【完全保存版】プロが教える在庫管理の基本と応用ポイント

「在庫管理をすることになった。適切に管理できるように基本を押さえたい」
「何から始めればいいか分からない。在庫管理の基本を学びたい」
新しく事業を始めた方や、在庫管理を任されたばかりの方が、在庫管理の基本を知りたいと思っていらっしゃるのではないでしょうか。

在庫管理の基本は、下記のように、企業が保有する商品や原材料、部品などの在庫を適切に管理し、必要なときに必要な量を供給できるようにすることです。

その目的は、適正な在庫量を維持し、企業の業務効率化やコスト削減を実現し、収益性を高めることにあります。
つまり、在庫管理は単に物を管理する業務ではなく、お金の管理や会社の経営管理の基盤となる、非常に重要な業務なのです。

在庫管理を担当される方は責任重大ですが、知っておいていただきたいのは、小手先のノウハウよりも基本をしっかりと押さえるのが重要だということです。
この記事では、在庫管理の基本を理解できるように、下記の内容をご紹介します。

在庫管理の基本を押さえて、あなたの企業の在庫管理体制を確立できるように、ぜひ最後まで読み進めていただけると幸いです。

在庫管理 の基本中の基本｜業種問わず確実に押さえるべき4点

在庫管理の基本として、どの業種でも確実に押さえるべきことは、下記の4つです。

4つ全てができて、初めて在庫管理のスタートに立てると言えます。あなたの職場で、適切に在庫管理ができるように、参考にしてみましょう。

1-1.在庫の数を把握する

在庫管理はまず、何がいくつあるのか、在庫の数を把握することから始めましょう。
在庫の数量を確認する「棚卸」をすると、同じ品目の在庫が倉庫内に点在している場合があります。

数を誤って把握する原因となるので、原則同じ在庫品目は一か所にまとめましょう。

複数の場所で管理せざるを得ない場合は、場所ごとの数を管理します。

棚卸で数は相違なくても、消費期限を過ぎているなど品質に問題がある在庫や、今は取り扱っていない在庫があると判明する場合は少なくありません。
その際には不要な在庫は処分して、数を修正する必要があります。

不要な在庫を適切に処分には、整理（赤札作戦）は効果的です。

整理｜赤札作戦の具体的な進め方と成功事例

品質に問題ない在庫が今、どれだけあるかを正確に把握することを、どの業種においても、まず押さえなければいけません。

1-2.在庫の処理日を整理する

次に、在庫の処理日を整理しましょう。
在庫に関する下記の処理日を押さえることで、発注したものが、入庫してからどのくらいの期間で出庫されたかを把握できるからです。

出庫日を把握していると、取引先から届いていないと言われても、企業側の発送忘れではなく、運送会社の輸送遅延が原因だと判断でき、確認対応できます。

また、在庫は保管されている日数が長いほど、売上に変わるまでの期間が長いことを意味します。
在庫として保管されているだけでは売上にはならず、スペースを占領するばかりです。
どのような商品も入庫してから品質は少しずつ劣化していくので、価値を損なう前に出庫しなければなりません。
在庫をうまく回転させるためにも、在庫ごとの処理日を整理しておきましょう。

1-3.在庫の品目と保管場所を正確に管理する

続いて、在庫の品目と保管場所を正確に管理しましょう。

在庫品を出荷する際に、時間をかけて端から端まで探し回らなくても、すぐに見つけられるようにするためです。

何がどこにあるか、それぞれの住所を決めるには、倉庫内の特定の場所と在庫品を紐づける「ロケーション管理」がおすすめです。
例えば、下記のように棚に置いている場合は、棚の段数ごとに「A-1」「A-2」というようにラベルを付けましょう。

床に直置きしている場合は、床にテープを貼って区切り、「B区画」などと明記し、在庫品目と保管場所をセットで管理します。
さらに、先ほどの在庫の処理日から保管期間の短いものについては、出荷しやすい倉庫の入り口近くに保管場所を設定するなど、工夫しましょう。

1-4.管理する在庫品目の優先順位を決める

最後に、管理する在庫品目の優先順位を決めましょう。

優先順位を決めることで、在庫ごとの重要度が把握でき、受発注の調整や現在庫の処理を進めやすくなります。
保有する在庫に優先順位をつけるには、「ABC分析」が有効です。
ABC分析とは、下記のうち企業が重視する指標を元に、優先度の高い順にA・B・Cの3グループに分けて管理する方法です。

