在庫管理が必要なメーカーや卸売業では、あらたにシステムの導入を考えてはいても、どのようなメリットがあるのかよくわからず、導入の判断ができないでいるのではないでしょうか。
そんな中、一定の期間無料で試せるフリーの在庫管理システムを利用するという方法があります。フリーの在庫管理システムは、試用期間内でシステムの有効性を確かめることができるため利用価値は十分にあります。
とはいえ、フリーの在庫管理システムの扱い方には、十分な配慮が求められます。なぜなら期間限定の無料プランを試用しても、現場での活かし方がわかっていないと、実際に導入をして在庫管理における問題や課題が解決されるのか判断がつかないからです。
そこで今回は、以下3つのフリー在庫管理システムについて紹介します。
- 「在庫管理表(Excel)」
- 「無料アプリ」
- 「フリー在庫管理システム」
それぞれの特徴と、フリー在庫管理システムのメリット・デメリット、選定をするための注意点について詳しく見て行きましょう。
目次
フリーで在庫管理システムを行う方法
在庫管理システムは有料だけでなく、無料で使用できるサービスがあります。その方法について説明します。
在庫管理システムの基礎
初めに、在庫管理システムについて、基礎的な知識を学んでおきましょう。
在庫管理システムとは、製造業・卸売業等の商品や仕掛品、消耗品、材料といった在庫を管理するためのシステムです。パソコンはもちろんタブレットやスマートフォンのアプリで使用できるタイプのものもあります。
その他には、入出庫の管理や発注・生産・仕入・受注などのスケジューリングなどの機能が付いているシステムもあります。さらに、在庫管理システムに蓄積したデータを活用して、売行きの中心となっている商品や、倉庫内で長期滞留している在庫を分析することもできます。
上述のような機能を活かすことで、欠品の撲滅やキャッシュフローの改善が見込めます。在庫の過剰・不足によって、キャッシュフローが悪化している企業では、課題を解決するツールとして導入は必須です。
また、在庫管理システムを導入すればExcelや紙面での入力は必要ありません。在庫管理業務がシステム上で完結するので、人手不足が常態化している現場にも役立ちます。また、在庫数の確認や社内での情報共有もできるようになります。
無料で在庫管理を行う方法
基本的に、在庫管理システムを導入するにはコストが発生します。しかし在庫管理を行えるサービスのなかには、無料で使用できるものもあります。
ここでは、3つの方法「在庫管理表(Excel)」「無料アプリ」「フリー在庫管理システム」を取り上げます。
在庫管理表(Excel)
エクセルで作成された在庫管理表です。フリーのテンプレートもWEB上で多数出まわっており、簡単にダウンロードが可能です。在庫管理表を作成するのは手作業になるので、基本的に費用はかかりません。エクセルの知識があれば、自分自身でカスタマイズできます。
在庫管理システム110番でも、エクセル在庫管理システムのテンプレートを配布しています。無料で入手できるので、ぜひご活用ください。
≫フリーのエクセル在庫管理表をダウンロード(使い方も解説)
ただし、エクセルによる在庫管理はごく小規模の組織についてお勧めします。
もともと、エクセルはデータ分析や計算のためのソフトなので長期のデータ保存に向きません。最悪の場合、壊れてしまう可能性もあります。
また、情報共有が難しく、複雑な処理をすると処理が遅くなることもあり、通常業務ではストレスが多くなりがちです。
在庫管理無料アプリ
スマートフォンもしくはWebアプリで使用できるサービスです。バーコードやQRコード、データマトリックスを読み取って、入庫から出庫、棚卸情報をスキャンします。OSは、Windows・MACどちらでも使えて、複数人・複数拠点でデータが同期できます。
できることが限定的であることが多いです。
フリー在庫管理システムの利用
在庫管理システムは、おもに2種類あります。クラウド型とオンプレミス型です。クラウド型とは、インターネット環境がある場所でなら在庫管理システムにアクセスできるものです。費用対効果が高いため、現在の主流はクラウド型となっています。
クラウド型の在庫管理システムには、無料のお試し期間が設けられています。いわゆるフリー在庫管理システムです。お試し期間にコストをかけずに試用することで、システムを導入するかしないかの検討ができます。
フリー在庫管理システムのメリット・デメリット
一定期間、無料で使えるのが特徴のフリー在庫管理システム。どのようなメリット・デメリットがあるのかを解説します。
フリー在庫管理システムのメリット
フリー在庫管理のシステムのメリットには、以下の3つが挙げられます。
- 使いやすい
操作性に優れており、簡単に使えます。手入力やアプリよりも扱いやすいのが特徴です。 - 機能性が高い
無料で使えるソフトやアプリの機能は、最小限に抑えられています。対して、フリー在庫管理システムは、有料プランの一部もしくはすべての機能が利用可能です。 - 拠点から離れた場所からでもアクセスが可能
