情物一致は在庫管理で一番大切な基本

出庫・入庫の基礎を学ぶ

情物一致(じょうぶついっち)とは、データとモノの流れが一致していることを言います。

情物一致を守ることは、在庫管理の中で、も一番大切なことです。

情物一致ができていないと、

  • 在庫が合わない
  • システムの情報が信用できない

ということが起こります。適正在庫を考える前にぜひ徹底していただきたいのが情物一致です。

情物一致の指標

情物一致ができているかどうかを見る指標は、在庫精度(棚卸差異率)です。

目安としては、在庫精度が95%以上です。

在庫精度90%以下の場合は、まず情物一致を目指すのが在庫管理の改善を行う第一歩になります。

在庫精度の高い会社は、情物一致が当たり前のようにできています。

しかし、在庫精度の低い会社は、

  • 在庫数を確認しに行く頻度が高い(在庫数を確認しないと不安)
  • ベテランや特定の担当者が頭の中で在庫を把握している(属人化)

といった状況です。

情物一致の2つのポイント

情物一致を実現するためのポイントはとてもシンプルです。

  1. データ処理と現物処理が一致している
  2. システムに登録してある状態と現物の状態が一致している

それぞれについて説明します。

データの処理と現物の動きが一致している

在庫管理の代表的なデータ処理は、

  1. 仕入や出荷などの入出庫処理
  2. 置き場を変える移動処理
  3. 生産時の工程内処理(仕掛品の管理)

仕入や出荷などの入出庫処理

例えば、一般的な仕入れは以下の通りです。

  1. 現品が届く
  2. 現品の受け入れ処理をする(検品・検収)
  3. 現品を所定の場所に格納する

という流れになります。

「データ処理と現物処理が一致している」という観点から考えると、

現品が届いたときに、すぐに受け入れ処理をすることが大切です。

現物が届いたにも関わらず、受け入れ処理を後回しにしているとこれは情物一致ではありません。

移動処理

また、置き場から持ち出す際(出荷やピッキング)の時に持ち出し票や払い出し票がない状態で在庫を移動させると、

現物は移動されている状態ですが、データ上はまだ在庫置き場にある状態になってしまいます。

移動距離が長い場合

社内などで在庫の移動がすぐに完了する場合は良いですが、距離が離れている(たとえば、大阪の倉庫から東京の倉庫への移動)場合は、移動に時間がかかります。

この場合は、移動開始、移動中、移動完了といったかたちで、「移動中」を管理に盛り込みます。

入庫・出庫・移動のルールと処理を徹底する

情物一致ができている会社は、入庫・出庫・移動のルールと処理がきちんと決まっており、例外なく徹底しています。

一方、情物一致ができていない会社は、ルールや処理が曖昧かルール自体がそもそもなく、担当者に一任されていて、例外ばかりになっています。

できてない会社に共通する特徴は、

  • 忙しいから後でする。(結局忘れることが多い)
  • 面倒だからやりたくない。

これらを理由にせず、例外なく徹底させることが大切です。どうやったら、やれるかを考えます。

もし、例外を認めるのであれば、例外時のルールをきちんと決めておく必要があります。

生産時の工程処理(仕掛品の管理)

製造業では原価管理をするうえで、仕掛品の管理が重要です。

仕掛品の管理を行うためには、各工程で使った部品、出来上がった仕掛品をきちんと登録することです。

仕掛品の情物一致は、工程内で仕掛品の計上と部品の引き落としを生産に合わせて行うことになります。

仕掛品の計上と部品の引き落としができていないのは論外ですが、仮にシステムを導入していてもうまく活用できていない場合があります。

システムがあってもうまく仕掛品管理ができていない原因は、

  1. 生産はしているが、データの処理を後回しにしている
  2. 仕掛品の計上と部品の引き落としのタイミングを知らない

生産はしているがデータの処理を後回しにしている

現品の生産をするたびに、きちんとデータ処理をします。

しかし、数秒に1個作るといったように、工程内の作業時間が短い場合は、IoTやバーコードなどのIT技術を利用して、手間をかけずに処理ができるようにしたり、IT技術を使わなくてもルールを決めることでまとめて処理をすることも可能です。

いずれにしても、現物の生産と仕掛品の処理はやる必要があります。

仕掛品の計上と部品の引き落としのタイミングを知らない

仕掛品の計上をするためには、システムで工程開始と工程完了を登録するのが一般的です。

システムによって、仕掛品を計上するタイミングが異なります。

  • 工程開始で仕掛品を計上し、部品を引き落とす
  • 工程完了で仕掛品を計上し、部品を引き落とす

タイミングが認識されていない場合は、実地棚卸でよく問題が起こります。

実地棚卸で失敗しない方法はこちら

数えてはいけないものを数えてしまったり、数えるべきものを数えなかったりすることが起こります。

せっかく実地棚卸をしても、棚卸しが原因で在庫狂いが発生することになってしまいます。

情物一致は、データと現物の同期とともにシステム上で、

  • いつ入庫となるのか
  • いつ出庫となるのか

を明確にして全社員が認識しなければいけません。

システムに登録してある状態と現物の状態が一致している

よくあるのは、置き場問題です。

つまり、「現品が置いてある置き場と、システム上の置き場が違う」という状態です。

こうなってしまうと、

  • 在庫の置き場がわからず探し回る
  • 倉庫作業をしているベテランや特定の担当者だけが知っている

という状態になってしまいます。

このほかにも、「システムに登録しているセット品や部品表と現品の内容が違う」ということもよくあります。

こうなってしまうと、在庫が一致しませんし、システムから出てくる指示も信用できません。

結局、「システムを使わない」という選択になってしまいます。

システムの設定とメンテナンスを定期的に行う

このようなことを防ぐためには、

  1. システムの初期設定をきちんと行う
  2. 状況が変わったら、システムメンテナンスを行う

ということを実施して、現品の状態とシステムの状態が一致するように心がけます。

製造業でとても重要な部品表(BOM)についてはこちらで解説しています

過剰在庫や欠品に悩んでいる場合はまず情物一致を見直す

今回お伝えした視点で情物一致を一度確認してみることをお勧めします。

特に、過剰在庫や欠品に悩んでいたり、生産性がなかなか上がらない・・・というお悩みがある場合は、情物一致ができているかどうかを見直し、徹底させることをお勧めします。

どうやって、情物一致を進めればよいかわからない、専門家のアドバイスが欲しいという場合は、在庫管理110番にお問い合わせください。在庫管理アドバイザーがアドバイスします(初回の個別相談は無料です)。

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