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在庫管理で役立つエクセル関数

在庫管理アドバイザーの岡本です。

エクセルには、400以上の関数があります。
関数を使えば、あらゆる問題が解決しますが、種類がありすぎて何を使ったらよいのか分からないのではないでしょうか?

そこで、特に在庫管理でよく使う関数まとめてご紹介します。
なお、今回は合計を求めるSUM関数と平均を求めるAVERAGE関数はほとんどの方がご存知だと思うので紹介から除外します。

もっとも便利なのは、VLOOKUP関数です。IF関数やSUMIF関数も覚えておくべきでしょう。まとめ計算や計算結果を整数にしたりロットまとめにしたりと、重宝するエクセル関数だけを、在庫管理の専門家として厳選しました。

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1.覚えておくべき関数は3つ

私が実務の中で、一番よく使っていた関数は、
以下の3関数です。

  1. VLOOKUP関数
  2. IF関数
  3. SUMIF関数

2.VLOOKUP関数

どの関数が一番便利か?
と聞かれると、一番に挙げるのがこの関数です。

VLOOKUP関数は、検索条件に一致したデータを抽出してくれるものです。

Vlookup関数

在庫管理表の作成、一覧表の作成、データ入力や集計表など、
活用範囲は多岐にわたります。
入力ミスが激減しますし、効率も上がります。

在庫管理で使う場合は、一覧表との合わせ技が便利です。

3.IF関数

IF関数は、設定した条件によって処理を変えてくれる関数です。

この関数を使いこなせるようになると、エクセルの操作の幅が格段に広がります。
IF関数

たとえば、価格500円以上の商品時は、「高額品」と表示し、それ500円より安い商品の場合は、「低額品」などと表示することが可能です。

4.SUMIF関数

SUMIF関数は、SUM関数(足し算)の発展系で、条件に合ったものだけを合計することが可能な便利な関数です。

sumif

上記の場合は、りんごの個数だけを合計しています。

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5.まとめ計算をする関数 

計算結果の小数点を整数に変えたり、計算結果をロット単位にまとめたりすることができます。
エクセルの解説書などには、「数値の丸め」と説明されています。

5-1.計算結果を整数にする

roundup関数

特に組立系の製造業の場合は、計算結果に小数が出た時に、整数に直ことが多いのではないでしょうか?

そこで便利なのが、ROUNDUP関数です。
この関数は指定した桁数に切り上げ計算をすることができます。

似た働きをする関数

  • ROUNDDOWN
    指定した桁数で切り捨てる。
  • ROUND
    指定した桁数で四捨五入をする。
  • TRUNC
    小数点以下を切り捨てる。

5-2.計算結果をロットまとめにする

部品の発注などでは、発注ロットが存在します。
発注ロットはCEILING関数を使えば、自動で計算可能です。
発注管理表に併用すれば、ロット計算ができます。

6.セルを操作する関数

計算には直接関係しないですが文字列操作関数ですがとても重宝しました。
セルに入力した文字列の一部分だけを抽出する関数があります。
品番の一部分や分類コードを抽出する時に使っていました。
私はよく、IF関数やVLOOKUPと併用していました。

6-1.MID関数

これは、文字列の任意の位置にある文字を抽出することができます。
単独で使う機会はあまりないですが、部品番号や商品コードなどのコードの一部を取り出して分析などに使える関数です。

MID関数
上記のように、対象の文字列を選択します。

開始位置は、対象の文字の左からの文字数になります。
今回は、末尾2文字を取り出したいので、開始位置は、左から8文字目取り出す文字数は2文字になります。

MID関数と似たものに、LEFT関数とRIGHT関数があります。
これはその名の通り、開始位置を指定せずに左や右から文字を指定した文字数だけ取り出すことができます。

6-2.LEFT関数

セルに入力された文字列の先頭(左側)から、指定した文字数を抽出する。

6-3.RIGHT関数

セルに入力した文字列の最後(右側)から、指定した文字数を抽出する。

6-4.TRIM関数

データベースからデータを拾ってくると、「空白」を一緒に取得してしまうケースがあります。
この無駄な空白をTRIM関数で削除することができます。

パソコンを活用した在庫管理ノウハウを一覧でまとめています。便利なツールを使って、業務の効率化をアップさせていきましょう。

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在庫管理にエクセルを120%活かすために知っておきたいこと

インターネットを見ると、さらにいろいろな関数を紹介しているサイトがたくさんあります。

私自身、エクセルの達人やマニアではないので、他にももっと素晴らしい方法があるかもしれません。

ですが、あなたはエクセルの達人になりたいでしょうか?

もし、なりたいと考えていたとしてもその目的は

  • 普段の在庫管理をより効率よくしたい
  • 集計や分析を簡単にしたい

という事ではないでしょうか?

決して、エクセルの先生になりたいという事ではないと思います。

エクセル職人になるよりも、データの扱い方を知っておいた方が役立ちます。

なぜなら、エクセルで手間のかかる集計や分析は、データの扱い方を知っておけば、解決できることが多いからです。

複雑な関数を極力使わずに、無駄な加工を減らして、在庫管理をもっと楽にしませんか?

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