在庫管理の仕組み作りなどの支援・コンサルティングを行っている在庫管理のプロが解説します。
今回の内容は、次の3点です。
- 在庫管理システムを導入する3つのメリット
- 最初に導入すべき在庫管理システムの機能
- 最初は多機能システムをお勧めしない2つの理由
在庫管理110番では、在庫管理システムに関するご相談を随時受付中です。
無料個別相談も実施中ですので、今回の記事で分からなかったこと、自社はどのようにすれば良いかイマイチ理解できなかったことなど、お気軽に在庫管理アドバイザーにご相談できます。
自社の状況、事例に合わせたアドバイスでとても喜んでいただいています。
些細なことでも遠慮なくご相談ください！
目次
在庫管理を導入するメリットの大きなメリットは、以下の3点です。
- 作業の効率化
- 在庫数の適正化
- 在庫関連コスト削減
作業の効率化
在庫管理システムの導入で実現する作業の効率化は、次の3つによって実現します。
- 情報の一元管理、共有
- 標準化（属人化の予防）
- ミスの発生を減らす
- 自動化による効率化
情報の一元管理、共有の実現
ある会社では、1日の業務時間を計測した結果、およそ20％（約１．６時間）を在庫確認作業に費やしていました。
1か月換算で、およそ３２時間、つまり４日間を在庫確認作業だけに費やしているということになっていました。
在庫管理システムを導入すれば、誰でもどこからでも最新の情報を共有できるので、確認作業を無くすことができます。
在庫関連作業を、個人任せにしていると必ず起こるのが、確認作業です。
在庫数の確認のために、担当者に確認をしたり、現場に数を確認するために走りに行っていませんか？
標準化（属人化の排除）
エクセルを多用している会社では、在庫管理一つをとっても担当者がそれぞれ独自のフォーマットとやり方をしています。
そのため、データをまとめたり、経営者・管理者が全体のことを知るのに時間がかかります。
さらに代理や引き継ぎも困難になるため、会社にノウハウが残りくい状態になってしまいます。
ミスの発生を減らす
システム導入によって、ミスや漏れが劇的に減ります。
手作業の管理は、データ入力のうち間違い、入力漏れが発生します。エクセルだと防ぎきるのがなかなか難しいのが事実です。
自動化による効率化
システムを導入することで、今まで手作業で行っていた業務を自動化できます。
例えば、発注業務。
エクセルや手作業だと発注しなければいけないいけない商品や部品を１点ずつ見なければいけませんでした。
しかし、システム化すれば、そのプロセスをシステムに任せることも可能です。
毎月定期的に行っている集計や在庫回転率の計算なども、毎回作る必要も無くなります。
在庫数の適正化
在庫管理システムは、適正在庫（欠品リスクの回避、過剰在庫の削減）に役立ちます。
適正在庫を実現するためのキモは、在庫管理システムから得られるデータの活用です。
担当者による経験と勘だけの発注数や安全在庫数の決定から、データによって客観的な判断で決められるようになります。
欠品リスクの回避によって、売上機会を確保し、顧客満足も高まります。
さらに、過剰在庫の削減によって、キャッシュフローの向上、在庫関連経費の削減効果が期待できます。
さらに、値下げ・値引きをして無理に売り切ることも減らせるため、利益率の確保にも貢献します。
在庫関連コストの削減
効率的に在庫管理をすることで、保管や廃棄にかかるコストを削減できます。
在庫関連のコストは、ジワジワと積み上がるため、気づいたときには一気に減らせないようになってしまうことが多いです。
さらに、在庫関連業務も肥大化・日常化しており、業務として定着してしまっていて、なかなか止められないという事態にも陥りやすいです。
そうなる前に、在庫管理システムの導入によって、在庫関連コストを削減して、利益の出やすい体質を維持できます。
生産性の向上に最適
在庫管理システムの導入は、生産性の向上に大きく寄与します。
具体的には、
余裕資金の創出、売上・利益の確保
- 過剰在庫の削減によって、在庫として滞留する資金を減らせる。
- 流動性を高めキャッシュフローを良くする。
- 顧客満足を高め売上を増やせる。
- 在庫関連経費を削減し、利益率を高めえられる。
効率化
- 特定の担当者やベテランでなくても誰でもできるようになり人件費を低減に加えて、属人化を排除できる。
- 業務の標準化によって、教育コストを下げえられる。
- 少ない人員でもできるようになる。
- 従業員の残業や業務負担を減らせる。
- より付加価値の高い業務に取り組むことができる。
