デジタルトランスフォーメーション、いわゆるDXというキーワードが浸透しつつある現在、企業では、経費削減や作業効率化、業務改革を目標として、情報システムの再構築が盛んに行われています。
しかし、システムを導入したにもかかわらず、当初予定していた成果を上げることができないケースが本当に多いです。
本記事では、システム導入でよく発生する失敗例とともに、原因と対策を解説します。
加えて、システム導入を成功に導く重要なポイントも紹介します。
本記事に書いていることは、システムを導入する企業にとって例外なく役立ちます。
【関連記事】
在庫管理システム導入でよくある失敗例と3つの原因
システム導入でよくある失敗例と原因を3つ解説します。
- システム導入の目的・認識の不一致
- システムの複雑化
- 「○○だろう」による認識のズレ
【失敗例1】導入目的・認識の不一致
複数の部門（担当者）がシステムを使用する際、各部門によってシステム導入の目的が異なり、結果として「何のためのシステム導入なのか分からなかった」と終わってしまうケースです。
- 営業の考え：毎月の予算ノルマがあるので、月次営業予算達成後の受注実績を翌月実績として延期したいと考えていた
- 情報システム部の考え：正確な受注実績の積み上げが必要という会社の方針に基づき、「営業予算達成後の受注実績を翌月実績として入力」は受け付けない設計とした。
両者の考えが食い違ったまま運用を開始すると、営業から「実際には生産部によって生産が始まっているため、システム登録をしないわけにはいかないが、翌月の予算達成の都合で入力を延期したい。操作方法を教えてほしい」といった問い合わせが殺到することが予想されます。
原因
本例の失敗原因は、営業部と情報システム部のシステム導入の目的意識の不一致です。
情報システム部は、「事実に基づいた正確な情報の取得」という開発コンセプトへの理解を、営業部に丁寧に説明して理解を得るべきでした。
しかし、会社に求められた期日を守ることを優先するあまり、丁寧なヒアリングをする余裕がなく、ユーザー対応が困難になってしまいました。
結果として、営業の業務フローは従来と変わらず、現場で混乱が多発します。
現場の混乱を抑えるため、受注の仮登録機能を追加する対応などが必要になります。
しかし、会社が当初考えていた業務改革方針である「正確な受注実績の積み上げ」の意義は失われ、システム導入の目的は果たせません。
【よくある失敗例2】システムが複雑化してしまった
さまざまな機能を追加してシステム導入したものの、ユーザーが複雑なシステムを使いこなせないため、想定した運用ができずに終わってしまうケースです。
例えば、地方営業所等では、営業2～3名とアシスタントだけという少人数の構成も少なくありません。
少人数の営業所では、担当する地域が広く、営業担当者が日中の営業活動で多忙な場合があります。営業担当者が基幹システムへ直接入力せず、商談情報をメモでアシスタントへ渡して入力を依頼するケースもあります。
入力を担当するアシスタントが、業務フロー全体を理解していない場合もあります。
しかし、情報システム部はアシスタントを利用者として想定せず、営業担当者が直接入力する前提で開発を進めていました。完成したシステムはアシスタントにとって操作が難しく、営業担当者が入力せざるを得ませんでした。基幹システムへの登録が滞り、地方支店での管理だけでなく、全社の集計まで遅れる結果となりました。
原因
本例では、営業部と情報システム部の間で、実際に操作するユーザーに関する認識が一致していなかったことが失敗の原因と考えられます。
機能は多い方がシステムとして優れていると考えてしまったシステム側の意図に反し、ユーザー側は機能の多さゆえに、必要な機能までも使いこなせなくなってしまいました。
また、このように機能はたくさんある方が良いとの誤解があると、本当は必要ではない機能を追加してしまう原因になります。機能が多いほどマニュアルと教育工数が増え、無駄な費用が発生します。
このような状態になってしまうと、本来の目的であった「業務効率化」を達成することもできません。
【よくある失敗例3】「○○だろう」による認識のズレ
「○○だろう」という思い込みが、システム導入を失敗させます。
- システム開発者の○○だろうは、一般的な業務の進め方はこうだろう、だからこの機能はこう開発すれば良いだろう。
- 業務をしている人は、うちのやり方はこうだから、自社のやり方をわかってくれているだろう
在庫管理110番ではシステム開発を行っていますが、「発注（仕入れ）管理」一つとっても、各社微妙にやり方や要望が違います。
一般的な発注管理に求められる機能では、不足であることがほとんどです。
システム開発でありがちなのは、開発者への丸投げです。
開発者は、システムを作るプロで一般的な業務の流れは知っていても、あなたの会社の業務は知りません。
