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部品番号・商品コードの採番と管理方法

在庫管理において、品目コード(商品コードや部品番号、品番とも呼ばれています)は管理上一番大切です。

適当に決めてしまうと、間違いなく後々に痛い目にあいます。(運用を開始して、2年くらい経過した時に気づきます)

品番の管理で行き詰まり、見直しで膨大な労力がかかっていることもよくあります。(あまり表に出てこない地味な話題なので、知られることが少ないです)

痛い目に合わないようにするために採番方法とコード体系を設計段階で決めておかなければいけません。

在庫は名前ではなく必ず名前ではなく品番で管理するのが鉄則

在庫管理は名前でも可能ですが、以下のようなデメリットがあります。

  • 聞き間違える
  • 書き間違える
  • 入力ミスしやすい
  • 半角と全角を打ち間違える

管理する部品や商品が少ない場合は、名前による管理をしていても気になりません。

しかし、商品が増えてくると、類似品や似たような名前のものが増えてきます。

それに従って、上記のようなミスが増えていきます。

在庫管理上のミスは、生産遅延や出荷・販売遅延につながるので、信頼にも大きな悪影響があります。

在庫をID(コード)で管理をすると、間違いがなくなります。
また、IDを付けることによって、データの分類や並び替えも簡単になります。

商品・部品の採番方法(IDの付け方)

品目(商品・部品)マスターを作るときに、最も重要なのはIDのコード体系です。
コードを作るときの原則は以下の通りです。

  • 採番ルールが統一されている
  • 簡単である
  • 複数の部品で同一コードを使わない
  • 拡張性を視野に入れておく
  • 十分な桁数が確保されている

将来を予測して100%完璧な在庫管理のコード体系を作ることは不可能です。しかし、一度決めたコードをメンテナンスするとなると、とても膨大な労力がかかります。

途中でシステムを変えてもコードはずっと使い続けるという場合が多く、会社にある情報の中でももっとも寿命の長い情報です。

この時にかけた時間は、日々の在庫管理業務の作業時間を必ず削減するので無駄にはなりません。

連番で付ける 

古いものから順番に番号をつけていく方法です。
身近な例では、都道府県コードは北海道が01で沖縄が47となっています。

メリット)

  • 古いものから順番に番号を付けていくのでルールがとても単純である
  • 空き番号が出ないこと

デメリット)

  • 番号は意味を持たないので、IDを使って分類が不可能。

桁で分類

例えば、1桁目を大分類として、2桁目を次を中分類などにする方法です。
商品コードなどによく利用されています。
分類のルールをあらかじめ決めておくことが大切です。

メリット

  • コードの意味が分かりやすい
  • グループ化しやすい

デメリット

  • 空き番号が多く出る可能性がある
  • 桁数が長くなる

区分で分類

桁ごとに意味を持たせるのと似ていますが、こちらは複数の桁に意味を持たせ、
その中で番号を付けていきます。
電話番号が代表的です。
たとえば、090始まりだと携帯電話や、市外局番も市町村によって決まっています。

メリット

  • コードの意味が分かりやすい
  • グループ化しやすい
  • 1桁に意味を持たせるよりも柔軟な対応が可能

デメリット

  • 桁数が長くなる
  • グループ化がやや難しくなる
  • 採番ルールがややこしくなる

10進法で分類する

全体を10分割し、更にそれを10分割する。
図書館の図書分類がこの方法を採用しています。

メリット

  • 種類がどれだけ増えても、階層を追加すれば対応できる。

デメリット

  • 10分割する際のルールがややこしい
  • 桁数がどんどん長くなる
  • 階層化できない分類には適用不可能

在庫管理に適した採番(商品・部品コードのIDの付け方 )

在庫管理の場合は、部品番号や製品が増えていくことと、在庫分析の必要性を考えると、桁で分類+連番が適していると考えれます。

【在庫分析に役立つ記事】

部品コード以外も全てコードで管理 

在庫ID以外の項目は、管理の必要性に応じて設定していきます。
代表的なのは、部品名(製品名)やロット、単価、仕入先などです。

管理側としては、たくさんの項目があったほうが後々「使えるかも知れない」ので、たくさんの管理項目を設定したくなります。

ですが、実際にデータを入力する人にとっては、項目が増えれば増えるほど、作業に時間がかかり大変です。

私の考えとしては、項目はなるべく最小限にとどめるべきと考えます。
データは入力されていないと意味がありません。

中小企業は人員が限られています。
入力の負担が増すと、忘れたりサボったりしてしまいます。

在庫管理システムの導入や入れ替えを検討している場合

もしあなたの会社が在庫管理システムの導入や入れ替えを検討している場合は、ぜひ一度ご相談ください。
在庫管理システムの導入は、とっかかりがとても肝心です。導入後、こんなはずじゃなかった・・・
と後悔しないように対策しましょう。

ささいなことでもお気軽にどうぞ!

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