棚卸を効率化する方法｜業務改善からシステム導入まで徹底解説

「棚卸のたびに現場の作業が滞り、通常業務にまで影響が出てしまう」

「毎回棚卸の負担が大きい。もっとミスなく、効率的にできる方法はないのかな。」

このように感じている方も多いのではないでしょうか？

棚卸の効率化は、運用面の見直しと改善、またはツールやシステムの導入によって実現可能です。

具体的には、次の2つの方向性があります。

ただし、会社の状況によって必要な対策は異なります。

本来、運用面を見直すべき段階にもかかわらず、十分な準備がないままシステムを導入しても、期待した効果を得られません。

重要なのは、自社の課題を整理したうえで、最適な方法を選ぶことです。

本記事では、次の内容を解説します。

本記事を読むことで、自社の課題を整理し、棚卸効率化に向けた具体的な対策を検討できるようになります。

ぜひ最後までお読みください。

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棚卸作業の時間短縮と棚卸精度の向上を両立する方法を専門家から学びたい場合はお勧めします。

1.【チェックリスト付】棚卸の効率化をするにはまず「運用面の改善」「システム導入」のどちらが最適かを整理しよう

棚卸の効率化を図るためには、まず

• 「運用面の改善」が必要なのか
• 「システム導入」を検討すべきなのか

を整理する必要があります。

なぜなら、現状棚卸の効率化を妨げている原因により、効果の出やすい方法が異なるからです。

運用面の見直しだけで改善できるケースもあれば、システム導入の検討が向いているケースもあります。

以下にチェックリストを準備しました。

まずは現状をチェックし、改善すべきポイントを明確にしましょう。

運用面の項目で2個以上チェックがつく場合は、まずは運用面の改善から取り組むのがおすすめです。

そのうえで、必要に応じてシステム導入を検討すると、失敗しにくく効率化を実現しやすくなります。

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2.棚卸作業の効率化（1）運用面の見直しと改善

運用面の改善により棚卸作業の効率化を図るには、棚卸前・棚卸当日・棚卸後の、3つ段階で見直すことが重要です。

なぜなら、棚卸当日の作業だけ工夫をしても、棚卸にかかる工数やミスの発生要因を根本からか解決できないからです。

棚卸の成功は、棚卸前の準備で80%決まります。

在庫の整理や対象範囲の明確化、担当者の割り振りなどを整えておけば、当日は「正確に数えること」に集中できるからです。

また棚卸後の対応も非常に重要です。

差異の原因を分析し、具体的な予防策を決めないと、同じ問題が繰り返され、効率化にはつながりません。

具体的には、下記を順番に見直していくことが重要です。

早速、解説していきます。

2-1.STEP1｜棚卸前

まず棚卸前の工夫について説明していきます。

棚卸は事前準備で80%決まるとも言われています。棚卸の効率化には、この事前準備は欠かせません。

実際の準備としては、以下4つのステップに沿って順番に進めましょう。

これらのステップを1つずつ解説していきます。

2-1-1.対象外在庫を明確にし、不要在庫は処分する

まず、棚卸の対象外となる在庫を明確にし、同時に破棄していい在庫は事前に処分しましょう。

なぜなら、対象の範囲が曖昧なままだと、担当者ごとに判断が分かれやすく、当日の迷い・確認作業が増えてしまうからです。

またこの時点で、不要な在庫を処分しておくと、次のステップで解説していく整理整頓をスムーズに行うことができます。

棚卸対象外となる在庫の例は以下の通りです。

処分の対象となる在庫の例は以下の通りです。