端末に、インストールする必要があるタイプとないタイプのシステムがあります。両タイプともに、本社はもちろん倉庫や拠点から離れた場所など、全国どこからでもオンライン上でアクセスできます。
ただし、セキュリティ面においては、次の章『フリー在庫管理システムの注意点』で述べています。
フリー在庫管理システムのデメリット
デメリットには以下の2つが挙げられます
- 習得に時間がかかることも現場で使いやすいかそうでないかは、実用してみないとわからないのが難点です。システムによりますが、すべての従業員が使いこなすには時間を要することがあります。習得できるまでに無料期間が終了するリスクもあります。
- 機能が限定されるフリー在庫管理システムは一部の機能が無料のものと、すべての機能が無料のものにわかれます。大切なのは、必要な機能が使えるシステムであるかです。例え無料であっても、使いたい機能が付いていなければ有効性が確かめられません。
フリー在庫管理システムの3つの注意点
フリー在庫管理システムを選定する上で、そのほかにも注意しておきたい点があります。以下で、3つの注意点を挙げます。
- セキュリティ対策クラウド型のシステムはブラウザを使うことが多いため、セキュリティ対策が十分ではないといった危険性があります。ブラウザは幅広く使用されることから、外部からの攻撃の対象になりやすいといわれています。危険性を回避するためには、パスワード管理から利用者の権限設定、不正アクセス対策、バックアップ体制までが付帯している安心できるサービスを選びましょう。在庫管理110番が提供している「成長する在庫管理システム」は、セキュリティ対策を考慮して、アプリケーションインストール型のシステムにしています。クラウド型でありながら、外部から攻撃を低く抑えられことも「成長する在庫管理システム」の特徴のひとつです。
- 情報共有・教育不足関係者に情報共有・教育がされずにシステムを試用した場合、現場の混乱を招きます。どのような手順で、どう使うのかを事前に共有しておく必要があります。システムを目的通りに使えないと、有効性がわからない恐れもあるでしょう。お試し版であっても、本番と同じ環境で使うことが重要です。
- 有料プランが高額になる場合も
無料期間中はコストが発生しなくても、有料プランが高額である場合があります。導入する直前で「予算が合わない」といった問題が発生しないように、事前に導入にかかる費用を確認しておきましょう。
在庫管理110番では、お客様にデモ版でお試しいただいた後に、ご要望を確認してから見積もりの作成を心がけています。そのため、上述のような「予算が合わない」といった問題点が回避できます。
コストを抑えて導入をする方法
在庫管理110番が提供している「成長する在庫管理システム」は30日間無料でご利用いただけます。
デモシステムはほぼ全ての機能（ユーザー権限設定、品目一括インポート以外）が利用可能です。
一般的なクラウド型システムとは違い、必要な機能をカスタマイズで追加できるのが、「成長する在庫管理システム」の特徴です。
カスタマイズの機能については、経験豊富な在庫管理・システム開発のプロが必要不可欠な項目を厳選して搭載しています。
そのため、システム選びにお悩みの企業様からは「選んでよかった」の声を多く頂戴しています。
また、一般的な在庫管理システムの場合、基本仕様が300万円を超え、カスタマイズを加えると2倍近くになります。対して、「成長する在庫管理システム」の場合、通常の2分の1以下のコストで業務に必要な機能を備えたシステムを導入できるところも、企業様から非常に満足されているポイントです。
システム導入後は、多くの実績を持つ経験豊富な在庫管理のプロがサポート（※オプション）を行ない、企業様と二人三脚で業務改善を進めていくことも可能です。
在庫管理の効率化を考えている方はこちらへ
在庫管理の改善に興味のある方、具体的な在庫管理システムを取り入れてみたいと考えているけれど、実際に「何から手を着ければよいのかわからない」というときは、まずは在庫管理110番へお問い合わせください。何から着手すればよいのか、そしてどんなシステムが御社にとって最適化をアドバイスさせていただきます。必ずしも高価なシステムが必要ではありません、管理する品目、管理の度合い、そして企業の規模によって必要なシステムは異なります。エクセルでも十分なことすらあります。お気軽にご相談ください。
在庫管理は会社経営の最重要業務のひとつ
フリー在庫管理システムのメリット・デメリットや選定における注意点を紹介しました。
以上を踏まえて、経営のリスクで見ると、在庫は会社が使うお金の大半を占めているため「フリーで無料だから利用する」といった考え方は非常に危険です。
一時的なことではなく、中長期的に見た場合「お金をかけてでも高い費用対効果が見込める」という視点で判断をした方が、結果コスト削減につながります。そのためには、自社に適した在庫管理システムを導入することが必要不可欠です。
スムーズな在庫管理はもちろん、人手不足の解消や売上の拡大を図りたい、メーカーや卸売業の経営者、在庫管理責任者の方は、一度「成長する在庫管理システム」の導入をご検討ください。
実績のある在庫管理の専門家が、より詳しくアドバイスをさせていただきます。