「在庫管理がどうしてもうまくいかない…」「数え間違いや入力ミスが多くて困っている…」「過剰在庫や欠品が全然減らない」、結局「何から手をつければいいのか分からない…」
在庫管理に対して、そんな苦手意識や課題を抱えていませんか？ 在庫管理は多くの企業にとって重要ですが、同時に複雑で手間がかかるため、苦手だと感じる方が多いのも事実です。
一方で、在庫管理がキチンとできている会社もあるのが事実です。
この記事では、在庫管理が苦手だと感じる主な原因を掘り下げ、多くの企業が陥りがちな失敗パターンを解説します。
さらに、効率的で正確な在庫管理を実現するための具体的な解決策や、改善に役立つ考え方、ツールの選び方まで詳しく解説します。
この記事を読めば、なぜ在庫管理がうまくいかないのかが明確になり、あなたの会社が今抱えている課題に合った改善策を見つけるヒントが分かります。
目次
在庫管理が苦手なのはあなたの会社だけではない、でも放置は超危険
まずお伝えしたいのは、「在庫管理が苦手だ」と感じているのは、決してあなたやあなたの会社だけではないということです。多くの担当者や経営者が、在庫管理の煩雑さやプレッシャーに悩んでいます。しかし、「苦手だから」と現状の課題を放置してしまうと、気付かないうちに会社の経営に深刻な影響を与えかねません。危ないと気づいたときに、直そうとしても簡単には直りません。
なぜ在庫管理は「苦手」だと感じやすい５つの原因
在庫管理が「苦手」と感じられる背景には、いくつかの共通した原因があります。
ルールが曖昧・整備されていない
「誰が」「いつ」「何を」「どこに」「いくつ」動かしたのか、正確に記録・共有する仕組みがない状態です。
入庫・出庫・保管場所などのルールが明確でないと、担当者によってやり方や判断が異なるのでと、ミスや混乱が生じやすくなります。特に、ベテランに頼っていたり、口頭での指示や暗黙の了解に頼っているケースは要注意です。
アナログ管理の限界
紙の在庫管理表やExcel（エクセル）での管理は、手軽に始められる反面、入力ミス、計算間違い、情報のリアルタイム性の欠如、複数拠点での情報共有の難しさといった問題が発生しがちです。
取り扱い部品（商品）の点数が増えれば増えるほど、管理が煩雑になり、ヒューマンエラーのリスクが高まります。
担当者任せになっている（属人化）
特定の担当者しか在庫状況を把握しておらず、その人がいないと業務が滞る「属人化」の状態です。
担当者の勘や経験に頼った管理は、客観的なデータに基づかないため、過剰在庫や欠品のリスクを高めます。また、担当者の異動や退職時に引き継ぎが困難になり、せっかくのノウハウが受け継がれずまた最初からやり直しになるため、効率も低下します。
在庫管理の重要性への認識不足
なぜ、在庫管理が重要なのか？経営層や現場の担当者が、在庫管理の目的（欠品防止、過剰在庫削減、キャッシュフロー改善など）や、その失敗が経営に与える影響を十分に理解していないケースです。
「ただ数を数える作業」と捉えられていると、改善へのモチベーションが生まれにくくなります。
在庫管理システムのミスマッチ・活用不足:
在庫管理システムは導入がゴールではなく使いこなすことがゴールです。
在庫管理システムを導入していても、自社の業務フローに合っていなかったり、機能が複雑すぎたりして、うまく活用できていない場合が非常に多いです。
また、導入することがゴールになり、データの入力やマスタのメンテナンスが徹底されていないケースも見られます。
在庫管理の放置が招く４つの共通する問題
在庫管理は企業の収益性や競争力に直結する重要な課題です。
単なる「苦手」では済まされません。在庫管理に問題を抱えている会社には、次のような問題を抱えているという共通点があります。
欠品による機会損失
お客様が欲しい時に商品がなく、販売機会を逃してしまう（売上ダウン）。
- 在庫の精度が悪くあるはずのものが無い
- 他の会社の予約品（引当品）を間違って出荷してしまった
- 発注していたと思ったらやっていなかった
- いつも納期遅ればかりだ
こんなことが続くと、
「あの店はいつも品切れだ、納期も守れない」と思われ、顧客からの信用を失います。
急いで仕入れることになり、通常より高いコストがかかる場合もあります。
キャッシュフロー（お金の流れ）の悪化
仕入れに使うお金は、会社で日常的に使う50～80％と圧倒的な多さです。
仕入れすぎの過剰在庫、売れずに残り続けている不良在庫が増えると、仕入れに使ったお金が現金として回収できず、会社の資金繰りが苦しくなります。
