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【入門】在庫管理システム「失敗しない選び方・導入の注意点」

在庫管理システムは、在庫状況をリアルタイムに把握して、効率的に管理できるサービスです。製造業や卸売業の現場だけではなく、企業経営における課題の改善に期待ができます。

そこで、今回は在庫管理システムについて、失敗しない選び方と導入の注意点について、在庫管理に精通した専門家の視点から解説します。

システムの導入・入れ替えを検討している企業様は、自社に合ったサービスを選ぶために参考にしてください。

在庫管理システムとは何か

ここでは、在庫管理システムの基本について紹介します。在庫管理システムの優れた機能や特性を、ご確認いただけます。

在庫管理システムとは

在庫管理システムとは、在庫管理業務をデータ上で行えるサービスのことです。

入庫・出庫から荷受、検品、保管データ管理、ピッキング、検品、梱包、棚卸までの一連の業務を、自動化できます。

在庫管理システムを利用する方法は、以下の2つがあります。

  • サーバーやパソコンに専用ソフトをインストールする方法
  • インターネットを使ってクラウド環境でシステムにアクセスする方法

近年は後者のクラウド型が主流になりつつあります。いずれも、Excelや紙面で行う作業は必要ありません。在庫管理システムを利用すれば、在庫管理に関するデータを一元化できるので、業務に関する負担を大幅に減らせます。

なお、Excelであれば無料で在庫管理表が作成できます。在庫管理110番でも、フリーの在庫管理表テンプレートを配布していますので、ご活用ください。

エクセル在庫管理表を無料でダウンロードする

また、在庫の不足・過剰情報をリアルタイムで把握できるので情報共有はもとより、適切な在庫数を維持することができます。請求と出荷のズレや伝票の入力漏れなど人的な作業によって生じる致命的なミスの軽減にもつながります。

このように、現場の業務を効率化させることで物流コストの削減や売上拡大に期待ができます。

在庫管理システムが必要な理由

在庫管理システムが必要になるのは、どんなときでしょうか。在庫管理の現場で、以下のような問題点が該当します。

  • 欠品が多い
  • 在庫が多い
  • 社内で特定の人しかできない
  • 在庫管理作業に時間がかかっている(在庫確認等)

在庫の問題は緊急性の高い問題というより、むしろ慢性病に近い問題です。

人手不足や優先したい業務のために、在庫管理が後回しになることは珍しくありません。しかし、在庫を過不足のまま放置しておくと、在庫管理関連コストの増大や、過剰在庫等で資金操りが厳しくなり、経営問題にまで発展する危険性があります。

手を打つ頃には、問題が山積み・・・となりかねません。過剰在庫・滞留在庫を抱えるリスクはこちらで詳しく解説しています。

過剰在庫・滞留在庫が会社に与える5つのリスクを学ぶ

こういった危険性を回避するために重要になるのが、自社に合った最適な在庫管理です。つまり、在庫管理システムを導入すれば、リアルタイムに在庫を把握できるので、無駄を省きつつ適切な管理ができるようになります。

  • 在庫を手間なく効率よく管理したい
  • 誰でもできるようにしたい
  • 適正在庫を維持して、キャッシュフローを改善したい

といった声に応えるツールとして、在庫管理システムが必要とされているのです。

在庫管理システムの失敗しない選び方

在庫管理システムには、さまざまなサービスがあります。そのため、選択する際に迷ってしまうという声も多く聞かれます。

ここでは、失敗しない在庫管理システムの選び方をお伝えします。

自社に合った在庫管理システムを選ぶには?

在庫管理システムを選ぶ上で、自社に最適なシステムを選ぶことが大切です。

ただ、「自社にとって最適」というのが難しいです。

まずは会社の業態・業種・規模、また使いたい機能や予算によって選んでみましょう。

中小企業であれば、小さな在庫管理システムがオススメです。最低限の機能や操作性の良さなど、小規模~中規模の在庫管理に適しています。

小さな在庫管理システムについて詳しく知る

どんな在庫管理システムであっても、一番気になる「予算」です。

できる限り費用を抑えたい場合は、市販の在庫管理ソフトが格安で入手ができます。

ただし、機能は最小限であるため、多機能性に欠け、カスタマイズもできないことが多いです。

自社の業務を在庫管理ソフトに合わせなければいけません。

一方で、機能性が高く自由にカスタマイズができる在庫管理システムもあります。

大半が大手企業向けに開発されたものになっています。高価格なシステムが多く、最安値でも300万円ほどかかるため、コスト的に合わず諦めてしまう企業も少なくはありません。

在庫管理ソフトの導入費用の目安とは

在庫管理にはどれくらいの経費が掛かっているかをご存じでしょうか?

