【入門】在庫管理システム「失敗しない選び方・導入の注意点」

小規模事業者向けのおすすめシステム4選

在庫管理システムは、企業が在庫をリアルタイムで把握し効率的に管理するための重要なサービです。

製造業や卸売業に限らず、どの業種でも業務効率化やコスト削減に寄与します。

本記事では、在庫管理システムの選定と導入における失敗しない方法について、専門家の視点から詳しく解説します。

在庫管理システムについて

ここでは、在庫管理システムの基本について紹介します。

在庫管理システムの優れた機能や特性を、ご確認いただけます。

在庫管理システムとは

在庫管理システムとは、企業が在庫管理業務を効率的に行うためのデータベースサービスのことです。

入庫から出庫、荷受け、検品、保管データ管理、ピッキング、梱包、そして棚卸までの全ての業務を自動化することが可能です。

在庫管理システムを利用する方法は、主に以下の2つがあります。

  • サーバーやパソコンに専用ソフトをインストールする方法
  • インターネットを使ってクラウド環境でシステムにアクセスする方法

近年では後者のクラウド型が主流となりつつあります。

いずれの方法も、従来のExcelや紙ベースの管理作業を不要にし、在庫管理に関連するデータを一元化することで業務負担を大幅に軽減します。

在庫管理システムを利用することで、在庫の不足や過剰をリアルタイムで把握し、情報共有を促進するだけでなく、請求と出荷のミスや伝票の漏れといった人為的なエラーを劇的に減少させることができます。

これにより、物流コストの削減や売上の拡大にも貢献します。

なお、Excelであれば無料で在庫管理表が作成できます。

在庫管理110番でも、フリーの在庫管理表テンプレートを配布していますので、ご活用ください。

エクセル在庫管理表を無料でダウンロードする

在庫管理システムが必要な理由

在庫管理システムが必要な理由について考えてみましょう。

在庫管理の現場で以下のような問題点が生じる場合、在庫管理システムがその解決策となります。

  • 欠品が多い
  • 在庫が過剰である
  • 社内で特定の人しかできない
  • 在庫管理作業に時間がかかる(在庫確認など)

これらの問題は、緊急性が高いというよりもむしろ慢性的な課題です。

人手不足や優先すべき業務があるため、在庫管理が後回しにされることがあります。

しかしこれらを放置すると、在庫管理関連のコストが増大し、過剰在庫などによって資金の使い道が制限される可能性があります。

これは経営上の大きなリスクとなり得ます。

このような危険性を回避し、最適な在庫管理を行うためには、自社に最適な在庫管理システムの導入が不可欠です。

在庫管理システムを導入することで、在庫をリアルタイムで把握し、無駄を削減しつつ適切な管理が可能となります。

在庫を手間なく効率よく管理し、誰でも実行できるようにすることで、適切な在庫水準を保ち、キャッシュフローの改善にも寄与します。

結果的に、業務の効率化や経営の安定化につながる在庫管理システムの重要性はますます高まっています。

  • 在庫を手間なく効率よく管理したい
  • 誰でもできるようにしたい
  • 適正在庫を維持して、キャッシュフローを改善したい

といった声に応えるツールとして、在庫管理システムが必要とされているのです。

在庫管理システムの失敗しない選び方

在庫管理システムには、さまざまなサービスがあります。そのため、選択する際に迷ってしまうという声も多く聞かれます。

ここでは、失敗しない在庫管理システムの選び方をお伝えします。

自社に合った在庫管理システムを選ぶには?

在庫管理システムを選ぶ際には、自社に最適なシステムを選ぶことが肝要です。

多くの企業が、その業態や規模、必要な機能、予算に応じて悩みますが、以下のポイントを考慮することで失敗を避けることができます。

まずは会社の業態・業種・規模、また使いたい機能や予算によって選んでみましょう。

中小企業向けには小規模で使いやすいシステムがありますが、大手企業向けの高機能でカスタマイズ性が高いシステムも存在します。

次に、予算の観点からも選択を考える必要があります。

市販の在庫管理ソフトウェアは比較的低コストで入手可能ですが、機能やカスタマイズ性が制限されることがあります。

一方で、高機能で自由にカスタマイズ可能な在庫管理システムも存在しますが、これらは主に大手企業向けに開発されています。

そのため、価格が高額であり、最安でも300万円程度かかるものが一般的です。

そのため、多くの中小企業はコストの観点からこれらのシステムを導入することに躊躇するケースが少なくありません。

在庫管理には企業にとってかかる経費の一部が含まれており、一般的には在庫金額の15~25%がその目安とされています。

中小企業においては、売上高の5~8%程度が在庫金額の目安とされ、例えば売上が10億円であれば在庫金額は5000万円、その結果として約750万円の在庫管理にかかる経費が発生します。

在庫管理システムを導入することで、在庫金額の削減や管理コストの低減が見込まれます。

ただし、企業の規模や業界によって相場は異なるため、事前に予算を算出しておくことが重要です。

しかし、あまり予算にこだわりすぎることは避けるべきです。

システムは業務の課題を解決するための重要なツールであり、予算に囚われすぎて業務効率や品質の向上に妥協してしまうと、期待した成果を得ることができない場合があります。

