在庫管理にかかる費用｜在庫コストの内訳・削減方法

在庫管理にかかる費用の内訳でも、とくに会社の負担となる無駄なコストを紹介します。あわせて、在庫管理システム・在庫管理ソフトを導入する場合の費用相場についても解説します。

在庫管理には実はたくさんの見えない費用が掛かっています。
売上に目が行ってしまうので、ついつい見逃しがちですが、在庫は知らず知らずのうちに経営を圧迫します。

売上が順調でうまくいっているときは問題ないですが、売上が落ちた時、在庫は会社を苦しめる存在になります。

在庫管理費には、在庫金額の約15ー25％の費用が掛かっていると言われてます。例えば、人件費や金利の支払い、倉庫代などです。

仮に在庫が1000万円あれば、最低でも150万円の管理費用がかかっていることになります。

とくにデメリットをもたらす在庫コストの内訳を挙げながら、削減方法についても解説していきます。在庫費用に関して、事例や評価方法など専門的な知見をまとめているので、以下の記事もお役立てください。

在庫コストの見える化に成功した事例

在庫の評価方法

在庫がもたらす悪

在庫がもたらす一番の問題は、キャッシュフローです。

お金＝在庫

ですが、在庫は製品になって、お客様の手に渡り、支払を受けて初めてお金になって戻ってきます。

いつか売れるから・・・

という理由で持ってる在庫は、会社のお金を眠らせていることにほかなりません。

その在庫を持っていることにいくらお金がかかっているのかを見てみましょう。

キャッシュフローの悪化

在庫が増えると資金繰りが厳しくなってきます。
特に製造業は、在庫をお金に換えるまでに時間がかかります。

部品や原材料を仕入れて、それらを元に製品を生産し、出荷・販売します。

消費者相手の小売であれば、販売の時点で現金を回収できますが、卸売など企業間取引であれば、掛け取引が普通なので、現金の回収がさらに遅れます。

最悪の場合、現金の回収が間に合わずに倒産ということも考えられます。

在庫管理の人件費

在庫が増え、倉庫が広くなると、以下のような人件費がかかります。

• 在庫を取りに行く
• 在庫を探す
• 在庫を入れ替える

人件費は見えにくい分かり辛い費用です。
しかし、上記のような無駄な作業に時間を取られ、確実に時間を浪費しています。

本来やるべき仕事の時間を奪われるので、残業せざるを得なくなります

残業代は25％－35％の割増し賃金なので、残業をさせればさせるほど、無駄な人件費が必要に
なります。

在庫を取りに行く

場所が広いと、在庫を取りに行くのに時間がかかります。
在庫を少なく、コンパクトにまとめておけば、在庫を取りに行く時間は少なくて済みます。

在庫を探す

在庫の数が多くなってくると、すぐに場所が分からないことが増えてきます。
新人では、在庫を探せないケースもあります。

在庫を入れ替える

在庫の入庫・出庫は、先入れ先出しが基本です。
前回納品されたものを先に使わなければいけないため、入れ替えをしなければいけなくなります。

人件費のロスは非常に大きい

１時間当たりの労働単価４０００円（経費含む）の人が、仮に１日１５分を在庫関連の雑務（非生産的活動）に追われていた場合、

以下のようにコストが積みあがります。

１日　・・・１０００円（15分）
１週間・・・６０００円（75分）
１か月・・・１４４,０００円（360分）
１年間・・・１,７２８,０００円（4320分）

１日たったの１５分のロスで、１年間で何と１７２万円も損をしている計算になります。

失った時間は１年間で72時間にも及びます。
１０時間労働としても約１週間分のロスになります。

この時間を営業や製造、設計、商品開発などの生産的な活動にあてていれば、もしかすると売上を上げるチャンスがあったか
もしれません。

時間のロスは、費用の流出と機会の損失の両方を招いています。

金利の支払い

見えにくいですが、一番やっかいなのが支払利息です。

例えば、在庫が２億円、借入金が１億円あったとします。
借入れ金利が２％だとすると、200万円が支払利息です。

もし、在庫が１億円だとどうなるか？
もし、在庫を買っていなければ、１億円は現金として残ります。

すると、借入金は0円で済んだかもしれません。
これだけで、200万円の利益が出たことになります。

在庫管理の倉庫代

在庫が多くなればなるほど、広いスペースが必要になります。