企業ごとに、一般的な方法とは異なる独自のルールが必ず存在します。社歴が長い人ほど、自社の方法を一般的だと思い込みやすい点にも注意が必要です。
例えば、一言で機械組み立て業の「生産管理システム」といっても、会社によって持っている設備や外注の使い方、部品の調達方法なども本当にさまざまです。
不明瞭な部分を「○○だろう」で進めると、「自社のやり方と違う」「分かっていると思っていた」といった認識のズレが起こり、システム導入は失敗します。
在庫管理システム導入で注意する4つの失敗
目的や認識の不一致に加えて、在庫管理システムの導入では次の4つの失敗パターンにも注意が必要です。
- 前例踏襲で従来業務を変更せずシステム化する
- やりたいことだけを優先する
- 短期的な課題だけで設計する
- 特定の部署や担当者だけを最適化する
1. 従来業務を変更せずシステム化する
従来の業務を変更せずシステムへ置き換えるだけでは、属人化した手順や不要な作業まで引き継いでしまいます。担当者ごとに異なるやり方を網羅しようとすると、システムが複雑になり、導入後も使いこなせません。
システム導入前に、対象業務の流れと作業内容を文章で見える化します。目的に照らし合わせ、残す業務と捨てる業務を決める必要があります。
特にSaaS型システムは、自社の業務に合わせたカスタマイズができない場合があります。既存業務を見直せる範囲が、導入成功のカギです。
2. やりたいことだけを優先する
システムで実現したいことがあっても、運用に必要な前提条件が整っていなければ、稼働を開始できないか、途中で行き詰まります。
たとえば、原価管理システムを導入する場合は、品番や部品表の整備、品番・部品表を継続的に更新する仕組みが必要です。前提条件を確認せずに機能だけを導入しても、正しい原価は計算できません。
やりたいことを実現するために必要な作業をリストアップし、実施順序を決めてからシステム化を進めます。
3. 短期的な課題だけで設計する
業務システムは、一度導入すると5～10年間使用します。現在の課題だけでなく、商品数、拠点数、ユーザー数、管理項目など、将来起こる可能性が高い変化も想定しなければなりません。
たとえば、商品コードに現在のカテゴリーだけを組み込むと、新しい商品分類が増えたときにコード体系が行き詰まります。将来の拡張を考慮しておけば、大規模な改修や再導入にかかるコストを抑えられます。
4. 特定の部署や担当者だけを最適化する
特定の部署や担当者の作業だけが楽になり、ほかの部署へ負担が移るシステムは、全体として業務を効率化できません。
システム導入では、対象範囲に含まれる部署全体が目的の達成を実感できる状態を目指します。声の大きな担当者や権限のある部署だけで仕様を決めず、前工程と後工程を含めて負担の変化を確認する必要があります。
在庫管理システムを導入しても問題が解決しない理由
在庫管理システムは、在庫管理の問題を解決するための手段です。しかし、在庫管理システムを導入した企業の70％以上が、何らかの不満を持っています。
システムの導入だけで成果が出るわけではありません。導入後に問題が残る主な理由を解説します。
不要な機能が多く、必要な機能がない
システム会社から将来使う可能性がある機能や、データを見える化する機能を提案されると、魅力的に感じます。
しかし、導入した機能をすべて使っている会社はほとんどありません。実際には80％の機能が無駄になっている一方で、自社に必要な機能が搭載されていないという相反する問題が起こっています。
機能の多さではなく、自社の課題を解決できるか、現場で運用できるかを基準に選ぶ必要があります。
システム会社は実際の在庫管理を知らない
在庫管理システムを開発している会社の多くは、在庫管理の実務経験がありません。本やインターネットで学んだ知識と理論に基づいて、在庫管理システムを構築します。
システムの運用・保守やセキュリティ対策はサポートできても、在庫管理業務の改善方法まで提案できない場合が多くあります。システム会社から在庫管理110番へ、「顧客の問題を解決できず困っている」という相談が寄せられることもあります。
在庫管理システムを選ぶ際は、機能だけでなく、在庫管理の実務を理解した担当者から導入後の支援を受けられるかも確認してください。
システムを導入するだけでは効率化できない
システムを導入すれば会社が良くなるという考えは誤りです。システム上の情報と実際のモノの動きを一致させる「情物一致」ができていなければ、正確な在庫情報は得られません。
入出庫のルール、入力のタイミング、担当者、現品の置き場所などを決め、現場で守れる運用を整える必要があります。システム会社は現場を知らないため、情物一致のノウハウを持っていません。
設定ミスが大きなトラブルにつながる
ある企業では、世界的に導入実績がある会社のシステムへ刷新しました。しかし、従来の生産・発注方法と導入したシステムの考え方が正反対でした。
