

  1. 在庫管理の基本を理解している
    在庫管理の基本を理解していないと、基本が抜けた管理表を作ってしまったり、あれもこれもと盛り込んだ複雑な管理表を作ってしまいます。
  2. エクセルの基本的な機能や関数を使いこなせる
    エクセルの機能や関数を知らない人は、とても複雑で難しい在庫管理表を作りがちです。しかも、その在庫管理表は、式の組み方に漏れやミスがあり、在庫管理表としてキチンと機能しないことが多々あります。
  3. データ処理の基本的なテクニックを持っている
    在庫管理表の日常的な業務は記録です。つまり、ルーチン作業がメインになります。一度作ってしまえば、処理に時間を掛けるのはもったいないです。

エクセルマニアになる必要はありません。

在庫管理に必要なエクセルスキルをまとめました→在庫管理の教科書03「データ管理」

エクセル在庫管理表のダウンロード【無料】

今回ご紹介した在庫管理表のダウンロードを忘れていた方はこちらからダウンロードできます。

無料でダウンロードできるのは下記4種のエクセル在庫管理表です。

  • 6欄式在庫管理表
  • 3欄式在庫管理表(入出庫管理、入出庫管理&歩留まり、発注残管理の3パターンが管理できます)
  • 累積型在庫管理表(金額管理)
  • 複数場所在庫管理表

『こんなに簡単に在庫管理ができる』と定評のある在庫管理の教科書

知りたいことが全部わかる『在庫管理の教科書』

私は、さかのぼること、住友重機械系列のメーカー勤務の当時、顧客によって仕様の異なる多種多様の製品を担当することで在庫管理の腕が鍛えられました。
以降、サラリーマン人生の全てを在庫管理に費やしてきたと言っても過言ではありません。

そして、在庫管理ができるだけ簡単にできる仕組み作りを徹底的に追求し続けてきた結果、在庫管理アドバイザーとして独立し、瀬戸内scm株式会社を設立しました。

代表者岡本茂靖

「在庫管理で知りたいことが全部わかるバイブル的存在だ!」と絶賛
してくださった方もいます。(とても恐縮ですが・・・)

  • 業界(メーカー、商社、小売など)
  • 業種(製造業、卸売業、小売業など)
  • 業態(小売店、通販など)

を問わず多くの会社様、ショップ様で選ばれる理由は、在庫管理の原理原則、本質に忠実な王道をいくテキストだからです!


在庫管理の教科書の口コミ
など、多くの方々より在庫管理の悩みが解決できたと大好評!
在庫管理の教科書の一覧

在庫管理の重要性と基本はこちらのページで解説しています

エクエル在庫管理表では難しいこと

エクセル在庫管理表は、簡易的な在庫管理には向いていますが、本格的な在庫管理には向いていません。

冒頭でご紹介した在庫管理表を改善して効率化できたお客様の声の中にも、

エクセル在庫管理表では難しいこと

赤枠で囲った部分がご要望ですが、これはエクセル在庫管理表に求めない方が良いでしょう。

  • 1つの商品を入力したら、複数の部材の在庫数が自動で変動が可能
    →構成マスターを設定して連携が必要なのでエクセルにできなくはないが重荷
  • 編集履歴が見れる(操作ミスの見える化)
    エクセルには履歴の蓄積は、セル数で制限されてしまう。
  • エクセルがもっと早く動いてくれると・・・。関数等の関係でかなり反応が遅いので、パソコンが苦手な方は戸惑い、ミスが多発する。
    →表計算ソフトなので不向き。負荷をかけすぎるとデータが壊れてしまうことも・・・

従業員が4人以上なら在庫管理システムがおすすめ

従業員が4人以上で、今後も在庫管理を必要とするのであれば、本格的な在庫管理システムの導入をお勧めします。

ただし、在庫管理システムもピンキリです。上を見れば1000万円を超えることもあります。

しかし、諦める必要はありません。

在庫管理の本質的な役割に絞り込めば、低コストで導入できます。

在庫管理110番では、あなたの会社の在庫管理に合うシステムをご提案します。相談は無料ですので、遠慮なくお問合せください。