元々想定した場所には置ききれずに、倉庫を増設したり、外部の倉庫に預かってもらいます。

倉庫は他にも使うから問題ない・・・

とお考えかもしれませんが、そもそも、在庫が増えなければいらなかったものです。

倉庫には減価償却費代がかかっているはずです。
余剰在庫を置いているスペースにかかっている費用を計算してみて下さい。

計算方法は以下の通りです。

＜余剰在庫・減価償却費の計算式＞

余剰在庫の減価償却費＝倉庫の減価償却費×余剰在庫のスペース／倉庫のスペース

余剰在庫がなければ、そのスペースは他の設備を置いて、生産能力を高めることができたかも
しれないです。

そもそも、倉庫自体が不要だったかもしれません。

在庫の横持ち

倉庫をたくさん持つと、在庫の移動（横持ち）が必ず発生します。
在庫の横持ちは、持ち出す費用と、持ち出したものを戻す費用がかかります。

光熱費

食品や食材は、品質保持のために冷凍や冷蔵が必要です。
倉庫の電灯や在庫の品質保持のための設備に使う電力が余分にかかります。

在庫の劣化

使われずに長期保管されている在庫は、品質がどんどん落ちていきます。

在庫の劣化には次の２つのパターンがあります。

• 在庫自体の劣化
• 在庫価値の劣化

在庫自体の劣化

賞味期限や品質保持期限をむかえ、物理的に使えなくなることです。

うちは、「金属加工業で食品じゃないから大丈夫」と思っているかもしれませんが、金属もゆっくりと劣化していきます。
劣化した在庫を使うと、製品の不良につながります。
社会的な信頼に失いかねません。

在庫価値の劣化

在庫自体には問題ないが、流行や売れる時期が去ってしまい、社会的な価値がなくなってしまうことです。

例えば、クリスマス用品はクリスマスが過ぎてしまうと全く売れません。
カレンダーも同じです。

在庫の廃却

劣化した在庫は、いつまでも保管していても仕方ないので、最終的に廃却せざるを得なくなります。

在庫管理ソフト・在庫管理システムの導入費用

在庫管理を効率化させるツールには、在庫管理ソフトや在庫管理システムがあります。いずれも日々の在庫管理における業務改善や生産性向上のためのソリューションです。ここでは、導入コストについて紹介します。

在庫管理ソフトは大きくわけて、「オーダーメイドソフト」「パッケージソフト」の２種類があります。それぞれを導入する目安は、以下の通りです。

在庫管理システムは「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。費用感は、以下の通りです。

なお、簡易な在庫管理表であれば、エクセルでも十分です。在庫管理110番では、在庫管理アドバイザーが作成した無料テンプレートを配布していますので、ご活用ください。

➽エクセル在庫管理表をフリーでダウンロードする

もっとも安いのはパッケージ型の在庫管理ソフトですが、あまりおすすめできません。なぜなら、最初から豊富な機能が搭載されていますが、「自社に必要な機能が無い、逆にいらない機能がたくさんある」ということが多く、希望にあわせてさらに機能を追加してカスタマイズしていくことで、結果的にコスト高になる可能性があるからです。

在庫管理の専門家の視点で見ると、最も費用対効果が高いのは、最低限の機能を備えたクラウド型の在庫管理システムだと考えています。

オーダーメイドの在庫管理ソフト

オーダーメイドの在庫管理ソフトとは、文字通り、企業に合わせて一から作るソフトです。自社で使いやすいように、好きな機能を装備することができます。

オーダーメイドの利点は、自由度が高いことですが、導入時に仕様・オプションをしっかりと決めないと、当初の見積もりよりも大幅に価格がふくれあがります。お好みの機能を好きなように組み合わせていくことで、気が付くととんでもない料金になるケースがあります。

また、機能をあれもこれもと付け加えすぎてしまい、結局使い勝手が悪くなることも珍しくありません。初期費用だけではなく、メンテナンスや保守などの維持に別途費用のかかるシステムが仕上がってしまいます。

パッケージの在庫管理ソフト

パッケージの在庫管理ソフトとは、最初からパッケージ商品として販売されている在庫管理ソフトです。パソコンにソフトをインストールすることで使用できます。あらかじめ必要な機能が在庫管理ソフトには搭載されています。