稼働直後、仕入れ先へ通常では発行しない発注データが一気に送られ、問い合わせやクレームが殺到しました。必要な製品の在庫も不足し、顧客からの信頼を失う結果となったため、企業はいったんシステムを停止して後処理に追われました。
システムが設定どおりに処理しても、設定内容が自社の業務と合っていなければ問題が起こります。稼働前に実際の業務データを使ってテストし、現場と開発側の双方で結果を確認することが重要です。
在庫管理システム導入の失敗事例｜部品製造業A社
在庫管理システムを導入して成功する企業がある一方で、期待した成果を得られない企業もあります。部品製造業A社の事例から、導入に失敗した原因を解説します。
A社が在庫管理システムを使えなかった経緯
A社は在庫管理をシステム化するため、販売・仕入・在庫管理をまとめて扱う著名なパッケージシステムを導入しました。
販売管理では売上伝票の発行から売掛管理まで、仕入管理では発注伝票の発行から買掛管理までをシステム化でき、事務処理の効率化には一定の効果がありました。
一方、仕入や売上のデータは月次決算に間に合うよう、担当者が時間のあるときにまとめて入力していました。入力が遅れるため、リアルタイムの在庫だけでなく、当日の在庫も把握できませんでした。
当日中に入力するルールへ変更したところ、日次締め時点の在庫は把握できるようになりました。しかし、伝票入力担当者の作業量が日によって大きく変わり、負担が増加しました。
A社が本来実現したかったのは、在庫場所の管理、先入先出、ロット管理です。しかし、導入したパッケージには必要な機能がなく、メーカーへ追加を依頼してもカスタマイズには対応できませんでした。
多額の費用を投じたにもかかわらず、在庫管理にはほとんど役立たないことが導入後に判明しました。
A社が導入に失敗した4つの原因
- 導入目的を明確にしていなかった
- 自社の業務フローを整理していなかった
- 自社に必要な機能を把握していなかった
- 追加カスタマイズの可否を確認していなかった
A社の失敗は、システム会社だけに原因があるわけではありません。導入を決める前に、自社の目的、業務、必要な機能を確認していなかったことが大きな原因です。
在庫管理は情物一致が欠かせない
販売管理や仕入管理は、伝票を正しく処理すれば業務が完結します。一方、在庫管理では、システム上の情報と現物の動きを同期させなければなりません。
システムへ出庫を入力しても、現物が出荷されていなければ在庫差異が生じます。現物を出荷しても、システムへ入力しなければ同じです。
在庫管理システムを導入する前に、現品の入出庫とデータ入力のタイミングを合わせる運用ルールを決め、関係部署が実行できる状態を作る必要があります。
在庫管理は100社あれば100通り
会計には簿記などの共通ルールがあり、処理手順や決算書の形式も定められています。一方、在庫管理の方法は、扱う製品、物流、受け渡し方法、保管場所、管理項目によって企業ごとに異なります。
在庫管理システムは現場に密着した仕組みです。自社の在庫の流れを把握し、必要な機能と運用ルールを決めてから選定しなければなりません。
在庫管理システムの導入を成功させる3つの対策
費用と時間をかけてシステムを導入しても、成果が出なければ元も子もありません。システム導入を失敗で終わらせないために必要な対策を解説します。
導入目的と共通認識を明確にする
システム導入時は、企業の考えとして、次の点を必ずドキュメントとして明示します。
- 何を目的にシステム導入を行うのか
- システム化する業務範囲
- 業務を行う上での課題
上記は、システム導入に関わる人だけで共有するのではなく、関係する社員全員に周知し、共通認識を持つ必要があります。
共通認識を形成する際は、「業務効率化のため」などと抽象的に伝えるだけではいけません。
例えば、「業務時間を50％削減する」といったように具体的に、かつ全員が同じ内容を説明できる状態にすることが必要です。
業務課題・フロー・標準化を整理する
システム導入の前に、必ず実施しなければいけないのは、次の3点です。
- 現状の業務の課題洗い出し
- 業務フローの整備
- 現状の業務の標準化
課題・業務フロー・標準化を整理すると、企業に必要なシステム機能が明確になります。ベンダーへ伝える要件の整理や、適切なベンダーの選定にも役立ちます。
また、複数の部門に跨ったシステム導入を行う場合、会社全体で業務効率化を達成するために、関係する部署間で何度か議論を重ねることも大切です。
事前に業務フローを整理することで、システム導入をよりスムーズに進めることができます。
開発コスト面でも有効
業務の課題洗い出し、業務フローの整理、標準化は
- 複雑化・属人化した業務を標準化すると、システムをシンプルにでき、開発コストを下げられます。