あらかじめ不要な在庫を処分し、棚卸の対象・対象外を決めておけば、当日の判断がスムーズになり、棚卸時間の短縮とミス防止につながります。

2-1-2.在庫の置き場所と棚を整理しておく

2つ目のポイントは「在庫の置き場所と棚を整理しておく」です。

なぜなら、棚卸が長引く原因の多くは、数える時間そのものではなく「在庫を探す時間」にあるからです。

事前に整理整頓しておけば、カウント作業がスムーズになり、重複カウントや見落としといったミスも防ぎやすくなります。

例えば、同じ商品が複数の場所に分散していたり、棚にラベルがなく位置がわかりにくかったりすると、現場では探す時間が増え、作業が止まりやすくなってしまいます。

具体的には以下のステップで整理整頓をしていきましょう。

各ステップを説明していきます。

（1）棚ごとに各商品の置き場所を確認する

まず、棚卸対象エリアの在庫を棚ごとに「今どこに何があるか」を把握します。

今どこに何があるか

• 同じ商品が複数の棚に分散されていないか
• 段ボールの奥に埋もれている在庫はないか

といったことを確認します。

（2）同じ種類の在庫をジャンルごとに一箇所にまとめる

次に、同じ種類の在庫をジャンルごとに一箇所にまとめます。

（例）

• 工具は「棚1」
• ネジ・ボルト類は「棚2」
• 消耗品（手袋・テープなど）は「棚5」

同じ種類の在庫は複数の場所に分散していると、探す手前が増え、数え漏れや重複カウントの原因になります。

原則として一つの棚や保管場所にまとめて保管しましょう。

（3）置き場所のルールを決める

整理整頓で最も大切なことは「元に戻す場所を決めること」です。

ここでルールを決めて、置き場所が曖昧なものをなくさないと、棚卸後に在庫が別の場所に置かれてしまい、次回の棚卸で探す手前が増えてしまいます。

この時、「棚卸時に探しやすいか」「動線はどうか」も意識しましょう。

棚卸時に何度も行き来するような配置は、数え漏れや重複カウントの原因になります。作業自体も非効率です。

また、日常の入出庫作業のしやすさなども考慮して置き場所を決めることが大切です。

「どこに置いたら日常の作業がしやすいか」

「この棚卸時にスムーズに一筆書きで回れるか？」

とイメージして置き場所を決めると、取り出しやすく、探しやすく、そして数えやすい倉庫になります。

（4）棚に番号をつける

最後に棚にラベリングを行います。

棚A-1、棚A-2といった番号をつけるだけでも、「どこを数えたか」「どこが終わったか」が明確になり、数え忘れ、重複カウントの防止につながります。

事前に在庫の置き場所を整えるだけでも、棚卸当日の負担を減らすことができます。

2-1-3.倉庫をエリア分けし、 担当者・範囲を決めておく

次に、倉庫をエリア分けして「担当者」と「担当する範囲」を明確に決めておきましょう。

なぜなら、担当範囲が曖昧なままだと、重複カウントや数え漏れが発生しやすく、やり直しや修正が増えてしまうからです。

同じ棚を複数人が数えてしまったり、逆に「誰も数えていなかった棚」が発生したりすると、棚卸後の集計段階でズレが発覚し、再カウントが必要になります。

こうした手戻りは、棚卸時間が延びる大きな原因です。

次に担当を決めていきます。

担当を振り分けるポイントは以下の通りです。

担当は、在庫の種類だけでなく、経験・体力・スキルを考慮し、誰か1人の負担が大きくならないように割り振るようにしましょう。

また、可能であれば基本的に、「1エリア＝2人1組」で担当すると、カウントミスや記入ミスを防ぎやすくなります。

担当範囲を明確にしておけば、万が一ミスが見つかった場合でも、どのエリアで何が起きたのかを特定しやすくなり、原因の早期発見にもつながります。

2-1-4.棚卸作業をマニュアル化する