例えば、単価が同じA・B2つの製品があり、Aは年間5万円しか売れませんが、Bは需要が高く、年間500万円売り上げるとします。
このとき、Aを優先的に管理しても、そもそも受注がほとんどないため、利益には繋がりません。
一方で、製品Bを優先的に管理すれば、在庫不足を未然に防ぎ、安定して出荷できるため、利益増加に結びつきやすくなります。
在庫品目ごとに優先順位を付けて、企業にとってメリットを感じられる管理を進めていきましょう。

ABC分析の具体的なやり方はこちらの記事で解説しています。

【在庫管理に特化】ABC分析と管理を効率化する方法

在庫管理の基本が分かっていないと生じるリスク

どの業種でも押さえるべき在庫管理の基本について、お分かりになったことと思います。
そもそも、どうして在庫管理の基本を押さえる必要があるかというと、基本が分かっていなければ下記のリスクが生じるからです。

在庫管理の基本を押さえる必要性を確認するために、参考にしてみましょう。

2-1.販売機会を逃す

1つ目のリスクは、在庫管理の基本が分かっていないことで顧客への販売機会を逃すことです。

在庫の品目や数、処理日などが把握できていないと、適切な管理ができず在庫不足が起き、注文に応えられないケースが生じてしまいます。
現代の市場では、顧客の購買意欲は一時的であることが多く、ほしいときに買えない商品は購買対象から除外される場合が少なくありません。
特に競合他社がすぐに供給できる状況では、顧客が他社に流れるきっかけを与えてしまいます。

一度、他社の商品を購入した顧客がその商品に満足すれば、継続的に利用する可能性は捨てきれません。
在庫管理の基本が分かっていないと、一時的な販売機会を逃すのみならず、長期的な顧客離れに繋がるリスクまであるのです。

2-2.取引先からの信用が低下する

次にあげられるリスクとしては、取引先からの信用が低下することです。
在庫管理の基本が分かっておらず、在庫不足による納期遅延や、在庫品目や数量を取り違えた誤出荷が起きると、疑念を抱かれるきっかけになります。

その状態が続き信用が低下すると、結果的には発注量を減らされたり、最悪の場合は契約解除されることもあります。
納期厳守は継続的な取引をする前提条件であり、一度失った信用を取り戻すのは簡単ではありません。

特に製造業の場合、一社の在庫管理の不備によって、川下企業の生産停止や納期遅延を引き起こす可能性があります。
こうした事態を招いた企業は、サプライヤーとしての評価が大きく下がるだけでなく、将来的な取引機会を失うリスクまであるのです。

2-3.不良在庫や廃棄処分により資金繰りが圧迫される

3つ目のリスクとして、不良在庫や廃棄処分が増加することで、企業の資金繰りが圧迫されることが挙げられます。
余ってしまった在庫が長期間放置されると、不良在庫（売れる見込みがなく経済的損失にしかなり得ない在庫）が増加します。
売れる見込みがなく経済的損失にしかなり得ない不良在庫は、企業の資産を圧迫し、キャッシュフローを悪化させる要因となるのです。
在庫は帳簿上では資産として計上されますが、実際には現金化できない「眠っている資産」でしかありません。
それなのに、下記の維持コストはかかり続けます。

また、不良在庫を廃棄する際もコストがかかります。
特に食品や化粧品など消費期限がある商品を取り扱う業種では、不良在庫が多くなると、そのまま経済的損失に結び付きやすくなっています。
だからと言って、在庫を抱えずに済むように大幅な値引き販売をすると、今度は利益率の悪化を招き、悪循環に陥ってしまいます。
資金がショートしないためにも、在庫管理の基本は必ず押さえる必要があるのです。

在庫や在庫管理にかかるコストについてはこちらの記事で解説しています。

在庫管理にかかる費用｜在庫コストの内訳・削減方法

在庫管理の基本的な流れ

在庫管理の基本と、基本が分かっていないと生じるリスクを確認できたところで、在庫管理の一連の流れをご紹介します。
在庫管理の基本的な流れは、下記の通りです。

各フェーズで何をすればいいのか、参考にしてみましょう。

3-1.発注作業

まず、在庫管理は発注するところから始まります。
発注する際には、現在の在庫状況や未来の需要予測に基づいて、必要な量の商品や資材を仕入れ先に注文しなくてはなりません。
ここで余剰や不足があると、在庫をうまく回転させられなくなるので、在庫管理における非常に重要な作業です。
代表的な発注方式には、下記の2つがあります。