- ベンダーへ伝える要件を整理できるため、見積の精度が高まります。予期しない追加開発や見直しを減らし、当初の見積に近い金額で開発できます。
- システムをシンプルにして追加・見直し開発を減らすことで、開発期間も短くなります。
開発と現場（ユーザー）が協力してシステムを構築する
システム開発者は、システムを開発するプロであっても、あなたの会社の業務を知り尽くしていません。
一方、利用企業の担当者は自社業務のプロです。
開発側へ丸投げせず、現場と開発側が協力して進める必要があります。
会社幹部やプロジェクトリーダー、システム開発者は、導入によって作業負荷や残業時間を減らせることを現場へ説明し、協力を得る必要があります。
システムユーザーの意見も適切に取り入れ、ユーザーにとって有用となるシステムを構築していきます。
システム開発部門が先頭に立って働きかけることは必要ですが、現場とシステム部門が協力して導入を進めることで、本来の目的を達成できるシステムを構築できます。
在庫管理システム導入の失敗を防ぐ要点
在庫管理システム導入の失敗を防ぐ要点は、次の6つです。
- 導入目的とシステム化する業務範囲を明確にする
- 業務フローを見える化し、不要な業務を捨てる
- 自社に必要な機能とカスタマイズの可否を確認する
- 現品の動きとデータを一致させる運用を整える
- 全体最適と将来の変化を踏まえて設計する
- 現場と開発側が共通認識を持って協力する
機能の多さや知名度だけで選ばず、自社の課題と運用に合うシステムかを確認することが重要です。
在庫管理システムの構築・導入は専門家へ
システム導入を企業にとって良い結果とするためには、本記事を参考にしていただき、システム導入を失敗で終わらせないための対策をきちんと立てていきましょう。
しかし、多くの会社では長く会社にいると、自社のやり方が当たり前になりすぎていて、課題や本当はやらなければならないことに気づけません。
自社だけでは課題を発見できない場合、実務知識を持った外部専門家が役立ちます。
一般的なシステム会社は、当然ですが業務経験はないため、実務のことを全く理解していません。言われた要望を機能化することしかできません。
在庫管理110番は、在庫管理の実務と原理を理解した専門家としてコンサルティングを行っています。
- 自社が課題と思っていない「当たり前のこと、習慣、昔からのやり方」が、実は会社の大きな課題だった
- 全く気づいていない（知らなかったこと）を実はやる必要があった
上記の2点は、在庫管理システムの導入を検討していたり、導入していてもうまく使いこなせず入れ替えを検討している会社にも共通して多い問題です。
在庫管理110番では、専門家の視点から次の支援を実施できます。
- システム化を成功させるために解決すべき最大の課題を指摘
- 企業の在庫管理レベルに合った機能や運用を提案（自社レベルとシステムが要求する設定レベルがかけ離れていると、使えない）
- システム導入をステップアップ方式でやっていき、シンプルかつ低コストでシステム化を進める提案
在庫管理110番は、実務経験に基づく的確なカイゼンの支援とシステム化サービスを提供しています。
単に一般的な知識を発信するのではなく、経験者・実務者ならではの情報を基に、システム導入を成功に導きます。
【無料】システム導入・入れ替えについて相談する
自社だけで対策を進めることが難しい場合は、在庫管理110番へご相談ください。中小製造業のシステム導入、導入前のコンサルティングを実施しています。
まず、あなたの会社がシステム導入するために、今最優先でやるべきことが分かります。
在庫管理アドバイザーが直接相談に乗ります！
成長する在庫管理システム
在庫管理110番が提供している成長する在庫管理システムは、在庫管理の専門家である在庫管理アドバイザーの経験に基づいて開発したシステムです。
企業のレベルに合わせた実際のカスタマイズ事例もご覧いただけますので、お気軽にご相談ください。
成長する在庫管理システムのコンセプトは、「使い切れるシステム」です。
使い切れるシステムとは、システムに搭載されている機能を全て使うことができるシステムです。
- 機能が必要最小限なので覚えやすい
- 覚えやすいので、誰でも使える
- 在庫管理のベテランでなくても使える
成長する在庫管理システムの機能や詳しい内容については、サービスページで紹介しています。
個々の会社に合わせたカスタマイズ事例をご覧いただけます！
自社の適正在庫が分かる在庫管理セミナー
自社の在庫管理レベルの客観的な把握、標準化（誰にでもできる仕組みづくり）の進め方がわかるセミナーです。
自社の適正在庫の決め方や標準化のポイントを知りたいという場合は、在庫管理セミナーがおすすめです。
累計300人以上が受講した少人数制セミナーです。対面の他にオンラインでも受講できるので遠隔地からも参加可能です。
受講者特典をご用意しています