4つ目のポイントは「棚卸作業をマニュアル化する」ことです。

マニュアルがない状態では、担当者ごとに数え方や記入方法がバラつきやすく、棚卸ミスが増える原因になります。

さらに担当者が変わった際、引き継ぎがうまくいかず「特定の人しかできない作業」になってしまうことも少なくありません。

棚卸作業をマニュアル化する際は、以下の項目を参考にしてください。

1つずつ説明していきます。

（1）棚卸の作業手順

棚卸作業をスムーズに進めるためには、事前に作業手順を整理しておくことが重要です。

以下のような内容をマニュアルとしてまとめておくと、誰でも同じ手順で作業が進められるようになります。

このように作業手順を整理してマニュアル化しておくことで、ミスを防ぎやすくなります。

（2）在庫の数え方

次に、在庫の数え方について確認していきます。

在庫の数え方を統一しないと、棚卸の精度は安定しません。

具体的に以下のようなルールを決めて起きましょう。

在庫の数え方のルールを統一することで、数え間違いや重複カウントといったミスを防ぎやすくなります。

棚卸前に共有し、全員が同じ方法で数えられるようにしておきましょう。

（3）棚卸表記載ルール

棚卸表は、集計・確認を行うため、誰が見ても読み間違えがないことが重要です。

そのため、棚卸表の記載の仕方もあらかじめ統一しておきましょう。

【間違いやすい数字・アルファベット例】

棚卸表の記載方法が統一されていないと、集計時に確認作業が増えたり、読み間違いが発生したりします。

棚卸前に記載ルールを共有し、全員が同じ書き方で記入できるようにしましょう。

（4）作業終了後の確認方法

棚卸作業が終了した後は、記入内容の確認や棚卸表の回収を行い、正確な在庫数を確定させることが重要です。

作業終了後の確認方法やルールもあらかじめ決めておきましょう。

作業終了後の確認方法を統一しておくことで、記入漏れや差異の見落としを防ぐことができます。

担当者が同じ手順で確認作業ができるよう、共有しておきましょう。

（5）差異が発生した時の対応方法

棚卸で差異が発生した場合は、その原因を確認し、適切に対応する必要があります。

「差異が発生した」という事実だけでは問題解決につながらないため、再カウントのルールや報告方法をあらかじめ決めておきましょう。

差異が発生した場合でも、事前に対応ルールを決めておくことで、現場の混乱を防ぐことができます。

再カウントや報告、原因記録までを含めて運用ルールを整備しておきましょう。

このように、作業手順、数え方、記載ルール、確認方法、差異対応などを統一してマニュアルにすることで、

棚卸の「迷い」が減り、精度と作業効率は大きく改善します。

まず現場で迷いやすい作業から、マニュアル化を進めていきましょう。

2-2.STEP2｜棚卸当日

次に棚卸当日に行うことを説明していきます。

棚卸前の準備がきちんとできていれば、棚卸当日はマニュアルに沿って数えるだけで済みます。

棚卸当日に行うことは以下の2つです。

1つずつ解説していきます。

2-2-1.実地棚卸を実施する（現物を数える）

当日の実地棚卸のポイントは、「漏れなく、ダブりなく、正確に数える」ことです。

棚卸前の準備が整っていれば、マニュアルに沿って「数えること」に集中できます。時間の短縮だけでなく、ミスの減少にもなるのです。

「正しく数えて、正しく記録する」ことが最重要です 。

マニュアル通りに進め、ミスのない棚卸を徹底しましょう。

棚卸実施者がマニュアル通りに作業できたかを確認するため、棚卸後に以下のチェックリストへ記入してもらうのも有効です。

また管理者も、現場任せにせず、棚卸の実施状況を把握しておく必要があります。