管理コストの増大
倉庫が整頓されておらず、どこに何があるか分からず、在庫を探すのに余計な時間がかかるようなります。
在庫の数が合わないため、棚卸で何度も数え直したり、原因を調査したりする手間が増える。
ミスを発見・修正するための人件費がかさみます。
在庫が増えると、保管や管理のため倉庫や人を増やすことになり、管理コストが増加します。
経営判断の遅れや誤り
正確な在庫数が分からないため、どれくらい仕入れるべきか、どれくらい生産すべきかといった計画を適切に立てられず、作りすぎ・買いすぎが起こりやすくなり、結果的に過剰在庫につながります。
また、正確な在庫が分からないと、正確な利益が計算できないため、間違った経営判断をしてしまうリスクがあります。
これらのリスクは、一つひとつは小さく見えても、積み重なると会社の利益を大きく損ない、経営そのものを危うくする可能性があります。だからこそ、「苦手」だとしても放置せずに改善に取り組むことが重要なのです。
苦手克服！在庫管理を改善するための具体的なステップ
在庫管理を改善する具体的なステップを紹介します。
目標を決める
社長が「在庫を減らせ！」というだけでは、従業員は「今の状態が適正だ」と思っているので、動いてくれません。
どれだけ減らせば適正なのか？会社の目指す在庫金額を提示しなければいけません。
- 何をすべきか：会社としての在庫削減の目標金額、または目標の在庫金額を決める
- ポイント：経営でも現場でも通じる共通の管理指標であること
在庫管理ルールの明確化と標準化:
- 何をすべきか: 入出庫の手順、保管場所のルール（ロケーション管理）、責任者、記録方法などを明確に定め、マニュアル化します。誰がやっても同じ結果になるように標準化することが目標です。
- ポイント: 「5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）」を徹底し、在庫が見やすく、取り出しやすい環境を整えることも重要です。
現状の可視化と課題の特定
- 何をすべきか: まずは、現在どれだけの在庫がどこにあるのかを正確に把握するために、実地棚卸を行います。その上で、過剰在庫、滞留在庫、欠品しやすい品目などを洗い出し、どこに問題があるのかを特定します。
- ポイント: ABC分析（在庫品目を重要度に応じてランク分けする手法）などを活用し、管理の優先順位をつけるのも効果的です。
適切なシステムの導入・見直し
- 何をすべきか: アナログ管理に限界を感じている場合や、現在のシステムが合っていない場合は、ツールの導入や見直しを検討します。
- Excel管理の改善: まずは関数やマクロを活用して効率化できないか試す。
- バーコード/ハンディターミナル: 手入力の手間とミスを削減し、リアルタイムなデータ収集を可能にします。
- 在庫管理システム: 在庫の入出庫、保管場所、数量などを一元管理し、データ分析や他システム（販売管理、会計など）との連携も可能です。
- ポイント: 自社の規模、業種、扱う在庫の種類、予算、既存システムとの連携などを考慮し、最適なツールを選びましょう。導入効果を最大化するには、現場の意見を聞くことも大切です。いきなり高機能なシステムを導入するのではなく、スモールスタートで試すのも良い方法です。
定期的な棚卸しの実施と精度向上
- 何をすべきか: 実地棚卸（年に1〜2回、全在庫を数える）や循環棚卸（エリアや品目を区切って定期的に数える）を実施し、帳簿在庫と実在庫の差異を確認・修正します。
- ポイント: なぜ差異が発生したのか原因を分析し、再発防止策を講じることが、管理精度向上の鍵です。
担当者の教育と意識向上
- 何をすべきか: 在庫管理の重要性や、定められたルール、ツールの使い方について、担当者への教育や情報共有を徹底します。
- ポイント: 在庫管理は特定部署だけの問題ではなく、営業、製造、購買など、関連部署との連携が不可欠であることを伝え、全社的な協力体制を築くことが理想です。
まとめ
在庫管理が「苦手」だと感じる背景には、ルールの未整備、アナログ管理の限界、属人化、重要性の認識不足、ツールのミスマッチといった様々な原因が潜んでいます。
しかし、これらの原因を一つひとつ理解し、適切な対策を講じることで、苦手意識を克服し、効率的で正確な在庫管理を実現することは十分に可能です。
