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失敗しないDX化を進めるために一番大切な事

DX化とは、業務をデジタル化して変革する事です。

DX化の前提となる業務のデジタル化とは、ITを導入することに他なりません。

しかし、単なるITツールの導入は、DX化とは言えないどころか、効果をほとんど発揮しなかったり、場合によっては、業務の足かせになることすらあります。

DX化を進めるためにまず必要なのは属人化を無くて標準化

DX化を進めるにあたって、最も重要なことは標準化です。

標準化とは、属人化や曖昧さを無くすことです。

  • 属人化には3つの観点があります。1.業務のやり方や内容がその人しかわからない、2.仮に複数の人ができる業務であっても人それぞれのやり方がある(各人がやりやすいようにやっている)、3.業務の成果(所要時間や結果)が個人によって微妙に異なるような状態のことです。
  • 曖昧さとは、人それぞれの主観(例えば、「大きい」、「小さい」という言葉。大きい、小さいは人によって感じ方が違う)

階段(デジタル)と坂(アナログ)に例えるとわかりやすいです。赤色の矢印の位置をどうやって相手に伝えますか?

デジタルとアナログの違い

階段(デジタル)の場合は「下から3段目」と言えば、誰でも同じ認識になります。しかし、坂(アナログ)の場合は、

「坂の中央付近」とか「坂の中央よりもやや下」など、見る人によって位置が違います。

デジタル化とは、誰でも同じ認識にすることです。デジタルは0と1で判断するため、誰でも分かるように違いをはっきりとさせないといけません。

さらに、言葉も違います。同じ中央でも、「真ん中」という人もいるかもしれません。

このようなことが、あなたの会社でもありませんか?

例えば、話す人によって、言葉が違ったり、同じ言葉を使っていても認識が違っていたりするようなことです。

弊社がコンサルティングや相談に乗った会社の中にも、言葉の認識が違っていた例が山ほどあります。

さらに、同じ部品でも部署が違うと、品番や名称が違うこともよくあります。

一方、今解説している標準化は無いですが、誰でも認識を持ち、同じやり方、そして成果も同じになることです。

標準化=デジタル化ではありませんが、標準化することは、違いをはっきりさせることなので、デジタル化の土台作りになります。

業務を標準化する方法

それでは、DX化を進めたい業務の標準化をするにはどうすれば良いでしょうか?

最初に取り組むのは、現状業務の徹底的な洗い出しです。この時、頭の中で考えるだけではダメです。

必ず、書いて見える化しましょう。(どんな場合でも改善の第一歩は、見える化です!)

具体的には業務フローに落とし込んでいくと良いです。

業務フローを作成する際の注目するポイントは、一つの方法に対して複数のパターンがある場合です。

業務フローの作り方

漏れなく全て書き出します。そして、それぞれの場合が発生する条件も付け加えます。

もしこの時に、

  • 書き出すことができない
  • 条件を設定できない

このような場合は、業務が属人化しています。

この状態を放置したまま、システムを導入すると、

  1. 業務が止まる
  2. システム外業務の発生

が起こります。多くの会社では、特に「2」が頻繁に起こっています。

そういった現場ではエクセルが大活躍しています。エクセルは自由度が高いため、業務の属人化を助けるツールになりがちです。

誤解を与えないようにしておくとエクセルは、上手に使えばとてもパワフルなツールです。

(エクセルは業務改善の敵というのは、システム会社の単なる売り文句です)

業務をシンプルにする

これまで業務フローを作ったことが無い場合は、恐らく自社の業務の複雑さを身をもって知ることとなるでしょう。

弊社も家族経営の企業(全従業員6名)で、現状把握のための業務フロー作成を行いましたが、

その際に担当者は「こんな小さな会社なのに、こんなに面倒なことばかりやっていたのか・・・」と改めて自社の事を見つめなおしていました。

DX化は自社の業務を見つめなおす絶好の機会です。現状業務の洗い出しを終えたら、そのままシステム化してはいけません。

業務を必ずシンプル化します。業務のシンプル化とは、業務の引き算、つまり業務フローの中のプロセスを減らしてスッキリさせることです。

先ほどの仕入れ品の受領方法を例にとると、3つあるうちの方法のうち2つを無くすという事です。

業務をシンプルにする際には、ECRSの原則が有効です。

ECRSの原則

ECRSの原則の使い方のポイントは、E・C・R・Sのうちの「どれが使えるかな?」ではなく、Eから順番に検討していくことです。

多くの場合はEかCを適用できるはずです。逆に見直してみた結果、EとC適用できない方が多ければ、見直し方に問題があります。

「今までやってきたから」という惰性を捨て、「これをやる意味はあるのか?」と本気で問うことが大切です。

在庫管理における標準化の基礎中の基礎

ここまでは、どんな業務にも通じるDX化のための標準化でしたが、在庫管理における標準化の最低限のポイントを簡単にお伝えします。

  • 一物一品番:1つのものに対して1つ品番がついているか?(同じものなのに、2つ以上の品番があったり、品番が重複していることは無いか?)
  • 採番(品番の付け方):採番ルールが決まっていない。
  • 整頓:モノの保管場所が決まっているか?
  • 発注納期の決め方:個々人によって納期設定がまちまちではないか?(発注リードタイムが決まっていない)
  • 言葉の認識は統一しているか?:例えば仕入の事を「納品」、「納入」というように人それぞれまちまちだったり、違う意味で使っていたりしないか?

在庫管理には、仕入れや、保管場所管理、ピッキング等様々な作業があるので、これ以外もまだまだありますが、まずはこの辺りからチェックしてみてください。

在庫管理のDX化でコスト削減と適正在庫を実現できる

在庫管理のDX化が実現すれば、在庫管理関連の無駄な作業(例えば、在庫数を現場に確認しに行く、発注する品番を時間をかけて探す)が無くなり、

在庫自体のコントロールができるようになるので、適正在庫も実現できます。

DX化=システム導入ではない

在庫管理に限らず、システムを導入すれば改善でき、DX化できると思ってはいけません。

DX化するためには必ず標準化から取り組んでください。

DX化、システム導入のご相談・お問合せ

在庫管理110番では、「改善」の視点から、DX化やシステム導入のご相談、お問合せを受付中です。

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