結果として、経営的なリスクや競争力の低下につながる可能性もあるため、総合的な視点での判断が求められます。

クラウド型の在庫管理システムとは

クラウド型の在庫管理システムとは、決められた端末だけでなく、インターネットを通じて利用するシステムです。

これにより、パソコンやタブレットなどの端末があれば、工場や本社、関連会社など、どこからでもリアルタイムに在庫状況を把握できる利点があります。

最近では、SaaS(Software as a Service)として提供される月額制のクラウド在庫管理システムが非常に安価で登場しています。

これらのシステムは機能がシンプルで、小規模で複雑な在庫管理が必要ない企業に最適です。

ただし、多くの場合、カスタマイズには対応しておらず、導入台数を増やすと追加料金が必要になることがあります。

初期の安さが魅力でもありますが、ユーザー数が増えれば月額費用が急増する可能性もあります。

在庫管理110番の「成長する在庫管理」システム

在庫管理110番が提供している「成長する在庫管理システム」もクラウド型在庫管理システムです。

当社のこのシステムは、以下の3つの特徴に注力して開発されています。

  1. 自社の業務に合わせてカスタマイズが可能
  2. 導入台数を増やしても月額料金が変わらない(ユーザー数を無料で無制限に増やせる)
  3. 一目でわかる使いやすく見やすい、ユーザーインターフェースの作り込み

そのため、、「成長する在庫管理」システムは、多くの企業から高い評価を得ており、製造業だけでなく資材管理が必要な建設会社などにも導入されています。

実際のお客様からは、「業務内容に合わせたカスタマイズができたため、使いやすさを実感している」という好評の声が寄せられています。

在庫管理システムの導入事例

お客様からのご感想を、一部ご紹介します。

「うちの仕事の作業内容に落とし込んでもらったので、やりやすいなと思った。

通常、システムに業務を合わせないといけないことが多いですが、成長する在庫管理システムは、

お客様のご要望に合わせてカスタマイズで機能を追加可能です。

このように、「成長する在庫管理」システムを実際導入されている企業様の満足度はかなり高いことがわかります。

在庫管理システム・導入の注意点

在庫管理システムを導入する際、以下のポイントに気をつけることが重要です。

事前準備をしっかりと行う

在庫管理システムを導入する際には、十分な準備が不可欠です。

例えば、倉庫内の整理整頓を行うことが挙げられます。

倉庫が整理されていないと、システムが効果的に機能しない可能性があります。

具体的には、以下の点に注意が必要です。

そのほかには、各在庫の置き場所や管理業務フローを一目でわかるように、見える化させることも必要です。

導入した在庫管理システムに不満を持っている会社は実に75%にのぼるそうです。

在庫管理システムの導入を成功させるためには、まず現状の把握と目標設定が重要です。

以下のステップを踏んで進めます。

現状分析と目標設定

現在の在庫管理における課題を特定し、システム導入によって解決したい具体的な目標を設定します。

  • 在庫精度の向上:手動でのエラーを減らし、在庫の実際の状況との一致を図る。
  • 過剰在庫と欠品の削減:過剰在庫を減らし、需要に応じた適正在庫を維持する。

関係者の意見を取り入れる

従業員や管理者の現場の声を反映させた導入計画を策定します。

  • ワークショップの実施:現場スタッフとの意見交換を通じて、具体的な改善点を洗い出す。
  • ニーズの優先順位付け:システムのカスタマイズや設定に必要な要件を明確化し、優先順位を付けます。

費用対効果を高めるために

在庫管理システムの導入には多くのコストがかかりますが、その見積もりと管理が成功の鍵となります。

コスト分析

導入に伴う主なコストを以下に示します。

  • 初期導入コスト:ソフトウェアライセンス、ハードウェアの購入、カスタマイズのためのコンサルティング料。
  • 運用コスト:システムの運用・保守、セキュリティ対策、データバックアップのコスト。
  • メンテナンスコスト:システムのアップデート、定期的なメンテナンス、トラブルシューティングのコスト。

ROI(投資対効果)分析

導入によって期待される効果を定量化し、具体的な投資対効果を評価します。

  • コスト削減効果:過剰在庫の削減や人的リソースの最適化によるコスト削減効果。
  • 売上増加の見込み:欠品リスクの低減や正確な在庫管理による売上増加の見通し。

システム導入の失敗を避けるために

現状の業務システムをそのまま置き換えることが失敗のリスクを高める場合があります。

システム導入の際には、以下のポイントに留意して慎重に進めてください。

段階的な導入計画

システムのテスト運用を通じて段階的に導入することで、リスクを最小化し、システムの調整と改善を行います。

  • 小規模な導入から始める:限られた範囲でシステムを導入し、問題点を早期に発見・修正する。
  • フィードバックの継続的な収集:導入後も現場からのフィードバックを取り入れ、システムの最適化を図る。

従業員教育とトレーニング

新システムの操作方法や運用フローを従業員に教育することで、システムの有効活用と従業員の満足度向上を目指します。

  • トレーニングプログラムの設計:操作手順やシステムの利点を理解するためのトレーニングを提供します。
  • フィードバックと改善:トレーニングの成果をフィードバックし、必要に応じて教育内容を調整します。

これらのポイントを踏まえて、在庫管理システムの導入に向けた準備を進めることで、成功率を高めることができます。

在庫管理110番が提供する「成長する在庫管理システム」は、在庫管理の現場実務を熟知した在庫管理アドバイザーが導入および運用支援しています。

また、後から機能を追加でき、段階的に導入することが可能です。

さらに、システムの導入時期によってはIT導入補助金の認定を受けることができます。

※2023年度 IT導入補助金の募集を開始しました

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在庫管理システムは自社にあったものを導入しましょう

在庫管理システムの失敗しない選び方と、導入する上での注意点を紹介しました。どれほど機能が充実していても低コストであっても、自社の環境に適さなければ意味がありません。

今回のポイントを押さえながらご検討ください。

最近では一定期間、無料で使えるフリーのクラウド型在庫管理システムが提供されています。

慎重に導入を検討したい方は、お試しで使用されてみることもひとつの方法です。

その有効性を確かめることができれば、本格的な在庫管理システムの導入を身近に感じていただけるのではないでしょうか。

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