まずは、自社の現状を把握し、どこに課題があるのかを特定することから始めましょう。そして、ルールの整備、ツールの見直し、定期的な棚卸し、担当者の意識向上といった改善策を、できるところから少しずつ実行に移していくことが大切です。
正確な在庫管理は、無駄なコストの削減、キャッシュフローの改善、顧客満足度の向上に繋がり、ひいては企業の競争力強化に貢献します。この記事を参考に、ぜひ在庫管理改善への一歩を踏み出してください。
在庫管理に強制力を持たせる方法
日本経済新聞に面白い記事がありました。
「アパレルの脱炭素へ「在庫税」を」（2022.02.15付）
この記事は、河合拓コンサルティング代表の河合拓氏の提言ですが、本当に在庫税を課せば、
過剰在庫の削減は日本全体で強制力を持って進んでいくでしょう。
法律制定となると話が大きくなりますが、会社の中でも同じような仕組みをつくることも可能です。
その方法とは、「従業員の評価」に組み込むことです。
在庫を従業員の評価指標に取り入れる
在庫を評価指標として取り入れると、頭を使うようになります。
ここで、過剰在庫を適正化した例をご紹介します。
通常、メーカーや卸売業の購買部（バイヤー）の評価は、原価低減（より安く仕入れる）ことが求められます。この評価だとバイヤーの行動はこうなります。
- 大量に買ってボリュームディスカウント
- 人件費の安い海外仕入れ等で、単価を下げる（船便仕入なので、リードタイムも１回の購入量も増える）
過剰在庫がどんどん積みあがります。
ある会社では、購買部に「在庫回転日数」という評価指標を持たせたそうです。
在庫回転日数の計算式は次の通りです。
在庫回転日数＝日数÷在庫回転率
（在庫回転率 ＝ 売上原価 ÷ 平均在庫金額）
この指標を購買部に持たせると、「大量に買う」という単純な手法でななく、「安く、そして少なく買うにはどうすれば良いか？」と頭を働かせるようになります。
別の会社には、営業に在庫の評価を持たせたという例もあります。
営業は売上や受注が評価指標になっていることが多く、商品に対しては、
- 売る機会を逃さないため
- とにかくあらゆるあらゆるニーズにこたえる
といった考えになるため、在庫の数も種類も多く求めがちです。
種類も量も多ければ、売れる可能性が高くなるのは当たり前ですが、売れないものも
大量に出ることも簡単に想像できます。
しかし、営業はそのような責任を負わないため、お客様を盾に取って「在庫を持つこと」を求めます。
（発注や生産管理の担当者の間では、「あるある」だと思います）
在庫に関する評価を取り入れると、こういったことが無くなり、
「いかに商品を絞り、そして効率よく売っていくか？」
という事を考えるようになります。
この管理には、PSI管理（売上・仕入・在庫の連動管理）の導入が向いています。
PSI管理はとてもシンプルな管理手法ですが、売上・仕入・在庫の管理がとても効率よくできるおすすめの方法です。
過剰・滞留在庫を持たない、脱炭素を推進する会社が求められている
現在、これまでにない気候変動で社会課題となっている温暖化対策として、脱炭素が急速に進んでいます。
SDGsで掲げられた17の目標のうち、12番目に「つくる責任、つかう責任」というものがあります。
例えば、先ほどご紹介したアパレルの廃棄は昔から問題視されています。
ちなみに、アパレルの廃棄量は日本だけで１年間約100万トン、枚数に換算すると、33億着！だそうです。
流通しなかった新品衣類は市場として成り立っているほどです。
他の業種にもこの動きは徐々に広がっていくと考えられ、在庫管理に取り組まざるを得なくなるでしょう。
その時、在庫管理の素地ができている会社は、売上を伸ばしながら在庫削減を勧められます。
しかし、素地の無い会社は、欠品・管理の混乱が多発し、売上にも大打撃を受けるでしょう。
在庫管理の改善が成功している会社の特徴
在庫管理の改善に成功している会社には３つの共通点があることがわかりました。
- 知識や経験が無くてもやる気と覚悟がある。
- 言い訳をしない（忙しい、人がいないといわない、やれることを少しずつやる）
- 基本ができている（システム導入だけでは解決できないとわかっている）
在庫管理は難しくありません。どんな会社でもできますし、成功します。
会社の規模も関係ありません。１０人の会社でもきちんとできている会社がある一方で、１０００人いてもきちんとできていない会社もあります。
在庫管理ができている会社で業績の悪い会社は聞いたことがありません。
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