安定した出荷量の商品を取り扱う企業は「定量発注方式」、需要の増減に柔軟に対応したい企業は「定期発注方式」がおすすめです。
発注についてさらに詳しく知りたい場合はこちら
４つの発注方法の特徴と選び方｜発注効率向上と適正在庫を両立する方法

3-2.入庫作業

次に、入庫管理を行います。
入庫とは、新たに入荷したものを伝票とともに荷受け・検品し、企業で使っている帳簿やエクセルなどに入荷処理をして、新たな在庫として登録する作業です。
仕入れ先から入庫したものだけでなく、企業内の他拠点から移動した在庫も同様に管理します。
ここで重要なのは、入荷時に納品書や現物をよく確認して間違いのないように処理し、正しい数量を把握することです。
なぜなら、在庫数が合わなくなる原因として最も多いのが、入荷処理のミスだからです。
在庫数を適切に管理できるように、まずは入荷時の正確な数量管理を徹底しましょう。

3-3.出庫作業

続いて、出庫管理を行います。
出庫とは、注文が入った在庫をピッキングし検品し、伝票を添付し、商品を発送して、帳簿やエクセルなどに出庫処理をする作業です。
入庫と同様に、在庫を企業内の他拠点に移動するときも出庫管理をします。
出庫日のデータを活用することで、その商品が在庫として保管されていた日数（在庫日数）を把握でき、今後の発注に役立てられます。

【参考】ピッキング作業の方法と効率化

3-4.棚卸作業

最後に、棚卸です。
定期的に棚卸を行い、現在ある在庫の数量に間違いがないか、品質が損なわれていないかを現物確認します。
数え間違いや記入ミスといったヒューマンエラーが起こりやすいので、バーコードやQRコードをハンディーターミナルで読み取るのがおすすめです。

在庫管理システムと連携して、ハンディーターミナルで処理したデータを送受信し、在庫情報を迅速かつ正確に取得することができます。
棚卸の効率化については、「棚卸を効率化する方法｜業務改善からシステム導入まで徹底解説」で方法や具体例を詳しくご紹介しているので、ぜひご覧ください。

在庫管理をするための基本的な手法

在庫管理の基本的な流れを知って、どのように実践していこうかとお考えになっているのではないでしょうか。
在庫管理をする際には在庫管理表が便利で、基本的には「紙ベースの台帳」「エクセル」「在庫管理システム」のどれかの手法を活用します。
それぞれのメリットとデメリットは下記の通りです。

【在庫管理の基本的な手法】

紙ベースの台帳は、事業が個人（１～2人）レベルで、在庫品目が少ない（50点未満）場合に役立ちます。
手書きなので、記入ミスや読み間違いに十分に注意しましょう。
エクセルがおすすめなのは、事業が小規模（～10人未満）で在庫品目が少ない場合（500点未満）です。
操作も分かりやすく、複数の在庫品目を一元管理できます。
「【ダウンロードも可能】在庫管理表のテンプレ6種と作り方を解説！」では、手書き管理用とエクセル管理用のテンプレートをご紹介しているので、ぜひ無料ダウンロードしてみましょう。

在庫管理システムの活用は、複数の従業員で在庫情報を共有したい場合におすすめです。
初期費用や運用コストはかかりますが、エクセルよりも作業時間を大幅に短縮できます。

従業員が５名以上で、継続的に事業を行うのであれば、在庫管理システムを導入することを強くお勧めします。

なぜなら、手書きやエクセルだとデータを蓄積しづらく、適正在庫のための在庫分析がとても難しいからです。

【DLあり】在庫管理システムの比較チェックシート｜システムの選び方を解説

在庫管理を成功に近づけるためのポイント

在庫管理の基本的な手法がお分かりになったところで、在庫管理を成功に近づけるためのポイントをご紹介します。

あなたの企業の在庫をうまく回転させていけるように、ぜひ参考にしてみましょう。

5-1.誰が担当してもミスをしないルールを作る

在庫管理を成功に近づけるには、誰が担当してもミスをしないルールを作ることが非常に大切です。
ルールを整備しておかなければ、人によって入力する情報量やタイミングにばらつきが出て、在庫状況を把握できなくなるからです。
誰が担当してもミスをしないように、下記のルールを整備しましょう。

