「在庫管理システム」の基本機能|無料エクセルにはない7つの役割

在庫管理業務を効率化するツールとして注目される在庫管理システム。

在庫管理システムは、自社に必要なツールなのでしょうか?

なんとなく良さそうだから導入するのは危険です。

なぜなら在庫管理システムは、エクセルを使えば無料で自作することができるからです。

エクセルの在庫管理表は、「在庫管理110番」でもフリーで提供しているのでご利用ください。

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では、コストをかけてでも在庫管理システムを導入するメリットはどこにあるでしょうか。どうしてもエクセルだけでは、機能や利便性において限界があります。この問題をクリアにしてくれるのが、在庫管理システムです。

<エクセルの限界・問題点とは>

☑「エクセルで作る在庫管理システム」の問題点をチェックする

そこで今回は、在庫管理システムならではの機能と役割を解説します。

「在庫管理110番」では、在庫管理システムの役割は次の7点だと考えています。

  1. 仕事の自動化
  2. 強力な計算能力
  3. 情報の同期化
  4. データの共有化
  5. データの検索性
  6. 省スペース化
  7. データの蓄積

在庫管理のプロの立場からわかりやすく解説します。

1つでも自社が求める機能・役割があれば、在庫管理システムの導入を検討する価値があるでしょう。

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在庫管理システムの機能

在庫管理システムとは、在庫管理業務をデータ上で行えるサービスのことです。

基本的な機能としては、以下の4つがあります。

  • 計算が早い
  • 同じ作業を正確にこなす
  • 大量のデータを保存できる
  • データの抽出や再利用が簡単

具体的には

  1. 入庫・出庫管理
  2. 荷受
  3. 検品
  4. 保管データ管理
  5. ピッキング
  6. 梱包
  7. 棚卸

など一連の在庫管理業務を、自動化できる機能がそなわっています。

在庫管理システムの機能を活かして、エクセルにはない役割に期待できます。

7つのポイントを説明していきます。

仕事の自動化

在庫管理の仕事は、毎日の定期業務が高い割合を占めています。
イレギュラーの少ない定型的や繰り返し行う作業は、機械が得意とするところです。

また、判断基準が決まっていることなどに関しても在庫管理システムに任せることができます。
在庫管理システムに任せることにより、空いた時間をより付加価値の高い仕事に使うことができるようになります。

強力な計算能力

コンピュータは計算する機能が優れています。
難しい計算や手間のかかることも、あっという間にできてしまいます。

情報の同期化

在庫管理システムに入力した情報は、ネットワークにより瞬時に同期化します。情物一致を実現するうえで、タイムラグを極限まで減らすことができるシステムは在庫管理の強い味方です。

データの共有化

在庫管理は1つの部署や事務所だけではなく、物流や倉庫、製造現場、販売店などあらゆる部門が行う業務です。
自分たちでそれぞれのパソコンでデータを管理することは、データのズレが生じる原因になりますし、データを作成する時間が無駄です。データを一元管理化することで、2つの問題を一気に解消します。

データの検索性

書類から必要な情報を見つけようとすると、分厚いファイルを一枚ずつめくらなければいけません。
データ化すれば、検索でわずか数秒で欲しい情報にたどり着くことができます。

省スペース化

紙の書類は保管がとても大変です。
書庫だけで、部屋が埋まってしまう・・・と言うことも少なくありません。
図書館のように書庫が頻繁に利用されるならまだしも、一度保管したら二度と開かないような段ボールが山積みです。
私も1週間に2回、700枚の紙を印刷し全て本棚に保管して、一定量溜まったら書庫に移動という作業を繰り返していました。データ化を推進して、それらがゼロに。もちろん本棚もほかの事に使うことができるようになりました。

データの蓄積

在庫管理システムは勝手にデータをほぼ無限に蓄積してくれます。
情報は会社の資産です。その資産価値は今後さらに高まります。
その理由は、AIやビックデータです。
どちらもデータがあってこそ、効果を発揮します。
システムにより効率よく大量のデータを蓄積することは、データ活用のとても良いきっかけになります。

機能だけでなくメリットや特徴はこちらをご覧ください。

☑在庫管理システム|導入の完全ガイド(機能・メリット・特徴・注意点)

在庫管理システムのあるべき姿

在庫管理システムの機能と役割について紹介しました。

しかし、実際には在庫管理システムをうまく使いこなせている企業は多くありません。

なぜなら在庫管理システムに過度な期待を寄せすぎているからです。

本来のあるべき姿を理解しておく必要があります。それは以下の5つです。

  1. 在庫管理システムはあくまでも業務改善のひとつの道具であり手段に過ぎない
  2. 在庫管理システムは客観的な分析・判断のための数字を無限に蓄積してくれる
  3. 在庫管理システムは人間が本来の仕事に集中する環境を与えるものでなくてはいけない
  4. 在庫管理システムは他システムとのインターフェースがシンプルでなくてはいけない
  5. 在庫管理システムは人間を奴隷にしてはいけない

それぞれの内容を説明していきます。

業務改善のひとつの道具であり手段に過ぎない

システムを導入したからと言ってそれだけでは何も解決しません。
あくまでも業務改善の道具のひとつにすぎません。
工場にある機械や設備と同じで、システムも目的に応じて選び、そして
適切に使わないと意味がありません。
ユーザーが選べないのであれば、提供者が目的を見極めユーザーにとって
最適なものを提供しなければいけません。

客観的な分析・判断のための数字を無限に蓄積してくれる

今の時代、情報は何にも代えがたい企業の財産です。
インターネットの最大手であるグーグルは、あらゆる情報を収集しその
情報を武器に世界的企業にのぼりつめました。
コンビニがスーパーよりも強い理由も徹底した情報収集と分析です。
情報の収集には時間がかかります。後からでは追いつけません。

人間が本来の仕事に集中する環境を与えるものでなくてはいけない

システムが得意なことは、作業です。
作業とは、繰り返し型の仕事、定型業務、計算処理などです。
ITシステム化の本質の一つに、「作業」をシステムに任せて、従業員は生産性を
高め、より付加価値のある仕事をすることにあります。

インターフェースがシンプルでなくてはいけない

システムは複雑であってはいけません。
多くの在庫管理ソフトは、使い方が難しく、機能も複雑です。
少しの設定漏れや入力ミスが大きな問題につながることが多々あります。
原則として分かりやすく誰でも使えることが必要です。

また、販売管理や会計管理などの他のシステムとの連携できることも
重要なポイントです。

システムは人間を奴隷にしてはいけない

「システムがこうなっているんで仕方ないです」という言葉をよく聞きます。
最初に複雑なシステムにしてしまったがために、本来は不要な仕事をシステムの
都合のためにやらなければいけないということが起こっています。

実際に、システムの導入で生産性が下がってしまったという事例も
あります。

人間主導で、人間が使いこなしてこそ本当のシステムと言えます。

成長する在庫管理

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