導入に際しては、システムの選定、スタッフのトレーニング、初期コストなど、いくつかの課題や注意点も存在しますが、長期的な利益を考えると多くの企業にとって有益な投資と言えるでしょう。
最初に導入すべき在庫管理システムの機能
売上の集計や、自動発注など魅力的な情報はたくさんありますが、最初に導入しておきたいのは、
リアルタイム情報を管理する機能です。
リアルタイム情報とは、在庫数や発注残、受注残など、1秒後に見たら変わる可能性が高いリアルタイムで変化するその時点の情報が大切なデータです。
具体的には、次の2点です。
- 現在庫データを管理する機能（入庫、出庫、生産等）
- 仕入を管理する機能（発注管理機能）
その他の機能は、企業の業態や業種にもよりますが、最初は無くても良いでしょう。
多機能システムをお勧めしない２つの理由
在庫管理110番では、特に初めてシステムを導入する会社には、多機能は絶対にお勧めしません。
うちは、違うと思うかもしれませんが、本当に導入後にこの問題で悩んでいる企業が多いので、注意してほしいことです。
自社が理解でき、使いこなせる範囲の必要最小限のシンプルな機能のシステムをお勧めします。
このケースは非常に多いため、ぜひ注意していただきたい点です。
理由は、次の2点です。
- 使いこなせない
- 使わないから
それぞれの理由を具体的に解説します。
使いこなせない
たくさんの機能があっても、機能を使いこなすための知識や理解が無いと使いこなせません。
例えば、原価管理のための「セット品、部品表」であったり、自動発注のための「MRP、所要量計算機能」が該当します。
使わない
また、プレゼンの時には魅力的に感じていても、自社の商品特性や業務体制と合っていないというケースがあります。
これは、システム会社の業務理解不足が原因であることが多いです。
ある会社では、液体を主で扱っている会社なのに、RFID（ICタグ）をシステム会社が勧めていました。
しかし、当然RFIDがこの会社の商品特性に合うはずもなく、1年以上続いたプロジェクトは中止になってしまったそうです。
結果的に、エクセル管理や属人化を止めようとしていても、やめることができずエクセル管理＋使いづらいシステム管理をせざるを得ない状態になってしまい、返って業務効率が低下することになります。
在庫管理の専門家が開発したシンプルで使いやすいシステム
そもそもデータを収集する仕組みが無いという場合は、在庫管理システムの導入をお勧めします。
データが活用できるように、データを簡単にエクセルに落とせる仕組みを標準搭載しています。
また、成長する在庫管理システムのコンセプトは使い切れるシステムです。
導入した機能を１００％使える状態にすることで、役立つことはもちろんのこと、自社に必要な機能だけなので、シンプルで誰でも使え、低コストを実現できます。
例えば、製造業であれば、生産指示や生産管理機能を搭載することも可能です。
実務を経験したものとして、そして在庫管理の専門家として、不満を解消するために作った在庫管理システムです。
成長する在庫管理システムの特徴や詳しい機能はこちらからご覧ください。
低コストで自社に必要な機能を持ったシステムが導入できる
在庫管理システムに関するよくある質問
在庫管理システムに関するよくある質問を１問１答形式でまとめました。
システム導入にお金をかけたくありません。
在庫管理システムはエクセルとかで自作できますか？
POSや販売管理システムなどに在庫管理の機能があります。
そもそも専用の在庫管理システムは必要なのでしょうか？？
ただ、本当にオマケみたいな場合が多く、業務によっては使えない場合もあります。例えば、ある販売管理システムでは、在庫を捨てたくても「廃棄」という機能が無く、捨てることができない。。という場合もあります。
在庫管理システムの選定ポイントは？
おすすめの在庫管理システムの選び方があれば教えてください。
例えば、食品の管理をしたいのに、賞味期限や消費期限を管理する機能が無いと使えません。
システムを導入するとなると、多機能を求めがちですが、最低限を選ぶ方が導入の成功率も高く満足度も高いです。
在庫管理システムのご相談、お問い合わせ
在庫管理110番では、在庫管理システムに関するご相談を随時受付中です。
無料個別相談も実施中ですので、今回の記事で分からなかったこと、自社はどのようにすれば良いかイマイチ理解できなかったことなど、お気軽に在庫管理アドバイザーにご相談できます。
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