最近では、より安く購入できる商品もありますが、選定を慎重に行う必要があります。もともと搭載されている機能を変更したり追加したりすることができないからです。

もちろん自社の課題を解決する機能があらかじめ備わっていれば適切に運用できるので、その際はご安心ください。しかし、ソフトを導入した後、必要な機能が無いことに気づくケースもあります。特に、機能が豊富なソフトには注意してください。結果的にオーダーメイドでカスタマイズを頼む羽目になり、導入コストが膨れ上がります。

カスタマイズができないソフトを導入した場合、以下のようなデメリットが発生します。

• 仕事のやり方や作業のフロー・工数をソフトに合わせる必要がある
• 実際に使用すると余計な時間や手間がかかり、ソフトの使用を止めざるをえない

パッケージソフトはリスクがあることを踏まえて、導入を検討しなければなりません。

在庫管理ソフトで絶対にダメな導入理由

在庫管理は100社あれば100通りのやり方があるので、自社に最適な在庫管理ソフトを導入しなければいけません。自社に導入してメリットが感じられるような在庫管理ソリューションを選定しましょう。

そのためにも、次のような理由でソフトを導入するのはお勧めしません。

• 導入コスト、保守コストが安いから
• ランキングでお勧めソフトになっていたから
• 運営会社が有名だから
• 導入事例・実績が豊富だから
• 一括見積をした中で、一番安かったから
• 機能が充実しているから
• システム会社に勧められたから

一度導入したソフトは、5～10年と長く使います。

特に気を付けたい理由は、導入・保守コストが安いからという選び方です。コストは重要な要素ですが、コストを最重視して選択すると確実に失敗します。理由は、業務との整合性が取れていないケースがほとんどだからです。

単純な安さで判断せず、自社の在庫規模と業務の煩雑さに対して費用対効果があるかを重視しましょう。例えば、在庫差異が減り棚卸し時間が数十時間短縮できる、欠品によるクレーム・再送コストを減らせるなどの効果が見込めるかどうかを見極める必要があります。

営業に勧められたという理由も要注意です。在庫管理110番への相談でも「システム会社の営業関係」トラブルはとても多いです。実際に多いトラブルは以下の通りです。

• 営業が「できます」といったことが、全然できなかった
• グラフや帳票などのビジュアルで飛びついてしまった

ITリテラシーが高く、システムの導入に慣れている会社はこの辺りのことをよく理解していることが多いです。しかし、残念ながら、属人的な管理がはびこっている会社に限って、このような選択をすることが多いです。

システムの安さや見栄えに飛びついてしまう例が多いです。使い勝手の悪いソフトは、業務効率を軽減するどころか、むしろ悪化させるため結果的にコストアップにつながります。したがって、ソフト選びは慎重に行わなければいけません。

もしコストを抑えながら在庫管理を実施したい場合、とくに小規模事業者～中小企業は、最小限の機能に絞った在庫管理システムがもっとも費用対効果が高いと言えます。

➽在庫管理システムを導入する注意点（とくに中小企業向け）

参照：在庫管理システム導入の教科書：Excel管理の限界を抜け出し、ムダ在庫と欠品を減らす実務ステップ｜BansoNavi

在庫管理システムの相場比較

在庫管理ソフトの費用について、オーダーメイド・パッケージ別に説明を行いました。ここでは在庫管理システムについて比較をします。在庫管理システムでは、ユーザーがシステムにログインすれば、在庫データをリアルタイムで確認できることが大きな特徴です。在庫管理システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。

オンプレミス型とサブスクリプション型の費用

オンプレミス型

オンプレミス型ソフトとは、自社にサーバーを置いて、システムを導入するシステムです。システム導入費のほかに、以下がかかります。

• 社内ネットワーク構築
• サーバー設備費用　※50万円～、さらに5年に1回程度、入れ替えが必要
• サーバー管理費

さらに、サーバーの管理が必要です。サーバー管理には、以下が求められます。

• サーバーが管理できる人材（サーバーとパソコンは全然違うので、サーバー専用人材が必要です）
• サーバー環境（データのバックアップや、エアコンのきいた排熱できる適切な環境）
• セキュリティ対策（外部からの攻撃を防止する対策）