「あの人がいないと分からない」という状況にならないように、ルールに沿って在庫管理を進められるようにしましょう。

脱属人化！業務を標準化する方法

5-2.管理する項目は最小限に留める

在庫管理表で管理する項目は、最小限に留めましょう。
項目が多いほど、データの見落としや入力忘れが増加しやすくなる上に、現場の負担が大きくなるからです。
管理すべき項目は、下記の7つだけで構いません。

入庫数、出庫数、現在庫数に関しては、原則として「現在庫数＝入庫数－出庫数」と考えます。
とてもシンプルですが、これらの項目の抜け漏れがないように入力・管理することを徹底するだけで、在庫管理に必要な情報は揃います。

5-3.出庫時は先入れ先出しを徹底する

出庫時は商品の品質維持や廃棄処分の削減のために、先入れ先出しを徹底しましょう。
先入れ先出しとは、先に入庫したものを優先的に出庫することです。
特に食品小売業者や化粧品メーカーで徹底できると、商品の鮮度を保ちながら、効率的に在庫を回転できます。
消費期限のない鉄や樹脂などの材料を取り扱う業種においても、置いているだけで錆びが出るなど、入庫時をピークに品質は低下していきます。
業種に関係なく、在庫の品質が低下する前に出庫できるように、常に先入れ先出しを徹底しましょう。

【参考】先入れ先出し

5-4.適正在庫や安全在庫を算出しておく

在庫管理を成功に近づけるために、適正在庫や安全在庫を算出しておくことは非常に重要です。
まず適正在庫とは、欠品リスクと過剰在庫コストのバランスを見て管理する最適な在庫数で、企業の利益を最大化するための戦略的な在庫量を意味します。

適正在庫の計算方法
適正在庫の計算方法については、「適正在庫とは｜計算方法と実務ですぐに使える維持方法を詳しく解説」で詳しくご紹介しているので、ぜひご覧ください。

安全在庫の計算方法

次に安全在庫とは、急な需要の増加や納品遅延といった予測できない事態に備えるための在庫で、欠品状態にならないためのお守りのようなものです。
安全在庫の計算方法については、「【欠品は最大の損失】利益を守る安全在庫の計算式と運用の鉄則」で詳しくご紹介しているので、参考にしていただければと思います。
企業の経営基盤を支えるために、適正在庫や安全在庫を算出、維持することを検討してみましょう。

在庫管理体制を確立するために小手先のノウハウやシステム活用ではなく基本をしっかりと押さえよう

在庫管理を成功に近づけるための応用ポイントから、やるべきことが見えてきたのではないでしょうか。

ここでお伝えしたいのは、在庫管理体制を確立するためには、小手先のノウハウやシステム活用ではなく、「基本」をしっかり押さえるべきだということです。

在庫管理については、「100の会社があれば、100通りのやり方が存在する」からです。

資本、立地、設備、仕入れ先、販売先、商品の品目・数など、これらが全く同じ会社はありません。
そのため、在庫管理における他社の成功事例は参考になっても、そのやり方で自社も成功するとは限らないのです。

「在庫管理システムを導入すれば解決する」とお考えの方もいらっしゃるかもしれませんが、基本を押さえていなければ、効果は望めません。
在庫管理においては、やはりここまでご紹介した「基本」が非常に重要なのです。

【参考】在庫管理システム成功の手引き｜中小企業が導入・入替の失敗を防ぐ方法

この基本をあなたの企業に取り入れ、定着させていけば、自然とあなたの企業独自の在庫管理体制を確立できます。
基本を実践しては振り返って、より運用しやすいようにルールや発注方式、在庫量を改善していきましょう。

まとめ

在庫管理の基本について、詳しくご紹介させていただきました。改めてポイントをおさらいしましょう。

在庫管理の基本として、どの業種でも確実に押さえるべきことは、下記の4つです。

在庫管理の基本が分かっていないと生じるリスクは、下記の3つです。

在庫管理の基本的な流れは、下記の通りです。

在庫管理をするための基本的な手法は、下記の3つです。

在庫管理を成功に近づけるためのポイントは、下記の4つです。

在庫管理体制を確立するためには、小手先のノウハウやシステム活用ではなく、「基本」をしっかり押さえるべきです。

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