一般的に在庫金額の15~25%といわれています。

在庫金額の目安は、売上高の5~8%くらいが中小企業の目安です。仮に売上が10億円であれば、在庫金額は5000万円、在庫管理にかかる経費は約750万円です。

在庫管理システムを導入すれば、在庫金額の削減と在庫管理にかかる経費の低減が見込めます。企業規模や業界によって相場に差はありますが、企業であらかじめ予算を算出してみるとよいでしょう。

ただし、あまり予算に固執しすぎないのがおすすめです。

在庫管理システムに限らず、システムは業務の課題を解決するツールです。予算にこだわるあまり業務課題の解決に妥協すると、期待していたような良い結果は得られません。

クラウド型の在庫管理システムとは

クラウド型の在庫管理システムとは、決められた端末からだけではなく、インターネットを通してシステムを利用します。

クラウド型は、パソコンやタブレットなどの端末があれば、工場や本社、関連会社など、どこからでも利用できるのがメリットです。

インターネット環境さえあればどこからでもリアルタイムに在庫状況を把握できます。

最近はSaaS(サース)というサブスクリプション型(月額)のとても安価なクラウド在庫管理システムが登場しました。

機能がシンプルで、小規模だったり複雑な在庫管理が不要な企業には最適です。

ただし、その多くはカスタマイズに対応していないことが多く、導入台数を増やすためにユーザーライセンスの購入など追加料金が必要です。

始めは安いと思っていても、ユーザー数を増やせば月額費用はどんどん膨らみます。

在庫管理110番の「成長する在庫管理」システム

在庫管理110番が提供している「成長する在庫管理システム」もクラウド型在庫管理システムです。

導入を検討されているユーザー様から毎日多くの問い合わせをいただいています。

通常のクラウド型在庫管理システムとは、違った特徴を持っています。

当社では、在庫管理システムを開発するに当たり、特に次の3つの点にポイントを置きました。

  1. 自社の業務に合わせてカスタマイズが可能
  2. 導入台数を増やしても月額料金が変わらない(ユーザー数を無料で無制限に増やせる)
  3. 一目でわかる使いやすく見やすい、ユーザーインターフェースの作り込み

そのため、実際に「成長する在庫管理」システムを導入していただいているお客様からは大変好評で、

製造業以外にも資材管理が必要な建設会社様でも導入いただいています。

在庫管理システムの導入事例

お客様からのご感想を、一部ご紹介します。

「うちの仕事の作業内容に落とし込んでもらったので、やりやすいなと思った。

通常、システムに業務を合わせないといけないことが多いですが、成長する在庫管理システムは、

お客様のご要望に合わせてカスタマイズで機能を追加可能です。

このようにして、「成長する在庫管理」システムを実際導入されている企業様の満足度はかなり高いことがわかります。

在庫管理システム・導入の注意点

ここでは、在庫管理システムを導入する際、導入の注意点として気をつけたいポイントを説明します。

事前準備をしっかりと行う

在庫管理システムを導入するには、事前準備が必要です。システムがうまく稼働できるように、社内の環境を整備しておきましょう。

例えば、導入前に済ませておきたいことは、倉庫内の整理整頓です。倉庫内が煩雑なままでは、スムーズにシステムが使えないといった問題が起こります。

そのほかには、各在庫の置き場所や管理業務フローを一目でわかるように、見える化させることも必要です。

導入した在庫管理システムに不満を持っている会社は実に75%にのぼるそうです。

在庫管理システムの導入を成功させるために必要なことを詳しくまとめていますので是非ご覧ください。

在庫管理システムの導入を成功させる手引き

費用対効果を高めるために

費用対効果を高めるには、従業員がシステムの使い方を習熟する努力も必要です。

また状況に応じて、現状の仕事のやり方に固執せず、システムの運用を踏まえて現場のやり方を変えていきましょう。

実は、現状業務のシステムの置き換え(業務の内容を変えずにそのままシステムで実現する)が、最も失敗する確率が高いシステム化です。

在庫管理システムを適切に導入すると、従業員1人分の1日にかかる工数を確実に削減できます。

これらの効果を最大限に発揮させるためには、システムだけではなく業務にも詳しい在庫管理システムの会社と連携を取ることを推奨しています。

在庫管理110番が提供する「成長する在庫管理システム」は、在庫管理の現場実務を熟知した在庫管理アドバイザーが導入および運用支援しています。

また機能を後からでも追加でき、段階的に導入できます。

さらに、システムの導入時期により「成長する在庫管理システム」は、IT導入補助金の認定を受けています。

※2020年度の受付は終了しました。2021年度は5月ごろから開始予定です。

在庫管理システムの導入・入れ替えをご検討中の方はこちらへ

在庫管理システムの新規導入や入れ替えをご検討中の方、下記のようなお悩みはありませんか?

  • 紙やエクセルの在庫管理をやめたい
  • リアルタイムの最新在庫を知りたい
  • 在庫管理業務を効率化したい

実務に詳しい在庫管理の専門家があなたの会社にぴったりの在庫管理システム導入の方法をアドバイスします。

また、在庫管理の改善に興味のある方、具体的な在庫管理システムを取り入れてみたいと考えているけれど、実際に「何から手を着ければよいのかわからない」という方は、まずは在庫管理110番へお問い合わせください。

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在庫管理システムは自社にあったものを導入しましょう

在庫管理システムの失敗しない選び方と、導入する上での注意点を紹介しました。どれほど機能が充実していても低コストであっても、自社の環境に適さなければ意味がありません。今回のポイントを押さえながらご検討ください。

また最近は一定期間、無料で使えるフリーのクラウド型在庫管理システムが提供されています。慎重に導入を検討したい方は、お試しで使用されてみることもひとつの方法です。有効性を確かめることができれば、本格的な在庫管理システムの導入を身近に感じていただけるのではないでしょうか。