コストをケチってずさんなサーバー管理をすると、何かあった時にデータがすべて飛んでしまうこともあるので注意しましょう。システム費用が安くても、サーバーを管理維持するコストがかかるので、総合的に見ると高コストであることが多く、オンプレミス型はあまりお勧めできません。

サブスクリプション型

これに対して、web上で利用できるクラウド型はサブスクリプション方式で、月額費用が発生します。一般的な費用は、月額利用で数万円～が相場です。機能が制限される無料プランであれば、数千円で利用できるサービスもあります。

クラウド型は、社内ネットワーク・サーバーの設置が不要で、バージョンアップも自動的に行われることが魅力です。製造業や物流業、卸売業、アパレル業、ECサイトなどビジネス形態を問わず、さまざまな企業に利用されています。

複数の拠点やオフィス、店舗があっても、インターネット環境さえあれば同時にアクセス可能で、何人ものユーザーで情報が共有できます。モノの数量や入庫・出庫の履歴、事務用品の管理、伝票・納品書への情報の反映などを複数人の手で手軽に確認・編集できるため、在庫管理の属人化も防ぎます。こういった理由から、近年はクラウド型に人気が集まっています。

在庫管理システムの費用を決める要素

在庫管理システムの費用は、どんな機能・サービスを求めるのかによって変動します。

• バーコードやハンディターミナル端末の活用
• 製品の発注・受注管理
• 管理項目の追加
• 生産管理システム、顧客管理システム、会計システムなど自社システムとの連携
• サポート体制の充実
• セキュリティへの対策

自社独自の機能を充実させるほど、料金はふくらみます。重要なのは、「どんな目的で、在庫管理システムを導入するか」という視点です。

多くの中小企業の経営状況から考えてみると、必要最小限の機能で十分です。さらに誰もが使いやすい画面で、操作・入力しやすいものを選んでください。

中小企業に必要と考える在庫管理システムの基本機能は以下の通りです。

• 商品情報管理
• 倉庫からの出荷・入荷登録
• 棚卸
• ロケーション管理
• 在庫移動
• 在庫分析
• 検索

最近では、無料で一定期間お試しができる在庫管理システムもあります。スムーズに導入できるか、実際に使用する人の間違いを防止できるかなど、トライアル期間を活かして自社の課題解決に有効かどうか、確認することをおすすめします。効率的に運用できる環境を整備して、利用を開始していきましょう。

在庫管理システム・在庫管理ソフトの選び方

在庫管理システム・在庫管理ソフトは基本的に有料なので、どのツールを導入するにしても、コストが発生します。自社に合ったシステム・ソフトを選ぶポイントは以下の通りです。

• 必要最低限の機能があるか
• 導入後のサポート・保守体制はあるか
• 同じ業界・業種で事例・実績はあるか
• 導入～運用までトータルでの費用対効果が高いか

以上のように、中長期的な視点で本当に役立つのか、利益をもたらすのかを検討しなければなりません。

在庫管理システムと在庫管理ソフトの費用を比較してみると、いずれも開発する場合は、どうしてもコストが大きくなります。もっとも安く導入するならパッケージの在庫管理ソフトですが、コストパフォーマンスの高さではクラウド型の在庫管理システムに軍配が上がります。予算に合わせて検討してください。

システムより大切なのは在庫管理の「基本」

残念ながら、システム導入の失敗を繰り返す企業があるのが現実です。どんなに優れた在庫管理システム・在庫管理ソフトであっても、目的を果たすことができなければ、導入する意味がありません。

ツールに頼れば頼るほど、本来の在庫管理業務がおろそかになっていく企業が多くあります。それらの企業に共通しているのは、基本が整備されていない点です。

とくに在庫管理システム・在庫管理ソフトにおいては、以下のような問題が発生します。

• 従業員がツールを導入する目的を理解していない
• 導入後の運用ルールが統一されていない
• システムに丸投げして正確な現物管理ができていない

「もっとも優れた機能はどれか」「費用を抑えられるサービスはどれか」と考えることは大切です。しかし、商品選びよりも、いかに導入を成功させるのかということに時間を費やさなければなりません。そのためにも在庫管理を徹底して「基本」から習得してください。

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1. 在庫管理を知る（在庫管理の概要が学べます）
2. 現品管理（３Sや整理・整頓が学べます）
3. データ管理（エクセルやデータ処理が学べます）
4. 棚卸し（作業を短縮し、在庫精度を高める方法が分かります）

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