数量の正誤だけでなく、作業プロセスが適切に実施されたかどうかも確認しましょう。

確認項目の例は以下の通りです。

2-2-2.帳簿棚卸を実施する

実地棚卸が終わったら帳簿棚卸となります。

帳簿棚卸では、実地棚卸で数えた数量を集計し、帳簿（Excelやシステム上の在庫数）と照らし合わせてズレを確認します。

棚卸当日から棚卸後にかけて行うことが多く、棚卸結果を確定させるために欠かせません。

棚卸は2人１組でやる必要は無い

教科書的には、棚卸作業は２人１組でやることが推奨されています。

しかし、在庫管理110番では、1人でやることを推奨しています。

棚卸数が帳簿数と違う場合は、必ず再カウントをすれば構いません。

なぜなら、棚卸はできる限り短時間で行うことが重要なので、棚卸実施能力が半分になってしまうからです。

帳簿棚卸で差異を正確に把握することが、棚卸後の改善につながります。

2-3.STEP3｜棚卸後

最後に棚卸後の作業について解説します。

棚卸後に行うことは以下の通りです。

棚卸後の対応を徹底しなければ、棚卸の精度向上や業務改善につながりません。

それぞれのポイントを説明していきます。

2-3-1.棚卸の差異を確認し、差異率を計算をする

棚卸後は、実地棚卸の結果と帳簿在庫を照らし合わせ、差異がないか確認したうえで、差異率を計算します。

差異率は、棚卸の精度を数値で把握でき、改善ポイントを客観的に判断できる重要な指標です。

単に「ズレがあった」で終わらせるのではなく、「どの程度ズレているのか」を把握することが、再発防止につながります。

例えば、差異率が高い商品が多い場合、数え方や記入ルール、入出庫処理など運用面に課題がある可能性が考えられます。

差異率の計算式は以下の通りです。

差異率を算出する差異のポイントは、以下のようになります。

差異率を算出したら、あわせて目標値も設定しておくことも有効です。

目標値が明確になることで、従業員が日常業務の中で差異の発生を防ぐ意識を持ちやすくなります。

一般的には、差異率は数%以内に抑えることを目安とするケースが多く、10%を超える場合は在庫管理体制の見直しが必要と考えられます。

差異率は「計算して終わり」にするのではなく、改善の優先順位を決める指標として活用し、原因分析や再発防止策につなげましょう。

2-3-2.差異を原因分析し、再発予防策を決める

棚卸後に差異が見つかった場合は、原因を分析し、再発防止策まで決めておきましょう。

なぜなら、差異を「棚卸でズレた」で終わらせてしまうと、次回の棚卸でも同じズレが繰り返され、棚卸の負担が減らないからです。

棚卸の効率化は、作業を早くすることだけでなく、差異を減らして「修正作業」を減らすことが重要です。

差異が発生する場面は、主に以下の4つがあげられます。

例えば、帳簿上の在庫が増えているのに現物がない場合は「入出庫処理のタイムラグ」や「入力ミス」が疑われます。

一方で、現物はあるのに帳簿に反映されていない場合は「記録漏れ」や「棚卸対象外の混在」などが原因になりやすいでしょう。

このように原因が分析できたら、具体的な再発予防策を決めていきます。

再発予防策の決め方は、以下の3つのステップで行うと効果的です。

再発予防策は、原因が「人・ルール・仕組み」のどこにあるのかを整理したうえで、「注意」ではなく「仕組み」で防ぐ方法を検討します。

さらに、「誰が・いつ・どのように確認するのか」を具体かし、業務フローに組み込むことが重要です。

原因別の対策例は以下のようになります。

これにより、次回の棚卸の精度が上がり、結果的に棚卸作業の効率化につながります。

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3.棚卸作業の効率化（2）ツールやシステム導入による改善

ここまで、棚卸を効率化するための「運用面の改善」について解説してきました。

この章では、ツールやシステムの導入について触れていきます。

運用面を整え、さらに効率化を進めたい企業はもちろん、「運用面に大きな課題はないが、もっと作業時間を短縮したい」という企業にも、ツールやシステムの導入は有効です。

※1：1台の費用。台数により変動。

それでは、1つずつご紹介していきます。

3-1.【導入しやすさ★★★】バーコードを導入する

最初にご紹介するのは、バーコード（QRコードを含む）の活用です。

バーコードはExcelを使って自社で作成することができるため、比較的低コストで導入しやすいです。

棚卸時はスキャナーで読み取るだけで済むため、手入力や転記の手間を減らせるうえ、入力ミスの防止にもつながります。

多くのバーコードスキャナーは「キーボード入力」と同じように動作します。

Excelで入力欄（セル）を1つ選択しておけば、あとはバーコードを連続で読み取るだけで情報（商品コードなど）が自動入力されます。

バーコードが向いているケースは以下の通りです。

下記が必要となる物品と費用の例になります。

導入の流れは以下の通りです。

各ステップの具体的な設定方法や、Excelでのバーコードの作成手順については、「【画像付】エクセルでバーコード・QRコードを作成する完全ガイド」を参考にしてください。

3-2.【導入しやすさ★★】RFID(ICタグ）

次にご紹介するのは、RFID（ICタグ）です。

RFIDとは、電波を使ってタグの情報を読み取る仕組みのことで、リーダーをかざすだけで複数のタグをまとめて読み取れる点が大きな特徴です。

また数メートルから数十メートル距離が離れていてもデータの読み取りが可能なため、高い棚の上などに置かれた商品まで読み取ることできます。

これによって、棚卸の時間を大幅に削減することができるのです。

RFIDが向いているケースは以下の通りです。

ただし、RFIDを導入するには、ICタグ、専用のリーダーや管理用のソフトやアプリが必要となるためコストがかかります。

下記が必要となる物品と費用の例になります。

導入の流れは以下の通りです。

RFIDはとても便利な在庫管理方法ですが、使用できる環境と対象には一定の条件があります。

「一度に大量に読み取れる」という特徴だけで導入すると、環境・対象が合わず、自社の在庫管理には適していなかったという結果になりかねません。

また、RFIDの読み取り結果だけに頼らず、自分自身の目での確認することも重要です。

システムの結果を適切に確認することで、棚卸の精度はより安定し、効率化にもつながります。

RFIDを導入する場合は、自社の在庫や運用に適しているかを事前に確認し、まず一部の在庫やエリアから小規模に始めることをお勧めします。

より詳しくRFIDのメリットやデメリットも踏まえて知りたい方は、「RFIDによる在庫管理のメリット・デメリット」をご覧ください。

3-3.【導入しやすさ★★】IoT重量計

３つ目にご紹介するのは、IoT（Internet of Things)重量計の活用です。

loT重量計とは、重量を自動で測定し、そのデータをパソコンや管理システムに送信できる計測機器のことをさします。

あらかじめ「1個あたりの重さ」を登録しておけば、重量から在庫数を自動で算出できる点が大きな特徴です。

IoT重量計は、在庫を重量センサーの上に置いたまま管理する仕組みです。

在庫を出し入れすると重量が変化し、その差分から在庫数が自動で計算されます。

そのため、倉庫に行って在庫を数え直す必要がなくなり、管理画面から現在の在庫数を確認できるようになります。

ネジ・部品・資材など、同じ形状の在庫を大量に管理している企業や、棚卸の回数を増やして在庫のズレを防ぎたい企業にとって有効な手段となるでしょう。

一方で、IoT重量計は測定対象によっては誤差が出やすく、商品ごとの重量登録や運用ルールの整備も必要です。

以下が、IoT重量計が向いているケースです。

下記は、導入する際に必要となる物品と費用の例になります。

導入の流れは以下の通りです。

IoT重量計は、重量を利用して在庫数を自動算出できるため、人手による計数作業を減らし、在庫管理の効率化に役立つ仕組みです。

特に、小物や部品など数量管理が難しい在庫や、棚卸頻度が高い現場では大きな効果が期待できます。

まず一部の商品を絞って試験導入し、精度や運用のしやすさを確認しながら進めるとよいでしょう。

より詳しくIoT重量計について知りたい方は、「在庫管理を自動化する「IoT重量計」のメリット・特徴」をご覧ください。